MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE LA CAJA DE AHORRO DE LOS PROFESORES DEL CULTCA CAPROCULTCA PROCEDIMIENTO

Transcripción

1 1. NOMBRE DEL : Ingreso 2. DEPENDENCIA RESPONSABLE: CAPROCULTCA 3. CONCEPTO: Consiste en el proceso que deberá seguir CAPROCULTCA cada vez que requiera dar ingreso como asociado al personal docente del CULTCA y a empleados; acto administrativo que se realizará en atención a lo dispuesto en la Ley de Cajas de Ahorro, Fondos de Ahorro y Asociaciones de Ahorro similares, en los Estatutos de la asociación y en las normativas internas que correspondan. 4. OBJETIVO: Facilitar la incorporación de nuevos asociados a CAPROCULTCA que cumplan con los requisitos legales, estatutarios y normativos establecidos ampliando y coadyuvando así en el corto, mediano y largo plazo, los beneficios socioeconómicos que esta asociación le brinda a su comunidad. 5. NORMAS 5.1. El ingreso a CAPROCULTCA como asociado, estará condicionado al cumplimiento por parte del aspirante de un perfil de entrada como condición previa sin excepción, que de acuerdo al caso será el siguiente: A. En el caso del Personal Docente (Docente o Auxiliar Docente) del CULTCA: a) Ser ordinario activo, o b) Ser ordinario jubilado, o c) Ser contratado. B. En el caso del empleado de CAPROCULTCA: Haber cumplido satisfactoriamente su periodo de contratación, tener aprobado su ingreso como personal fijo de la asociación por parte del Consejo de Administración y posterior a este último requerimiento, manifestar por escrito a ese Consejo el interés de ingresar a la Caja como asociado (a).

2 Parágrafo único: El personal docente contratado del CULTCA deberá poseer como profesor (a) cuatro (4) contrataciones consecutivas e ininterrumpidas en esta casa de estudios universitarios. La cantidad de contrataciones indicada, será la mínima establecida por la asociación como situación laboral previa para que el (la) aspirante pueda aplicar su solicitud de ingreso Los requisitos a ser consignados por el aspirante a ingresar como asociado a CAPROCULTCA, serán los siguientes: A. De manera general: Para el Personal Docente o para el empleado de CAPROCULTCA. 1. Planilla de Solicitud de Ingreso, contentiva de la información que corresponda y firmada por el aspirante (original y copia). B. De manera específica: B.1. Para el Personal Docente del CULTCA. Requisitos anexos a la planilla Solicitud de Ingreso : 2. Cronológico vigente expedido, firmado y sellado por la máxima autoridad del CULTCA (original). 3. Constancia de trabajo con indicación de sueldo, expedida, firmada y sellada por la máxima autoridad del CULTCA (original). 4. Copia fotostática ampliada de la cédula de identidad. 5. Partida de nacimiento del aspirante (original y copia). 6. Una (1) fotografía de frente, tipo carnet, reciente. Si aplica al aspirante, una vez certificado por parte del Consejo de Administración el cumplimiento de las condiciones previas exigidas para su ingreso, éste presentará en original y copia: 7. Partida de nacimiento de hijo (s). 8. Partida de nacimiento de padre y madre. 9. Acta de matrimonio. 10. Acta de divorcio. 11. Acta de concubinato. 12. Constancia de trabajo de otras instituciones donde labore. La misma, deberá indicar sueldo mensual; expedida, firmada y sellada por la máxima autoridad de la (s) institución (es) que corresponda (n)

3 B.2. Para el empleado (a). Requisitos anexos a la planilla Solicitud de Ingreso : 1. Carta de solicitud de ingreso dirigida al Consejo de Administración de CAPROCULTCA (original y copia). 2. Copia fotostática ampliada de la Cédula de Identidad. 3. Certificado de salud expedido por un centro de Salud Pública (original). 4. Partida de nacimiento (original y copia). Si aplica al aspirante, éste presentará en original y copia: 5. Partida de nacimiento de hijo (s). 6. Partida de nacimiento de padre y madre. 7. Acta de matrimonio. 8. Acta de divorcio. 9. Acta de concubinato. Parágrafo único: Será potestad de CAPROCULTCA, consultar las fuentes que correspondan, a fin de corroborar la información registrada en cualquiera de los recaudos consignados por el aspirante, que así estime conveniente. 5.3 El proceso de ingreso a CAPROCULTCA, conllevará al desarrollo de fases consecutivas de índole administrativo. Las mismas, serán ejecutadas como se indica:

4 A. Para el caso del aspirante en condición de Personal Docente del CULTCA REALIZADA Nº FASE OPERATIVIDAD POR: Activación de Trámite de Ingreso Análisis de recaudos y VºBº de la condición de aspirante a ingreso en CAPROCULTCA Aprobación de Ingreso Notificación del nuevo ingreso, al Dpto. de Personal del CULTCA Aspirante Consejo de Administración en primera discusión del caso (sesión de Consejo) Consejo de Administración, en segunda discusión (sesión de Consejo) Consejo de Administración El aspirante deberá cumplir con las condiciones previas establecidas por la Asociación y consignar los recaudos exigidos que apliquen a su condición de aspirante. En primera discusión, el Consejo de Administración dará el VºBº, de ser el caso, a la condición de aspirante a ingreso, con base al Cronológico y a la Constancia de Trabajo expedidos por el CULTCA Esto permitirá dar curso a la fase del proceso de ingreso siguiente. En segunda discusión, el Consejo de Administración: 1. Verificará la concordancia de los datos registrados en los Formularios Ficha del Asociado y Monte Pio, Mutuo Auxilio y Finiquito de Haberes contra los recaudos consignados que certifiquen lo registrado. 2. Avalará, de ser el caso, el contenido de los formularios mediante firma de sus tres (3) miembros y la correspondiente al miembro del Consejo de Vigilancia, que asista a esa sesión. 3. La Secretaría de Consejo de Administración deberá registrar en el Formulario Ficha del Asociado : el Nº y fecha del Acta de este Consejo y la fecha de ingreso del nuevo asociado. Las fechas, tanto de Acta como de ingreso, deberán coincidir. La Secretaría de Consejo de Administración, deberá ordenar la elaboración del oficio dirigido al Dpto. de Personal del CULTCA donde se notificará la fecha de ingreso del nuevo asociado, a fin de que esta instancia proceda en la nómina a efectuar los aportes y retenciones correspondientes. El mismo deberá ser firmado por la presidencia de este Consejo, en original y copia. Asimismo ordenará la elaboración del oficio dirigido al docente, donde se hace de su conocimiento la aprobación y fecha de ingreso como asociado.

5 B. Para el caso del aspirante en condición de empleado de CAPROCULTCA REALIZADA Nº FASE OPERATIVIDAD POR: Activación de Trámite de Ingreso Análisis de recaudos y VºBº de la condición de aspirante a ingreso en CAPROCULTCA Aprobación de Ingreso Aspirante Consejo de Administración (sesión de Consejo) El aspirante deberá cumplir con las condiciones previas establecidas por la Asociación y consignar los recaudos exigidos que apliquen a su condición de aspirante. El Consejo de Administración dará el VºBº, de ser el caso, a la condición de aspirante a ingreso con base a lo que establece las disposiciones legales que rigen a la Asociación. Esto permitirá dar curso a la siguiente fase del proceso de ingreso. En esta misma sesión, el Consejo de Administración: 1. Verificará la concordancia de los datos registrados en los Formularios Ficha del Asociado y Monte Pio, Mutuo Auxilio y Finiquito de Haberes contra los recaudos consignados que certifiquen ese registro. 2. Avalará, de ser el caso, el contenido de los formularios mediante firma de sus tres (3) miembros y la correspondiente al miembro del Consejo de Vigilancia, que asista a esa sesión. 3. La Secretaría de Consejo de Administración, deberá : a. Registrar en el Formulario Ficha del Asociado : el Nº y fecha del Acta de este Consejo y la fecha de ingreso del nuevo asociado. Las fechas, tanto de Acta como de ingreso, deberán coincidir. b. Ordenar la elaboración del oficio dirigido al empleado, donde se hace de su conocimiento la aprobación y fecha de ingreso como asociado.

6 Parágrafo primero: El Consejo de Administración suspenderá el proceso de ingreso de manera temporal o definitiva, al determinar las situaciones siguientes: a. Suspensión temporal: 1. Cuando el aspirante no consigne la totalidad de los recaudos para el momento que así lo establezca este Consejo. El proceso de ingreso será reactivado cuando el aspirante haga efectiva la entrega del o los documentos que correspondan, ante CAPROCULTCA. 2. Otras de índole administrativo que estime el Consejo de Administración. b. Suspensión definitiva: 1. Cuando el aspirante no cumpla con las condiciones previas establecidas en la normativa interna que rige la materia. 2. De ser el caso, cuando se detecte durante el proceso de tramitación de ingreso, que el aspirante forjó los documentos consignados para ingresar a la Asociación. Parágrafo segundo: En el caso de Suspensión Definitiva de Ingreso, la decisión razonada deberá quedar registrada en Acta de Consejo de Administración y notificada por escrito al aspirante CAPROCULTCA deberá ofrecer al aspirante las orientaciones en cuanto a: las condiciones previas que éste debe cumplir para ingresar como asociado, los recaudos a consignar y cualquier otra información solicitada que sea exclusiva del proceso de ingreso. Para ello, el Consejo de Administración designará al personal autorizado, quien deberá: 1. Entregar la planilla de Solicitud de Ingreso al aspirante. 2. Indicar al aspirante los recaudos que debe consignar ante la Asociación, ofreciéndole a su vez las orientaciones que correspondan, a fín de que dé inicio a su trámite de ingreso. 3. Cuando así le sea indicado por la Secretaría del Consejo de Administración, entregar al aspirante los formularios Ficha del Asociado y Monte Pio, Mutuo Auxilio y Finiquito de Haberes. 4. Verificar que los recaudos consignados como soportes de los tres (3) formularios señalados y en el momento del proceso de ingreso que lo amerite, coincidan con las pautas establecidas en la Normativa Interna de Ingreso de la Asociación. 5. Colocar a las copias de los recaudos consignados el sello húmedo Es copia fiel y exacta del original, fecha de consignación y firma en señal de recibido.

7 6. Entregar documentos consignados por el aspirante a la Secretaría del Consejo de Administración. Parágrafo cuarto: La apertura de expediente del nuevo asociado deberá contener los documentos siguientes: a. Ficha del Asociado y soportes: Este documento, además de lo indicado por el asociado, deberá contener registrada y de manera obligatoria: la firma de los tres (3) miembros del Consejo de Administración y del miembro del Consejo de Vigilancia; Nº y fecha de Acta de aprobación de ingreso; fecha de ingreso; firma e impresión de huellas dactilares del Asociado. b. Monte Pio, Mutuo Auxilio y Finiquito de Haberes y soportes: Este documento, además de lo indicado por el asociado, deberá contener registrada y de manera obligatoria: la firma de los tres (3) miembros del Consejo de Administración y del miembro del Consejo de Vigilancia; Nº y fecha de Acta de aprobación de ingreso; fecha de ingreso; firma e impresión de huellas dactilares del Asociado. c. Solicitud de Ingreso a CAPROCULTCA y soportes. d. Copia fotostática de la cédula de identidad (ampliada). e. Partida de nacimiento. f. Fotografía (tipo carnet) g. En el caso del Docente: Copia de oficio dirigido al Dpto. de Personal del CULTCA que notifica fecha de ingreso a CAPROCULTCA como asociado. h. En el caso del empleado: Carta de Solicitud de Ingreso como asociado. i. Copia fotostática del Oficio a través del cual el aspirante es notificado de su ingreso a CAPROCULTCA como asociado (a). El mismo, deberá registrar la firma y fecha en señal de recibido por el interesado (a). j. Otros recaudos establecidos en las disposiciones normativas de CAPROCULTCA El empleado de CAPROCULTCA que disfrute del beneficio de ser asociado de CAPROCULTCA y a su vez forme parte del Personal Docente del CULTCA, podrán solicitar el trámite de ingreso como docente, sólo al cumplir las condiciones siguientes: a. Previamente, renunciar por escrito a su condición de asociado (a) que disfruta como empleado de CAPROCULTCA. Posteriormente, dar inicio a su solicitud de ingreso cumpliendo las disposiciones

8 normativas que rigen el Ingreso del Personal Docente del CULTCA a la asociación. b. Siendo asociado de CAPROCULTCA, cesen sus funciones como empleado por causas ajenas a su voluntad. En este caso igual que en el literal anterior, deberá cumplir con las condiciones previas como docente del CULTCA, establecidas en las disposiciones normativas que correspondan al proceso de ingreso. 6. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Las acciones que se describen a continuación y sus responsables, detallan el proceso de ingreso de aspirantes en condición de Personal Docente del CULTCA. Para el caso de los aspirantes en condición de empleado, se toma el proceso descrito en la Norma Nº 5.3, literal B de este procedimiento. RESPONSABLE Aspirante Personal autorizado de CAPROCULTCA Aspirante Personal autorizado de CAPROCULTCA Secretaría del Consejo de Administración 1. Solicita su ingreso. ACCIONES 2. Entrega planilla Solicitud de Ingreso y le ofrece las orientaciones en cuanto a los recaudos a consignar. 3. Recibe planilla Solicitud de Ingreso y orientaciones. 4. Consigna ante CAPROCULTCA, recaudos (original y copia) anexos a la planilla Solicitud de Ingreso (original y copia). 5. Recibe documentos, verifica el cumplimiento de lo dispuesto en la Normativa Interna de Ingreso para tal efecto y coloca sello, firma y fecha, en señal de recibidos. 6. Devuelve los documentos que correspondan al aspirante y entrega a la Secretaria de Consejo de Administración: planilla de Solicitud de Ingreso (original) y sus anexos. 7. Recibe planilla de Solicitud de Ingreso y sus anexos.

9 Consejo Administración (Sesión) de 8. Incluye en agenda de Consejo la solicitud de ingreso del aspirante. 9. Da inicio a la sesión de Consejo. 10. En primera discusión, atiende el caso de solicitud de ingreso del aspirante. 11. Revisa, analiza recaudos y determina del aspirante, el cumplimiento de las condiciones previas establecidas para su ingreso. a) Si no cumple con lo establecido en las disposiciones normativas internas, ordena elaboración de oficio dirigido al aspirante donde, de manera razonada, se expone la imposibilidad de su ingreso como asociado (a). b) Si cumple con lo establecido, el caso de ingreso pasa a una segunda discusión. 12. La Secretaría de Consejo entrega planilla de Solicitud de Ingreso y sus anexos al personal autorizado y ordena la localización del aspirante para que consigne nuevos recaudos. Personal autorizado de CAPROCULTCA Aspirante Personal autorizado de CAPROCULTCA 13. Recibe planilla Solicitud de Ingreso y anexos, archivándolos temporalmente. 14. Localiza al aspirante. 15. Entrega al aspirante formularios Ficha del Asociado y Monte Pio, Mutuo Auxilio y Finiquito de Haberes y le orienta sobre los recaudos a consignar como anexos a dichos formularios, entre otros. 16. Recibe formularios Ficha del Asociado y Monte Pio, Mutuo Auxilio y Finiquito de Haberes y orientaciones sobre recaudos a consignar. 17. Efectuadas las acciones del caso, consigna al Personal Autorizado originales y copias de formularios Ficha del Asociado y Monte Pio, Mutuo Auxilio y Finiquito de Haberes y de sus anexos, respectivamente. 18. Recibe originales y copias de formularios Ficha del Asociado y Monte Pio, Mutuo Auxilio y Finiquito de Haberes y de sus anexos, respectivamente. 19. Verifica el cumplimiento de lo dispuesto en la Normativa Interna de Ingreso para tal efecto y coloca sello, firma y fecha, en señal de recibidos.

10 20. Devuelve los documentos que correspondan al aspirante y entrega a la Secretaria de Consejo de Administración: formularios Ficha del Asociado y Monte Pio, Mutuo Auxilio y Finiquito de Haberes y sus anexos. Secretaría del Consejo de Administración 21. Recibe formularios Ficha del Asociado y Monte Pio, Mutuo Auxilio y Finiquito de Haberes y sus anexos. 22. Incluye en agenda de Consejo la continuidad del proceso de solicitud de ingreso del aspirante, aprobado en Primera discusión. Consejo Administración (Sesión) de 23. Da inicio a la sesión de Consejo. 24. En Segunda discusión, atiende el caso de solicitud de ingreso del aspirante. 25. Revisa, analiza registro de información en formularios Ficha del Asociado; Monte Pio, Mutuo Auxilio y Finiquito de Haberes contra recaudos, además de la (s) Carta (s) de trabajo de otra (s) institución (es) de ser el caso y determina del aspirante, el cumplimiento de las pautas establecidas para el ingreso. a) Si no cumple con lo establecido en las disposiciones normativas internas, ordena elaboración de oficio dirigido al aspirante donde, de manera razonada, se expone la imposibilidad de su ingreso como asociado (a). b) Si cumple con lo establecido, procede a aprobar ingreso del aspirante. 26. En pleno, firma formularios Ficha del Asociado y Monte Pio, Mutuo Auxilio y Finiquito de Haberes. 27. La Secretaría de Consejo asienta en Acta nuevo ingreso, y registra Nº y fecha de Acta y fecha de ingreso en el formulario Ficha de Asociado. 28. Entrega al Personal autorizado formularios Ficha del Asociado y Monte Pio, Mutuo Auxilio y Finiquito de Haberes y sus anexos. 29. Ordena elaboración de sendos oficios: uno dirigido al Departamento de Personal del CULTCA para que proceda al acto administrativo correspondiente al nuevo ingreso y otro, de notificación al aspirante sobre su ingreso. Personal autorizado de CAPROCULTCA 30. Recibe documentos y elabora oficios. 31. Entrega a la Presidencia del Consejo de

11 Administración Oficios para la firma. 32. Envía al Dpto. de Personal, Oficio donde se notifica sobre el nuevo ingreso y entrega el otro oficio dirigido al asociado. 33. Recibidas las copias fotostáticas firmadas de los oficios, tanto del Dpto. de Personal del CULTCA como del nuevo asociado, abre expediente y archiva documentos.

12 Pictograma del Procedimiento Ingreso