NORMAS GENERALES DE LA RECEPCION DE RECAUDOS PARA LAS REMESAS FAMILIARES

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1 NORMAS GENERALES DE LA RECEPCION DE RECAUDOS PARA LAS REMESAS FAMILIARES El Taquillero, Funcionario y Gerente de Sucursal debe cumplir con las siguientes normas: 1. Antes de realizar la operación, debe verificar que el Número del Documento de Identidad del Solicitante y del Beneficiario estén correctos en la Rusad 033 y concuerden con el documento de Identidad presentado por el Solicitante; así como la Nacionalidad tanto del Solicitante como del Beneficiario. 2. El personal de la Sucursal debe tomar en cuenta al momento de Registrar al Solicitante y Beneficiario, que por ningún motivo debe comenzar con cero (0) en el campo de la cédula de identidad, ya que el módulo de CADIVI invalida todo trámite que presente esta característica. Así mismo, se debe comunicar al cliente este requerimiento y al personal de las agencias para su cumplimiento. 3. El taquillero /Funcionario debe solicitar al cliente el pago de los recaudos por la solicitud emitida, el pago total de la Operación se puede efectuar siempre y cuando el cliente desee realizarlo. 4. Las solicitudes de Remesas Familiares Nuevas deben ser aceptadas diariamente, sin excepción y sin límite de fechas, aquellas solicitudes que se reciban después del 25 de cada mes, deben ser procesadas los siete (7) días hábiles siguientes del mes, donde debe informarse al cliente tal condición. 5. No se podrán efectuar operaciones de envío de remesas familiares, aquellas personas con condición de transeúntes, únicamente a personal diplomático, o personas contratadas por empresas trasnacionales, 6. Todos los solicitantes que envíen Remesas Familiares con destino a China y Colombia, deben presentar el original de su Cédula de Identidad y Pasaporte vigente y verificar que la información de ambos documentos coincida. De igual manera esta documentación debe ser escaneada a través del Italregistro y dejar copia en el expediente. 7. En los casos de solicitudes de clientes con condición de transeúntes, se debe solicitar la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela, donde se demuestre que ha legalizado dicha situación. 8. En la pantalla de Remesas Familiares del sistema de CADIVI es obligatorio ingresar todos los datos solicitados al cliente. 9. En los casos específicos de clientes Chinos las certificaciones deben venir con un sello de agua o alto relieve, así como su respectiva traducción, por los traductores reconocidos por la Embajada de China, en caso de que traigan esta documentación realizada por otro traductor deberá indicar los datos del traductor en español: Nombre y Apellido, y dirección.

2 10. Las cartas de residencias deberán ser emitidas por entidades competentes tales como: Alcaldías, Municipalidades y entes Policiales. 11. Sólo en los casos de Cliente Colombianos, se aceptaran las Cartas de Sociedad Marital o Unión Marital de Hecho, debidamente notariados. Cuando se traten de menores de edad y presenten acta de matrimonio o constancia de concubinato, deberán anexar 12. Se debe verificar que la fecha de la Carta de Residencia que está registrada en la Planilla del RUSAD 033, coincida con la fecha de emisión de la misma. 13. El Taquillero y/o personal encargado de la Sucursal, debe solicitar al cliente la Constancia de Residencia de los beneficiarios y verificar la fecha de emisión (debe tener una vigencia no mayor a seis (06) meses). Una vez cumplido este lapso, se le debe solicitar al cliente la renovación del documento, de de conformidad con lo establecido en el Art. 2 de la Providencia No El cajero debe informar al cliente sobre el vencimiento de su carta de residencia y entregar la "constancia de vencimiento de la carta de residencia", la cual debe ser firmada por el cliente en señal que ha sido notificado, la misma debe ser archivada temporalmente en la carpeta de la Agencia, hasta que en cliente consigne ante la agencia la nueva carta de residencia. 15. El cajero una vez recibida la carta de residencia, se debe ingresar obligatoriamente la fecha de emisión en la Opción CADIVI Actualización de Cartas de Residencias. 16. El Taquillero y/o personal encargado de la recepción de expedientes, debe colocar nombre, apellido y firma en cada uno de los documentos que contenga la solicitud, en señal que el mismo ha sido debidamente revisado. 17. El Taquillero y/o personal encargado debe colocar en la planilla RUSAD, todos los datos del Operador Cambiario, como son: nombres, apellidos, firma, fecha en que se realiza la operación y sello húmedo de la Agencia, de acuerdo a lo establecido en la providencia. 18. Los formularios no deben tener espacios en blanco, ni tachaduras o enmendaduras, deben estar firmados por el responsable de la Operación en la Sucursal y por el Cliente en aquellos casos que se requiera. 19. Toda la documentación consignada debe llevar los sellos "Copia Fiel y Exacta del Original" y "Copia Fiel de una Copia" según sea el caso. Así mismo el Cliente debe firmar cada una de las copias en señal que estos han sido entregados al Taquillero o persona encargada de la recepción del expediente. (Se debe solicitar al cliente que las firmas que registre en todos los documentos debe ser igual a la presentada en el documento de identidad). 20. Los expedientes de Remesas Familiares, deben estar archivados en carpetas de fibra (marrón) tamaño oficio, identificadas con sus respectivas etiquetas, donde debe registrarse como fecha de solicitud la fecha de Recepción del expediente en la Sucursal y NO la fecha de emisión de la RUSAD. 21. Las carpetas de todas las Operaciones Bajo Control de Cambio, deben estar debidamente identificadas como se especifica a continuación: Para Remesas Familiares, Remesas de Estudiantes y Casos Especiales se debe colocar el 1er Apellido y Nombre del Solicitante /Numero de la Solicitud. Para las Importaciones y Exportaciones: Nombre de la Empresa Solicitante seguido del Número de solicitud.

3 22. Cada Cliente debe contener una máximo de seis (6) beneficiarios por solicitud emitida. 23. Los recaudos que deben consignar los clientes para efectuar el trámite de Remesas Familiares se encuentran detallados en el documento OI-CC-AGE-D-500 "Lista de Recaudos para las Operaciones bajo Control de Cambio". 24. El taquillero /Funcionario debe foliar toda la documentación y armar dos (02) carpetas por solicitud, con la documentación entregada por el cliente, de la siguiente manera: Carpeta que debe reposar en la Sucursal (los recaudos deben ser colocados en el lado izquierdo de la carpeta, tal como se muestra a continuación). CHINOS: MODIFICACIONES RESALTANTES Traductores certificados, en caso que sean otros, igualmente se aceptaran siempre y cuando contengan los datos intérprete público en español: nombre, teléfono, . Se les solicitara al cliente el pasaporte únicamente para cotejar los datos. La declaración del impuesto sobre la renta debe ser lo mas legible sin la solicitar la constancia de pago. Solo 6 beneficiarios por cliente. COLOMBIANOS: Transeúntes con la gaceta oficial Concubinos hombres 14 años y damas 12 años acompañados de la emancipación (autorización de los padres para casarse) si los padres no están vivos deben traer la autorización por bienestar social Cartas de residencia emitida por la autoridad local competente vigente por 6 meses NO deben estar apostilladas ni certificadas por el Consulado de Venezuela en Colombia Solo 6 beneficiarios por cliente declaración del impuesto sobre la renta lo mas legible sin la constancia de pago que coincidan los datos. En el caso de que el certificado de nacimiento deben traer el documento de identidad y consaguinidad, corroborando la identidad del representante y su afiliación A partir de 7 años el menor con documento de identidad podrá cobrar. No necesita autorización ni cambio de nombre Para mayores de 65 años en el caso de varios beneficiarios que el autorizado este en la RUSAD OTROS PAISES: Estrictamente lo que indica la providencia

4 Carpetas que deben ser enviadas al Departamento de Contraloría (los recaudos deben ser colocados en el lado derecho de la carpeta, tal como se muestra a continuación).

5 25. Cuando la operación sea igual a mayor a los US$ 900 americanos o su equivalente en otras divisas, se debe solicitar al cliente copia de la última declaración de Impuesto Sobre la Renta (I.S.L.R), la cual debe estar claramente reflejada la ráfaga, donde se evidencie los siguientes datos: (RIF debe ser igual al Nro. de cédula de identidad más un dígito, hora, fecha, banco, monto cancelado y el sello de cancelación). 26. El Gerente de la Sucursal debe autorizar diariamente a través del Módulo de Gerencia, las carpetas nuevas que se realicen durante el día, las mismas se enviarán junto con el reporte de traspaso de solicitudes al final de la tarde con el fin de enviar las solicitudes al Departamento de contraloría para su revisión y aprobación correspondiente. Únicamente después que el Departamento de Contraloría verifique y de la conformidad de los expedientes, es que se procede a realizar la autorización por parte del Departamento de Control de Cambio. 28. El formulario de Declaración Jurada de Origen y Destino de los Fondos, debe contener las seis (06) firmas del cliente. Dichas firmas estarán vigentes para cada operación que realice el cliente durante la vigencia de la carta de residencia. 29. El cliente puede realizar su solicitud una vez al mes y en cualquier día de ese mes. En los casos de Operaciones anteriormente registradas en la sucursal se debe cumplir con las siguientes normativas: 30. La caja recibe y procesa todas las solicitudes de remesas familiares, correspondientes a clientes con operaciones ya existentes, es decir que ya tengan expedientes y/o solicitudes registradas del proceso de tramitación inicial. 31. Las cajas solo tramitan remesas familiares que vayan a ser canceladas en efectivo. Aquellas solicitudes a cancelar en cheque, tarjeta de débito o crédito, deben ser procesadas por taquilla. 32. El Cajero debe imprimir (02) dos Ticket de cancelación al cliente, el cual debe firmar uno de ellos para que le sea anexado a la carpeta de la remesa. El cliente debe conservar el otro Ticket para poder retirar la clave de la operación.