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1 Dirección General de Aviación Civil URFI-23 1 / 8 RIGE A PARTIR DE: 1 Elaboró: Firma: Fecha: Revisó: Firma: Fecha: Aprobó: Firma: Fecha: 1. PROPÓSITO 2 2. ALCANCE 2 3. RESPONSABILIDADES 2 4. DEFINICIONES, TÉRMINOS, SÍMBOLOS, ABREVIATURAS 2 5. DOCUMENTOS APLICABLES 2 6. CONTENIDO DE LAS ACTIVIDADES 2 7. ANEXOS 3

2 Dirección General de Aviación Civil URFI-23 2 / 8 1. PROPÓSITO Establecer los procedimientos y normas para ejecución y contabilidad presupuestaria 2. ALCANCE Este procedimiento será aplicable por el personal del Grupo de Trabajo Presupuesto de Recursos Financieros 3. RESPONSABILIDADES Recursos Financieros 4. DEFINICIONES, TÉRMINOS, SÍMBOLOS, ABREVIATURAS No aplica 5. DOCUMENTOS APLICABLES No se muestran 6. CONTENIDO DE LAS ACTIVIDADES 6.1 Encargado del Grupo de Trabajo de Presupuesto: Recibe del Director General el Presupuesto Ordinario de la Dirección General de Aviación Civil, con el documento de aprobación de los entes contralores adjunto. 6.2 Analiza con los Colaboradores el contenido, cuentas, montos, justificaciones, división departamental, presupuesto por unidad, división de unidades, división del objeto del gasto., etc.

3 Dirección General de Aviación Civil URFI-23 3 / Programa reunión con el Nivel Gerencial y las diferentes Unidades Asesoras y Funcionales, con el fin de circularizar los lineamientos de Ejecución Presupuestaria, en los cuales se detalla la calendarización para tramitar los documentos presupuestarios durante el período (Modificaciones Internas y Externas, Presupuestos Extraordinarios, etc.), Además, los formularios a utilizar para efectuar las variaciones presupuestarias y el presupuesto aprobado. 6.4 Asimismo, brinda asesoría a los Ejecutores de Unidad o a aquellos funcionarios que estén relacionados con el proceso presupuestario, para que los trámites sean lo más correctos posibles y exista una buena marcha en la ejecución presupuestaria. 6.5 Traslada la documentación a Funcionario del Grupo de Trabajo de Presupuesto para que atienda las indicaciones efectuadas por los entes contralores. 6.6 Recibe Presupuesto Ordinario y aprobación de los entes contralores. 6.7 Codifica según cuadro de cuentas presupuestarias. 6.8 Registra en sistema computarizado las diferentes cuentas y montos por unidad, área o programa. 6.9 Verifica que los montos y partidas registradas concuerden con los montos establecidos en el presupuesto aprobado Imprime la información registrada y traslada documentación al Encargado del Grupo de Trabajo de Presupuesto Revisa y aprueba el trabajo realizado Remite a Ejecutores copia del presupuesto aprobado; consolidado a la Dirección General, Financiero y Proveeduría con los detalles del inicio de ejecución.

4 Dirección General de Aviación Civil URFI-23 4 / Brinda orden a Secretaria y Funcionario del Grupo de Trabajo de Presupuesto para la recepción y tramitación de los diferentes documentos (Orden de Compra, Orden de Pago, Comprobante de Pago, Reintegros de Caja Chica, Ajustes, Liquidaciones de Gastos de Viaje, Planilla, etc). y su debido ingreso al sistema presupuestario Secretaria: Recibe, sella, firma, fecha y anota hora a los documentos presupuestarios entregados por las diferentes dependencias para su tramitación. Traslada documentación al Funcionario del Grupo de Trabajo Presupuesto Remite a Encargado del Grupo de Trabajo Presupuesto documentos para análisis y autorización referentes a contratación por consultorías y honorarios, servicios varios, ajustes presupuestarios, otros El Encargado del Grupo de Trabajo de Presupuesto: Recibe y analiza documentación Brinda visto bueno o rechaza el trámite Remite documentos a Funcionario Presupuesto En el caso de los documentos que afecten la contabilidad de egresos, recibe y revisa la documentación (órdenes de compra y de pago, comprobantes de pago, reintegros de caja chica, etc) Verifica el número de programa, el número de la unidad, descripción y montos Codifica el bien o servicio, según el Diccionario de Imputaciones Presupuestarias Si no aparece la descripción, asigna el código con el visto bueno del Encargado del Grupo de Trabajo de Presupuesto Actualiza el Diccionario Imputaciones Presupuestarias y entrega copia a los Ejecutores de Programa.

5 Dirección General de Aviación Civil URFI-23 5 / Analiza los reintegros de caja chica, factura por factura Si la información está correcta (descripción, montos, número de programa, número de unidad), confecciona un informe con copia para Contabilidad, Reintegro y archivo Registra en el sistema computarizado un asiento por partida y subpartida por Unidad Ejecutora Si no cumple con los requisitos establecidos, devuelve documentación a la Unidad Ejecutora, con las observaciones del caso Revisa que todo reintegro de caja chica tramitado cuente con el respectivo cheque. Realiza asiento mensual consolidado y por programa Para el trámite de egresos, verifica que el documento cuente con contenido económico Aprueba o desaprueba el trámite Si no hay problema, efectúa registro en la Contabilidad Presupuestaria para mantener el saldo de las subcuentas actualizado Entrega documentación a Secretaria, para su remisión a Control y Revisión Si no posee contenido presupuestario traslada documentos a Secretaria, para su devolución a la oficina remitente Revisa las liquidaciones de gastos de viaje contra el adelanto girado al servidor mediante cheque Realiza los ajustes presupuestarios pertinentes, si los hubiere Si al servidor se le adeuda dinero por otros gastos no contemplados en el adelanto, confecciona reserva en suspenso, si cuenta con contenido económico, en la Contabilidad Presupuestaria hasta que sea liquidado por medio de Comprobante de Pago.

6 Dirección General de Aviación Civil URFI-23 6 / Remite a Contabilidad oficio con el visto bueno del Encargado del Grupo de Trabajo Presupuesto, donde detalla como queda el movimiento presupuestario considerando la liquidación y el adelanto; además, puede indicar si hay que cancelar algún gasto adicional o se debe realizar un reintegro de dinero por el adelanto Envía copia a la Caja cuando existen montos por reintegrar, a Registro y Control y al Interesado Revisa periódicamente los registros presupuestarios para su confiabilidad Compara con el asiento de Reintegros de Caja Chica consolidado y por programa Refrenda y entrega documentación a la secretaria Secretaria: Revisa que la documentación cuente con la firma del Funcionario del Grupo de Trabajo de Presupuesto Mediante libro de control remite documentos a Control y Revisión Verifica y controla mensualmente las copias de los documentos tramitados 6.45 Informa a Encargado Grupo de Trabajo Presupuesto sobre el control efectuado Encargado del Grupo de Trabajo de Presupuesto: Recibe, revisa y traslada los ajuste presupuestarios al Funcionario del Grupo de Trabajo de Presupuesto Funcionario del Grupo de Trabajo de Presupuesto: Cuando se trata de egresos, analiza los ajustes presupuestarios con los registros efectuados Efectúa las anotaciones respectivas en el sistema computarizado de la contabilidad presupuestaria Incluye en el sistema automatizado los cheques girados a proveedores.

7 Dirección General de Aviación Civil URFI-23 7 / Imprime un listado para su revisión, con el fin de hacer la separación de los pagos correspondientes a un determinado período Revisa el número de documento, partidas y montos Imprime listado mensual de los documentos registrados para confrontarlos con los documentos tramitados, con el fin de verificar que en el sistema estén todos los movimientos realizados durante el mes Efectúa los cierres mensuales de la Contabilidad Presupuestaria en el sistema computarizado, después de obtener el visto bueno del Encargado del Grupo de Trabajo de Presupuesto Remite informe mensual de la ejecución presupuestaria a los Ejecutores de Programa, con el visto bueno del Encargado Presupuesto, para que ejerzan el control y las acciones correctivas presupuestarias para el cumplimiento del Plan Anual Operativo de su dependencia Remite copia a Recursos Materiales para los fines pertinentes Remite trimestralmente al Encargado Grupo de Trabajo de Presupuesto informe de la ejecución del presupuesto de egresos consolidado y por programas, detalle de modificaciones internas y externas y presupuestos extraordinarios, detalle de proyectos, detalle de equipo, otros, con la debida antelación para considerar las prescripciones establecidas por el ente contralor, en cuanto a contenido, periodicidad y fechas de remisión Al finalizar el ejercicio económico, le remite al Encargado Grupo de Trabajo de Presupuesto la liquidación presupuestaria, acorde con las prescripciones que señale la Contraloría General de la República Al 30 de junio de cada año, remite al Encargado Grupo de Trabajo de Presupuesto la liquidación de los compromisos adquiridos al 31 de diciembre del año anterior, según los señalamientos de la Contraloría General de la República.

8 Dirección General de Aviación Civil URFI-23 8 / En cuanto a Ingresos, analiza los ajustes presupuestarios con los registros efectuados Si no hay problema los registra en la Contabilidad Presupuestaria de Ingresos Si existe anomalía coordina con el Ejecutor de Programa, la solución del problema Solicita al Grupo de Trabajo de Contabilidad los informes diarios de ingresos, para efectuar un resumen mensual por cada concepto con el respectivo análisis y su posterior registro en la Contabilidad Presupuestaria Remite a Encargado del Grupo de Trabajo de Presupuesto informe trimestral sobre la ejecución presupuestaria de ingresos, con la antelación debida para que considere las prescripciones establecidas por el ente contralor, en cuanto a contenido, periodicidad y fechas de remisión Analiza los informes mensuales en gastos públicos u otros que el Encargado del Grupo de Trabajo de Presupuesto considere necesarios, con el fin de medir y tomar decisiones para que no falte contenido presupuestario durante el período para cubrir los gastos institucionales Los informes de ejecución presupuestaria tanto de ingresos como de egresos, así como las liquidaciones presupuestarias, las analiza y prepara informe con comentarios dirigido a los superiores jerárquicos Remite los Informes de Ejecución y Liquidaciones Presupuestarias a los entes contralores para su conocimiento. 7. ANEXOS No aplica FIN DEL PROCEDIMIENTO

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