UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DIRECCION DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL CONTROL INTERNO LEY 1474 DE 2011

Transcripción

1 UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DIRECCION DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL CONTROL INTERNO LEY 1474 DE 2011 Jefe Oficina de Control Interno: BLANCA DEL SOCORRO MURGUEITIO RESTREPO Periodo Evaluado Fecha de Elaboración Enero Junio de 2011 Julio de 2011 Avances Subsistema de Control Estratégico Ambiente de Control Para culminar con la Campaña Nuestros Valores y lograr la interiorización de los acuerdos y compromisos éticos acordados en forma participativa por todos los funcionarios de la DIAN, se han utilizado las siguientes herramientas: tips y avisos, buscando verificar la percepción que tienen los funcionarios de la DIAN sobre las prácticas éticas de sus compañeros o pares. Se evidenció la sensibilización sobre el Código de Ética. Se han adelantado jornadas de trabajo con los jefes a fin de lograr la armonización entre el cargo nominal y el perfil del rol. Es así como el Manual de Funciones por procesos ha tenido modificaciones mediante resoluciones. Las políticas adoptadas por la DIAN se reflejan en la planeación de las actividades, metas y objetivos de los procesos. Esta afirmación se soporta en las Certificaciones de Calidad NTCGP 1000: 2009 e ISO 9001:2008, recibidas por la entidad en el año Direccionamiento Estratégico La elaboración del direccionamiento estratégico se inició a finales del año 2010, con la revisión conceptual y metodológica del modelo de planeación, así como del Plan Estratégico Se identificaron las principales fortalezas, amenazas, debilidades y oportunidades de mejora y ello se tuvo en cuenta para el establecimiento de las políticas y valores, la definición del Plan Estratégico y del Plan Táctico. En febrero se dio a conocer la versión definitiva del Plan Estratégico y del Plan Táctico a desarrollarse durante el año Teniendo como base el Plan Táctico, se definieron los planes operativos anuales para la totalidad de los procesos de la entidad. Trimestralmente se rinde un Informe de Autoevaluación de la Gestión, en el cual se presentan los resultados de los planes operativos anuales. Se evidencia que la entidad ha establecido un Modelo de Operación por Procesos, que se encuentra soportado en el Mapa de Procesos y en la estructura organizacional definida en el Decreto 4048 de 2008 y las resoluciones que crean o modifican grupos y coordinaciones. La clasificación de procesos en Estratégicos, Misionales y de Apoyo guarda coherencia con la Misión y Visión institucionales. La forma de realizar la modificación a los procedimientos fue establecida en la Resolución Nº 0457 de 2008.

2 Se tiene una herramienta informática de apoyo a la administración de las modificaciones de los procedimientos, que contiene la información de los ajustes realizados al contenido de una de las fichas de un proceso y/o procedimiento. En cuanto a la estructura organizacional, el Decreto 4048 y la Resolución 11, actos administrativos del año 2008, establecen la estructura organizacional inicial para la entidad. Los cambios que han sido necesarios, se han hecho mediante resoluciones modificatorias a la Resolución 11 de noviembre de Administración del Riesgo Durante el primer semestre del año 2011 se adelantó verificación de la realización de las actividades de capacitación e implementación de los controles establecidos en los mapas de riesgos de los procedimientos, y se hizo un seguimiento a la ejecución de controles asociados a los riesgos identificados para cada proceso. En reunión de la alta dirección se examinó el estado actual de los riesgos operacionales en la organización, evidenciándose la necesidad de revisar y ajustar el mapa de riesgos institucional, actividad que se encuentra en proceso. Dificultades Ambiente de Control A pesar de los avances en este componente, se evidencia que aún persisten problemas en la asignación de funciones, tareas y cargas laborales de acuerdo al perfil del rol y que no se ha logrado el equilibrio entre cargo nominal vs. rol del empleo. Direccionamiento Estratégico Se evidencia que el seguimiento a la planeación institucional se encuentra retrasado con respecto a lo establecido en la Orden Administrativa 007 de 2009, la cual estuvo vigente hasta el 3 de junio de 2011, debido a los múltiples ajustes que han surgido como consecuencia de la revisión de los Indicadores de Gestión establecidos para cada uno de los procedimientos y los que están siendo medidos a través del servicio informático SEGG. No se ha realizado la definición de los indicadores misionales. Para la consolidación del catálogo normativo de la entidad, a través del Memorando Nº 124 de 2010, se establecieron unas responsabilidades y fechas para que los procesos realizaran los ajustes respectivos. Sin embargo, a la fecha de esta evaluación, los ajustes no han sido realizados. Administración del Riesgo Se evidencia que no se han desarrollado las etapas de Tratamiento de Riesgos, Monitoreo de Riesgos, Seguimiento y Revisión del Sistema, ni Mejoramiento Continuo del Sistema. De igual manera no se ha realizado la medición y evaluación de los indicadores definidos para el sistema.

3 Avances Actividades de Control Subsistema de Control de Gestión Se observa que el elemento Políticas de Operación se encuentra definido en los procedimientos y que existe una matriz que contiene la consolidación de las políticas de operación por procesos. La última actualización al listado maestro de procedimientos se realizó en el mes de mayo de 2011 y refleja que la DIAN cuenta con 190 procedimientos caracterizados que corresponden a 15 procesos. Los indicadores implementados en la DIAN son de medición y control, que determinan el cumplimiento de los objetivos y resultados esperados por la entidad. Se inició el seguimiento de los indicadores de procedimiento, mediante su captura en el aplicativo SEGG, con el fin de realizar, a partir del segundo semestre, una medición mensual. Información En los formatos de caracterización de proceso y de procedimiento, se han identificado las fuentes de información primaria y las salidas de información para cada uno de los procedimientos (información secundaria) y los funcionarios conocen los correspondientes a los procesos en los cuales se desempeñan. En cuanto a sistemas de información se está preparando la medición de la satisfacción de los usuarios internos de los servicios informáticos electrónicos, actividad que se realizará en el segundo semestre de Para garantizar la seguridad en los Servicios Informáticos Electrónicos, además del hardware y software adquirido por la entidad, se han adelantado contratos con expertos para realizar Etical Hacking, se está trabajando en la propuesta del Centro Alterno para soportar la contingencia y se han adquirido herramientas para facilitar el control del software, instalado en los computadores de la red de la DIAN. Comunicación La DIAN ha implementado una política de comunicaciones mediante la cual se realiza divulgación de la gestión administrativa, al igual que de la política, programas, proyectos y demás actividades a fin de enterar y generar beneficios a sus usuarios, dando cumplimiento a sus propósitos misionales. Se tienen claramente identificados los medios de comunicación por los cuales se entrega información a los clientes. Es así, como para la comunicación pública la DIAN cuenta con el portal WEB, las comunicaciones en prensa y radio, boletines de interés y con carteleras informativas en cada una de las sedes de la entidad. Para la comunicación organizacional se cuenta con la intranet, los tips, el correo electrónico, las carteleras, boletines de interés, noticias, informes relacionados con lo tributario, aduanero y cambiario. De igual manera se realiza divulgación de la gestión administrativa. Con el fin de mejorar la comunicación tanto organizacional como informativa, se viene adelantando el rediseño de los portales WEB e Intranet, para hacerlos más ágiles, completos y amigables, así como la definición en un nuevo protocolo de comunicaciones, que cubrirá todos los medios de comunicación institucionales, tanto internos como externos.

4 Las campañas que se han desarrollado han incluido la medición del impacto de las mismas y estos resultados han retroalimentado las contrataciones posteriores. Dificultades Actividades de Control Aún cuando las Políticas de Operación se encuentra definidas, falta su implementación y medición. En cuanto a los procedimientos, se evidencia que no todos cumplen con el ciclo PHVA. Además no cuentan con diagramas de flujo, lo que facilitaría la visualización de los diferentes pasos y controles del procedimiento. A pesar de contarse con indicadores de medición y control implementados no se tienen indicadores que permitan medir impacto y/o los factores críticos de riesgo. Información Se evidencia que no se ha realizado una evaluación de los servicios informáticos electrónicos que permita identificar la confiabilidad, oportunidad y soporte a la gestión de los diferentes procesos. Adicionalmente se evidencia que no existe una planeación en materia de tecnología de información y telecomunicaciones que permita que la entidad cuente con tecnología apropiada para las necesidades de movilidad y que fortalezca la gestión. Comunicación Hay debilidades en la comunicación organizacional, ya que se evidencia que no todos los funcionarios conocen los planes, las políticas y/o los programas y no hay cultura de la consulta de los medios informáticos con que cuenta la organización. Avances Autoevaluación Subsistema de Control de Evaluación La DIAN ha establecido como principales mecanismos de autoevaluación los Informes Trimestrales de Autoevaluación, las cifras de gestión reportadas en el aplicativo SEGG, los Comités de Operación que se realizan en las Direcciones Seccionales y en el nivel central y la ejecución del procedimiento de autoevaluación. El procedimiento de autoevaluación es programado y realizado por la Subdirecciones de Gestión del nivel central, y está orientado, principalmente, a la ejecución de los procesos en las direcciones seccionales. Sin embargo, durante el 2011, se evidencia el inicio de la realización de autoevaluaciones a los procesos en el nivel central. Evaluación Independiente La Oficina de Control Interno definió un Programa Anual de Evaluación y de Auditoría, teniendo como objetivos: En la evaluación: 1- Establecer las debilidades y fortalezas del Sistema de Gestión de Calidad y Control Interno en la operación de la DIAN; 2- Evaluar la administración del riesgo; 3- Verificar la calidad de la información, reportada por las áreas de la entidad, y empleada para los informes

5 de ley. Y en la Auditoría: 1- Comprobar el cumplimiento normativo de los procesos; 2- Auditar los controles inmersos en los procesos y los controles asociados a los riesgos; 3- Verificar la calidad de las cifras de gestión reportadas en el SEGG; 4-Verificar el cumplimiento de los planes de mejoramiento existentes. Dicho programa a junio 30 se ha ejecutado de acuerdo con lo programado y con el seguimiento a su cumplimiento, realizado en el mes de marzo. Planes de Mejoramiento Se evidencia en los procesos la realización de actividades a fin de determinar y concretar oportunidades de mejora como resultado de las autoevaluaciones realizadas y de las auditorías practicadas por la Oficina de Control Interno. Dificultades Autoevaluación Se evidencian debilidades en la cultura de autoevaluación por parte de cada uno de los responsables de los procesos, por lo que debe fortalecerse a fin de determinar la efectividad de los controles establecidos y así emprender acciones de mejoramiento. Planes de Mejoramiento Se evidenció que no se ha definido el contenido del Plan de Mejoramiento Institucional (acciones de mejoramiento estructurales). No se ha logrado asociar el plan de mejoramiento individual como una herramienta efectiva, ni con sentido de mejora continua; es débil el desarrollo de la evaluación individual. Estado General del Sistema de Control Interno El Sistema de Control Interno en la DIAN se encuentra integrado al Sistema de Gestión de Calidad, en el Sistema de Gestión de Calidad y Control Interno, el cual ha sido objeto de mejora. Sin embargo, aún presenta las siguientes dificultades: Falta interiorizar el Sistema de Gestión de Calidad y Control Interno (SGCCI), como un sistema integrado, no obstante que la entidad mediante la Resolución 1131 de 2008 adopta y define el SGCCI y señala en los artículos 15 y 16 del Decreto 4048 los responsables para su establecimiento, diseño, implementación, medición, evaluación y optimización. Debilidad en el funcionamiento de los elementos del SGCCI, especialmente en la integralidad y en los referidos al MECI. Cumplimiento parcial de la reglamentación que regula algunos elementos de control del SGCCI, como por ejemplo, evaluación del desempeño, inducción y reinducción, definición de indicadores estratégicos, plan de manejo de riesgos y revisión permanente a la caracterización de los procesos y procedimientos. No es posible evidenciar fácilmente la trazabilidad e identificación de los cambios efectuados cuando se genera una nueva versión de los documentos del sistema, así como la divulgación a las partes interesadas (nuevas versiones de mapas de riesgo, manual de funciones y mapa de procesos).

6 Recomendaciones Producto de esta evaluación, se hacen las siguientes recomendaciones generales, con el propósito de continuar con la mejora continua del desempeño institucional: Procurar el fortalecimiento y aplicación de cada uno de los subsistemas que conforman el MECI, de manera integrada con los elementos de la NTCGP, para lograr una estructura uniforme en el desarrollo de las estrategias y en la gestión de la entidad. Que la administración del riesgo se convierta en una herramienta gerencial, así como la adopción de indicadores de medida ajustados a los objetivos, metas y cumplimiento de la misión institucional, que permitan medir la eficacia, eficiencia y efectividad. Se debe avanzar en el proceso de sensibilización del modelo a nivel nacional. Mejorar los procesos de inducción y reinducción, dentro del elemento del desarrollo del talento humano. Fortalecer la cultura de autoevaluación de cada uno de los responsables de los procesos en la entidad, a fin de determinar la efectividad de los controles establecidos y emprender las acciones de mejoramiento que en cada caso se requieran. Dar cumplimiento al plan de mejoramiento suscrito con ocasión de la evaluación practicada por la Oficina de Control Interno. BLANCA DEL SOCORRO MURGUEITIO RESTREPO Jefe Oficina de Control Interno