MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO DE CONSULTA EXTERNA APROBADO POR: R.D.Nº SA-HCH/DG

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1 MINISTERIO DE SALUD HOSPITAL CAYETANO HEREDIA MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO DE CONSULTA EXTERNA APROBADO POR: R.D.Nº SA-HCH/DG FECHA DE APROBACIÓN:

2 INDICE CAPITULO I: OBJETIVO Y ALCANCE DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES 3 CAPITULO II: BASE LEGAL 4 CAPITULO III: CRITERIOS DE DISEÑO 5 CAPITULO IV: ESTRUCTURA ORGÁNICA Y ORGANIGRAMA 6 CAPITULO V: CUADRO ORGÁNICO DE CARGOS 7 CAPITULO VI: DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES DE LOS CARGOS 8 2

3 CAPITULO I OBJETIVO Y ALCANCE DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO DE CONSULTA EXTERNA El presente Manual de Organización y Funciones (MOF) es un documento técnico normativo de gestión institucional que tiene como objetivos describir y establecer la función básica, las funciones específicas, los requisitos y las relaciones de autoridad, dependencia y coordinación de los cargos o puestos de trabajo establecidos para el Departamento de Consulta Externa Además, el Manual de Organización y Funciones del Departamento de Consulta Externa le permite: Ayudar a la simplificación administrativa, proporcionando información sobre las funciones que les corresponde desempeñar al personal, al ocupar los cargos o puestos de trabajo, que constituyen acciones de una etapa o paso en el flujo de procedimientos. Facilitar el proceso de inducción y adiestramiento del personal nuevo y de orientación al personal en servicio, permitiéndoles conocer con claridad las funciones y responsabilidades del cargo o puesto de trabajo al que han sido asignados. El cumplimiento del Manual de Organización y Funciones comprende a todo el personal que labora en el Departamento de Consulta Externa el cual contribuye a lograr que se cumplan los objetivos del servicio que están establecidos en el Reglamento de Organización y Funciones del Hospital Cayetano Heredia 3

4 CAPITULO II BASE LEGAL Ley Nº Ley del Ministerio de Salud. Decreto Supremo N SA que aprueba Reglame nto de la Ley del Trabajo Médico. Decreto Supremo Nº SA. que aprueba el Reglamento de la Ley N Ley del Ministerio de Salud. Resolución Ministerial Nº /MINSA que aprueba el Reglamento de Organización y Funciones del Hospital Cayetano Heredia. Resolución Ministerial Nº /MINSA que aprueba el Cuadro para la Asignación del Personal del Hospital Cayetano Heredia. Resolución Ministerial Nº /MINSA que aprueba la Directiva N 007-MINSA / OGPP- V.02 Directiva para la Formulación de Documentos Técnicos Normativos de Gestión Institucional. Resolución Directoral Nº SA-HCH/DG que aprueba la constitución de la Unidad Funcional de Coordinación de las Estrategias Sanitarias Nacionales y actividades prestacionales especificas. Resolución Directoral N SA-HNCH/DG que ap rueba el Reglamento del Comité Hospitalario de Residentado Medico Resolución Directoral Nº SA-HCH/DG que crea la Unidad Funcional de referencias y Contrarreferencias del hospital Cayetano Heredia. 4

5 CAPITULO III CRITERIOS DE DISEÑO 1. Se consideró la unidad orgánica contemplada en el Reglamento de Organización y Funciones del Hospital Cayetano Heredia. 2. Se consideran los cargos establecidos en el Cuadro para Asignación de Personal del Hospital Cayetano Heredia. Lo establecido en el presente manual, está orientado a lograr la innovación, actualización, difusión de los conocimientos, métodos y técnicas de la atención especializada, así como la capacitación y las labores de docencia e investigación permanente que deben realizar los miembros del Departamento de Consulta Externa. Las actividades y competencias de los cargos están orientadas a la prevención de riesgos, protección del daño, recuperación de la salud y rehabilitación de las capacidades de los usuarios y a la investigación e innovación de conocimientos científicos, metodologías y tecnologías. 3. Se han establecido claramente las competencias y responsabilidades de cada órgano y/o unidades orgánicas y de los cargos o puestos de trabajo con la finalidad de evaluar en forma efectiva la calidad de desempeño y el grado de cumplimiento de los objetivos. 5

6 CAPITULO IV ESTRUCTURA ORGÁNICA DIRECCION GENERAL DEPARTAMENTO DE CONSULTA EXTERNA ESTRUCTURA FUNCIONAL DEPARTAMENTO DE CONSULTA EXTERNA UNIDAD FUNCIONAL DE REFERENCIAS Y CONTRARREFERENCIAS 6

7 CAPITULO V CUADRO ORGANICO DE CARGOS 7

8 CAPITULO VI DESCRIPCION DE FUNCIONES DE LOS CARGOS Manual de Organización y Funciones Pág. 8 de 12 Versión: 1.0 ORGANO / UNIDAD ORGANICA: DEPARTAMENTO DE CONSULTA EXTERNA CARGO CLASIFICADO: DIRECTOR DE PROGRAMA SECTORIAL I Nº DE Nº DE CAP CARGOS CODIGO DEL CARGO CLASIFICADO: D FUNCION BASICA Planificar, organizar, coordinar, dirigir, supervisar y evaluar todas las actividades administrativas, asistenciales y de investigación en la atención integral de la salud en consulta externa cumpliendo con los procedimientos y protocolos, así como la referencia y contrarreferencia de los pacientes nuevos y/o continuadores del hospital. 2. RELACIONES DEL CARGO Relaciones internas: - Depende directamente y reporta el cumplimiento de sus funciones al Director General del Hospital Cayetano Heredia. - Tiene mando directo sobre los siguientes cargos: Técnico Administrativo II, Secretaría II. - Supervisar y controlar el cumplimiento de las programaciones de atención en Consulta Externa. - Coordina actividades y recibe información de las diferentes unidades orgánicas del Hospital para alcanzar los objetivos del Departamento. - Coordina con la Unidad Funcional de Coordinación de Estrategias Sanitarias Nacionales del Hospital. Relaciones externas: Coordina con los diversas Direcciones de Salud, Direcciones de Red de Salud, así como los establecimientos de Salud del Sector y del Gobierno Regional en asuntos relacionados al sistema de referencias y contra referencias 3.- ATRIBUCIONES DEL CARGO 3.1. Representa por delegación, al Director General del Hospital en reuniones técnicas, ante organismos públicos y privados en actividades relacionadas al cargo Autoriza y convoca la ejecución de reuniones técnicas administrativas y asistenciales en el Departamento Supervisa y monitorea la labor del personal que labora en consultorios externos en concordancia con las normas y directivas vigentes Autoriza la ejecución de la programación del rol de trabajo, cambios de turnos y otros del personal de Departamento Controla, supervisa y evalúa la labor del personal a su cargo. 4. FUNCIONES ESPECÍFICAS 4.1 Sistematizar, controlar, y evaluar la implementación del Modelo de Atención Integral de salud en el Hospital. 4.2 Velar por el cumplimiento de la atención de los pacientes en consultorio externo, mediante la gestión de la programación, la disponibilidad de turnos, ambientes y profesionales para dicha atención. 4.3 Analizar el informe estadístico de horas médico de consulta externa en coordinación con las unidades orgánicas. 4.4 Velar por el cumplimiento de la programación médica para la atención y procedimiento del usuario de consulta externa. 4.5 Organizar, implementar, controlar y evaluar el sistema de Referencia y contrarreferencia del Hospital. 8

9 4.6 Realizar el análisis de información de referencia y contrareferencia en coordinación con las unidades orgánicas involucradas. 4.7 Realizar la atención y procedimiento médico de acuerdo a la programación de Consulta externa, con calidad y respeto a las normas de ética médica. 4.8 Efectuar el seguimiento de la atención integral del usuario hasta su recuperación, rehabilitación y reincorporación en la comunidad. 4.9 Cumplir con las actividades de Junta Médica cuando sea solicitada su participación Elaborar y proponer el Plan Anual de Actividades del Departamento Elaborar normas, directivas y guías de atención relacionadas con las funciones del departamento de consulta externa Hacer cumplir las directivas, normas y guías de atención del Departamento Elaborar informes técnicos relacionados con las funciones del departamento Informar a la Dirección General las ocurrencias más importantes, así como de todas las actividades realizadas Participar en la elaboración o actualización de documentos técnicos normativos e instrumentos de gestión y otros del Departamento Verificar el cumplimiento de las normas y medidas de bioseguridad para evitar las infecciones en consulta externa Hacer cumplir la programación del rol de trabajo, vacaciones, cambios de turnos y otros del Departamento Visar certificados de Salud Mental, certificado de Enfermedades Infecciosas y Tropicales y Tomografías de pacientes SIS, que resulten de la atención a los usuarios en consulta externa Gestionar ante la unidad orgánica responsable el mantenimiento preventivo y correctivo de los equipos asignados al departamento Promover actividades de investigación y educación continua Aplicar mecanismos de seguridad interna en salvaguarda de los documentos, equipos y/o recursos asignados al Departamento Las demás funciones que le asigne el Director General. 5. REQUISITOS MINIMOS Educación Título profesional de la Salud. Estudios de Post Grado en Gerencia de Salud o afines. SERUMS o SECIGRA. Experiencia Experiencia mínima de 10 años de trabajo asistencial. Experiencia mínima de 03 años en la especialidad. Experiencia en la ejecución de actividades docentes y/o investigación en su área. Capacidades, Habilidades y Aptitudes Capacidad de dirección, coordinación, organización y control de los recursos asignados. Capacidad de liderazgo orientado al logro de objetivos institucionales. Capacidad de análisis y síntesis. Capacidad para trabajar en equipo y bajo presión. Capacidad de innovación y aprendizaje. Actitud crítica y propositiva. Actitud proactiva y con orientación a resultados. Actitud de atención y servicio al usuario interno y externo. Para efectos de concurso se aplicará lo establecido en el Decreto Supremo N SA Reglamento de concurso para designar en los cargos de Jefaturas de Departamentos y Servicios de Institutos Especializados, Hospitales y Centros de Salud. ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR: ULTIMA MODIFICACION: VIGENCIA: 9

10 Manual de Organización y Funciones Pág. 10 de 12 Versión: 1.0 ORGANO / UNIDAD ORGANICA: DEPARTAMENTO DE CONSULTA EXTERNA CARGO CLASIFICADO: TECNICO ADMINISTRATIVO II Nº DE Nº DE CAP CARGOS CODIGO DEL CARGO CLASIFICADO: T FUNCION BASICA Ejecutar actividades técnicas administrativas de apoyo en el Departamento de Consulta Externa. 2. RELACIONES DEL CARGO Relaciones internas: Depende directamente y reporta el cumplimiento de sus funciones al Director de Programa sectorial I (Jefe de Departamento) del Departamento de Consulta Externa - Coordina y recibe información del personal médico y otros profesionales de la Salud, para la elaboración de la documentación e informes correspondientes. 3. ATRIBUCIONES DEL CARGO No le corresponde 4. FUNCIONES ESPECÍFICAS 4.1 Recepcionar y registrar la hoja de referencia y contrareferencia del hospital. 4.2 Brindar información al usuario sobre la referencia y contrareferencia 4.3 Realizar la coordinación de la referencia y contrareferencia hacia el establecimiento de origen. 4.4 Realizar los trámites para la atención preferencial del paciente referido al hospital. 4.5 Digitar y consolidar las hojas de referencia y contrareferencia del hospital. 4.6 Elaborar el informe mensual, trimestral, semestral y anual de referencia y contrareferencia de consulta externa y emergencia. 4.7 Realizar el control de calidad de las hojas de referencia y contrareferencia de consulta externa y emergencia. 4.8 Informar al jefe las ocurrencias más importantes, así como de todas las actividades realizadas 4.9 Informar sobre las necesidades de material y equipo de trabajo técnico administrativo Velar por la seguridad y conservación de los documentos 4.11 Las demás que le asigne el Jefe de Departamento de Consulta Externa. 4. REQUISITOS MINIMOS Educación Instrucción secundaria completa. Capacitación técnica en el área. Capacitación en computación e informática. Experiencia Experiencia mínima de 1 año en actividades técnicas Experiencia en manejo de sistemas operativos, e Internet Capacidades, habilidades y aptitudes Capacidad de coordinación, organización y control de los recursos asignados Capacidad de análisis Capacidad para trabajar en equipo. Capacidad de innovación y aprendizaje Actitud proactiva hacia el cambio y el mejoramiento continuo. Actitud de atención y servicio al usuario interno y externo. 10

11 Manual de Organización y Funciones Pág. 11 de 12 Versión: 1.0 ORGANO / UNIDAD ORGANICA: DEPARTAMENTO DE CONSULTA EXTERNA CARGO CLASIFICADO: TECNICO ADMINISTRATIVO II Nº DE Nº DE CAP CARGOS CODIGO DEL CARGO CLASIFICADO: T FUNCION BASICA Ejecutar actividades técnicas administrativas de apoyo en el Departamento Consulta Externa. 2. RELACIONES DEL CARGO Relaciones internas: Depende directamente y reporta el cumplimiento de sus funciones al Director de Programa sectorial I (Jefe de Departamento) del Departamento de Consulta Externa Coordina y recibe información del personal médico y otros profesionales de la Salud, para la elaboración de la documentación e informes correspondientes. 3. ATRIBUCIONES DEL CARGO No le corresponde 4. FUNCIONES ESPECÍFICAS 4.1 Recepcionar la programación de atención de horas médico en consulta externa. 4.2 Verificar en el SIGEO las horas médico programada con el reporte recepcionado por servicio. 4.3 Consolidar el cuadro comparativo de hora médico con producción en consulta externa por servicio y departamento. 4.4 Apoyar en el monitoreo del cumplimiento de la programación de atención y procedimiento de consulta externa. 4.5 Apoyar en la recepción, registros y distribución de documentos del departamento. 4.6 Informar al jefe las ocurrencias más importantes, así como de todas las actividades realizadas 4.7 Informar sobre las necesidades de material y equipo de trabajo técnico administrativo. 4.8 Velar por la seguridad y conservación de los documentos. 4.9 Las demás que le asigne el Jefe de Departamento de Consulta Externa. 5. REQUISITOS MINIMOS Educación Instrucción secundaria completa. Capacitación técnica en el área. Capacitación en computación e informática. Experiencia Experiencia mínima de 3 años en actividades técnicas Experiencia en manejo de sistemas operativos, e internet Capacidades, habilidades y aptitudes Capacidad de coordinación, organización y control de los recursos asignados Capacidad de análisis Capacidad para trabajar en equipo. Capacidad de innovación y aprendizaje Actitud proactiva hacia el cambio y el mejoramiento continuo. Actitud de atención y servicio al usuario interno y externo. 11

12 Manual de Organización y Funciones Pág. 12 de 12 Versión: 1.0 ORGANO / UNIDAD ORGANICA: DEPARTAMENTO DE CONSULTA EXTERNA CARGO CLASIFICADO: SECRETARIA II Nº DE Nº DE CAP CARGOS CODIGO DEL CARGO CLASIFICADO: T FUNCION BASICA Ejecutar actividades técnicas administrativas de apoyo en el Departamento Consulta Externa. 2. RELACIONES DEL CARGO Relaciones internas: Depende directamente y reporta el cumplimiento de sus funciones al Director de Programa sectorial I (Jefe de Departamento) del Departamento de Consulta Externa Coordina y recibe información del personal médico y otros profesionales de la Salud, para la elaboración de la documentación e informes correspondientes. 3. ATRIBUCIONES DEL CARGO No le corresponde 4. FUNCIONES ESPECÍFICAS 4.1 Realizar actividades de recepción, registro, clasificación y archivo de los documentos del Departamento. 4.2 Organizar y realizar el seguimiento de los documentos que ingresan al Departamento. 4.3 Intervenir en la redacción de documentos administrativos de acuerdo a indicaciones del jefe del Departamento. 4.4 Recepcionar y atender a comisiones o delegaciones en asuntos relacionados con el Departamento. 4.5 Recepcionar y registrar los certificados de Salud Mental, Enfermedades Infecciosas y Tropicales y Tomografía del SIS, que envían para su visación. 4.6 Recepcionar la programación de atención de horas médico en consulta externa. 4.7 Verificar en el SIGEO las horas médico programada con el reporte recepcionado por servicio. 4.8 Consolidar el cuadro comparativo de hora médico con producción en consulta externa por servicio y departamento. 4.9 Apoyar en el monitoreo del cumplimiento de la programación de atención y procedimiento de consulta externa Informar al jefe las ocurrencias más importantes, así como de todas las actividades realizadas Informar sobre las necesidades de material y equipo de trabajo técnico administrativo Velar por la seguridad y conservación de los documentos Las demás que le asigne el Jefe de Departamento de Consulta Externa. 5 REQUISITOS MINIMOS Educación Título de Secretaria Ejecutiva Capacitación en Sistemas Operativos e Internet. Experiencia Experiencia mínima 3 años en la Administración Pública Capacidades, habilidades y aptitudes Capacidad de coordinación, organización y control de los recursos asignados Capacidad de análisis Capacidad para trabajar en equipo. Capacidad de innovación y aprendizaje Actitud proactiva hacia el cambio y el mejoramiento continuo. Actitud de atención y servicio al usuario interno y externo. 12