Oficio de Comunicación de Aprobación por la Contraloría General del Estado: No. DCAI 11594, de 24 de mayo de CAPÍTULO II RESULTADOS DEL EXAMEN

Transcripción

1 INFORME Evaluación del Sistema de Control Interno relacionado con las normas Ambiente de Control; 300 Evaluación de Riesgos; y, 406 Administración Financiera Administraciones de Bienes, en el Servicio de Rentas Internas. PERÍODO: : AL AISRI Oficio de Comunicación de Aprobación por la Contraloría General del Estado: No. DCAI 11594, de 24 de mayo de CAPÍTULO II RESULTADOS DEL EXAMEN Falta de implementación de indicadores de gestión A la Jefe Nacional del Área de Control de Gestión 1. Definirá los indicadores para medir la gestión del Área de Seguridad de Bienes y Personas, a fin de que los procesos del área sean evaluados en términos de eficiencia, eficacia y calidad. Inobservancia de la normativa que regula los concursos de méritos y oposición A la Directora Nacional de Recursos Humanos 2. Supervisará que la implementación de mejoras a los controles internos, en el proceso de reclutamiento, selección y contratación, aseguren el cumplimiento del perfil requerido de los postulantes para ocupar puestos vacantes en el Servicio de Rentas Internas. 1

2 Al Jefe Nacional del Departamento de Gestión de Recursos Humanos 3. Coordinará con el Jefe Nacional del Departamento de gestión de Recursos Humanos y de Área de Reclutamiento, Selección y Contratación, a fin de implementar a nivel nacional mejoras de los controles internos en el proceso de reclutamiento, selección y contratación, que permitan seleccionar al personal idóneo para el desempeño del puesto en la Institución. Ausencia de Política Institucional para el programa de inducción a personal nuevo Al Jefe Nacional del Departamento de Gestión de Recursos Humanos 4. En coordinación con el Jefe Nacional del Área de Reclutamiento, Selección y Contratación, elaborarán una Política de Inducción de acuerdo con la normativa vigente, a fin que el personal que ingresa cuente con el conocimiento organizacional y responsabilidades inherentes a su puesto, política que será difundida a nivel nacional a fin de garantizar una efectiva vinculación de las servidoras y servidores a su puesto de trabajo y a la Institución. 5. En coordinación con el Jefe Nacional del Área de Reclutamiento, Selección y Contratación, supervisarán a nivel nacional la ejecución de los programas de inducción, con la finalidad de que el nuevo servidor que ingresa al Servicio de Rentas Internas, cuente oportunamente con el proceso de orientación y adaptación al entorno organizacional y en sus puestos de trabajo. Falta de oportunidad en la evaluación del desempeño del personal A la Jefe Nacional del Departamento de Planificación y Desarrollo de Recursos Humanos 6. Coordinará con la Jefe Nacional del Área de Evaluación de Desempeño a fin de supervisar a nivel nacional que el proceso de evaluación del desempeño del personal del Servicio de Rentas Internas, se concluya en el tiempo establecido 2

3 por el Ministerio de Relaciones Laborales, con el propósito de emitir oportunamente el informe consolidado de los resultados de la evaluación y tomar las acciones necesarias que coadyuven a apoyar la gestión del recurso humano del Servicio de Rentas Internas. Ausencia de Política que regule las capacitaciones en el exterior Al Jefe Nacional del Departamento de Gestión de Recursos Humanos 7. Definirá con el Jefe Nacional del Área de Capacitación, políticas que regulen las capacitaciones en el exterior, a fin que el personal del Servicio de Rentas Internas conozca y acceda a este tipo de capacitaciones y supervisarán a nivel nacional que los mecanismos de transmisión y puesta en práctica de conocimientos se ejecuten conforme a lo planificado, con el propósito de que las servidoras y servidores capacitados en el exterior, cumplan el efecto multiplicador de los conocimientos adquiridos. A la Jefe Nacional del Área de Capacitación 8. Efectuará a nivel nacional el control y seguimiento de la ejecución de los cursos de capacitación en el exterior y mantendrá el archivo actualizado con toda la documentación generada de los eventos realizados. La estructura orgánica y ocupacional de la Dirección Nacional de Recursos Humanos no guarda consistencia con la del Servicio de Rentas Internas vigente A la Jefe Nacional del Departamento de Planificación y Desarrollo de Recursos Humanos 9. Supervisará que la propuesta a las modificaciones al Manual de Descripción, Valoración y Clasificación de Puestos del Servicio de Rentas Internas, cuya aprobación corresponde al Ministerio de Relaciones Laborales, sean consistentes con la estructura orgánica y ocupacional del Servicio de Rentas Internas vigente. 3

4 Mapa de Riesgos y Plan de Mitigación de Riesgos incompleto Al Director General 10. Dispondrá al Director Nacional de Planificación y Coordinación la elaboración en forma integral del mapa de riesgos asociado al mapa de procesos y a los aplicativos informáticos institucionales, así como la formulación del plan integral de mitigación de riesgos, que permita una administración efectiva de los riesgos corporativos para alcanzar los objetivos institucionales. Conciliaciones de bienes de larga duración no reguladas y ausencia de registro en bienes sujetos de control administrativo Al Jefe Nacional del Departamento Financiero Institucional 11. Dispondrá a la Jefe Nacional del Área de Contabilidad Institucional, realice oportunamente las regulaciones de las diferencias reflejadas en las conciliaciones mensuales de los activos fijos y bienes no depreciables y registre en cuentas de orden los rubros correspondientes a bienes sujetos de control administrativo, para que la información contable consignada en el sistema e-sigef guarde consistencia con la información del Módulo de Activos Fijos. A la Jefe Nacional del Departamento de Adquisiciones y Servicios Generales 12. Supervisará permanentemente que las diferencias presentadas en las conciliaciones mensuales de los activos fijos y bienes sujetos de control se regulen oportunamente, a fin que la información sea exacta y confiable. A la Jefe Nacional del Área de Seguridad de Bienes y Personas 13. Coordinará y realizará oportunamente las regulaciones de las diferencias reveladas en las conciliaciones mensuales de los activos fijos y bienes sujetos 4

5 de control, para evitar inconsistencias en el cálculo de depreciaciones de activos fijos y suministrar información confiable a contabilidad. 14. Coordinará permanentemente con la empresa contratada para la migración de la información de los bienes de larga duración al subsistema del Ministerio de Finanzas, a fin que se obtenga una base de datos del control de bienes depurada. Falta de oportunidad en el registro de las donaciones Al Jefe Nacional del Departamento Financiero Institucional 15. Dispondrá a la Jefe Nacional del Área de Contabilidad Institucional, registre oportunamente las donaciones de bienes una vez recibidas las comunicaciones y documentación soporte, a fin de mantener actualizados los saldos de las cuentas de activos fijos y patrimonio y supervisará el registro oportuno de las bajas por donaciones de bienes en el sistema e-sigef, a fin que la información financiera refleje saldos reales en las cuentas correspondientes. A la Jefe Nacional del Área de Contabilidad Institucional 16. Coordinará permanentemente con los Jefes de Departamento Administrativo Financiero de las Regionales del Servicio de Rentas Internas, a fin de obtener la documentación sustentatoria de los procesos de donaciones, para el registro oportuno de las bajas de bienes en el sistema e-sigef. Registro histórico de bienes de larga duración incompleto A la Jefe Nacional del Área de Seguridad de Bienes y Personas 17. Incorporará en la Hoja Única de Registro de Bienes toda la información necesaria y novedades relevantes, a fin que el responsable de activos fijos cuente con la historia completa del bien y supervisará que este documento se mantenga actualizado permanentemente, para que facilite la identificación, localización y cruce de información en las constataciones físicas de bienes. 5

6 Constatación física de bienes efectuada posterior al cierre del ejercicio fiscal Al Jefe Nacional del Área de Contabilidad Institucional 18. Registrará las regulaciones de las diferencias determinadas entre los saldos de los registros en contabilidad versus el módulo de activos fijos, previo un análisis detallado, a fin de que la información financiera refleje saldos razonables. A la Jefe Nacional del Área de Seguridad de Bienes y Personas 19. Coordinará y gestionará la recuperación de los bienes faltantes que constan a nombre de ex funcionarios y bienes de servidores en funciones, a fin de depurar las novedades detectadas en los resultados de las constataciones físicas de bienes y disponer de información confiable para la migración de datos al subsistema de bienes y existencias del Ministerio de Finanzas que implementará el SRI en el Planificará con oportunidad la toma física anual de bienes de larga duración, a fin de que el informe final de resultados de la constatación física se presente a la máxima autoridad en la primera quincena del año siguiente, a fin de que el Área de Contabilidad Institucional con la información suministrada, efectúe las regulaciones que ameriten en el sistema financiero. Ausencia de procedimientos para la implantación de los programas de mantenimiento Al Director Nacional Administrativo 21. Dispondrá al Jefe Nacional del Área de Mantenimiento e Infraestructura, la elaboración de procedimientos para la implantación de los programas de mantenimiento preventivo y correctivo de los bienes de larga duración, a fin que se diseñen los planes a nivel nacional considerando todos los bienes de larga duración excepto equipos informáticos, procedimientos que serán de conocimiento del Director General para su aprobación. 6

7 Al Director Nacional de Desarrollo Tecnológico 22. Dispondrá al Jefe Nacional del Área de Soporte a Usuarios la elaboración de procedimientos para la implantación de los programas de mantenimiento preventivo y correctivo de los equipos informáticos a nivel nacional, a fin de que se diseñen los planes y obtenga la aprobación del Director General, e implementará el control de mantenimiento de los mismos para disponer el historial de cada uno de ellos. 7