CONTROL INTERNO CONTABLE 2017

Transcripción

1 CONTROL INTERNO CONTABLE 2017 El presente informe es el producto de una valoración cuantitativa que tiene como objeto calificar el grado de implementación y efectividad de los controles asociados al proceso contable así como otros elementos de control contenidos en 62 preguntas contenidas en el formato de evaluación: CGN2007_CONTROL_INTERNO_CONTABLE y las interpretaciones cualitativas plasmadas en las observaciones.

2 1. CALIFICACIÓN De acuerdo con la resolución 357 de 2008, de la CIC, existen cuatro rangos de interpretación de los resultados obtenidos a saber: RANGO CRITERIO (NO INCLUYE 4.0) ADECUADO (NO INCLUYE 3.0) SATISFACTORIO ( NO INCLUYE 2.0) DEFICIENTE INADECUADO Así mismo, la interpretación de los resultados obtenidos corresponde al rango donde se encuentre la calificación, lo que se traduce en: calificación Valoración 1 No se cumple 2 Se cumple insatisfactoriamente 3 Se cumple aceptablemente 4 Se cumple en alto grado 5 Se cumple plenamente Una vez realizado el proceso de revisión, tabulación de las calificaciones asignadas al control interno contable en general y por cada una de las etapas del proceso contable junto a otros elementos de control de la ESE CENTRO DE SAN ANTONIO DE LA PARED, con corte a 31 de Diciembre de 2017; se evidencia que SE CUMPLE DE FORMA ADECUADA (4.41) el proceso de control interno contable; reflejado en el acatamiento de lineamientos normativos y efectividad de cada acción de control.

3 ETAPAS QUE CONFORMAN EL PROCESO CONTABLE CALIFICACION 2017 ACTIVIDADES CALIFICACIÓN Identificación 4.88 RECONOCIMIENTO 4.68 Clasificación 4.8 Registro y ajustes 4.46 REVELACIÓN 4.37 Elaboración de los estados contables y demás informes Análisis, interpretación y comunicación de la información OTROS ELEMENTOS DE CONTROL 4.16 Acciones implementadas 4.06 CONTROL INTERNO CONTABLE Así mismo en cada una de las tres fases presento el siguiente comportamiento: ETAPA DE RECONOCIMIENTO: en esta se capturan los datos de la realidad económica y jurídica, se analizan desde la óptica del origen y la aplicación de recursos y se incorporan a la estructura sistemática de clasificación cronológica y conceptual de la contabilidad. Para la vigencia 2017 la ESE Centro de Salud San Antonio de la Pared, cumplió en un alto grado (4.68) los criterios preestablecidos para esta etapa, aun así debe trabajar en las debilidades encontradas. ETAPA DE REVELACIÓN: en la que se representa la situación, los resultados de la actividad y la capacidad de servicios o generación de flujos de recursos, estados, informes y reportes confiables, relevantes y comprensibles, si no se cumple con una buena etapa de reconocimiento no se obtendrán buenos resultados en la de revelación; de ahí surge la necesidad de la armonización y sincronía entre las etapas. En el 2017 se cumplió en un alto grado (4.37) los criterios preestablecidos para esta etapa, aun así debe trabajar en las debilidades encontradas.

4 OTROS ELEMENTOS DE CONTROL: las entidades contables públicas deben observar como mínimo los siguientes elementos de control de acuerdo con la Resolución 357 de 2008: Depuración contable permanente y sostenibilidad. Manuales de políticas contables, procedimientos y funciones. Registro de la totalidad de operaciones. Individualización de bienes, derechos y obligaciones. Reconocimiento de las cuentas valuativas. Actualización de los valores. Soportes documentales. Conciliaciones de información. Libros de contabilidad. Estructura del área contable y gestión por procesos. Comité técnico de sostenibilidad contable. Responsabilidad de los contadores de las Entidades Públicas que agregan información. Actualización permanente y continuada. Eficiencia de los sistemas de información. Cierre contable. Elaboración de estados, informes y reportes contables. Análisis, interpretación y comunicación de la información. Coordinación entre las diferentes dependencias, que contemplan la responsabilidad de quienes ejecutan procesos diferentes al contable y la visión sistémica de la contabilidad y el compromiso institucional. Durante la vigencia 2017, presento una calificación de 4.16 lo que se traduce en un alto grado de cumplimiento, en los elementos de control mencionados anteriormente; no obstante, es necesario llevar a cabo acciones al interior de la entidad durante la presente vigencia.

5 2. FORTALEZAS Y DEBILIDADES EN CADA ETAPA DEL PROCESO CONTABLE ETAPAS QUE CONFORMAN EL PROCESO CONTABLE ACTIVIDADES FORTALEZAS DEBILIDADES RECONOCIMIENTO Identificación Están identificados los productos del proceso contable tanto internos como externos; a nivel interno son generados los estados financieros, se cuenta con página web para su publicación. Los demás productos se entregan a los entes externos mensualmente de conformidad con las normatividad vigente para cada caso. Se tienen identificados en la entidad los procesos que generan transacciones, hechos y operaciones y que por lo tanto se constituyen en proveedores de información del proceso contable. todas las transacciones, hechos y operaciones se registran oportunamente y con los soportes correspondientes, se cumple con lo establecido en el Plan General De La Contabilidad Pública, a pesar de no contar con una política como tal. Las cifras existentes en los estados, informes y reportes contables en su gran mayoría se No existe una política mediante la cual las transacciones, hechos y operaciones realizados en cualquier dependencia de la entidad.

6 encuentran soportadas con los documentos correspondientes. El equipo de trabajo conoce y aplica el Régimen de Contabilidad Pública. Así mismo, se han adoptado las diferentes modificaciones y actualizaciones al Plan de Cuentas de la Entidad. Clasificación Se realizan cruces de información al interior de la entidad; como filtro importante para garantizar que la totalidad de hechos económicos y financieros estén incorporados en los estados financieros. Las transacciones, hechos u operaciones son clasificadas de acuerdo con el Régimen de Contabilidad Pública y son de conocimiento por parte del equipo de trabajo del proceso contable. Así mismo son verificados por el contador de la ESE. Registro y Se cuenta con los documentos fuentes que ajustes conforma la legalidad de las cuentas ante entes de control. Las cuentas y sub cuentas utilizadas reflejan la realidad económica y financiera. La totalidad de transacciones u hechos económicos en el momento de incorporarlos al sistema requieren de un comprobante de contabilidad. Los libros de contabilidad corresponden a la información reportada en los diferentes comprobantes contables. Respecto a los derechos y obligaciones estas se encuentran en unos 100% revisadas y consolidadas. El sistema genera automáticamente los consecutivos en los registros contables, sin

7 REVELACIÓN Elaboración de los estados contables y demás informes Se aplica el Régimen en su totalidad conforme a la entidad pública y los estados financieros están disponibles para verificación de entes de control o terceros. Se efectúa el mantenimiento, actualización y parametrización necesarios para un adecuado funcionamiento del aplicativo utilizado para procesar la información. embargo se requiere que la solicitud de la información se realice oportunamente. el cálculo de los valores de la depreciación se está realizando actualmente bajo valores históricos. Motivo por el cual, se requiere hacer una actualización del avaluó de los bienes. Es necesario que las notas a los estados contables expliquen con mayor detalle la información que están revelando; de manera que cualquier

8 Análisis, interpretación y comunicación de la información La información contable es utilizada para cumplir propósitos de gestión y de hecho se convierte en factor primordial para realizar la evaluación de la información presentada a los diferentes órganos de inspección, control y vigilancia tanto a nivel externo como interno es tomada de la misma fuente lo que garantiza la homogeneidad de informes y cifras suministradas. ciudadano pueda interpretar los estados financieros de la administración de forma cualitativa y cuantitativa. Respecto a la presentación oportuna de los estados, informes y reportes contables, se da cumplimiento dentro del término establecido a los entes externos. Sin embargo la presentación a los clientes internos no se realiza de

9 manera oportuna. OTROS ELEMENTOS DE CONTROL Acciones implementadas Los soportes documentales de los registros contables se encuentran debidamente archivados y organizados en tesorería; de acuerdo a las tablas de retención documental. Los derechos y obligaciones se encuentran debidamente individualizados. Por ser una entidad pequeña el área de contabilidad está conformada por la tesorera y el contador externo de acuerdo a su complejidad. Es necesario fortalecer las jornadas de capacitación en temas contables. Se necesario revisar y actualizar Actualmente no existen en la entidad manuales de políticas, procedimientos y demás prácticas contables. Solo se realizan evaluaciones periódicas por parte del

10 contador para determinar la efectividad de los controles implementados en cada una de las actividades del proceso contable. el contador realiza una depuración mensual, pero la entidad como tal no cuenta con una política establecida y documentada para la depuración contable. La entidad dispone de un sistema de información que permite cumplir adecuadamente con la normatividad impartida por la Contaduría General de la Nación para presentar informes a clientes internos y externos; adicionalmente, el manejo del aplicativo chip se hace de manera correcta bajo los protocolos de seguridad referente a operación y remisión de la información dentro de los términos establecidos.

11 El contador participa activamente al programa de capacitación de la Contaduría General de la Nación contribuye en la actualización y ejecución correcta de las actividades propias de la contabilidad pública; no obstante es necesario que la Secretaria de hacienda participe en mayor proporción en capacitaciones de índole contable. Si bien es cierto se tiene un adecuado manejo de los temas contables respecto a cumplimiento de la normatividad, es necesaria la implementación de manuales de políticas contables, entre otras, así mismo es necesario corregir las debilidades presentadas en cada una de las etapas.

12 3. AVANCE OBTENIDOS RESPECTO DE LAS EVALUACIONES Y RECOMENDACIONES REALIZADAS Los soportes documentales de los registros contables se encuentran debidamente archivados y organizados en la secretaria de hacienda de acuerdo a las tablas de retención documental de la ESE Centro de Salud, San Antonio de la Pared. La actividad financiera y económica de la ESE, se registra y presenta de acuerdo a la normatividad. La entidad está comprometida con la implementación del control interno contable y para ello está tomando acciones paulatinas que buscan fortalecer el proceso contable; de forma tal que, los usuarios externos e internos de la administración encontraran confiabilidad, relevancia y comprensibilidad en la información financiera, económica, social y ambiental, tal como lo establece el Plan General de Contabilidad Pública. Respecto a la vigencia inmediatamente anterior la ESE Centro de Salud San Antonio de la Pared, ha mejorado en indicadores toda vez que, ha revisado procesos, procedimientos, las información ha sido publicada en carteleras y en la pagina web de la entidad, acercando y comprometiendo al ciudadano con la razón de ser del a ESE. 4. RECOMENDACIONES Se recomienda fortalecer los mecanismos de evaluación y autocontrol que contribuyan al fomento de mejores prácticas contables y coadyuven con la gestión de la entidad. Se recomienda que los funcionarios que hacen parte de tesorería accedan y participen en capacitaciones referentes al manejo de plataformas, cambios o actualizaciones en la normatividad que rige la contabilidad pública y demás temas que se traten en la dependencia. Brindar oportunamente los informes que sean solicitados por clientes internos de la entidad, así mismo publicar trimestralmente los estados financieros. Fortalecer el contenido de las notas a los estados financieros. Explicar el rol de cada dependencia de la ESE Centro de Salud San Antonio de la Pared dentro del proceso contable, y la importancia del flujo correcto de la información.

13 Adoptar políticas contables, procedimientos y demás prácticas para fortalecer el proceso contable de la entidad. Establecer un plan de Acción en el 2018 para contrarrestar las debilidades encontradas en cada una de las etapas del proceso y así mismo fortalecer y mantener la fortalezas encontradas; una vez se tenga el plan de acción realizar un seguimiento trimestral para verificar cumplimientos y tomar las medidas que sean necesarias. (original firmado) JORGE ORLANDO TOVAR GERENTE ESE CENTRO DE SAN ANTONIO DE LA PARED