MANUAL DE PROCESOS PROCESO DE GESTIÓN DE FINANZAS. Manual de Procedimientos GFI-M-001

Transcripción

1 PROCESO DE GESTIÓN DE FINANZAS Manual de Procedimientos GFI-M-001 Versión 1.3 Caracas, Febrero 2013

2 Manual de Procedimientos Código: GFI-M-001 PROCESO DE GESTIÓN DE FINANZAS Manual de Procedimientos GFI-M-001 A P R O B A C I Ó N ELABORADO REVISADO APROBADO CONSEJO DIRECTIVO Oficina de Planificación y Presupuesto Oficina de Administración y Sesión Nº Punto Cuenta Fecha Responsable Responsable Responsable/s ARNOLDO PIÑA IRAIDA ARAUJO ELÍAS ELJURI Firma y Sello Firma y Sello Firma y Sello PÁGINA 2 DE 40

3 Manual de Procedimientos Código: GFI-M-001 TABLA DE CONTENIDO GFI-P-101 Mantenimiento de Data Maestra de Bancos... 4 GFI-P-102 Mantenimiento de Data Maestra de Proveedores GFI-P-103 Pago a Proveedores GFI-P-104 Trámite de Viáticos a Empleados GFI-P-201 Mantenimiento de Data Maestra de Deudores GFI-P-202 Facturación y Cobranza de Ingresos Propios PÁGINA 3 DE 40

4 PROCEDIMIENTO: MANTENIMIENTO DE DATA MAESTRA DE BANCOS Código: GFI-P-101 PROCESO DE GESTIÓN DE FINANZAS SUBPROCESO DE GESTIÓN DE PAGOS Procedimiento: GFI-P-101 Mantenimiento de Data Maestra de Bancos ELABORADO REVISADO Dependencia: Oficina de Planificación y Presupuesto Dependencia: Coordinación de Responsable: Firma ARNOLDO PIÑA Responsable: Firma ROSMARY BELLO

5 PROCEDIMIENTO: MANTENIMIENTO DE DATA MAESTRA DE BANCOS Código: GFI-P ASPECTOS GENERALES 1.1 PROPÓSITO Establecer las normas y el procedimiento a seguir para gestionar la data maestra de bancos perteneciente al Instituto Nacional de Estadística (INE). 1.2 ALCANCE Lo indicado en el presente procedimiento abarca: la solicitud de los estados de cuenta bancarios, la carga manual/automático de los estados de cuenta, la verificación del cuadre del saldo final y la generación del reporte final de conciliación bancaria. 1.3 NORMAS ESPECÍFICAS 1. Todas las áreas participantes en este proceso deben realizar la gestión de la data maestra de bancos cumpliendo con lo establecido en las normas y el procedimiento expuesto en el presente documento. 2. La Coordinación de Contabilidad Fiscal deberá garantizar la creación del auxiliar contable de la cuenta bancaria abierta una vez que reciba el memorándum emitido por la Coordinación de. 3. Las firmas autorizadas a utilizar en el Facsímil de Firmas para la apertura de cuentas deben ser de los siguientes cargos: Coordinador de. Presidente del Instituto Nacional de Estadísticas. Gerente de Administración y. Jefe Técnico Administrativa (si aplica). 4. La Coordinación de deberá cumplir con los requisitos exigidos por la Oficina Nacional del Tesoro para gestionar la solicitud de autorización de apertura de cuentas bancarias y con los requisitos de la entidad bancaria seleccionada para la apertura de cuentas bancarias. PÁGINA 5 DE 40

6 PROCEDIMIENTO: MANTENIMIENTO DE DATA MAESTRA DE BANCOS Código: GFI-P DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO 2.1 FLUJOGRAMA Coordinación de Coordinación de Contabilidad Fiscal Coordinador de Contabilidad Fiscal Coordinador de INICIO 1 Solicita autorización para la apertura de cuentas 2 Recibe autorización para apertura de cuentas 3 Agrupa recaudos para solicitar la apertura de la cuenta bancaria 4 Recibe y verifica notificación de apertura de la cuenta bancaria NO De acuerdo? SI 5 6 Solicita registro contable de la cuenta bancaria Recibe y revisa 7 Kerux Crea el auxiliar contable y notifica FIN PÁGINA 6 DE 40

7 PROCEDIMIENTO: MANTENIMIENTO DE DATA MAESTRA DE BANCOS Código: GFI-P DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES RESPONSABLE DESCRIPCIÓN 1. Solicita autorización para la apertura de cuentas Rellena la forma planilla de Solicitud de Autorización para Apertura de Cuentas y/o Registro de Cuentas del Sector Público Nacional Gestiona la firma y sello del Gerente de Administración y de la forma Agrupa los siguientes recaudos: Gaceta Oficial donde se evidencia el nombramiento del Gerente de Administración y y copia de la cédula de identidad del mismo Elabora comunicación dirigida a la Oficina Nacional del Tesoro, mediante la cual solicita autorización para la apertura de una cuenta bancaria Envía a la Oficina Nacional del Tesoro la comunicación, mediante la cual solicita autorización para la apertura de una cuenta bancaria y adjunta los siguientes recaudos: planilla de Solicitud de Autorización para Apertura de Cuentas y/o Registro de Cuentas del Sector Público Nacional, Gaceta Oficial donde se evidencia el nombramiento del Gerente de Administración y y la copia de la cédula de identidad del mismo. 2. Recibe autorización para apertura de cuentas Recibe comunicación emitida por la Oficina Nacional del Tesoro mediante la cual le es notificado que el Instituto se encuentra autorizado para realizar la apertura de la cuenta bancaria. 3. Agrupa recaudos para solicitar la apertura de la cuenta bancaria Elabora comunicación dirigida a la entidad bancaria seleccionada PÁGINA 7 DE 40

8 PROCEDIMIENTO: MANTENIMIENTO DE DATA MAESTRA DE BANCOS Código: GFI-P-101 RESPONSABLE DESCRIPCIÓN mediante la cual le notifica el objetivo de la cuenta y los firmantes Gestiona la firma del Gerente de Administración y, el Coordinador de y del Presidente del Instituto Nacional de Estadística Agrupa los recaudos exigidos por la entidad bancaria seleccionada para realizar la apertura de la cuenta bancaria, anexa la autorización emitida por la Oficina Nacional del Tesoro y la comunicación mediante la cual le notifica el objetivo de la cuenta y los firmantes autorizados Envía los documentos a la entidad bancaria para que procedan a la apertura de la cuenta bancaria. Coordinador de 4. Recibe y verifica notificación de apertura de la cuenta bancaria Recibe correo electrónico emitido por el ejecutivo de cuentas de la entidad bancaria, mediante el cual es notificado de la apertura de la cuenta bancaria solicitada Recibe en físico original y copia de la tarjeta de registro de la cuenta bancaria enviada por la entidad bancaria Verifica los datos de la Tarjeta de Registro de la cuenta bancaria Confirma que los datos especificados en la Tarjeta de Registro correspondan con los detallados en la comunicación mediante la cual le fue notificado el objetivo de la cuenta y los firmantes autorizados a la entidad bancaria seleccionada En caso de encontrar inconsistencias en la verificación realizada: Regresa a la actividad número 3. Caso contrario continúa en la actividad 5. Coordinador de 5. Solicita registro contable de la cuenta bancaria Elabora, firma y entrega memorándum dirigido al Coordinador de PÁGINA 8 DE 40

9 PROCEDIMIENTO: MANTENIMIENTO DE DATA MAESTRA DE BANCOS Código: GFI-P-101 RESPONSABLE DESCRIPCIÓN Contabilidad Fiscal mediante el cual le es notificado que se realizó la apertura de una cuenta en la entidad bancaria seleccionada y el objetivo de la cuenta. Coordinador de Contabilidad Fiscal 6. Recibe y revisa solicitud Recibe y revisa el memorándum emitido por el Coordinador de mediante el cual le es notificado que se realizó la apertura de una cuenta en la entidad bancaria seleccionada y el objetivo de la cuenta. Coordinador de Contabilidad Fiscal 7. Crea el auxiliar contable y notifica Realiza la creación del auxiliar contable para la cuenta bancaria en el sistema Kerux y especifica si el banco es privado o banco público Registra los datos de la cuenta bancaria: Nombre del banco, número de cuenta, tipo de cuenta, el objetivo y características de la cuenta bancaria Imprime pantalla de la validación del registro del auxiliar contable y lo anexa al memorándum. Archiva memorándum Informa al área de la creación del auxiliar contable para la cuenta bancaria en el sistema Kerux. PÁGINA 9 DE 40

10 PROCEDIMIENTO: MANTENIMIENTO DE DATA MAESTRA DE PROVEEDORES Código: GFI-P-102 PROCESO DE GESTIÓN DE FINANZAS SUBPROCESO DE GESTIÓN DE PAGOS Procedimiento: GFI-P-102 Mantenimiento de Data Maestra de Proveedores ELABORADO REVISADO Dependencia: Oficina de Planificación y Presupuesto Dependencia: Coordinación de Responsable: Firma ARNOLDO PIÑA Responsable: Firma ROSMARY BELLO

11 PROCEDIMIENTO: MANTENIMIENTO DE DATA MAESTRA DE PROVEEDORES Código: GFI-P ASPECTOS GENERALES 1.1 PROPÓSITO Establecer las normas y el procedimiento a seguir para gestionar la data maestra de los proveedores perteneciente al Instituto Nacional de Estadística (INE). 1.2 ALCANCE Lo indicado en el presente procedimiento abarca: la recepción de los recaudos, el registro del proveedor en el sistema Kerux, la generación del número de beneficiario y la validación del registro y la generación del código del proveedor. 1.3 NORMAS ESPECÍFICAS 1. Todas las áreas participantes en este proceso deben realizar la gestión de la data maestra de proveedores cumpliendo con lo establecido en las normas y el procedimiento expuesto en el presente documento. 2. La Coordinación de Compras y la Coordinación de Servicios Generales deberán garantizar la entrega de todos los documentos requeridos para realizar el registro de Proveedores en el sistema Kerux a la Coordinación de. 3. La Coordinación de deberá garantizar el registro de Proveedores en el sistema Kerux una vez recibido los documentos por parte de la Coordinación de Compras y la Coordinación de Servicios Generales. PÁGINA 11 DE 40

12 PROCEDIMIENTO: MANTENIMIENTO DE DATA MAESTRA DE PROVEEDORES Código: GFI-P DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO 2.1 FLUJOGRAMA Coordinación de 1 INICIO Recibe y revisa recaudos 5 Documentos completos? NO Devuelve recaudos y solicita soportes SI 2 Kerux Registra el proveedor 3 Kerux Genera número de beneficiario y notifica Coordinación de Compras/Servicios Generales Compras/Servicios Generales 6 Envía los soportes 4 Verifica registro y genera el código del proveedor Kerux GFI-P-106 PÁGINA 12 DE 40

13 PROCEDIMIENTO: MANTENIMIENTO DE DATA MAESTRA DE PROVEEDORES Código: GFI-P DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES RESPONSABLE DESCRIPCIÓN 1. Recibe y revisa documentos Recibe del Compras o Servicios Generales los siguientes documentos de Proveedores para realizar el registro: Pantalla impresa de la Consulta de Rif del Proveedor obtenida de la página del SENIAT donde se muestre el nombre del Proveedor y el número de Rif. Copia del presupuesto del Proveedor seleccionado Revisa que los documentos estén completos y valida que el nombre del Proveedor sea exactamente el mismo en el formulario Consulta de Rif y en el Presupuesto. En caso de presentar los documentos incompletos, continúa en la actividad 5. Caso contrario continúa en la actividad Registra el Proveedor Registra en el sistema Kerux los siguientes datos del Proveedor: Nombre del Proveedor. Número de Rif. Número de teléfono. Dirección del Proveedor. 3. Genera número de beneficiario y notifica Genera en el sistema Kerux el número de beneficiario que identifica al Proveedor en el sistema con un número único Verifica el registro del Proveedor y del número de beneficiario como control de la actividad Notifica por vía telefónica al Compras o PÁGINA 13 DE 40

14 PROCEDIMIENTO: MANTENIMIENTO DE DATA MAESTRA DE PROVEEDORES Código: GFI-P-102 RESPONSABLE DESCRIPCIÓN Servicios Generales, según corresponda, que se realizó el registro del Proveedor en el sistema Kerux y le indica el número de beneficiario correspondiente Archiva documentos del Proveedor como control de área. Compras o Analista de Servicios Generales 4. Verifica registro y genera el código del proveedor Ingresa en el sistema Kerux y verifica el registro del Proveedor realizado consultando el número de beneficiario indicado por el Registra el Proveedor en la tabla de proveedores del sistema Kerux los siguientes datos: Nombre del Proveedor. Número de Rif Genera el código del Proveedor en el sistema Kerux. Continúa en el procedimiento GFIP103 Pago a Proveedores. 5. Devuelve recaudos y solicita soportes Devuelve al Compras o Servicios Generales los documentos y le solicita los documentos faltantes necesarios para realizar el registro del Proveedor. Compras o Analista de Servicios Generales 6. Envía los soportes Recibe del los documentos del Proveedor Obtiene documentos faltantes y entrega al para continuar con el registro. Regresa a la actividad 1. PÁGINA 14 DE 40

15 PROCEDIMIENTO: PAGO A PROVEEDORES Código: GFI-P-103 PROCESO DE GESTIÓN DE FINANZAS SUBPROCESO DE GESTIÓN DE PAGOS Procedimiento: GFI-P-103 Pago a Proveedores ELABORADO REVISADO Dependencia: Oficina de Planificación y Presupuesto Dependencia: Coordinación de Responsable: Firma ARNOLDO PIÑA Responsable: Firma ROSMARY BELLO

16 PROCEDIMIENTO: PAGO A PROVEEDORES Código: GFI-P ASPECTOS GENERALES 1.1 PROPÓSITO Establecer las normas y el procedimiento a seguir para gestionar el pago a proveedores perteneciente al Instituto Nacional de Estadística (INE). 1.2 ALCANCE Lo indicado en el presente procedimiento abarca: la generación de los cheques y las retenciones correspondientes, la revisión y validación de los cheques y su entrega a los proveedores. 1.3 NORMAS ESPECÍFICAS 1. Todas las áreas participantes en este proceso deben realizar la gestión del pago a proveedores cumpliendo con lo establecido en las normas y el procedimiento expuesto en el presente documento. 2. La Coordinación de debe garantizar el cálculo exacto de las retenciones de los pagos a emitir. PÁGINA 16 DE 40

17 PROCEDIMIENTO: PAGO A PROVEEDORES Código: GFI-P DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO 2.1 FLUJOGRAMA Pago a proveedores Pág. 1 de 1 1 GCO-P-201 Recibe orden de pago y revisa Retenciones correctas? NO FIN SI Kerux 2 Genera Cheque de Pago y Comprobante de Retenciones 3 Arma Expediente del Proveedor y gestiona firma NO 5 Anula Cheque de Pago y notifica inconsistencias FIN Kerux 8 Compila Cheques de Pago y remite al Cajero Coordinación de Coordinador de Gerente de la Oficina de Administración y 4 Recibe el Expediente del Proveedor y valida el pago De acuerdo con el pago? SI 6 Firma Cheque de Pago y documentos del pago 7 Firma el Cheque de Pago y devuelve al Analista Cajero 9 Entrega Cheque de Pago y Retenciones al Proveedor GCO-P-101 GCO-P-102 PÁGINA 17 DE 40

18 PROCEDIMIENTO: PAGO A PROVEEDORES Código: GFI-P DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES RESPONSABLE DESCRIPCIÓN 1. Recibe Orden de Pago y revisa Recibe del Ordenación de Pagos el Expediente del Proveedor y la Orden de Pago Revisa que las retenciones correspondan, en montos y porcentajes, con lo establecido en la Orden de Pago Valida que el monto reflejado en el recibo de pago, sea exactamente igual al monto a pagar en la Orden de Pago. En caso de encontrar errores en las retenciones, devuelve el Expediente del Proveedor y la Orden de Pago al Ordenación de Pagos, y le notifica las inconsistencias en el cálculo de las retenciones. El procedimiento finaliza. Caso contrario continúa en la actividad Genera Cheque de Pago y Comprobantes de Retención Genera e imprime Cheque de Pago mediante el sistema Kerux y verifica la exactitud y buen estado del mismo. En caso de producirse algún deterioro o inexactitud en los datos del Cheque de Pago, estampa sobre el mismo el sello de anulado y a su lado anota el motivo de la anulación. Luego procederá a remitirlo al Contabilidad Fiscal. Caso contrario continúa Genera e Imprime los Comprobantes de Retención correspondientes al Cheque de Pago Genera e imprime Reporte de Cheques Emitidos en el sistema Kerux. 3. Arma Expediente del Proveedor y gestiona firma Anexa al Expediente del Proveedor: PÁGINA 18 DE 40

19 PROCEDIMIENTO: PAGO A PROVEEDORES Código: GFI-P-103 RESPONSABLE DESCRIPCIÓN Comprobantes de Retención. Cheque de Pago. Reporte de Cheques Emitidos Firma la Orden de Pago Entrega al Coordinador de el Expediente del Proveedor contentivo de los documentos anteriores y gestiona la firma del Coordinador de. Coordinador de 4. Recibe el Expediente del Proveedor y valida el pago Recibe del el Expediente del Proveedor Valida el monto y datos del Cheque de Pago y Comprobantes de Retención calculados. En caso de encontrar inconsistencias en el monto y datos del Cheque de Pago y Comprobantes de Retención, devuelve el Expediente del Proveedor al. Continúa en la actividad 5. Caso contrario continúa en la actividad Anula Cheque de Pago y notifica inconsistencias Anula en el sistema Kerux el Cheque de Pago que presenta las inconsistencias, para lo cual estampa sobre el mismo el sello de anulado y a su lado anota el motivo de la anulación, también inutiliza el espacio correspondiente a las firmas autorizadas, bien sea tachándolo o cortándolo Devuelve al Ordenación de Pagos el Expediente del Proveedor y notifica las inconsistencias. El procedimiento finaliza. PÁGINA 19 DE 40

20 PROCEDIMIENTO: PAGO A PROVEEDORES Código: GFI-P-103 RESPONSABLE DESCRIPCIÓN Coordinador de 6. Firma Cheque de Pago y documentos del pago Firma en señal de conformidad el Cheque de Pago y la Orden de Pago Interna, además de la Orden Compra u Orden de Servicio, según corresponda Entrega al Gerente de la Oficina de Administración y el Expediente del Proveedor con el cheque firmado y solicita su aprobación. Gerente de Administración y 7. Firma el Cheque de Pago y devuelve al Analista Recibe del Coordinador de el Expediente del Proveedor con el Cheque de Pago firmado Firma Cheque de Pago en señal de aprobación Entrega al el Expediente del Proveedor con los documentos firmados y aprobados. 8. Compila Cheques de Pago y remite al Cajero Recibe del Gerente de la Oficina de Administración y el Expediente del Proveedor, contentivo del Cheque de Pago, Comprobantes de Retención y otros documentos del pago Compila los Cheques de Pago aprobados durante el día Entrega al Cajero el lote de Expedientes de Proveedores con los Cheques de Pago respectivos. Cajero 9. Entrega Cheque de Pago y Retenciones al Proveedor Recibe del el lote de Expedientes de Proveedores con los Cheques de Pago respectivos Registra la recepción de los Cheques de Pago en el sistema Kerux. PÁGINA 20 DE 40

21 PROCEDIMIENTO: PAGO A PROVEEDORES Código: GFI-P-103 RESPONSABLE DESCRIPCIÓN 9.3. Archiva los Expedientes de Proveedores hasta el momento en que los proveedores retiren el Cheque de Pago Recibe al proveedor, busca el expediente en el archivo y lo desglosa en: El cheque y las retenciones El resto del expediente 9.5. Entrega al proveedor el Cheque de Pago junto con los Comprobantes de Retención y solicita firma de la copia de los Comprobantes de Retención Registra la entrega de los Cheques de Pago a los proveedores en el sistema Kerux Envía al archivo del INE los Expedientes de Proveedores que fueron pagados. Continúa en los procedimientos GCO-P-101 Conciliación Bancaria y GCO-P-102 Conciliación de Saldos. PÁGINA 21 DE 40

22 PROCEDIMIENTO: TRÁMITE DE VIÁTICOS A EMPLEADOS Código: GFI-P-104 PROCESO DE GESTIÓN DE FINANZAS SUBPROCESO DE GESTIÓN DE PAGOS Procedimiento: GFI-P-104 Trámite de Viáticos a Empleados ELABORADO REVISADO Dependencia: Oficina de Planificación y Presupuesto Dependencia: Coordinación de Responsable: Firma ARNOLDO PIÑA Responsable: Firma ROSMARY BELLO

23 PROCEDIMIENTO: TRÁMITE DE VIÁTICOS A EMPLEADOS Código: GFI-P ASPECTOS GENERALES 1.1 PROPÓSITO Establecer las normas y el procedimiento a seguir para gestionar los viáticos a empleados pertenecientes al Instituto Nacional de Estadística (INE). 1.2 ALCANCE Lo indicado en el presente procedimiento abarca: la Solicitud de Viáticos, el análisis y distribución del presupuesto, el registro del viático, la solicitud del pago y el pago del viático. 1.3 NORMAS ESPECÍFICAS 1. Todas las áreas participantes en este proceso deben realizar la gestión de viáticos a empleados cumpliendo con lo establecido en las normas y el procedimiento expuesto en el presente documento. 2. La Oficina de Administración y deberá garantizar el uso de la tabla de viáticos y las tasas establecidas en la Gaceta Oficial vigente. 3. El tiempo estipulado para gestionar la Solicitud de Viáticos a empleados será de cinco (5) días hábiles contados a partir de la fecha de entrega del formulario Solicitud y Orden de Viático. PÁGINA 23 DE 40

24 PROCEDIMIENTO: TRÁMITE DE VIÁTICOS A EMPLEADOS Código: GFI-P DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO 2.1 FLUJOGRAMA Trámite de viáticos a empleados Pág. 1 de 1 Gcia. de Cooperación Técnica /Gerencia Solicitante Gerente Solicitante 1 INICIO Completa Solicitud y Orden de Viático A Oficina de Planificación y Presupuesto Presupuesto Kerux 2 Analiza y verifica disponibilidad presupuestaria Existe disponibilidad? NO 3 SI Realiza traspaso presupuestario Kerux 4 5 Distribuye presupuesto Gestiona aprobación de la Solicitud por parte del Gerente Kerux Oficina de Administración y Contabilidad Fiscal ORPA Kerux 6 Verifica códigos contables 9 Recibe expediente del viático y verifica tarifas y tasas Inconsisten cias? Inconsisten cias? SI SI 7 NO Notifica inconsistencias contables 10 Notifica inconsistencias al Gerente Solicitante NO A 8 Registra Solicitud y Orden de Viático 11 Elabora Solicitud de Pago Kerux 12 Gestiona el pago del viático FIN PÁGINA 24 DE 40

25 PROCEDIMIENTO: TRÁMITE DE VIÁTICOS A EMPLEADOS Código: GFI-P DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES RESPONSABLE DESCRIPCIÓN Gerente Solicitante 1. Completa Solicitud y Orden de Viático Completa, firma y sella el formulario Solicitud y Orden de Viático Elabora memorándum de Solicitud de Viáticos En caso de ser un viático para viaje internacional, elabora punto de cuenta, anexa el memorándum de Solicitud de Viáticos y el formulario Solicitud y Orden de Viático, y entrega documentos de solicitud al Presupuesto En caso de ser un viático para viaje nacional, anexa al memorándum de Solicitud de Viáticos el formulario Solicitud y Orden de Viático. Presupuesto 2. Analiza y verifica disponibilidad presupuestaria Recibe del Gerente Solicitante el memorándum de Solicitud de Viáticos y el formulario Solicitud y Orden de Viático Verifica que la descripción especificada en el memorándum corresponda con lo especificado en la Solicitud y Orden de Viático Verifica en el sistema Kerux la disponibilidad presupuestaria de la partida relacionada con el proyecto solicitado por la gerencia. En caso de no existir disponibilidad presupuestaria, continúa en la actividad 3. Caso contrario continúa en la actividad 4. Presupuesto 3. Realiza traspaso presupuestario Analiza las partidas presupuestarias genéricas, que poseen mayor disponibilidad Traspasa en el sistema Kerux presupuesto de la partida que presenta mayor disponibilidad a la que posee menor PÁGINA 25 DE 40

26 PROCEDIMIENTO: TRÁMITE DE VIÁTICOS A EMPLEADOS Código: GFI-P-104 RESPONSABLE disponibilidad. DESCRIPCIÓN Presupuesto 4. Distribuye presupuesto Codifica la Solicitud y Orden de Viático en el sistema Kerux. Ingresa número de partida o código presupuestario, proyecto, código programático y monto Verifica que el monto total arrojado en la codificación de la solicitud sea exactamente igual al descrito en la Solicitud y Orden de Viático y en el formulario Anexo Imputación Presupuestaria diseñado en formato Excel En caso de encontrar inconsistencias en el monto total verificado: 4.4. Analiza las inconsistencias y corrige Distribuye presupuesto. Agrupa por partida o código presupuestario los montos descritos en la Solicitud y Orden de Viático y en el formulario Anexo Imputación Presupuestaria. Presupuesto 5. Gestiona aprobación de la Solicitud por parte del Gerente Solicita revisión, firma y sello del Gerente en el documento original de la Solicitud y Orden de Viático Entrega al Contabilidad Fiscal el memorándum de Solicitud de Viáticos y el formulario Solicitud y Orden de Viático. Contabilidad Fiscal 6. Verifica códigos contables Recibe del Presupuesto el memorándum de Solicitud de Viáticos y el formulario Solicitud y Orden de Viático Verifica en el sistema Kerux que los códigos presupuestarios sean equivalentes a las cuentas contables asociadas. En caso de encontrar inconsistencias en la verificación realizada, continúa en la actividad 7. PÁGINA 26 DE 40

27 PROCEDIMIENTO: TRÁMITE DE VIÁTICOS A EMPLEADOS Código: GFI-P-104 RESPONSABLE DESCRIPCIÓN Caso contrario continúa en la actividad 8. Contabilidad Fiscal 7. Notifica inconsistencias contables Notifica al Presupuesto las inconsistencias encontradas Devuelve al Presupuesto el memorándum de Solicitud de Viáticos y el formulario Solicitud y Orden de Viático. Contabilidad Fiscal 8. Registra Solicitud y Orden de Viático Selecciona en el sistema Kerux la Solicitud y Orden de Viático Registra contablemente la Solicitud y Orden de Viático y genera la Ficha de Asiento Contable correspondiente Remite al Ordenación de Pagos el Expediente del Viático contentivo de: Formulario de Solicitud y Orden de Viático Puntos de Cuenta (cuando apliquen) Ficha de Asiento Contable Ordenación de Pagos 9. Recibe expediente del viático y verifica tarifas y tasas Recibe del Contabilidad Fiscal el Expediente del Viático y valida el cálculo de las tarifas y las tasas de impuestos que aplican con respecto a la tabla de viáticos y a las tasas establecidas en la Gaceta Oficial vigente. En caso de encontrar inconsistencias en el cálculo, continúa en la actividad 10. Caso contrario continúa en la actividad 11. PÁGINA 27 DE 40

28 PROCEDIMIENTO: TRÁMITE DE VIÁTICOS A EMPLEADOS Código: GFI-P-104 RESPONSABLE DESCRIPCIÓN Ordenación de Pagos 10. Notifica inconsistencias al Gerente Solicitante Notifica al Gerente Solicitante las inconsistencias detectadas en los cálculos para realizar los ajustes necesarios y le devuelve al Gerente Solicitante el memorándum de Solicitud de Viáticos y el formulario Solicitud y Orden de Viático. Regresa a la actividad 1. Ordenación de Pagos 11. Elabora Solicitud de Pago Genera e imprime la Solicitud de Pago en el sistema Kerux con los siguientes datos: Nombre del beneficiario. Centro de costo. Forma de pago. Descripción del motivo del viático Firma la Solicitud de Pago en señal de conformidad Registra la entrega de la Solicitud de Pago en la carpeta Control de envíos como control del área Entrega al la solicitud de pago y el Expediente del Viático, y gestiona firma del Control de envíos. 12. Gestiona el pago del viático Recibe del Ordenación de Pagos la Solicitud de Pago y el Expediente del Viático y firma la carpeta Control de envíos Gestiona el pago del viático de acuerdo a lo establecido en el procedimiento GFI-P-103 Pago a Proveedores. El procedimiento finaliza. PÁGINA 28 DE 40

29 PROCEDIMIENTO: MANTENIMIENTO DE DATA MAESTRA DE DEUDORES Código: GFI-P-201 PROCESO DE GESTIÓN DE FINANZAS SUBPROCESO DE GESTIÓN DE INGRESOS PROPIOS Procedimiento: GFI-P-201 Mantenimiento de Data Maestra de Deudores ELABORADO REVISADO Dependencia: Oficina de Planificación y Presupuesto Dependencia: Coordinación de Responsable: Firma ARNOLDO PIÑA Responsable: Firma ROSMARY BELLO

30 PROCEDIMIENTO: MANTENIMIENTO DE DATA MAESTRA DE DEUDORES Código: GFI-P ASPECTOS GENERALES 1.1 PROPÓSITO Establecer las normas y el procedimiento a seguir para gestionar la data maestra de los deudores perteneciente al Instituto Nacional de Estadística (INE). 1.2 ALCANCE Lo indicado en el presente procedimiento abarca: la recepción y revisión del contrato del Deudor, el registro del Deudor en el sistema Facturación y el armado del expediente del Deudor. 1.3 NORMAS ESPECÍFICAS 1. Todas las áreas participantes en este proceso deben realizar la gestión de la data maestra de Deudores cumpliendo con lo establecido en las normas y el procedimiento expuesto en el presente documento. 2. La Coordinación de deberá garantizar el registro de Deudores en el sistema Facturación una vez recibido la copia del contrato por parte de la Gerente de Administración y o del Representante del Proveedor de Servicio. 3. La Coordinación de deberá garantizar la validación del número de Rif del Deudor en el portal del SENIAT previamente al registro del mismo en el sistema de Facturación. PÁGINA 30 DE 40

31 PROCEDIMIENTO: MANTENIMIENTO DE DATA MAESTRA DE DEUDORES Código: GFI-P DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO 2.1 FLUJOGRAMA Gestión de data maestra de deudores Pág. 1 de 1 INICIO Facturación Facturación Oficina de Administración y Gerente de Administración y 1 Recibe y revisa contrato 4 5 Datos completos? NO Notifica inconsistencias Gestiona información faltante SI 2 Registra el deudor 3 Prepara expediente del deudor y archiva GFI-P-201 PÁGINA 31 DE 40

32 PROCEDIMIENTO: MANTENIMIENTO DE DATA MAESTRA DE DEUDORES Código: GFI-P DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES RESPONSABLE DESCRIPCIÓN 1. Recibe y revisa contrato Recibe del Gerente de Administración y o del representante del Proveedor de servicio una copia del Contrato del Deudor Revisa en el contrato del Deudor los siguientes datos: Nombre. Dirección Fiscal. Número de Rif. Número de contacto Consulta en el portal de SENIAT el número de Rif del Deudor En caso de presentar información faltante necesaria para realizar el registro del Deudor: Continúa en la actividad Registra el Deudor Registra en el sistema Facturación los siguientes datos del Deudor: Nombre. Número de Rif. Número de teléfono y Dirección Fiscal. Monto del Servicio Genera el número correlativo del registro del Deudor en el sistema. 3. Prepara expediente del deudor y archiva Arma expediente del Deudor con la copia del contrato Archiva el expediente como control del área. Continúa en el procedimiento GFI-P-202 Facturación y PÁGINA 32 DE 40

33 PROCEDIMIENTO: MANTENIMIENTO DE DATA MAESTRA DE DEUDORES Código: GFI-P-201 RESPONSABLE DESCRIPCIÓN Cobranza de Ingresos Propios. 4. Notifica inconsistencias Devuelve el contrato al Gerente de Administración y y le solicita la información faltante del Deudor. Gerente de Administración y 5. Gestiona información faltante Gestiona con el Representante del Proveedor de Servicio la información faltante del Deudor para proceder con el registro del mismo en el sistema. El procedimiento finaliza. PÁGINA 33 DE 40

34 PROCEDIMIENTO: FACTURACIÓN Y COBRANZA DE INGRESOS PROPIOS Código: GFI-P-202 PROCESO DE GESTIÓN DE FINANZAS SUBPROCESO DE GESTIÓN DE INGRESOS PROPIOS Procedimiento: GFI-P-202 Facturación y Cobranza de Ingresos Propios ELABORADO REVISADO Dependencia: Oficina de Planificación y Presupuesto Dependencia: Coordinación de Responsable: Firma ARNOLDO PIÑA Responsable: Firma ROSMARY BELLO

35 PROCEDIMIENTO: FACTURACIÓN Y COBRANZA DE INGRESOS PROPIOS Código: GFI-P ASPECTOS GENERALES 1.1 PROPÓSITO Establecer las normas y el procedimiento a seguir para gestionar la facturación del Instituto Nacional de Estadística (INE). 1.2 ALCANCE Lo indicado en el presente procedimiento abarca: la generación de las facturas, la revisión y validación de las facturas, la gestión de la cobranza y el registro del pago a nivel contable. 1.3 NORMAS ESPECÍFICAS 1. Todas las áreas participantes en este proceso deben realizar la gestión de la facturación por diferentes conceptos cumpliendo con lo establecido en las normas y el procedimiento expuesto en el presente documento. 2. La Coordinación de deberá garantizar el registro de los pagos en el sistema Kerux una vez recibido el comprobante de pago (cheque o transferencia bancaria) por parte del Cliente. 3. La Coordinación de deberá garantizar el archivo de las copias (verde) de las facturas como control del proceso y del área. PÁGINA 35 DE 40

36 PROCEDIMIENTO: FACTURACIÓN Y COBRANZA DE INGRESOS PROPIOS Código: GFI-P DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO 2.1 FLUJOGRAMA Facturación y Cobranza de Ingresos Propios Pág. 1 de 1 Facturación 1 GFI-P-103 Genera las Facturas del mes a facturar 8 Prepara Facturas y remite a los Clientes respectivos 9 Gestiona la cobranza de las Facturas 10 Kerux Registra el pago y notifica 3 Oficina de Administración y Coordinador de Gerente de Administración y 2 Recibe y valida las Facturas del mes Notifica inconsistencias NO Facturación conforme? SI 4 Firma y solicita aprobación de las facturas 5 Recibe y revisa las facturas 6 Notifica inconsistencias NO Facturación conforme? SI 7 Aprueba las facturas Contabilidad Fiscal Kerux 11 Recibe y registra el pago FIN PÁGINA 36 DE 40

37 PROCEDIMIENTO: FACTURACIÓN Y COBRANZA DE INGRESOS PROPIOS Código: GFI-P DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES RESPONSABLE DESCRIPCIÓN 1. Genera las Facturas del mes a facturar Genera mediante el sistema de facturación las Facturas de los deudores correspondientes al mes a facturar Elabora memorándum con la información de las facturas emitidas dirigido al área de Tesorería Entrega al Coordinador de las facturas emitidas junto con el memorándum. Coordinador de 2. Recibe y valida las Facturas del mes Recibe del las facturas emitidas y el memorándum correspondiente Valida que los montos reflejados en las facturas y en el memorándum sean exactamente iguales a los indicados en los contratos de servicios de los Deudores. En caso de encontrar inconsistencias en las facturas emitidas, Continúa en la actividad 3. En caso contrario continúa en la Actividad 4. Coordinador de 3. Notifica inconsistencias Notifica al las inconsistencias detectadas en las facturas Gestiona los ajustes necesarios en las facturas con el. Regresa a la Actividad 1. Coordinador de 4. Firma y solicita aprobación de las Facturas En caso de estar conforme con las Facturas emitidas: PÁGINA 37 DE 40

38 PROCEDIMIENTO: FACTURACIÓN Y COBRANZA DE INGRESOS PROPIOS Código: GFI-P-202 RESPONSABLE DESCRIPCIÓN 4.2. Firma y sella cada una de las Facturas en señal de conformidad Gestiona la aprobación y firma de las Facturas emitidas por parte del Gerente de la Oficina de Administración y Entrega al Gerente de la Oficina de Administración y las facturas y el memorándum. Gerente de Administración y 5. Recibe y revisa las Facturas Recibe del Coordinador de las Facturas emitidas firmadas y el memorándum correspondiente Revisa la siguiente información: la información de los deudores, los montos reflejados en las Facturas emitidas y el memorándum correspondiente. En caso de encontrar inconsistencias en las facturas emitidas, continúa en la actividad 6. En caso contrario continúa en la Actividad 7. Gerente de Administración y 6. Notifica inconsistencias Notifica al las inconsistencias detectadas en las facturas Gestiona los ajustes necesarios en las Facturas con el. Regresa a la Actividad 1. Gerente de Administración y 7. Aprueba las Facturas En caso de estar conforme con las facturas emitidas: 7.2. Firma el memorándum en señal de aprobación Entrega al Tesorería las facturas y el memorándum. PÁGINA 38 DE 40

39 PROCEDIMIENTO: FACTURACIÓN Y COBRANZA DE INGRESOS PROPIOS Código: GFI-P-202 RESPONSABLE DESCRIPCIÓN 8. Prepara Facturas y remite a los Clientes respectivos Desglosa cada una de las Facturas en: Original de la factura destinada para el Cliente. Una copia (azul) destinada para área de Contabilidad Fiscal. Una copia (verde) para área de, luego de ser firmada por el Cliente Elabora memorándum y tres (3) copias con la información de las facturas emitidas Anexa a una copia del memorándum las copias (azules) de las facturas, gestiona firma del memorándum por parte del Gerente de la Oficina de Administración y y entrega al Analista de Contabilidad Fiscal Entrega al Mensajero la original y la copia (verde) de cada factura para realizar la entrega de las mismas a los Clientes y solicitarles la firma de las copias (verde) Entrega segunda copia del memorándum a la Secretaria de la Oficina de Administración y Archiva la tercera copia del memorándum como control del área Recibe del Mensajero las copias (verdes) de las facturas firmadas por los Clientes en señal de recibidas. 9. Gestiona la cobranza de las Facturas Realiza seguimiento a los Clientes sobre el cobro de las Facturas En caso de recibir cheques de Clientes como forma de pago, entrega al Mensajero el cheque para gestionar el depósito, y recibe del Mensajero el comprobante de depósito En caso de recibir transferencia bancaria de Clientes como forma de pago, recibe estado de cuenta con los registro de las transferencias recibidas. PÁGINA 39 DE 40

40 PROCEDIMIENTO: FACTURACIÓN Y COBRANZA DE INGRESOS PROPIOS Código: GFI-P-202 RESPONSABLE DESCRIPCIÓN 10. Registra el pago y notifica Registra en el sistema Kerux el ingreso por concepto del pago recibido Elabora memorándum con la información del pago recibido y anexa el original del comprobante de depósito (en caso de pagos recibidos con cheque) o estado de cuenta (en caso de pagos recibidos con transferencia bancaria Entrega al Contabilidad Fiscal el memorándum y el original del Comprobante de Depósito o el Estado de Cuenta (según el que aplique). Contabilidad Fiscal 11. Recibe y registra el pago Recibe del el memorándum y el original del Comprobante de Depósito o el Estado de Cuenta (según el que aplique) Registra en el sistema Kerux el pago y genera el asiento contable. PÁGINA 40 DE 40