INFORME ANUAL DE EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO CONTABLE 1. ESTADO DEL CONTROL INTERNO CONTABLE

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1 INFORME ANUAL DE EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO CONTABLE 1.1 IDENTIFICACIÓN Debilidades 1. ESTADO DEL CONTROL INTERNO CONTABLE No existen políticas emanadas desde la Alta Dirección de la Empresa que establezcan criterios adecuados para la selección de los funcionarios del proceso financiero atendiendo criterios de meritocracia y transparencia El área contable no cuenta con una caracterización documentada dentro del sistema integral de gestión de la Empresa que permita evidenciar su misión, visión, objetivos, actividades, proveedores, clientes y productos Se tienen identificados algunos riesgos de tipo contable pero debe trabajarse por lograr identificar la mayor cantidad de riesgos en cada una de las etapas que lo componen para que se suscriban las correspondientes acciones preventivas y los compromisos para aplicarlas en una adecuada política de Administración del riesgo al interior de BENEDAN.Tomados en cuenta los identificadas por la Oficina de Control Interno en los informes anuales de evaluación del Sistema de Control Interno Contable Existen procedimientos del área contable sobre los documentos soportes que deben sustentar el hecho economico, de forma confiable y verificable, pero se presentan muchos reprocesos por la falta de eficiencia en el mismo, e insatisfacción en los clientes internos y externos frente al cumplimiento en la entrega de los diferentes productos Se realizo solo evaluación de desempeño al 71% de los funcionarios del proceso contable por parte de los responsables jerárquicos Para la administración comercial y contable de los promocionales de los productos de la Empresa no existe aun un sistema de información integrado para ambos procesos que permita la sistematización de los mismos En la legalizacion de Avances y Anticipos registrados en la cuenta 1420 se presenta la no oportunidad de la legalizacion de los mismos por parte de los funcionarios responsables y el 100% de los correspondientes a dineros entregados en dic/07 para pago de premios del sorteo extraordianrio los Gordos 1,1,1,8 No tiene la entidad respaldos de su información contable procesada en medios electrónicos hasta Todas las consultas deben efectuarse físicamente en archivos muertos de comprobantes contables que reposan en el archivo general.la entidad debe conservar los medios necesarios para consultar y reproducir los asientos contables Fortalezas Existen programas de capacitación permanente y actualización para las personas vinculadas al área contable Se observo por parte del Representante legal de la Entidad una adecuada disposición para garantizar la sostenibilidad del sistema de contabilidad Se encuentran satisfactoriamente definidas las responsabilidades en el manual de competencias de la Entidad de cada uno de los funcionarios que intervienen en el proceso contable.

2 Los planes de trabajo del proceso contable están ajustados al plan de compras, Plan general de contabilidad pública, y el plan de acción de la Empresa Se tienen documentados los procedimientos de pago a proveedores, ingresos a tesorería, egresos de tesorería, entrega y legalización de avances, ejecución de rentas e inversión, gestión de tesorería, liquidación recaudo y cobro de cuotas partes jubilatorias, pago de premios, gestión de presupuesto, entradas y salidas del almacén Se llevan libros oficiales de contabilidad Se incorporan todas las obligaciones del ente público Se tienen claramente identificadas las actividades de identificación, clasificación, registros y ajustes, elaboración y presentación de los Estados Contables y demás informes, analisis,interpretación y comunicación de la información contable según el PGCP El patrimonio de la Entidad se encuentra actualizado sobre su valorización y legalización Se realizan mensualmente conciliaciones con las Entidades que intervienen en el proceso contable La estructura del área contable y financiera es pertinente con la responsabilidad y estructura del Ente público Existe un Sistema de información para tesorería, contabilidad y presupuesto Se encuentran definidos en la herramienta Balance Secored Card los indicadores para gestionar el proceso financiero. 1.2 CLASIFICACIÓN Debilidades Con relación a lo señalado en la Ley 1066 de 2006, cuyo objeto y propósito principal es normalizar el sistema de recaudo de la cartera pública, es necesario observar que la entidad, no ha adecuado sus procedimientos en lo que tiene que ver con dicha normalización y no ha expedido el Reglamento Interno del Recaudo de la cartera, con sujeción a lo dispuesto en la citada Ley 1.2.2Fortalezas Las cuentas existentes tienen el objetivo de registrar los hechos efectivamente ocurridos Se realiza conciliaciones mensuales entre presupuesto, contabilidad y tesorería, todos lo ingresos y egresos quedan registrados en el periodo al que corresponden Existe política interna sobre la depuración de cuentas por pagar, cuentas por cobrar y de mas activos, lo que permite evidenciar la realidad contable de la Entidad.

3 Las notas a los estados contables se ajustan a las normas del Plan General de Contabilidad pública Las decisiones relacionadas con el reconocimiento y revelación de las operaciones de la Entidad se toman respetando los procedimientos internos Se realizan permanentemente revisiones a la clasificación contable La Entidad verifica que las cifras de los estados contables se encuentran conciliadas con los otros procesos de Benedan Los funcionarios del proceso contable cuentan con mecanismos propios de verificación Se levanto inventario 2007 al final de dicha vigencia conciliándose con contabilidad. 1.3 REGISTRO Y AJUSTES Debilidades Insatisfacción de los clientes internos y externos por la falta de oportunidad para la legalización de avances y pago a proveedores. Teniendo en cuenta que la tesoreria no ordena la retención por nomina de pendientes por concepto de legalizacion de avances, los documentos soportes para la generación de pagos llegan incompletos Se evidencio que la entidad registra en el año 2008 con cargo a costos y gastos de periodos anteriores, costos y gastos correspondientes al año 2007 por $544 millones, entregados por los proveedores de bienes y servicios en al año Fortalezas Los libros de contabilidad están registrados según el PGCP, organizados por cuentas y por cada una de las vigencias físicos pero la entidad no garantiza la conservacion de los medios necesarios para consultar y reproducir los asientos y libros contables Se realiza revisan mensual para determinar la razonabilidad de la información contable Los libros de contabilidad contienen toda la información necesaria para realizar auditoria y verificación. 1.4 ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DE ESTADOS, INFORMES Y REPORTES CONTABLES Debilidades No se identifican Fortalezas La Empresa cuenta con equipos de computación con la capacidad para procesar la información contable de manera confiable y oportuna El aplicativo de la empresa permite el procesamiento confiable de los datos contables Existe apoyo de MABE la mesa de ayuda en sistemas para el procesamiento de los datos contables El aplicativo financiero con que cuenta BENEDAN funciona adecuadamente, no genera directamente los reportes para los entes de control pero se elaboran manualmente en tiempo oportuno y con el cumplimiento de los requisitos por ellos exigidos La contadora realiza los requerimientos técnicos al proveedor de la aplicación con el objetivo de preservar la confiabilidad y razonabilidad de la información contable Existe un cumplimiento riguroso de los términos para la entrega de informes a los Organismos de Control y Vigilancia.

4 Por transparencia se pública en la página web de la Entidad la información financiera para cada vigencia La Entidad genera libros de contabilidad Diario y Mayor y Auxiliares que soportan los estados, informes y reportes La oficina de control interno atreves de un indicador de cumplimiento de obligaciones monitorea mensualmente el envió oportuno y confiable de los informes del proceso financiero. 1.5 ANALISIS, INTERPRETACIÓN Y COMUNICACIÓN DE LA INFORMACIÓN Debilidades Para la vigencia que termina el31 de Diciembre de 2007, la empresa carece de canales de comunicación efectivos para los responsables directos del proceso contable donde socialicen con toda la Entidad los objetivos, estrategias, planes y proyectos. Las observaciones y solicitudes sobre la normalización del proceso son recibidas por las aéreas que intervienen en el mismo, como requerimientos sin fundamento, por desconocimiento de las otras aéreas de los requerimientos de Ley y/ o voluntad para dar aplicacion a la norma Deben realizarse en los Comités primarios de los procesos comunicación de la información contable a los usuarios internos La Entidad no ha establecido un modelo de requisitos generales para contratar y que debe ser suministrada según el tipo de usuario La información contable generada mensualmente no es publicada en lugar visible y público de la Empresa No se efectúa análisis a partir de los resultados arrojados por los indicadores del proceso financiero en el Comité de Gerencia por parte del jefe del proceso Se debe fortalecer la política de coordinación entre el proceso contable y los demás de la Entidad Fortalezas Se suscribe dentro del correspondiente plan de mejoramiento Institucional las acciones correctivas o de mejora del proceso contable, con fechas limites de implementación Rendición oportuna de cuentas a los grupos de interés de la Empresa y entidades de Control Se presenta oportunamente con frecuencia mensual el análisis del balance a cierre del mes respectivo por parte del jefe de proceso financiero en el Comité Directivo de la Empresa y en Junta Directiva Se construyeron indicadores pertinentes para realizar los correspondientes análisis financieros de la Entidad. 2. AVANCES OBTENIDOS RESPECTO DE LAS EVALUACIONES Y RECOMENDACIONES REALIZADAS Entrada en producción de la aplicación ST-CYGNUS ENTERPRICE EDITION ( Febrero 08 de 2008 a partir del Sorteo 3891) aplicación que involucra los procesos de financiera y comercial. Se amplio el análisis de los informes financieros que se presentan al Comité Directivo y la Junta Directiva de la Entidad. 3. CALIFICACIÓN DEL ESTADO GENERAL DE CONTROL INTERNO CONTABLE ( 3 )SATISFACTORIO

5 4. EVIDENCIAS PROYECTO BIVA(BENEDAN INSTITUCION VIVA Y ACTIVA), PLAN DE CAPACITACION 2007,EVALUACIONES DE DESEMPEÑO, EVALUACION CLIMA ORGANIZACIONAL, MANUAL DE BENEFICIOS, PRESUPUESTO 2007, MAPA DE RIESGOS, MANUAL DE PROCEDIMIENTOS, HERRAMIENTA DE GESTION BALANCED SCORED CARD, PLAN ESTRATEGICO 2007, MANUAL DE COMPETENCIAS,LIBROS DE CONTABILIDAD VIGENCIA 2007,SISTEMAS DE INFORMACION,, PLAN ESTRATEGICO DE INFORMATICA 2007, APLICACION ST-CYGNUS ENTERPRICE EDITION, PLAN DE MEJORAMIENTO VIGENCIA 2006, BALANCE A 6 NIVELES CON CORTE 31 DE DICIEMBRE RECOMENDACIONES Continúan las recomendaciones en el tema de documentación de los procedimientos del área financiera, la caracterización del proceso, formalizar criterios de selección para el personal del proceso financiero, identificación de riesgos contables, trabajar con el área de comunicaciones de la Entidad lo relacionado con la comunicación informativa alineada con la que se desarrolla en toda la Entidad, publicación de la información contable en lugar visible donde cualquier funcionario tenga acceso a ella, mayor conciencia del control a través del monitoreo permanente de los indicadores de gestión del proceso, Cumplimiento en los tiempos establecidos y requisitos para pago a proveedores contados a partir de la fecha de recibir documentación completa para el pago.discutir dentro del área financiera. Pendiente: la implementación de turnos en tesorería. implementar dentro del plan de contingencias informatico los bakups de la informacion contable.

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