1. NORMAS Y POLITICAS DEL PROCEDIMIENTO LIBERACIÓN GARANTIA PRENDARIA

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1 1. NORMAS Y POLITICAS DEL PROCEDIMIENTO LIBERACIÓN GARANTIA PRENDARIA 1.1. Generales El asociado para solicitar la liberación de la Garantía Hipotecaria debe presentar la siguiente documentación: Solicitud escrita Copia legible de la tarjeta de propiedad del vehículo. Poder otorgado a un tercero, en el evento que el Asociado no se pueda acercar a la oficina. Todo poder que reciba la oficina debe ser verificado con el Asociado. Todos los pagarés que respaldan obligaciones crediticias en COASMEDAS que estén canceladas, se le debe colocar el sello de Cancelado o Pagado y devolver a los Asociados quienes los suscribieron inmediatamente después de pagada la obligación que les dio origen. En el evento que no se reclamen los pagarés, cartas de instrucciones, reglamentos de obligaciones ya pagadas se archivara estos documentos en la Carpeta del Asociado, en espera de su reclamación por parte del deudor, previo registro del sello de Pagado o Cancelado en los documentos. La carta de levantamiento de prenda tiene una vigencia de treinta (30) días Especificas Es Responsabilidad del promotor: Recibir del asociado la solicitud de la liberación de la Garantía, previa identificación y autenticidad del Asociado y radicar solicitud. Verificar que el asociado no este en mora con la Cooperativa antes de enviar la Solicitud de Liberación de la Garantía a la Dirección de Crédito, Cartera y Cobranzas. Colocar visto bueno en la solicitud de liberación del asociado como signo que verificación del endeudamiento directo o indirecto del asociado. Diligenciar de forma correcta y clara el libro Control de Entregas. Es responsabilidad del Gerente de oficina: Informar de forma escrita al Asociado los motivos por los cuales no se pueda levantar la Prenda. Verificar y aprobar el diligenciamiento de la Lista de Chequeo Liberación de Garantía Prendaria Es responsabilidad del Analista de Garantías: Área de Organización y métodos Página 1 de 5

2 Atender todas las reclamaciones de las oficinas. Verificar que realmente las solicitudes de liberación de garantías se puedan cancelar sin dejar créditos desprotegidos. Elaborar la Carta de liberación de prenda. 2. DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS 2.1. Recepción y cancelación Garantía Prendaría Promotor - Oficina Reciba del asociado Carta solicitud liberación garantía prendaría Solicite el original del documento de identidad y valide la autenticidad en el Modulo Mis/ Enrolamiento (Imágenes) y radique solicitud Diligencie en original y copia la Lista de Chequeo Liberación de Garantía Prendaria, previa verificación de la documentación y el estado del Asociado, Obtenga la firma del Gerente de la oficina en señal de revisión y aprobación Envíe a la Dirección de Crédito, Cartera y Cobranzas lista de Chequeo en original y los documentos requisitos para la liberación. (1) Archie temporalmente copia de la lista de Chequeo. Analista de Garantías - Dirección de Crédito Cartera y Cobranzas Reciba de las oficinas, Lista de Chequeo, con los documentos requisitos para la liberación de la garantía, verifique que la lista este firmado por el Gerente y la documentación este completa Ingrese a los Módulos de Cartera, Mis, Gestión y Garantías en Cobis y al BPM Flujo de Crédito para verificar el estado, nivel de endeudamiento del asociado y el cubrimiento de la garantía. (2) Cuando el asociado tenga obligaciones o créditos vigentes debe verificar el porcentaje de cubrimiento de estos sobre la garantía. Si la sumatoria o la línea de crédito no requieren de este tipo de garantía se puede liberar. (3) Verifique el acta o condiciones de aprobación de aquellos créditos que siguen vigentes con el fin de establecer si los mismos se encuentran directamente respaldados con la hipoteca a cancelar Solicite y obtenga al área de Contabilidad vía correo electrónico información del Asociado, para determinar si tiene cuentas pendientes por cobrar (Seguros, rubros procesales etc.) Si la garantía se puede liberar: Área de Organización y métodos Página 2 de 5

3 Obtenga la aprobación del Director de Crédito, Cartera y Cobranzas para liberar la Garantía Prendaria, en la lista de Chequeo. (Firma) Ingrese al Modulo de Garantías / Levantamiento Prenda / digite el tipo y el estado de la garantía e imprima la Carta de Liberación Prenda solicitando el levantamiento de la prenda ante la oficina de tránsito y transporte e imprima un solo original Ingrese al Modulo de Garantías opción liberación y proceda a cancelar la garantía. (Ver instructivo Liberación Garantía Prendaria) Obtenga la firma del Representante legal en la Carta de Liberación Prenda Obtenga de Servicios Administrativos la autenticación en notaria de la Carta de Liberación Prenda Reciba de Servicios Administrativos a Carta de Liberación Prenda autenticada Solicite o tome del archivo Certificado de Cámara de Comercio de la Cooperativa. (Vigente) Aliste y envié documentos a la oficina así: Carta de Liberación Prenda autenticada (O) Certificado de cámara de comercio (O) Archive copias en la AZ Solicitud Liberación Garantías Carta del asociado solicitando la Liberación de la Garantía Prendaría (1) Copia legible de la tarjeta de Propiedad del Vehículo (1) Lista de Chequeo Liberación Garantía prendaria (O) Otros. Si la garantía no se puede liberar, se debe informar a la oficina para que se le avise al Asociado la causa y los pasos a seguir para poder continuar con la liberación Liberación de la garantía prendaría Promotor - Oficina Reciba documentos por parte de la Dirección de Crédito, Cartera y Cobranzas, cite al asociado para que continué con él trámite de liberación de la garantía Tome él pagaré, copia autenticada de la tarjeta de propiedad y el contrato de prenda e imprima el sello de cancelado en los documentos. Área de Organización y métodos Página 3 de 5

4 Entregue Certificado de Cámara de Comercio, Carta de Liberación Prenda al asociado, para que siga con él trámite de liberación de la prenda ante la oficina de tránsito y transporte, previa verificación de la autenticidad del Asociado. Adicionalmente debe entregarle él pagaré con el sello de cancelado, dejando evidencia de la entrega en el formato Libro control de entregas Archive, el contrato de prenda, la copia autenticada de la tarjeta de propiedad, declaración de Asegurabilidad y la póliza de seguro con renovación en la carpeta del asociado Seguimiento Efectúe seguimiento a la oficina para que se continúe con el proceso de la liberación de la prenda por parte del Asociado. 3. FLUJOGRAMA 3.1. Recepción y cancelación Garantía Prendaría 3.2. Liberación de la Garantía Prendaría 3.3. Seguimiento 4. DOCUMENTOS 4.1. Documentos de Entrada del proceso (O) Carta del asociado solicitando la liberación de la garantía. (O-1) Lista de Chequeo Liberación Garantía prendaria 4.2. Documentos de ejecución o desarrollo del proceso (1) Tarjeta de Propiedad (O) Carta liberación Prenda (Solicitud levantamiento de prenda para la oficina de transito y transporte) (O) Certificado de Cámara de Comercio 4.3. Documentos de Salida o informes del Proceso Asociado: (O) Certificado de Cámara de Comercio (O) Carta de liberación de prenda (Solicitud levantamiento de prenda para la oficina de tránsito y transporte) (O) Pagaré cancelado (para archivo personal del asociado) Área de Organización y métodos Página 4 de 5

5 NOTAS (1) Antes de enviar la carta del asociado a la Dirección de Crédito, Cartera y Cobranzas, verifique en el sistema el nivel de endeudamiento, para determinar si a garantía se puede liberar. (2) Las garantías constituidas por el asociado cubren sus obligaciones anteriores, presentes y futuras contraídas con la Cooperativa. Por tanto no es posible su cancelación mientras existan obligaciones directas o indirectas a su cargo. (3) Cuando el analista de garantías verifica que realmente se puede liberar la garantía se procede a solicitar a la entidad externa los documentos en custodia. Área de Organización y métodos Página 5 de 5