MANUAL DEL SUBPROCESO DE CONTRATACIÓN DE RASTREO SATELITAL CA CGAF 01 P06 05

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1 MANUAL DEL SUBPROCESO DE CONTRATACIÓN DE RASTREO SATELITAL CA CGAF 01 P06 05 Versión /08/2015 1

2 Página: Página 2 de 9 Contenido 1. INFORMACIÓN BÁSICA ROLES GLOSARIO DE TÉRMINOS DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO PROCEDIMIENTO DEL SUBPROCESO DE PROPÓSITO ALCANCE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES INDICADORES ANEXOS

3 Página: Página 3 de 9 1. INFORMACIÓN BÁSICA Subproceso Código del Proceso CA CGAF 01 P06 05 PROPÓSITO Realizar la contratación del rastreo satelital para los vehículos de la institución de manera que se pueda conocer en cualquier momento la ubicación de los mismos y administrar de mejor manera la flota. DISPARADOR Requerimiento de presupuesto anual para rastreo satelital Descripción ENTRADAS Presupuesto anual para rastreo satelital ACTIVIDADES PRINCIPALES Contratar al Proveedor Realizar la activación del servicio Realizar el requerimiento de pago Productos/Servicios del Subproceso Tipo de Subproceso Responsables del Subproceso Tipo del cliente Marco Legal PROCESO RELACIONADO Emisión de Certificación Presupuestaria Contratación y compras públicas Servicio de rastreo satelital Adjetivo Jefe de Transporte Cliente interno Constitución de la República Código de Procedimiento Civil Código orgánico de organización territorial Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado Ley Orgánica Reformatoria a la Ley Orgánica de Transporte Terrestre, Tránsito y Seguridad Vial 3

4 Página: Página 4 de 9 Reglamento General para la Aplicación de la Ley Orgánica de Transporte Terrestre, Tránsito y Seguridad Vial RESOLUCION INMOBILIAR DSI Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos 2. ROLES Analista de Presupuestos. Es el responsable de la emisión de las Certificaciones Presupuestarias a fin de garantizar la disponibilidad de recursos para las unidades requirentes.. Es el servidor responsable de la gestión, planificación, organización, coordinación y control de los recursos materiales y servicios para satisfacer los requerimientos de las diferentes unidades y cumplimiento de los objetivos institucionales. Dirige el proceso de Compras Públicas. Financiero. Administra, gestiona, suministra y controla los recursos financieros requeridos para la ejecución de los planes, programas y proyectos en el cumplimiento de los objetivos institucionales con eficiencia, eficacia, efectividad y calidad del gasto. Jefe de Transporte. Es el servidor responsable de la administración, mantenimiento y renovación del parque automotor institucional, y de atender los requerimientos de movilización de las diferentes unidades administrativas. Tesorería. Es la dependencia responsable de administrar, gestionar, suministrar y controlar los recursos financieros. 3. GLOSARIO DE TÉRMINOS Certificación presupuestaria. Es un certificado o documento mediante el cual se garantiza la disponibilidad de recursos, para comprometer un gasto con cargo al presupuesto institucional autorizado para el año fiscal respectivo, previo cumplimiento de las disposiciones legales vigentes que regulen el objeto materia del compromiso. Dicha certificación implica la reserva del crédito presupuestario, hasta el perfeccionamiento del compromiso y la realización del correspondiente registro presupuestario. 4

5 Página: Página 5 de 9 CUR de Pago. Documento que evidencia el pago por diferentes conceptos. Dispositivo de Rastreo satelital. Es un dispositivo GPS el cual permite rastrear el vehículo en tiempo real sea vía internet, teléfono, SMS o e mail, tanto para localizarlo como controlarlo. 4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO 5

6 Página: Página 6 de 9 5. PROCEDIMIENTO DEL SUBPROCESO DE CONTRATACIÓN DE RASTREO SATELITAL 5.1. PROPÓSITO Detallar las actividades del subproceso de contratación de rastreo satelital en la flota institucional, tanto la activación como pago del servicio, con la finalidad de facilitar la localización y control de los vehículos ALCANCE El alcance del subproceso de contratación de rastreo satelital abarca el conjunto de actividades comprendidas desde la elaboración del presupuesto anual del servicio para la flota institucional hasta que se realice el pago a los proveedores por la activación del servicio DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES ACTIVIDAD ROL DESCRIPCIÓN DOCUMENTO Y/O REGISTRO 1. Realizar el presupuesto anual Jefe de Transporte El Jefe de Transporte realiza el presupuesto para contratación de rastreo satelital para la flota de vehículos institucional a nivel nacional. Una vez que ha identificado la necesidad de recursos envía el requerimiento al mediante memorando para que solicite la certificación presupuestaria, adjuntando el presupuesto. Presupuesto 2. Solicitar certificación presupuestaria El mediante memorando solicita al Financiero la certificación presupuestaria para contratación de rastreo satelital por los valores que constan en el presupuesto, con lo cual se inicia el Subproceso de Emisión de Certificación Presupuestaria. 6

7 Página: Página 7 de 9 3. Subproceso de Emisión de Certificación Presupuestaria Analista de Presupuestos El subproceso de Emisión de Certificación Presupuestaria culmina con la entrega de la respectiva Certificación Presupuestaria al. Certificación Presupuestaria 4. Obtener Certificación Presupuestaria El recibe la Certificación Presupuestaria para contratación de rastreo satelital, la cual le envía al Jefe de Transporte para que inicie el proceso de contratación. 5. Solicitar inicio de proceso de contratación Jefe de Transporte Una vez que recibe la Certificación Presupuestaria el Jefe de Transporte solicita el inicio del proceso de Contratación y Compras Públicas que corresponda. 6. Subproceso de Contratación y Compras Públicas El subproceso de Contratación y Compras Públicas culmina con la adjudicación y firma del contrato con el Proveedor del servicio de rastreo satelital por un año. Una vez que esté firmado se activa el servicio. Contrato de rastreo satelital 7. Activar el servicio de rastreo satelital y entregar dispositivos Proveedor El Proveedor adjudicado, activa el servicio de rastreo satelital y entrega al Jefe de Transporte los dispositivos para que se coloque en los vehículos. 8. Confirmar que el servicio esté activado Jefe de Transporte El Jefe de Transporte confirma que se encuentra activado el servicio en todos los vehículos, y notifica al proveedor. 9. Emitir factura y entregarla Proveedor El proveedor por su parte emite la factura y la entrega al Jefe de Transporte, solicitando el pago. 7

8 Página: Página 8 de Recibir factura y realizar solicitud de pago Jefe de Transporte El Jefe de Transporte recibe la factura por parte del proveedor y la revisa que esté conforme el contrato, con lo cual realiza la solicitud de pago mediante memorando dirigido al, adjuntando el original o copia de la Certificación Presupuestaria. 11. Solicitar el pago A su vez el envía la solicitud de pago a Tesorería, con lo cual inicia el Subproceso de Gestión Financiera 12. Subproceso de Gestión Financiera Tesorería El Subproceso de Gestión Financiera finaliza con la generación del CUR de Pago por la contratación del servicio de rastreo satelital. CUR de Pago 6. INDICADORES N Indicador Fórmula de Cálculo 1 Porcentaje de requerimientos de servicios generales internos atendidos oportunamente Número de requerimientos de servicios generales atendidos / Total de solicitudes recibidas Unidad de Medida Porcentaje Responsable de Medición Frecuencia de Medición Mensual 7. ANEXOS Presupuesto Solicitud de pago 8

9 Página: Página 9 de 9 FIRMAS DE REVISÓN Y APROBACIÓN Acciones Nombre Cargo Firma Elaborado Por: Ing. Priscila Villarreal Analista de Procesos Revisado Por: Econ. Patricio Borja Jefe de Transporte Aprobado Por: Dra. Valeria Yánez a Administrativa Validado por: Ing. Fabián Larrea Coordinador General Financiero CONTROL DE HISTORIAL DE CAMBIOS Versión Descripción del Cambio Fecha de Actualización 1.0 Emisión Inicial 04/08/2015 9

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