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1 Página 1 de 12 1) Descripción del Procedimiento 1.1) Unidad Responsable: 1.2) Objetivo: Fortalecer las competencias laborales del personal administrativo y académico de la UNAD a través de la 1.3) Alcance: El procedimiento inicia con la identificación de capacitación y finaliza con la verificación del fortalecimiento de competencias mediante la evaluación de impacto y la realización del análisis, informe y seguimiento de la respectiva información. 2) Definiciones 2.1) Concepto 2.2) Definición Plan Es el conjunto coherente de acciones de capacitación y formación, que durante un periodo de tiempo y a partir de unos objetivos específicos, facilita el desarrollo de competencias, el mejoramiento de los procesos institucionales y el fortalecimiento de la capacidad laboral de los empleados para conseguir los resultados y metas institucionales de la entidad. Conjunto de procesos organizados dirigidos a generar conocimientos, desarrollar habilidades, cambiar actitudes, para contribuir al cumplimiento de la misión institucional, al eficaz desempeño del cargo y al desarrollo personal integral. Competencias Las competencias laborales se definen como la capacidad de una persona para desempeñar, en diferentes contextos y con base en los requerimientos de calidad y resultados esperados en el sector público, las funciones inherentes a un empleo; capacidad que está determinada por los conocimientos, destrezas, habilidades, Proyectos de Aprendizaje en Equipo PAE Evaluación de Satisfacción Evaluación de Aprendizaje valores, actitudes y aptitudes que debe poseer y demostrar el empleado público. Es un conjunto de acciones programadas y desarrolladas por un grupo de empleados para resolver las aprendizaje y al mismo tiempo, transformar y aportar soluciones a los problemas de su contexto laboral. Medir la percepción de los participantes de las jornadas de Medir los conocimientos adquiridos en las actividades de Las evaluaciones de este nivel determinan el grado en que los participantes realmente asimilaron lo que se les impartió, cambian actitudes, adquieren o amplían conocimientos y habilidades o destrezas como consecuencia de asistir a la acción formativa.

2 Página 2 de 12 3) Condiciones Generales 3.1) La capacitación del personal administrativo y académico se realizará con sujeción a los estatutos, teniendo en cuenta estudios de formación y de la UNAD. 3.2) Para el desarrollo de actividades de capacitación se tendrá en cuenta el Plan Anual. 3.3) Previo a la oficialización del Plan - PIC, los líderes de cada unidad, zona y centro, podrán ejecutar capacitaciones que consideren necesarias con el fin de contribuir al mejoramiento de las competencias laborales y como respuesta a las necesidades prioritarias identificadas en sus grupos de trabajo, esta información deberá ser reportada a la Gerencia de Talento Humano para ser incluida en el Plan PIC.

3 Página 3 de 12 Nº 4.1) Actividad 1 Identificar y reportar necesidades generales de 2 Elaborar el Plan. 4.2) Insumos necesarios para la actividad -Plan de desarrollo -Plan Operativo de la unidad -Plan de mejoramiento -Planes, programas, proyectos de la unidad -Manual de funciones y competencia -Evaluaciones de desempeño -Planes de mejoramiento individual -Análisis de las PQRS -Necesidades de actualización procedimental o normativa -Otros. Consolidado de la necesidades generales de 4.3) Descripción detallada de la actividad Identificar las capacitación a partir de los diferentes insumos. Elaborar el Plan de acuerdo con las 4) Descripción del Procedimiento 4.4) Resultados o productos de la actividad INICIO Consolidado de las necesidades generales de Plan. 4.5) Códigos de registros y documentos asociados Registro para la identificación de (PIC) del periodo. 4.6) Medio de archivo 4.7) Código de carpeta en la que se archiva (código según la TRD) Físico / Digital Fisico/Digital ) Encargado de la actividad (responsables) Comunidad Unadista

4 Página 4 de 12 3 Revisar y aprobar el Plan. 4 Socializar el Plan (PIC). 5 Reportar nuevas 6 Ajustar el Plan (PIC) y cronograma capacitación institucionales. (PIC). (PIC). Nuevas capacitación Plan (PIC). (PIC). necesidades identificadas. Revisar y aprobar el Plan acorde a las capacitación identificadas. Socializar el Plan (PIC) a la comunidad Unadista, utilizando los diferentes medios dispuestos por la Universidad, pagina talento humano UNAD, correos electrónicos, circular informativa, espejos zonales entre otros. Reportar las nuevas capacitación, para la inclusión de las mismas en el Plan (PIC), según aprobación de la. Con las nuevas necesidades aprobadas, ajustar el Plan Plan aprobado. Plan (PIC) socializado. Soportes de las nuevas capacitación reportadas. Plan (PIC) y (PIC) del periodo. (PIC) del periodo. (PIC) del periodo. (PIC) del periodo. Fisico/Digital Fisico/Digital Fisico/Digital Fisico/Digital Jefes de Unidad Directores regionales

5 Página 5 de 12 cuando se reporten nuevas 7 Identificar las Personas naturales o jurídicas, internas o externas para dictar las capacitaciones. 8 Realizar la y diligenciar registros. Nuevas (PIC). (PIC) - Cronograma. (PIC) y cronograma. Identificar las Personas naturales o jurídicas, internas o externas para dictar las capacitaciones En este aspecto se debe tener en cuenta que en la UNAD puede existir personal con las competencias para realizar las capacitaciones, en este caso se solicita su participación. En caso de requerirse la contratación de la capacitación se debe continuar con Procedimiento de Contratación de bienes y/o Servicios (P-4-4). Efectuar la programada dejando las evidencias necesarias para cronograma ajustado. Capacitadores identificados y/o contratados. Realizada y soportes de No Aplica Físico Soportes de capacitación (registros de inscripción, lista de asistencia, Fisico/Digital Jefes de Unidad Directores regionales

6 Página 6 de 12 9 Entregar certificaciones. 10 Aplicar la Evaluación de la Registro de asistencia. realizada, registro de asistencia. soportar el desarrollo de las mismas. Entregar la respectiva certificación de participación en la capacitación, si es el caso. Aplicar a los participantes las evaluaciones de satisfacción, impacto y de aprendizaje teniendo en cuenta los siguientes parámetros: EVALUACIÓN DE SATISFACCION: La cual se aplicara al finalizar cada jornada de capacitación (Hasta cinco (5) días después), utilizando el registro para evaluación de satisfacción a Través de los medios establecidos. Certificación entregada. Evaluaciones Realizadas Consolidado de la evaluación. fotos, videos, grabación WEB entre otros). Certificación. Fisico/Digital Registro de Evaluación de la satisfacción de evaluación de impacto y de aprendizaje. Físico/Digital Comunidad Unadista EVALUACIÓN DE

7 Página 7 de 12 APRENDIZAJE: Se aplicara después de la acción formativa y mediante la estrategia de evaluación que determine la. 11 Analizar la información obtenida en la evaluación de satisfacción. 12 Analizar la información obtenida en la evaluación de aprendizaje. Resultados de las evaluaciones de satisfacción. Resultados de las evaluaciones de aprendizaje. El diligenciamiento del 100% de las evaluaciones depende de que el participante la diligencie. Los resultados obtenidos a partir de las evaluaciones de satisfacción aplicadas a las capacitaciones, se analizarán con el objetivo de mejorar en los aspectos identificados para futuras capacitaciones. Analizar los datos obtenidos de las evaluaciones de aprendizaje para determinar el nivel de conocimiento adquirido. Informe del análisis de la información. Informe del análisis de la información. Registro de Evaluación de la satisfacción. Registro de Evaluación del aprendizaje. Físico/Digital Físico/Digital

8 Página 8 de Hacer seguimiento a la ejecución del (PIC). 14 Archivar documentos. Informes trimestrales de gestión. Documentos generados en el procedimiento. Si se determina que el grado de aprendizaje es menor al estándar establecido, se debe reprogramar la capacitación y replantear los objetivos de la misma y devolverse al paso No 8, de lo contrario se continúa con el siguiente paso. Realizar seguimiento trimestral a la ejecución del PIC, teniendo en cuenta los indicadores planteados. Archivar los documentos generados en el procedimiento, de acuerdo con las tablas de retención documental (TRD). Seguimiento Trimestral. ITG Físico/Digital Archivo. No Aplica Fisico/Digital FIN

9 Página 9 de 12 5) Diagrama de Flujo del Procedimiento Comunidad Unadista Jefes de Unidades y Directores Regionales GAF INICIO Identificar y reportar necesidades generales de Elaborar el. Revisar y aprobar el Plan. Socializar el (PIC). Reportar nuevas necesidades de Ajustar el (PIC) y cronograma cuando se reporten nuevas Identificar las Personas naturales o jurídicas, internas o externas para dictar las capacitaciones Se requiere contratación externa para capacitación? SI Continuar con "Procedimiento de Contratación de bienes y/o servicios (P-4-4)". NO FIN

10 Página 10 de 12 Realizar la capacitación y diligenciar registros. Entregar certificaciones. Aplicar la evaluacion de la capacitacion Analizar la información obtenida en la evaluación de satisfaccion Analizar la información obtenida en la evaluación de aprendizaje El grado de aprendizaje es menor al estandar establecido? SI Reprogramar la capacitación y replantear los objetivos de la misma. NO Hacer seguimiento a la ejecución del Plan (PIC). Archivar documentos. FIN

11 Página 11 de 12 6) Documentos de Referencia 6.1) Tipo de Documento 6.2) No. y Fecha de Aprobación 6.3) Nombre Decreto 1567 de 98. Por el cual se crean el sistema nacional de capacitación y el sistema de estímulos para los empleados del Estado. Ley 909 de Por la cual se expiden normas que regulan el empleo público, la carrera administrativa, gerencia pública y se dictan otras disposiciones. Decreto 1227 de Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 909 de 2004 y el Decreto-ley 1567 de 98. Decreto 2770 de Por el cual se transforma en ente autónomo a la universidad Nacional Abierta y a Distancia -UNAD- y se dictan otras disposiciones. Acuerdo 009 de Por el cual se aprueba el Estatuto Docente de la Universidad Nacional Abierta y a Distancia (UNAD). Acuerdo 012 de Por el cual se adopta el Estatuto del Personal Administrativo de la Universidad Nacional Abierta y a Distancia (UNAD). Decreto 4665 de Por el cual se adopta la actualización del Plan Nacional de Formación y capacitación para los servidores públicos. Acuerdo 009 de Por el cual se aprueba el plan de desarrollo de la Universidad Nacional Abierta y a Distancia (UNAD) para el periodo Acuerdo 0037 de Por el cual se expide el nuevo Estatuto Organizacional de la Universidad Nacional Abierta y a Distancia (UNAD). Acuerdo 56 de Por el cual se expide el estatuto de bienestar de la Universidad Nacional Abierta y a Distancia (UNAD). 7) Modificaciones/actualizaciones 7.1) Versión 7.2) Fecha 7.3) Descripción resumida de la modificación/actualización 0 11/12/2013 Primera versión emitida.

12 Página 12 de /07/ /11/2014 Se incluyó el manual de funciones y competencias, se actualizó el paso 7 en la descripción del procedimiento y se ajustó el diagrama de flujo de acuerdo a los anteriores cambios. Se realiza un ajuste de las actividades 6,7,10,11,12,13,14 en la columna de responsables la cual se define explícitamente para la.

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