INSTRUCTIVO RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS

Transcripción

1 OBJETIVO PUNTOS DE INTERÉS Sí tiene alguna inquietud comuníquese con la Oficina de Cuentas por Pagar a la Extensión 2310 Identificar los criterios para la recepción de documentos soporte de las compras entregados por las Unidades de la Universidad a la Oficina de Cuentas por Pagar para realizar los procesos de causación, asegurando el cumplimiento de los requisitos establecidos en los procedimientos internos y las normas aplicables. DEFINICIONES Índice de Flujo de Instructivo 1. Revisión de cuentas de cobro 2. Revisión facturas 3. Revisión anticipos 4. Voucher Directos CONDICIONES GENERALES En caso de no traer todos los documentos requeridos, se devolverá la factura, cuenta de cobro, documento equivalente u otros documentos antes de radicarlos, cuando por algún motivo se radica de forma incompleta los documentos, se procederá a a enviar un correo la persona encargada de la recepción en la Unidad para verificar el faltante y recibir la respuesta respectiva, de no recibirse respuesta alguna antes del cierre del mes, se procederá a hacer devolución definitiva del documento. Aviso Legal: La información contenida en este documento, será para el uso exclusivo de la Pontificia Universidad Javeriana, quien será responsable por su custodia y conservación en razón de que contiene información de carácter confidencial o privilegiado. Esta información no podrá ser reproducida total o parcialmente, salvo autorización expresa de la de la Pontificia Universidad Javeriana. Página 1 de 15

2 1. Revisión de cuentas de cobro 1.1. Verifique en el sistema PeopleSoft en la ruta Compras > Recepciones > Revisión datos de recepciones > Estado documento que coincidan con el valor a pagar de la cuenta de cobro en físico. 1. Se debe hacer la verificación del nombre del proveedor y de igual manera el valor a pagar sea el mismo que aparece en la recepción. 2. Verifique la fecha de la prestación del servicio, de igual manera debe contener el adjunto de la planilla del mismo mes. 4. Verifique la firma original del documento. 3. Verifique la fecha de operación la cual debe ser del mes en el cual se está radicando la cuenta de cobro. Página 2 de 15

3 INSTRUCTIVO RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS 1.2. Verifique las Planillas de aportes a parafiscales, los siguientes aspectos: Que venga a nombre de la persona en el caso de ser independiente Que los valores sean legibles y que las fechas de pago correspondan al mes en el cual se prestó el servicio Página 3 de 15

4 1.3. Cuando las cuentas de cobro no contienen los documentos adicionales requeridos (certificación de persona natural, pagos de seguridad social, entre otros) se debe informar a la unidad cuales son los documentos necesarios para anexar a la cuenta de cobro para seguir con el proceso de radicación según el flash informativo del 29 de julio de (Ver Anexo 1) 1.4. Si la cuenta de cobro contiene formato de certificación de persona natural se verifica en el cuadro de Excel de los formatos de clasificación de persona natural si la persona ya tiene diligenciados los campos necesarios o se deben diligenciar, (las personas naturales deben adjuntar el formato de clasificación de persona natural a la cuenta de cobro una única vez en el año). Se realiza la verificación del formato de clasificación de persona natural, para posteriormente hacer la clasificación de declarante y no declarante dentro del mismo formato. En el formato se valida lo siguiente: Se verifica que las dos primeras preguntas estén diligenciadas, en la segunda parte del documento deben sumar solo el 100% de los ingresos durante el año respectivo. En caso que no se encuentre relacionado el proveedor, el responsable en la recepción debe diligenciar las siguientes casillas: Nombre del proveedor; Identificación; Id de proveedor; Declarante de renta SI / NO, según corresponda. Página 4 de 15

5 1.5. Actualiza el cuadro de control con todas las cuentas de cobro radicadas durante el día, las cuales se encuentran ordenadas en declarantes y no declarantes. Para organizar esta información genere la consulta PED_WITH_RECP2 ; de la ruta: Herramientas de informes > Consultas > Gestor de consultas, en el campo comienza por ingrese el nombre de la consulta PED_WITH_RECP2 y dele click en el link de Excel Para generar la consulta debe diligenciar los campos de Fecha Inicial (01/01/AAAA) El primer día del año en curso y Fecha Final (DD/MM/AAAA) el día que está generando la consulta, luego de click en ver resultado Página 5 de 15

6 Se generará un archivo de Excel con el cual se deberá utilizar para organizar el siguiente cuadro y así enviar a la persona encargada de registro de cuentas de cobro Organización y entrega de documentación: los documentos se organizan por declarante, no declarante y otros, de igual manera se entregan una vez se haya enviado por correo todos los documentos del cuadro de control Página 6 de 15

7 2. Revisión facturas 2.1. Facturas normales Verificación en el sistema People Soft: se debe verificar en el sistema antes de radicar las recepciones de los documentos, que coincidan con el proveedor y de igual manera que sea el mismo valor del pago del subtotal el mismo que se tiene en la recepción. Se debe hacer la verificación del nombre del proveedor. También se debe hacer la verificación del valor a pagar, el cual debe ser el mismo que aparece en la recepción. Página 7 de 15

8 Diligenciamiento de cuadro de control: este documento se realiza en Excel y es la inclusión de todas las facturas asociadas a recepciones que son radicadas durante el día, de igual manera se encuentran ordenadas. Para elaborar este cuadro es necesario bajar la consulta del sistema (Haga clic aquí para ver cómo se obtiene el informe) Se generará un archivo de Excel con el cual se deberá utilizar para organizar el siguiente cuadro y así enviar a las persona encargadas de dichos registros Las facturas se entregan de la siguiente manera, de acuerdo al Analista responsable (las facturas listadas son de pronto pago y por ende se deben pasar inmediatamente al proceso de pagos). Facturas para tramite prioritario Servientrega El Tiempo Cafam Colsubsidio Página 8 de 15

9 2.2. Facturas Campus, construcciones y Tienda Javeriana Diligenciamiento de cuadro de control: este documento se realiza en Excel y es la inclusión de todas las facturas asociadas a recepciones que son radicadas durante el día, de igual manera se encuentran ordenadas. Para elaborar este cuadro es necesario bajar la consulta del sistema (Haga clic aquí para ver cómo se obtiene el informe) Se generará un archivo de Excel con el cual se deberá utilizar para organizar el siguiente cuadro y así enviar a las persona encargadas de dichos registros Organización y entrega de documentación Con la organización de la información en el archivo de Excel, como se muestra en el numeral anterior, se envía por medio de correo electrónico la información (cuadro en Excel) a la persona a quien corresponde procesar los registros. Página 9 de 15

10 3. Revisión anticipos 3.1. Verificación en el sistema People Soft en la ruta Viajes y Gastos > Centro de Viajes y Gastos > Informes de Gastos > Consulta, en el campo comienza por se ingresa el Numero de informe de gastos radicado y se valida la información necesaria. Verificación del informe de gastos, estado de presupuesto y fechas del gasto Página 10 de 15

11 3.2. Diligencie el cuadro de control, donde se debe registrar los datos que suministra el sistema, como se muestra a continuación, y se entregan los informes de gastos a la persona encargada de los registros de legalización de anticipos Organización y entrega de documentación: la organización se hace por el número del informe de gastos entregado a la persona encargada del proceso. Página 11 de 15

12 4. Voucher Directos Realiza la validación de que los siguientes campos del voucher directo estén diligenciados de forma correcta El documento de identificación debe ser Nit. o cédula (se podrá asociar el Id de Proveedor) La cuenta debe ser contable y no presupuestal Las firmas de quien autoriza y quien aprueba Página 12 de 15

13 Anexo 1 INSTRUCTIVO RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS Página 13 de 15

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15 REVISADO POR Analista de Cuentas por Pagar APROBADO POR Director Financiero Página 15 de 15