PROCEDIMIENTO DOCUMENTADO CONCILIACION DE MODULOS Y DEPURACION CUENTAS CONTABLES Dependencia Generadora: Contabilidad General

Transcripción

1 CONCILIACION DE MODULOS Y DEPURACION CUENTAS CONTABLES Página 1 de 8 1. OBJETIVO Establecer directrices que permitan llevar a cabo la conciliación de las cuentas auxiliares contables que se administran desde diferentes módulos, con el módulo de, con el fin de establecer las posibles diferencias y/o solicitar y/o realizar los ajustes pertinentes, según proceda en el módulo respectivo. 2. ALCANCE Inicia una vez se haya realizado el cierre el módulo respectivo; las dependencias que administran módulos contables y contabilidad; proceden a analizar la viabilidad y razonabilidad de los saldos de cada módulo frente a saldos reflejados en el Balance de Prueba y establece las diferencias frente al módulo contable finalizando con la realización de los ajustes pertinentes. 3. FUNCIONES JEFE DE LA DEPENDENCIA ADMINISTRADORA DEL MÓDULO: Exige en su dependencia, al funcionario responsable de la información Contable, analizar, evaluar los saldos reflejados en el Balance de Prueba del mes a conciliar y el trámite para la realización de ajustes pertinentes. CONTADOR GENERAL: Dirige, analiza, evalúa, y presenta la información contable y tributaria de la Caja de Compensación Familiar Regional del Meta a través de los Estados Financieros y declaraciones en forma clara, completa, fidedigna y de acuerdo a los principios y/o normas de contabilidad vigentes, normas tributarias, políticas administrativas y criterios establecidos por la Superintendencia del Subsidio Familiar. CONTADOR AUILIAR: Asesora, analiza y evalúa todas las actividades contables, incluyendo validación de conciliaciones de cuentas presentadas a por Dependencias Administradoras de Módulos Contables. Ejecuta actividades relacionadas con la elaboración de Estados Financieros y Declaraciones Tributarias. ANALISTA DE CUENTAS (CONTABILIDAD GENERAL): Analizar las cuentas que componen los estados financieros de la Corporación, para garantizar la exactitud de los saldos de las cuentas que conforman los Estados Financieros de la Corporación y suministrar de manera eficiente y confiable la información resultante de los registros contables. Incluyendo validación de conciliaciones de cuentas presentadas a por Dependencias Administradoras de Módulos Contables. AUILIAR DE CONTABILIDAD Y FINANZAS (CONTABILIDAD GENERAL): Realizar operaciones de codificación, registro y asientos de libros y desarrollar actividades contables y financieras de la dependencia. Acceder a nuevas fuentes de información que le permitan mantener la actualización legal en el desarrollo de su cargo. ELABORÓ Vo. Bo. Jefe Área Calidad REVISÓ Comité de Procesos AUTORIZÓ Director Administrativo APROBÓ Consejo Directivo DOCUMENTO CONTROLADO Cargo: Contador Nombre: Carlos Cargo: Jefe Planeación Nombre: Héctor Orlando Nombre: Henry Rojas Andrés Mesa Corporativa Solano Novoa Betancourth Barbosa. Nombre: Sandra Nombre: Jaime Merary Briceño Alejandro Delgado Rincón Cifuentes Firma: Firma: Firma: Firma: Firma: (SELLO)

2 CONCILIACION DE MODULOS Y DEPURACION CUENTAS CONTABLES Página 2 de 8 4. DEFINICIONES Depuración de : Es comparar uno a uno los registros de los comprobantes o libros auxiliares para identificar diferencias. Naturaleza de la Cuenta: Es la que nos indica como es la forma de registrarse una determinada cuenta. La naturaleza Debito nos indica que una cuenta inicia o aumenta de valor cuando se registra en el DEBITO y disminuye su valor cuando se registra en el CRÉDITO. Caso contrario La naturaleza Crédito, nos indica que una cuenta inicia o aumenta su valor cuando se registra en el CRÉDITO, y disminuye su valor cuando se registra en el DEBITO Tipos de Operación: Son los documentos en los cuales se resumen los hechos económicos que sirven de fuente para registrar los movimientos en el libro correspondiente. Deben elaborarse con base en los documentos soporte, indicando la fecha, origen, descripción y cuantía de las operaciones, cuentas afectadas, personas que los elaboran y autorizan, numerarse en forma consecutiva y continua. Su codificación se hará de acuerdo con el Catálogo de establecido en la Resolución 0537 del Registros Contables: Asiento débito o crédito que realiza directamente cada usurario en el Sistema informativo SEVEN ERP en los diferentes módulos, con el fin de expresar las transacciones y operaciones de acuerdo a la ocurrencia de hechos, transacciones y operaciones que afectan la estructura financiera de la entidad, partiendo de los soportes contables y administrativos que permitan identificar cada operación. Registros de Ajuste: Actividad en la que se verifica la información producida durante las actividades precedentes del proceso contable, para corroborar su consistencia y confiabilidad, previo a la revelación en los Estados Financieros, informes y reportes contables, para determinar así las cifras sujetas a ajustes y/o reclasificaciones, los cuales deben registrarse atendiendo lo dispuesto en la Resolución 0537 del Soporte de : Los documentos soporte comprenden las relaciones, escritos, contratos, escrituras, matriculas inmobiliarias, facturas de compra, facturas de venta, títulos valores, comprobantes de pago o egresos, comprobantes de caja o ingreso, extractos bancarios y conciliaciones bancarias o mensajes de datos que son indispensables para efectuar los registros contables de las transacciones, hechos y operaciones que realice la Caja de Compensación Familiar COFREM. Los documentos soporte pueden ser de origen interno, es decir los producidos por la Caja de Compensación Familiar COFREM que explican los hechos económicos que no afectan directamente a terceros; tales como provisiones, reservas, amortizaciones, depreciaciones y operaciones de cierre. Son de origen externo; los documentos que provienen de terceros y que describen transacciones tales como; comprobantes de pago, recibos de caja, facturas, contratos o actos administrativos que generen registros en la contabilidad. Estos documentos soportes deben adjuntarse a los comprobantes de contabilidad, archivarse y conservarse en la forma y el orden en que hayan sido expedidos, bien sea por medios físicos, o electrónicos.

3 Página 3 de 8 5. DESARROLLO 1 Comparar saldos de cuentas auxiliares de cada uno de los módulos del Sistema de información SEVEN-ERP, frente a saldos reflejados en el Balance de Prueba. 2 Verificar naturaleza de los Saldos e inexistencia de diferencias. Se toman los auxiliares de cada uno de los módulos del Sistema de Información SEVEN-ERP y se compara y verifica la inexistencia de diferencias entre las cuentas auxiliares y los módulos. A las Contables que son administradas por, se les realiza seguimiento y mantenimiento respectivo, por parte de esta Dependencia. a. Conciliar saldos entre el módulo de contabilidad y cada módulo, teniendo en cuenta: - Verificar la correcta naturaleza del saldo del activo y su variación.. Verificar la correcta naturaleza del saldo del pasivo y su variación. d. Revisar razonabilidad de cuentas de Balance y de Resultados. En caso de no existir diferencias se dará por finalizado el procedimiento. Si las inconsistencias persisten se debe programar mesa de trabajo, capacitación o Asesoramiento de acuerdo a la complejidad. Auxiliares, Contador Auxiliar Dependencia Interesada 1. División de Tesorería 2. División de Gestión 3. División de Logística 4. División de Subsidios 5. División de Aportes 6. División de Atención Integral a la Niñez 7. Área de Cartera 8. Área de Crédito COFREM 9. Área de Gestión de Empleo. 10. Área de Vivienda 11. Coordinación de Almacén 12. División de Tesorería 13. División de Gestión 14. División de Logística 15. División de Subsidios 16. División de Aportes 17. División de Atención Integral a la Niñez 18. Área de Cartera 19. Área de Crédito COFREM 20. Área de Gestión de Empleo. 21. Área de Vivienda 22. Coordinación de Almacén

4 Página 4 de 8 3 Determinar la causa de las inconsistencias contables. 4 Causación Ajustes Contables, antes del Cierre Contable definitivo. Determinar si la causa de la diferencia es por errores de parametrización, error en digitación, doble registro, tipo de ingreso o de gasto entre otros. Luego de determinar la causa de la inconsistencia: Si es procedente, se corrige directamente en el tipo de operación que origina la inconsistencia. O se realiza el comprobante de ajuste el cual debe contar con la respectiva solicitud de la dependencia debidamente soportado. Contador Auxiliar Contador Auxiliar Dependencia Interesada 23. División de Tesorería 24. División de Gestión 25. División de Logística 26. División de Subsidios 27. División de Aportes 28. División de Atención Integral a la Niñez 29. Área de Cartera 30. Área de Crédito COFREM 31. Área de Gestión de Empleo. 32. Área de Vivienda 33. Coordinación de Almacén 34. División de Tesorería 35. División de Gestión 36. División de Logística 37. División de Subsidios 38. División de Aportes 39. División de Atención Integral a la Niñez 40. Área de Cartera 41. Área de Crédito COFREM 42. Área de Gestión de Empleo. 43. Área de Vivienda 44. Coordinación de Almacén

5 Página 5 de 8 5 Conciliar Fondos de Ley y Convenios. 6 Conciliar Módulo de Activos Fijos. 7 Conciliar Cuota Monetaria. 8 Conciliar Aportes. 9 Conciliar Módulo Tesorería. de Una vez realizado el Cierre Contable, analiza los movimientos que afectan las cuentas contables de los Fondos de Ley y compara auxiliares de las cuentas 18 y 28 de cada uno de éstos. Presenta las conciliaciones ante para la validación correspondiente. Presenta las Conciliaciones antes Auditoría Interna y Revisoría Fiscal Se toman los Saldos a nivel de auxiliar de los módulos se comparan con el Balance de Prueba Se toman los Saldos a nivel de auxiliar de las cuentas 2302 y se comparan con los Saldos del Reporte mensual del Módulo de Gestión de Bonos, debidamente Certificado por la División de Subsidios Se toman los Saldos a nivel de auxiliar de las cuentas 2705 y 4210, se compara con el auxiliar de la cuenta Conciliación Bancos Se toman los Saldos a nivel de auxiliar de las cuentas 1110 y se comparan con los extractos físicos. Conciliación Cajas Se toman los Saldos a nivel de auxiliar de las cuentas 1105 y se comparan con los libros diarios de Caja Conciliación Proveedores Se lista el reporte de proveedores y se compara con el Balance de por pagar (excepto cuentas por pagar de crédito Cofrem y cupo rotativo que se encuentran en el paso 10). Auxiliares Auxiliares Auxiliar de y Finanzas Auxiliares Dependencia Interesada 1. División de Atención Integral a la Niñez. 2. Área de Vivienda 3. Área de Gestión de Empleo 4. Coordinación Programas PyP 1. Coordinación de Almacén y Activos Fijos 1. División de Subsidios 1. División de Tesorería 2. División de Aportes 1. División de Tesorería 2. División de Recreación, Deporte y Turismo 3. División de Gestión Empresarial 4. Coordinación Centros Vacacionales. 1. Reporte de Conciliación Fondos de Ley y Convenios 2. Reporte Conciliación Activos Fijos 3. Reporte Conciliación Cuota Monetaria 4. Reporte Conciliación de Aportes 5. Reporte Conciliación Bancaría SEVEN ERP 6. Reporte Conciliación Caja 7. Reporte Conciliación Proveedores

6 Página 6 de 8 10 Conciliar Cartera. Conciliación Servicios Sociales: Para realizar la primera parte de la conciliación del módulo de Cartera, se deben tomar los saldos inconsistentes de las cuentas por cobrar que se validen en el Reporte Cartera Por Edades Por Cuenta y se debe realizar los ajustes correspondientes antes del bloqueo y cierre de los módulos de Cartera y Facturación. Después del cierre del módulo de cartera, se debe validar el Reporte Cartera Vs, para confirmar la consistencia entre módulos. Si se presenta diferencia los ajustes se deben realizar en el mes siguiente. Conciliación Cupo Rotativo: Se genera Reporte Listado de Créditos a Clientes del mes en Cupo Rotativo y se compara con el total causado en T.O de las cuentas a saber: a) Sumatoria de Saldos de las cuentas: Cupo Rotativo Ingresos Recibidos para Terceros (+) Certificados Constancias Y Carnet, debe ser igual al Total de la Columna Valor. Auxiliares Dependencia Interesada 1. Área de Cartera 8. Reporte Cartera VS con observaciones. 9. Reporte Listado de Créditos a Clientes VS Comprobante T.O b) El total de la cuenta ADMON TARJETAS COFREM-, debe ser igual al total de la Columna Intereses. c) Se toma la sumatoria de las cuentas CUPO ROTATIVO (+) OTROS y se compara con el valor de la Columna Total. Debe ser igual.

7 Página 7 de 8 11 Informe de Conciliación. Si existen diferencias, se revisa por tercero. CONCILIACION CREDITO SOCIAL: Se compara el saldo de las cuentas del Balance de prueba Mensual de BANCOR, con los saldos del Balance de Prueba de, estos deben ser iguales, a excepción de las cuentas que se afectan por movimientos en Bancos, o sea la cuenta LEGALIZACION RECAUDO EN BANCOS, 2335/30- CREDITOS POR CHEQUE y 2335/29- CREDITOS POR TRANSFERENCIA BANCARIA. Si existe diferencia en las demás cuentas, se debe hacer una trazabilidad del saldo diario desde contra el Reporte de BANCOR 04_001_BANCOR_CONTAB_OFI_DET, que a su vez maneja terceros, una vez identificada la diferencia, se informa a BANCOR para que realice el ajuste. Se debe realizar informe de conciliación de módulos mensualmente. Auxiliare Dependencia Interesada 2. Área de Crédito COFREM 1. División de Tesorería 2. División de Gestión 3. División de Logística 4. División de Subsidios 5. División de Aportes 6. Área de Cartera 7. Área de Crédito COFREM 8. Coordinación de Almacén. 10. Balance de Prueba Mensual BANCOR VS Balance de Prueba Mensual.

8 Página 8 de 8 6. S RELACIONADOS No. INFORMACION GENERAL Código del Registro 1. Formato Libre 2. Formato Libre 3. Formato Libre 4. Formato Libre 5. Formato Libre 6. Formato Libre 7. Formato Libre 8. Formato Libre 9. Formato Libre 10. Formato Libre Presentación ( Marque con una x) Título del Registro Físico Electrónico Reporte de Conciliación Fondos de Ley y Convenios Reporte Conciliación Activos Fijos Reporte Conciliación Cuota Monetaria Reporte Conciliación de Aportes Reporte Conciliación Bancaría SEVEN ERP Reporte Conciliación Caja Reporte Conciliación Proveedores Reporte Cartera VS con observaciones. Reporte Listado de Créditos a Clientes VS Comprobante T.O Balance de Prueba Mensual BANCOR VS Balance de Prueba Mensual Dependencia de Almacenamiento ALMACENAMIENTO EN EL SITIO DE TRABAJO Ubicación Responsable (Cargo) Contador Auxiliar / Auxiliar de y Finanzas Auxiliar de y Finanzas Indización Tiempo Contador Auxiliar Analista Financiero Analista Financiero