GESTIÓN FINANCIERA PR-P19-S3-01 CONTABILIDAD

Transcripción

1 GESTIÓN FINANCIERA PR-P19-S3-01 CONTABILIDAD

2 ersión: OBJETIO: Brindar oportuna y confiable para la toma de decisiones 2. RESPONSABLE: Es responsabilidad del, el cumplimiento y aplicación de este procedimiento. 3. ALCANCE: Inicia con la planeación determinada en el plan de desarrollo para el cuatrienio, de los indicadores financieros teniendo en cuenta la elaboración del presupuesto anual para la vigencia siguiente y termina con la elaboración de los informes y los estados financieros al cierre contable de cada año los cuales deben ser aprobados por la Junta de Socios. 4. CONTENIDO No ACTIIDAD CICLO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTROS 1 Definición de políticas contables P De acuerdo con la normatividad vigente se determinan las políticas contables para el registro de la en la contabilidad. Políticas contables 2 Planeación del presupuesto para la vigencia P Se distribuyen mensualmente los ingresos, costos y gastos y se establecen las metas mensuales para cada uno de los rubros. Proyección mensual 3 Facturación Elaboración de facturas a los clientes de acuerdo con los servicios prestados por el Canal. Técnico de Facturación Facturas Cuentas de cobro 4 Causación de cuentas por pagar Se reciben las facturas de los proveedores por parte del proceso administrativo, se ingresan al software contable y se causan por centro de costos, practicando las deducciones y retenciones vigentes de acuerdo a la Técnico de Contabilidad Causaciones de facturas

3 ersión: 03 No ACTIIDAD CICLO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTROS naturaleza jurídica del proveedor. Realizar las deducciones a las facturas conforme a las normas del E.T. y las normas Departamentales y Municipales vigentes 5 Gastos fijos Contabilización de los costos y gastos cuyos servicios han sido prestados por el proveedor pero la factura no ha llegado para ser contabilizada. Técnico de Contabilidad Ajuste indirecto 6 Contabilización de la nómina De acuerdo con los contratos de personal se procede mensualmente a contabilizar los gastos de nómina, incluida la consolidación de prestaciones sociales mensual. de gestión humana s de nómina 7 Revisión de la contabilización de la nómina Se verifica que la ingresada a contabilidad por el proceso de gestión humana este acorde con los reportes de nómina. erificación de la 8 Causación de los pagos para terceros deducidos por nómina y los impuestos deducidos a los proveedores Se procede a contabilizar las obligaciones de las deducciones realizadas en la nómina al personal y a los proveedores. Técnico de Contabilidad Causaciones 9 Elaboración de recibos de caja Contabilización de los pagos realizados por los clientes. Técnico de caja Recibos de caja 10 Revisión de los recibos de caja la nómina Se verifica que la ingresada a contabilidad por el proceso de tesorería este acorde con el pago realizado. erificación de la

4 ersión: 03 No ACTIIDAD CICLO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTROS 11 Elaboración de los pagos Contabilización de los pagos realizados por el Canal a los diferentes proveedores o terceros de acuerdo con las deducciones practicadas en la nómina y a los proveedores. er proceso de tesorería. Técnico de caja de pago 12 Revisión de los pagos Se verifica que la ingresada a contabilidad por el proceso de tesorería este acorde con el pago realizado. erificación de la 13 Depreciación Ingresar los activos adquiridos al módulo del DMS y correr el proceso de depreciación de acuerdo con las políticas contables. de depreciación 14 Realizar verificación del proceso de depreciación Se debe conciliar los activos fijos del módulo de activos fijos con la contabilidad; además la depreciación del módulo debe corresponder al registro contable. Conciliación de la 15 Los gastos pagados por Amortización anticipado y los cargos diferidos se deben amortizar de acuerdo con la política contable. de amortización 16 Realizar verificación del proceso de amortización Se debe verificar que la amortización este de acuerdo con la política y tener un anexo de la. Conciliación del anexo con la contabilidad 17 Provisiones Efectuar las provisiones del impuesto de renta, de cartera y demás gastos de acuerdo con las políticas contables. de provisión

5 ersión: 03 No ACTIIDAD CICLO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTROS 18 Realizar verificación de las provisiones realizadas Se debe verificar que las provisiones estén de acuerdo con la política contable. Chequeo con el cumplimiento de la política 19 Conciliaciones bancarias y de fondos Se realizan las conciliaciones bancarias mensualmente y se hacen los ajustes respectivos de acuerdo a las partidas conciliatorias. Conciliación bancaria 20 Realizar verificación de la conciliación Se procede a verificar que la conciliación bancaria este de acuerdo con la contabilidad y lo reportado por el banco. isto bueno conciliación bancaria Analizar las partidas conciliatorias. 21 De acuerdo con las inversiones Papeletas de inversión realizadas con los excedentes de tesorería se procede a contabilizar las inversiones y a registrar los rendimientos y los impuestos mensualmente. contable 22 De acuerdo con el análisis Ajustes realizado a la indirectos registrada durante el mes, se determina que ajustes se hace necesarios realizar para cumplir con las políticas contables y/o normas de contabilidad. de ajustes 23 Cruces de cuentas Cuando existe contraprestación de servicios, y estén debidamente facturados, se cruza la cuenta por pagar con la cuenta por cobrar. de cruce

6 ersión: 03 No ACTIIDAD CICLO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTROS 24 Notas crédito de cartera Aplicar notas a facturas de venta por valor total o parcial. La nota crédito debe realizarse con un soporte debidamente firmado por el responsable de la prestación del servicio. de nota crédito 25 Anulación de documentos A Cuando se trate de documentos elaborados en el mismo mes que tengan alguna inconsistencia se anulan a través del sistema contable, dando la explicación de lo sucedido. Todos los tipos de documentos contables Cuando se trate de documentos de periodos anteriores, la anulación se hace con notas débito, crédito o ajustes indirectos. Nota: el documento a anular debe tener el respectivo soporte debidamente firmado con la explicación del porque se debe anular. 17 Informes Generar mensualmente Balance de prueba, Balance General, Estado de Cambios en la Situación Financiera, económica y social, anexos al balance. Imprimir libros auxiliares y comprobantes. Imprimir libros registrados. Enviar informes requeridos por las entidades de vigilancia y control. Preparar los informes contables de acuerdo a las normas de la CGN, del Código de Comercio y las que rigen por parte de las entidades de vigilancia y control. Informes 18 Impuestos Generar y presentar las declaraciones mensuales de retención en la fuente y estampillas pro-hospitales. Las Declaración electrónica, física o reporte de

7 ersión: 03 No ACTIIDAD CICLO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTROS bimestrales de IA, industria y envío comercio retenido, estampillas pro-ancianos y estampillas prodesarrollo. La trimestral estampilla Politécnico JIC y las anules de Renta, Industria y comercio, Cámara de Comercio, e Impuesto al patrimonio. Diligenciar las declaraciones de acuerdo a la normatividad vigente para cada impuesto y al Estatuto Tributario Colombiano. Las cifras registradas en las declaraciones tributarias, deben ser conciliadas con las cifras contables en todos los casos. 19 Ajustes de la contable para la declaración de renta Se efectúan para hacer la declaración de renta, se tiene una base de datos alterna en el software DMS, donde llevamos los ajustes por inflación desde el año 2001, debido a que la CGN los suspendió para efectos contables más no para tributarios. Para su cálculo se traslada todo el movimiento del año a esta base de datos, haciéndose los ajustes indirectos necesarios para actualizar la. Estatuto Tributario Realizar los ajustes adicionales para tener adecuadamente las cuentas de acuerdo a los ajustes por inflación dejados de realizar contablemente más no tributariamente. Z1 20 Conciliación de cuentas por cobrar y de cuentas por pagar Se listan por el módulo de cartera y por él de contabilidad las cuentas por cobrar y se confrontan entre sí para identificar que documentos quedaron sin aplicar, y que reclasificaciones o ajustes se le deben hacer a la cartera o a la contabilidad. Se listan por el módulo de Informe de conciliación

8 ersión: 03 No ACTIIDAD CICLO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTROS proveedores y por él de contabilidad las cuentas por pagar y se confrontan entre sí para identificar que documentos quedaron sin aplicar, y que reclasificaciones o ajustes se le deben hacer a los proveedores o a la contabilidad. Los saldos por cada tercero deben coincidir con el detalle de cuentas por pagar y /o cuentas por cobrar. 5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA NOMBRE DEL DOCUMENTO INTERNO EXTERNO Facturas de proveedores X Cuentas de cobro de proveedores X Contratos X 6. REGISTROS Código Nombre Responsable Almacenamiento Tiempo de Retención Archivo de Gestión Disposición Final Almacenar Destruir AC A N.A N.A N.A N.A N.A N.A N.A N.A 7. DEFINICIONES Y TERMINOS N.A 8. CONTROL DE CAMBIOS ERSION FECA RAZON DE LA ACTUALIZACION Proviene de la transformación del proceso y se incluyen los siguientes elementos: Portada, Codificación, Contenido, Flujograma, Registros, Anexos y Control de Cambios.