4.6 PROCEDIMIENTO CONSTITUCIÓN DEL FONDO ROTATIVO FONDOS PRIVATIVOS

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1 4.6 PROCEDIMIENTO CONSTITUCIÓN DEL FONDO ROTATIVO FONDOS PRIVATIVOS

2 2 de OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Describir las actividades y criterios necesarios para la constitución del Fondo Rotativo. 2. MARCO NORMATIVO: a) Ley Orgánica del Presupuesto vigente y su reglamento. b) Acuerdos Ministeriales-MINFIN No y c) Reglamento Orgánico Interno del MSPAS, Acuerdo Gubernativo número d) Acuerdo Ministerial-MSPAS Constitución Fondo Rotativo Interno vigente 3. DESCRIPCIÓN: 3.1 Constitución de Fondo Rotativo Institucional No. DESCRIPCIÓN RESPONSABLE Solicita al Jefe de Unidad de Presupuesto de Planta Central el reporte R Ejecución del Presupuesto (Grupos Dinámicos) por grupo y fuente de gasto, generado del SICOIN del presupuesto anual de ingresos y egresos aprobados para el Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social. Genera del SICOIN e imprime el reporte, R Ejecución del Presupuesto (Grupos Dinámicos) y traslada al. Realiza cálculo del 5% máximo del presupuesto aprobado por grupo de gasto y por fuente de financiamiento: 11 Ingresos Corrientes, 12 Disminución de Caja y Bancos de Recursos del Tesoro y 29 otros Recursos del Tesoro con Afectación Específica, y elabora propuesta de Constitución Fondo Rotativo Institucional. Elabora oficio de solicitud de constitución del Fondo Rotativo Institucional del MSPAS, dirigido a Tesorería Nacional del Ministerio de Finanzas Públicas, debiendo incluir como mínimo la información siguiente: - Monto del Fondo Rotativo Institucional - Nombre del banco del sistema - Nombre de la cuenta - Número de cuenta a donde se depositarán los fondos. Tesorería de Planta Central Jefe de Unidad de Presupuesto Tesorería de Planta Central

3 3 de 23 No. DESCRIPCIÓN RESPONSABLE 5. Traslada propuesta de cálculo de Fondo Rotativo Institucional y Oficio para solicitud de Constitución del Fondo Rotativo Institucional, al Jefe del Departamento Financiero. Revisa propuesta y oficio, verifica y determina cumplimiento de requisitos Si no cumple, devuelve para modificaciones. Caso contrario, firma oficio y propuesta de cálculo. Traslada al Gerente General Administrativo Financiero, adjuntando Oficio para solicitud de Constitución del Fondo Rotativo Institucional. Firma oficio y propuesta de cálculo de solicitud de Fondo Rotativo Institucional y traslada para firma del Viceministro de Salud Pública y Asistencia Social. Recibe Oficio de solicitud de Constitución del Fondo Rotativo Institucional firmado por el Viceministro del MSPAS y traslada al Jefe del Departamento Financiero para conocimiento y traslado al. Jefe del Departamento Financiero Gerente General Administrativo Financiero Gerente General Administrativo Financiero 9. Recibe oficio firmado por las Autoridades Superiores, ingresa en el módulo de Fondos Rotativos FR- Constituciones, Ampliaciones, Disminuciones, registra la constitución del Fondo Rotativo Institucional y la deja en la etapa de SOLICITADO. Ver Guía de Usuario para el Módulo de Fondos Rotativos SIAF-SAG Coordina el envío del expediente de solicitud del Fondo Rotativo Institucional a Tesorería Nacional del Ministerio de Finanzas Públicas, para aprobación. Aprueba y emite Resolución de autorización de Fondo Rotativo Institucional y traslada al Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social. Verifica en SICOIN y Cuenta Monetaria registrada en el Banco del Sistema para recepción de los recursos, la disponibilidad de fondos trasladados por Tesorería Nacional, Ministerio de Finanzas Públicas. Tesorería Nacional, Ministerio de Finanzas Públicas

4 4 de 23 No. DESCRIPCIÓN RESPONSABLE Imprime Reporte del Fondo Rotativo Institucional del SICOIN y estado de cuenta del banco y traslada al Analista de Tesorería. Realiza los registros correspondientes en Caja Fiscal y Libro de Cuentas Corrientes (libro autorizado por la Contraloría General de Cuentas). Analista de Tesorería Planta Central 3.2 Constitución de Fondo Rotativo Interno Elabora propuesta del Fondo Rotativo Interno para cada Unidad, considerando los siguientes criterios: Que el monto no exceda el 5% máximo del presupuesto asignado a la Unidad - Asignación y ejecución del Fondo Rotativo Interno del Ejercicio Fiscal anterior Nota: El cálculo se realiza tomando en cuenta los montos asignados por grupo de gasto y por fuente de financiamiento, 11 Ingresos Corrientes, 12 Disminución de Caja y Bancos de Recursos del Tesoro y 29 Otros Recursos del Tesoro con Afectación Específica. Traslada propuesta de Constitución de Fondo Rotativo Interno de las Unidades s-mspas al Jefe del Departamento Financiero. Valida los montos asignados, firma propuesta, gestiona visto bueno del Gerente General Administrativo Financiero y traslada al. De no estar de acuerdo con la propuesta solicita modificaciones al Tesorería Planta Central. Elabora propuesta del Acuerdo Ministerial de Constitución de Fondos Rotativos Internos de las Unidades s- MSPAS y remite al Jefe del Departamento Financiero. Valida propuesta del Proyecto de Acuerdo Ministerial de Constitución de Fondos Rotativos Internos y traslada al Gerente General Administrativo Financiero para revisión. Jefe del Departamento Financiero Jefe del Departamento Financiero

5 5 de 23 6 Aprueba el proyecto de Acuerdo Ministerial o realiza modificaciones y devuelve a Tesorería Planta Central. Gerente General Administrativo Financiero Elabora y traslada oficio de la propuesta de Acuerdo Ministerial de Constitución de Fondos Rotativos Internos al Jefe del Departamento Financiero, para Visto Bueno, adjuntando proyecto de Acuerdo. Firma oficio y traslada en forma física y electrónica al Gerente General Administrativo Financiero para Visto Bueno. Elabora y traslada oficio dirigido a la Oficina de Asesoría Jurídica del Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social, firmado por Jefe Unidad de Tesorería, Jefe Departamento Financiero y Visto Bueno de Gerencia General, adjuntado proyecto de Acuerdo Ministerial de Constitución de Fondos Rotativos Internos y Resolución emitida por Tesorería Nacional. Elabora dictamen y traslada en forma física y electrónica a la Secretaría Ejecutiva, adjuntando proyecto de Acuerdo Ministerial de Constitución de Fondos Rotativos Internos de las Unidades s-mspas-. Jefe del Departamento Financiero Oficina de Asesoría Jurídica Planta Central Imprime Proyecto de Acuerdo Ministerial de Constitución de Fondos Rotativos Internos de Unidades s - MSPAS- y gestiona firma de Viceministro Administrativo y Ministro de Salud Pública y Asistencia Social. Traslada Fotocopia Certificada de Acuerdo Ministerial de Constitución de Fondos Rotativos Internos de las Unidades s y a la Gerencia General Administrativo Financiero -MSPAS-. Recibe y remite fotocopia certificada de Acuerdo Ministerial de Constitución de Fondos Rotativos Internos de las Unidades s al Jefe del Departamento Financiero para conocimiento y traslado al Jefe de la Unidad de. Secretaría Ejecutiva Planta Central Secretaría Ejecutiva Planta Central Gerencia General Administrativo Financiero

6 6 de Asignación del Fondo Rotativo Interno Recibe del Jefe del Departamento Financiero fotocopia certificada en original del Acuerdo Ministerial de Constitución de Fondos Rotativos Internos de las Unidades s del MSPAS. Solicita por medio de oficio la constitución del Fondo Rotativo Interno al Departamento Financiero del Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social, con los datos siguientes: Monto, nombre del banco, número y nombre de la cuenta. La solicitud debe contar con las firmas de las personas responsables del manejo del Fondo Rotativo Interno; Director, Gerente Administrativo Financiero y Tesorero. Notifica vía correo electrónico al Gerente Administrativo Financiero de la Unidad el Acuerdo Ministerial de Constitución de Fondos Rotativos Internos, para que procedan a Ingresar en el módulo de Fondos Rotativos del SICOIN, FR- Constituciones, Ampliaciones, Disminuciones y dejar en etapa de SOLICITADO la constitución del Fondo Rotativo Interno, según los criterios ya establecidos (ver Guía de usuario para el Módulo de Fondos Rotativos), con los datos siguientes: Gerente Administrativo Financiero Unidades s Analista de la Unidad de 4 5 Número y fecha de oficio de solicitud de APROBACIÓN de Fondo Rotativo Interno enviado al Jefe del Departamento Financiero del MSPAS para Constitución del FRI, monto asignado y descripción correspondiente. Ingresa en el módulo de Fondos Rotativos del SICOIN, FR- Constituciones, Ampliaciones, Disminuciones a crear la constitución del FRI y deja en etapa de SOLICITADO con los datos siguientes: Número, fecha de oficio, monto asignado y descripción correspondiente según oficio de solicitud de APROBACIÓN de FRI en el SICOIN enviado al Departamento Financiero del MSPAS. Ingresa en el módulo de Fondos Rotativos del SICOIN, FR- Constituciones, Ampliaciones, Disminuciones" para APROBAR la constitución del Fondo Rotativo Interno de las Unidades s, previo a verificar que los datos ingresados sean los correctos según oficio envidado por la Unidad. Tesorero de la Unidad de

7 7 de Realiza las transferencias de fondos a las cuentas bancarias de las Unidades s y notifica al Gerente Administrativo Financiero de la Unidad el traslado de los recursos. Procede a verificar en su cuenta bancaria los recursos recibidos y registra en el Libro de Bancos autorizado por la Contraloría General de Cuentas. Emite Recibo de Ingresos Varios 63-A/63-A2 en concepto de recursos recibidos y traslada a la Unidad de Tesorería de Planta Central a más tardar en los 5 días hábiles siguientes de la recepción de los fondos en la cuenta bancaria. Recibe Recibo de Ingresos Varios 63-A/63-A2 y traslada al Analista de Tesorería para el registro correspondiente. Nota: Si las Unidades no entregan el recibo de ingresos 63-A/63-A2, en las fechas establecidas, el Jefe de Tesorería de la Planta Central no dará trámite a las reposiciones posteriores solicitadas y envía oficio de llamada de atención por incumplimiento. Actualizan Giro Mensual Ordinario ante el Banco de Guatemala. (Únicamente si el monto asignado varía con relación al Ejercicio Fiscal anterior). Archiva la documentación correspondiente generada del proceso de Constitución de Fondo Rotativo Interno (FRI). Analista de la Unidad de Tesorero de la Unidad Tesorero de la Unidad Secretaria de la Unidad de, Gerente Administrativo Financiero Unidad Secretaria Unidad de / Gerente Financiero Unidad 3.4 Registro del Fondo Rotativo Interno 1 Recibe Acuerdo Ministerial de Constitución de Fondos Rotativos Internos de las Unidades s del MSPAS aprobado y traslada al Encargado de Tesorería. Gerente Administrativo Financiero de la Unidad

8 8 de Imprime de SICOIN Reporte de Cuenta Corriente y estado de cuenta del banco del sistema, registra el monto asignado en el libro de Movimiento de Bancos autorizado por la Contraloría General de Cuentas, donde debe registrar: - Fecha - Monto - Número de Documento Bancario (Transferencia) - Descripción Inicia proceso de ejecución por Fondo Rotativo Interno (cheque o efectivo). Tesorero de la Unidad Tesorero de la Unidad 3.5 Ampliación/Disminución del Fondo Rotativo Interno 1. Elabora oficio de solicitud de ampliación/disminución del Fondo Rotativo Interno, que incluye las justificaciones correspondientes y traslada al Gerente Administrativo Financiero. Tesorero de la Unidad Recibe oficio de solicitud de ampliación/disminución del Fondo Rotativo Interno y revisa la información, considerando la rotación de fondo, con relación a los reintegros recibidos y las necesidades emergentes de la Unidad. Aprueba y firma oficio de solicitud de ampliación/disminución del Fondo Rotativo Interno y gestiona visto bueno del Director de la Unidad. Traslada el oficio de solicitud de ampliación/disminución al Fondo Rotativo Interno al Departamento Financiero/Gerencia General de la Planta Central, firmado por el Director, Gerente Administrativo Financiero y Tesorero. Gerente Administrativo Financiero de la Unidad Gerente Administrativo Financiero de la Unidad Gerente Administrativo Financiero de la Unidad

9 9 de 23 Recibe el oficio de solicitud de ampliación/disminución al Fondo Rotativo Interno verifica que el mismo contenga las firmas indicadas Cumple con los requisitos el expediente? No: Devuelve a la Unidad con las observaciones correspondientes. Sí: Traslada al Jefe del Departamento Financiero/Gerencia General Planta Central para conocimiento y posteriormente remite al Jefe de la Unidad de. Recibe, analiza expediente y verifica la rotación y ejecución del Fondo Rotativo Interno de la Unidad solicitante, así también la disponibilidad en la cuenta bancaria. Si Procede una ampliación/disminución al Fondo Rotativo Interno, elabora oficio con firma de indicando los índices de rotación y aprovechamiento del Fondo Rotativo Interno y traslada al Departamento Financiero para aprobación. Si no procede elabora oficio firmado por las Autoridades correspondientes e informa a la Unidad. Elabora Resolución Interna aprobando la ampliación/disminución y traslada al Departamento Financiero para firma (Jefe del Departamento Financiero y Gerente General Administrativo Financiero). Notifica al Gerente Administrativo Financiero de la Unidad y traslada copia de Resolución Interna. Recibe copia de Resolución Interna de ampliación/disminución del Fondo Rotativo Interno y traslada al Encargado de Tesorería. Recibe oficio de la Unidad, solicitando la APROBACIÓN en SICOIN, en el módulo FR- de la ampliación/disminución del Fondo Rotativo Interno. Cumple con los requisitos el expediente? No: Devuelve a la Unidad con las Secretaria del Departamento Financiero/Gerencia General Planta Central Analista de la Unidad de Analista de la Unidad de Gerente Administrativo Financiero de la Unidad

10 10 de 23 observaciones correspondientes. Sí: Aprueba Si es AMPLIACIÓN, realiza la transferencia bancaria a la cuenta de la Unidad. La Unidad debe de cumplir con entregar el Recibo 63-A/63-A2 a la Unidad de Tesorería Planta central en concepto de ampliación al FRI. Verifica el ingreso de fondos en la cuenta bancaria y procede de la forma siguiente: Emite Recibo de Ingresos Varios 63-A/63-A2, a nombre de Tesorería del Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social. Registra en la caja fiscal y libro de cuenta corriente el ingreso de los fondos recibidos. Recibe el Recibo de Ingresos Varios 63-A/63-A2, y traslada al Analista de. Registra el Recibo de Ingresos Varios 63-A/63-A2, en la caja fiscal del MSPAS y archiva. En el caso de DISMINUCIÓN, notifica al Gerente Administrativo Financiero de la Unidad, a través de la Resolución Interna emitida por el Departamento Financiero y solicita depositar los fondos disminuidos a la cuenta del Fondo Rotativo Institucional del Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social. Notifica al Gerente Administrativo Financiero de la Unidad que proceda a realizar la DISMINUCIÓN en el SICOIN, Modulo FR- Constituciones, Ampliaciones, Disminuciones, y deja en etapa de SOLICITADO, según los criterios establecidos, (ver Guía de usuario para el Módulo de Fondos Rotativos), con los datos siguientes: Número y fecha de oficio de solicitud de DISMINUCIÓN de Fondo Rotativo Interno enviado al Jefe del Departamento Financiero MSPAS, monto asignado y descripción correspondiente. Tesorero de la Unidad Secretaria de la Unidad de Analista de Tesorería Planta Central Analista de la Unidad de Analista de la Unidad de

11 11 de Ingresa en el módulo de Fondos Rotativos del SICOIN, FR- Constituciones, Ampliaciones, Disminuciones para registrar la DISMINUCION del Fondo Rotativo Interno y dejarlo en la etapa de SOLICITADO, según datos de oficio enviado al Departamento Financiero del MSPAS. Procede a APROBAR en SICOIN, en el Modulo FR- Constituciones, Ampliaciones, Disminuciones, la disminución del Fondo Rotativo Interno, según los criterios establecidos, verificando que los datos ingresados estén de acuerdo al oficio enviado por la Unidad. Recibe la forma Recibo de Ingresos Varios 63-A/63- A2, emitida por, en concepto de disminución del Fondo Rotativo Interno, lo registra en la caja fiscal y archiva. Actualiza Giro Mensual Ordinario ante el Banco de Guatemala. Tesorero de la Unidad Analista de Tesorería Unidad Gerente Administrativo Financiero Unidad 21. Archiva la documentación correspondiente, generada en el proceso de ampliación o disminución al Fondo Rotativo Interno. Secretaria Unidad de / Gerente Financiero Unidad 3.6 Constitución del Fondo Rotativo Especial de Privativos Para la Constitución del Fondo Rotativo Especial de Privativos se realizan las actividades descritas en el procedimiento de Constitución del Fondo Rotativo Institucional, con excepción de las actividades siguientes: No. DESCRIPCIÓN RESPONSABLE 1 Genera en SICOIN los reportes R Comprobantes Únicos de Registro de Ingresos y R Ejecución del Presupuesto (Grupos Dinámicos) para verificar los registros de ingresos y el monto presupuestario asignado a la fuente de financiamiento 31 Ingresos Propios del Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social. Tesorería de la Planta Central

12 12 de 23 No. DESCRIPCIÓN RESPONSABLE 2 3 Crea el Fondo Rotativo Especial de Privativos en SICOIN con base al monto autorizado por el Ministerio de Finanzas Públicas, según Resolución Interna y Acuerdo Ministerial 13-98, del Ministerio de Finanzas Públicas, en donde indica que es un máximo del 15% del total del presupuesto asignado en la Fuente de Financiamiento 31 Ingresos Propios. Nota: Si la Unidad, en el transcurso de la ejecución, estima que el fondo proporcionado no es suficiente solicita al Departamento Financiero una segunda Constitución, debiendo liquidar en su totalidad el fondo anterior; se le proporcionará si en el análisis efectuado por la Unidad de Tesorería cuenta con disponibilidad de recursos. Recibe oficio de la solicitud de Constitución del Fondo Rotativo Especial de Privativos de la Unidad, adjuntando al mismo los reportes R Comprobantes Únicos de Registro de Ingresos y R Ejecución del Presupuesto (Grupos Dinámicos) por Unidad, para realizar la verificación y Constitución del Fondo Rotativo Especial de Privativos de las Unidades s correspondientes. Si cumple con los requisitos, procede al traslado de fondos correspondientes. Tesorería de la Planta Central Analista de la Unidad de

13 13 de Registro de firmas de funcionarios del MSPAS ante MFP Realiza el llenado de formularios para registro de firmas de funcionarios autorizados para la Ejecución del Gasto y Cuentas de Fondos Rotativos Institucionales, Préstamos y Donaciones, por medio de tarjetas especiales de Tesorería Nacional, al inicio de cada Ejercicio Fiscal; así como al momento de establecer nuevas autoridades, como se describen a continuación: TNCM-05, Registro de firmas de funcionarios de Ministerios y Secretarías de Estado para realizar gestiones de ejecución del gasto u otras operaciones de Tesorería, TNCM-06, Registro de Firmas de Cuentas de Fondos Rotativos Institucionales, Préstamos y Donaciones Se debe adjuntar la siguiente documentación: Fotocopia certificada en original de DPI Fotocopia certificada en original de carnet de NIT Fotocopia certificada en original de Acuerdo Ministerial y Acta de Toma de Posesión si es 1 (Personal Permanente) Fotocopia certificada en original del contrato (Renglón- 022) Fotocopia certificada de prórroga de contrato (Renglón 022). Fotocopia certificada en original de la delegación de funciones (Renglón-022) Nota: Tesorería Nacional requiere que sean dos autoridades que tengan firma registrada, para autorizar el registro de nuevas firmas. Gestiona firmas correspondientes en formularios antes descritos, así como oficios dirigidos a Tesorería Nacional firmados por el Jefe del Departamento Financiero y Gerente General Administrativo Financiero. Envía oficio a Tesorería Nacional del Ministerio de Finanzas Públicas adjuntando FORMAS TNCM-05 y TNCM-06 según corresponda para el registro respectivo. Analista de la Unidad de Tesorería Secretaria Unidad de Tesorería Planta Central Jefe de Tesorería de Planta Central

14 14 de 23 4 Envía oficio informando que el registro de firmas se ha realizado. Tesorería Nacional, Ministerio de Finanzas Públicas 5 Archiva la documentación enviada por Tesorería Nacional. Secretaria de la Unidad de 3.8 Registro de Cuentas Bancarias del MSPAS ante MFP Actualiza información ante Tesorería Nacional, al momento de realizar algún cambio (cuenta o banco) de las cuentas que maneja el Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social. Llena, firma y reproduce una copia del formulario de Inventario de Cuentas de Tesorería Nacional y traslada a la Ventanilla Única de Registro del Ministerio de Finanzas Públicas el formulario para el registro correspondiente. Archiva copia del formulario con firma de recibido de Tesorería Nacional. Jefe de Tesorería Planta Central Analista de Tesorería Planta Central Analista de Tesorería Planta Central 3.9 Registro de Cuentas Bancarias del MSPAS en Bancos del Sistema No. DESCRIPCIÓN RESPONSABLE 1 2 Solicita al Banco formulario IVE (Instrumento de Verificación de Enriquecimiento) Anexos y fichas para apertura o actualización de datos de la cuenta monetaria correspondiente. Completa los datos de los formularios IVE-IR-02, y Anexo A.III (Anexo de Personas Expuestas Políticamente -PEP) con los documentos de la Autoridad Administrativa que representa a la Entidad: Fotocopia certificada de Acuerdo Gubernativo de nombramiento de la Autoridad Administrativa. Fotocopia certificada de acta de toma de posesión del cargo Fotocopia certificada de Registro Tributario Unificado (RTU) Analista de Tesorería Planta Central Analista de Tesorería Planta Central

15 15 de 23 No. DESCRIPCIÓN RESPONSABLE 3 Fotocopia certificada de Carné del Número de Identificación Tributaria (NIT) Personal y de la Institución. Fotocopia Documento Personal de Identificación (DPI) Fotocopia Recibo de Agua, luz o teléfono, personal y de la Institución Fotocopia Acuerdo Ministerial o documento similar que haga referencia a la creación de la Entidad Llena Anexo A.II (Anexo de otros Firmantes) y fichas de registro de firma cuenta depósitos monetarios de las personas autorizadas para el manejo de la cuenta correspondiente (Gerente General Administrativo Financiero, Jefe Departamento Financiero y Tesorero) de acuerdo a los documentos personales de cada uno de los funcionarios delegados para dicha función. Nota: Las fichas de registro de firmas se llenan dos juegos en original Analista Unidad de Tesorería Planta Central 4 Revisa y traslada documentación al Departamento Financiero y Gerencia General para Visto Bueno, previo a la firma de Autoridad Administrativa Superior Elabora oficio dirigido al Banco del Sistema, en donde se solicita la apertura de cuenta o actualización de datos, firmada por la Autoridad Administrativa que la representa, indicando en el mismo que el firmante no tendrá firma registrada en el manejo de la cuenta. Traslada al Departamento Financiero la documentación firmada por las personas que tendrán el manejo de la cuenta (Formularios IVE-IR-02, y Anexo A.III (Anexo de Personas Expuestas Políticamente -PEP, Anexo A.II (Anexo de otros Firmantes) y Fichas de registro de firma cuenta depósitos monetarios y documentación requerida por el banco, para revisión y Visto Bueno, y traslado al Despacho Ministerial para la firma correspondiente. Traslada expediente firmado al Departamento Financiero para envío al Banco del Sistema y realizar trámite correspondiente. Secretaria del Despacho Ministerial

16 16 de 23 No. DESCRIPCIÓN RESPONSABLE 8 Entrega documentos al Banco y recibe copia del oficio con firma de recibido. Analista de Tesorería Planta Central 9 Archiva la documentación correspondiente. Analista de Tesorería Planta Central

17 17 de 23 4 DIAGRAMA DE FLUJO

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