PROCEDIMIENTO ADMINISTRACIÓN DE CUENTAS POR PAGAR

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1 PUNTOS DE INTERÉS Si tiene alguna duda e inquietud por favor comuníquese a la extensión OBJETIVO Administrar las cuentas por pagar a través del registro oportuno, confiable y eficiente de las obligaciones adquiridas por la Universidad con un tercero por cuenta de un servicio prestado o un bien adquirido, para el adecuado manejo de la información de proveedores y la oportuna entrega de informes de tipo tributario a entidades de control y de tipo financiero a las unidades de la Universidad. DEFINICIONES ALCANCE Inicia con la validación de los requisitos de las facturas y los requisitos derivados del proceso de compras en la Oficina de Cuentas por Pagar hasta el seguimiento y control de las obligaciones derivadas del proceso de cuentas por pagar. Voucher: es un documento digital dentro de la herramienta PeopleSoft a través del cual se causan las facturas y demás conceptos que deriven una obligación de girar o desembolsar recursos generados por las unidades de la Universidad. Factura: La factura como documento es un medio de prueba mediante el cual pueden demostrarse los ingresos, los costos los gastos, impuestos descontables, etc. Para los mismos efectos, la ley exige la expedición de este documento o su equivalente o su sustituto 1. Índice de Flujo de Procedimiento Causación de facturas y registro de comprobantes CONDICIONES GENERALES La Oficina de Cuentas por Pagar deberá solicitar a los proveedores o unidades dos copias de la factura, documento equivalente, cuenta de cobro o formato de voucher directo; a las cuales deberá colocar el sello de radicado y una de ellas deberá conservarse en la Oficina de Cuentas por Pagar como soporte de los registros. En la Oficina de Cuentas por Pagar se validaran los requisitos mínimos de la facturación a saber: a. Estar denominada expresamente como factura de venta. b. Apellidos y nombre o razón social y NIT del vendedor o de quien presta el servicio. c. Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o servicios, junto con la discriminación del IVA pagado d. Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta. e. Fecha de su expedición. f. Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados. g. Valor total de la operación. 1 Art.617 del Estatuto Tributario. Aviso Legal: La información contenida en este documento, será para el uso exclusivo de la Pontificia Universidad Javeriana, quien será responsable por su custodia y conservación en razón de que contiene información de carácter confidencial o privilegiada. Esta información no podrá ser reproducida total o parcialmente, salvo autorización expresa de la de la Pontificia Universidad Página 1 de 6

2 CONDICIONES GENERALES h. El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura. i. Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas. j. Resolución de facturación autorizada y no vencida Al momento de la expedición de la factura los requisitos de los literales a), b), e) e i), deberán estar previamente impresos a través de medios litográficos, tipográficos o de técnicas industriales de carácter similar. Cuando el contribuyente utilice un sistema de facturación por computador o máquinas registradoras, con la impresión efectuada por tales medios se entienden cumplidos los requisitos de impresión previa. El sistema de facturación deberá numerar en forma consecutiva las facturas y se deberán proveer los medios necesarios para su verificación y auditoría. Adicionalmente, deberá tenerse en cuenta: Existencia del proveedor en el Registro de Proveedores Debe estar a nombre de la Pontificia Universidad Javeriana La fecha de la factura debe ser del periodo en el cual se está radicando. Debe contar con la nota de recepción. La Oficina de Cuentas por Pagar solo recibirá facturas o documentos sin el registro de la nota de recepción, para el registros de comprobantes directos en los siguientes casos entre otros: a. Facturas de servicios públicos. * b. Devoluciones de dividendos. * c. Anticipos a proveedores. * d. Liquidaciones de nómina. * e. Facturas de legalizaciones de cajas menores (Ver Procedimiento solicitud y legalización de cajas menores (FI-P13-PR28)). f. Facturas de legalización de anticipos a empleados (Ver Procedimiento solicitud y legalización de anticipos (FI-P13-PR29)). g. Giro por créditos otorgados por la Dirección de Gestión Humana. * h. Rechazos de nómina* i. Devoluciones de matrículas. j. Libranzas * k. Giros del fondo de Capacitación * l. Facturas de servicios de alimentación m. Los que el Jefe de la Oficina de Cuentas por Pagar consideré necesarios. * *Los señalados con * para su registro deberán realizarse por medio de voucher directo según formato Solicitud registro comprobante directo (FI-P13-F04) Página 2 de 6

3 Cuando el Proveedor requiera dirigir el pago a otro beneficiario, deberá incluir la condición en el cuerpo de la factura o documento; o adjuntar carta de autorización registrada ante notaría. Es responsabilidad del Jefe de la Oficina de Cuentas por Pagar ejecutar la eliminación de los comprobantes generados en el mismo mes que fueron registrados; para lo cual, si es procedente, deberá solicitarle a la Unidad correspondiente los soportes que justifiquen la solicitud que se presenta. La reversión y cierre de los comprobantes generados en el Sistema PeopleSoft deberán ser evaluados y autorizados por el Jefe de la Oficina de Cuentas por Pagar, previa revisión y análisis de los soportes que justifiquen las causas de la reversión. Es responsabilidad del Jefe de la Oficina de Cuentas por Pagar ejecutar el cierre de comprobantes que la Unidad determine no realizar su pago, para lo cual, deberá solicitarle a la Unidad correspondiente los soportes que justifiquen la solicitud que se presenta. Es responsabilidad del analista que realizo el registrro inicial ejecutar la reversión de comprobantes que la Unidad determine realizar, para lo cual, deberá solicitarle a la Unidad correspondiente los soportes que justifiquen la solicitud que se presenta. Es responsabilidad del Jefe de la Oficina de Cuentas por Pagar validar las reclasificaciones solicitadas por las Unidades y es responsabilidad del analista realizar reclasificaciones de los comprobantes generados desde su módulo previa solicitud por medio de Formato de Solicitud Registro Comprobante Directo (FI-P13-F04) de la Unidad que lo requiera. Es responsabilidad de la Oficina de Cuentas por Pagar revisar los siguientes aspectos en los comprobantes o voucher registrados: Las claves contables (tanto en la pagína de CC GL como en la de Distribución IVA) El fondo al que pertenece el gasto La unidad de negocio El tipo de transacción y el tipo de comprobante correspondan a la operación a registrar Aspectos tributarios (Validar que la retención de Renta RETEFUENTE, IVA e ICA correspondan al proveedor según los soportes entregados por este) El grupo de pago El método de pago corresponda a los indicados por la Oficina de Tesorería según el fondo utilizado en el registro. El proveedor tenga cuenta bancaria asociada y que corresponda a la indicada por el proveedor para pago, de lo contrario informar a quien corresponda para que sea asociada, si aplica. Corresponde a la Oficina de Cuentas por Pagar realizar la validación del control de compromisos y contabilización de los voucher generados desde el modulo de nómina de PeopleSoft, a partir del correo de notificación remitido por la Dirección de Gestión Humana y la información registrada en el Formato Solicitud registro comprobante directo (FI-P13-F04). A la Oficina de Cuentas por Pagar deberá entregarse el Formato Solicitud registro comprobante directo (FI-P13-F04). debidamente diligenciado y aprobado por las instancias respectivas, para los créditos aprobados por la Dirección de Gestión Humana y adicionalmente deberá informarse a la Oficina de Apoyo Financiero la solicitud para generar la cuenta por cobrar correspondiente. Página 3 de 6

4 Para la generación del voucher directo de las donaciones que entrega la Universidad (Ver Procedimiento de Donaciones otorgadas en nombre de la Universidad PL-P30-PR01) deberá notificarse a la Oficina de Cuentas por Pagar las características de la donación y la aprobación respectiva del Rector, junto con copia del Acta de donación correspondiente, así como el Formato Solicitud registro comprobante directo (FI-P13-F04). El Jefe de la Oficina de Tesorería deberá notificar con dos días de anticipación, a la Oficina de Cuentas por Pagar la programación del pago de obligaciones financieras de la Universidad, descuentos financieros y demás solicitudes a su nombre, empleando para ello el Formato Solicitud registro comprobante directo (FI-P13-F04), con el propósito de generar el voucher directo y cumplir con el compromiso dentro del mes correspondiente. El Jefe de la Oficina de Tesorería, el Jefe de la Oficina de Apoyo financiero o quienes delegen deberán notificar a la Oficina de Cuentas por Pagar la información de los reembolsos y/o abonos realizados a estudiantes de la Universidad con sus respectivos soportes. (Ver Procedimiento de reembolso y abonos FI-P13-PR25). A la Oficina de Cuentas por Pagar deberá remitirse el Formato Solicitud registro comprobante directo (FI-P13-F04) junto con los soportes de aprobación de los acuerdos de capacitación otorgados a los funcionarios de la Universidad, los cuales corresponden a la autorización del crédito, copia del comprobante de matrícula de la institución educativa y beneficiario del crédito. La Oficina de Cuentas por Pagar deberá remitirse al Formato Arqueo de Caja Menor (FI-P13-F33) y diligenciar al realizar los arqueos sorpresivos de caja menor a la Unidades junto con la Oficina de Control de Giros. Para la legalización de Compras realizadas empleando Tarjeta de Crédito, la Oficinas con tarjeta de crédito asignada, deberán remitir a la Oficina de Cuentas por Pagar: Factura entregada por el proveedor. Comprobante de pago de la tarjeta de crédito. Extracto de la tarjeta de crédito. Orden de compra (cuando aplique pedido/ recepción). Nota de recepción. Formato Solicitud registro comprobante directo (FI-P13-F04 para los registros necesarios (ajustes, impuestos asumidos, gravamen a los movimientos financieros etc). Para el registro del voucher derivado de compras empleando tarjeta de crédito la Oficina de Cuentas por Pagar, deberá dirigir el pago al banco correspondiente en reemplazo del pago al proveedor, por cuanto el pago a este último ya fue generado empleando la tarjeta de crédito. La Factura de Servicios Públicos deberán remitirse a la Oficina de Cuentas por Pagar con un día de anticipación a la fecha de pago y previa validación y firma del responsable de autorización de los pagos y la fecha de pago respectiva deberá corresponder al periodo vigente adjunto a la factura deberá remitirse el Formato Solicitud registro comprobante directo (FI-P13-F04). Para realizar solicitud de anticipos a proveedores y/o contratistas la Unidad solicitante deberá presentar a la Oficina de Cuentas por Pagar copia contrato firmado y adjuntar el Formato Solicitud registro comprobante directo (FI-P13-F04). Para realizar el pago a ICFES por concepto de exámenes de SaberPro, las Facultades de la Universidad, deberán consultar el pago de cada una de las facturas generadas por el módulo de Finanzas Estudiantiles y una vez confirmadas, solicitar a la Oficina de Cuentas por Pagar el pago a la entidad mediante el formato emitido por el ICFES (INSTITUTO COLOMBIANO PARA EL FOMENTO DE LA EDUCACIÓN SUPERIOR), información del pedido y recepción y relación de estudiantes generada en el sistema People Soft de los estudiantes que realizaron el pago. En todos los casos de modificación de normas y teniendo en cuenta los impactos en registros y procedimientos la Oficina de Cuentas por Pagar revisará y determinará los nuevos procesos aplicables para sus registros. Página 4 de 6

5 CAUSACIÓN DE FACTURAS Y REGISTRO DE COMPROBANTES 1 INICIO Responsable Unidad Presenta a la Oficina de Cuentas por Pagar la factura, documento equivalente, cuenta de cobro o el Formato de solicitud de registro de comprobante directo (FI-P13- F04). 2 Auxiliar Ingresa al sistema PeopleSoft y/o genera consulta correspondiente para validación de la información de la nota de recepción. Se debe adjuntar los soportes que correspondan a la cuanta de cobro. 5 Revisa los requisitos legales y tributarios de la factura, y la nota de recepción correspondiente. 6 Ingresa los datos de la factura, documento equivalente, cuenta de cobro o Formato de voucher directo del proveedor/tercero al sistema PeopleSoft. Validando conceptos, tarifas de IVA, retenciones a aplicar, plantilla de cuenta por pagar y método válido para pago. 10 Genera la programación del pago de la cuenta por pagar en el sistema y comprueba que se hayan asignado las fechas correctamente. FIN Remite documentos necesarios adicionales a tesorería para procedimiento de pago (formatos de giros al exterior, servicios públicos, etc). Remítase al Procedimiento Egresos FI-P13-PR20 3 Auxiliar Coloca el sello de radicado a los documentos indicando fecha y hora de entrega en la Oficina de Cuentas por Pagar. corresponde a una solicitud de generación de voucher directo? Sí Auxiliar 4 Verifica los soportes entregados en la solicitud y la información general de esta. No 7 Ejecuta en el sistema PeopleSoft las acciones (control presupuestal, paridad y contabilización) requeridas. 8 Revisa que el sistema genere el ID del comprobante respectivo. 9 Comprueba que los registros se realicen de forma correcta. Página 5 de 6

6 REVISADO POR de Cuentas por Pagar APROBADO POR Director Financiero Página 6 de 6