MODIFICACIONES PRESUPUESTARIAS

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1 CODIGO: -PRES VERSION: PRIMERA AREA: OFICINA DE PLANIFICACION Y PRESUPUESTO AREA DE PRESUPUESTO TITULO: MODIFICACIONES PRESUPUESTARIAS RUBRO NOMBRE FIRMA FECHA Formulado por: Equipo de Elaboración del Manual de Procedimientos (MAPRO) - Aprobado por: Oficina de Planificación y Presupuesto VºBº por: Oficina de Planificación y Presupuesto

2 INDECI PROCEDIMIENTO: COD: -PRES PAG Sede Central MODIFICACIONES PRESUPUESTARIAS FECHA: 28/09/2006 2/14 1. OBJETIVO Estandarizar el procedimiento para gestionar las Modificaciones Presupuestarias necesarias, que permitan asegurar el cumplimiento de las Metas Presupuestarias de acuerdo a la oportunidad de su ejecución (establecida en la Programación de Metas Presupuestarias), según la prioridad de gastos aprobados por la Jefatura del INDECI. 2. ALCANCE Este procedimiento es de alcance a la Oficina de Planificación y Presupuesto, y a todas las Unidades Orgánicas y Organos Desconcentrados del INDECI. Describe las actividades desde el análisis de los documentos de sustento para la elaboración de las Notas Modificatorias Presupuestarias; hasta la remisión de la Resolución Jefatural que aprueba las Modificaciones Presupuestarias y el reporte con las Notas Modificatorias Presupuestarias a la Dirección Nacional de Presupuesto Público (DNPP) del Ministerio de Economía y Finanzas (MEF), y a otras Instituciones según normativa vigente. 3. BASE LEGAL 3.1. Decreto Supremo Nº SGMD, que aprueba el Reglamento del Sistema de Defensa Civil, y su norma modificatoria Decreto Supremo Nº PCM Decreto Supremo Nº PCM, que aprueba el Reglamento de Organización y Funciones del INDECI, y su modificatoria aprobada por Decreto Supremo Nº PCM, del 06ENE Ley Nº 28112, Ley Marco de la Administración Financiera del Sector Público, del 26NOV Ley Nº Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto, del 06DIC Ley Nº Ley de Presupuesto del Sector Público para el Año Fiscal 2005, del 20DIC Resolución Directoral Nº EF/76.01, que aprueba la Directiva Nº EF/76.01, para la Ejecución del Proceso Presupuestario del Gobierno Nacional para el año fiscal Resolución Jefatural Nº INDECI, que aprueba la Directiva Nº INDECI/4.0, Normas para la Ejecución y el Control del Proceso Presupuestario del INDECI, para el Año Fiscal 2005, del 31MAR REQUISITOS DEL PROCESO 4.1. Módulo Procesos Presupuestarios SIAF SP, remitido por el Ministerio de Economía y Finanzas Directiva emitida por la Dirección Nacional de Presupuesto Público (DNPP) del Ministerio de Economía y Finanzas (MEF), para la Ejecución y Control del Proceso Presupuestario del Gobierno Nacional del Año Fiscal en curso.

3 INDECI PROCEDIMIENTO: COD: -PRES PAG Sede Central MODIFICACIONES PRESUPUESTARIAS FECHA: 28/09/2006 3/14 5. RESPONSABLES DEL PROCESO Oficina de Planificación y Presupuesto. 6. DIAGRAMA DE BLOQUES MODIFICACIONES PRESUPUESTARIAS Nivel Institucional Nivel Funcional Programático Créditos Suplementarios Habilitaciones y Transferencias de Partidas (debiendo de ser autorizados por Ley o norma de igual rango) Créditos y Anulaciones Presupuestarias (*) Todas las Modificaciones Presupuestarias se realizan a través de Notas Modificatorias Presupuestarias. 7. SIGLAS 7.1. CGR: Contraloría General de la República CON: Area de Contabilidad de la UE de la OA CPCGR: Comisión de Presupuesto y Cuenta General de la República del Congreso de la República CR: Congreso de la República DINALOG: Dirección Nacional de Logística DNPP: Dirección Nacional del Presupuesto Público del MEF INDECI: Instituto Nacional de Defensa Civil MEF: Ministerio de Economía y Finanzas OA: Oficina de Administración OAJ: Oficina de Asesoría Jurídica : Oficina de Planeamiento y Presupuesto RDR: Recursos Directamente Recaudados.

4 INDECI PROCEDIMIENTO: COD: -PRES PAG Sede Central MODIFICACIONES PRESUPUESTARIAS FECHA: 28/09/2006 4/ RO: Recursos Ordinarios SGII: Secretaría General e Imagen Institucional UE: Unidad de Economía de la OA. 8. CONSIDERACIONES 8.1. Los Créditos y Anulaciones Presupuestarias es el procedimiento más empleado por el Pliego Presupuestario INDECI (/OA), para las Modificaciones Presupuestarias, razón por la cual se detalla dentro del desarrollo del presente Procedimiento Modificaciones Presupuestarias Todas las Modificaciones Presupuestarias se realizan a través de Notas Modificatorias Presupuestarias Las Modificaciones Presupuestarias, que se aprueben en el Nivel Institucional así como en el Funcional Programático, conllevan al incremento o disminución de la cantidad de las Metas Presupuestarias aprobadas en el Presupuesto Institucional del Pliego o a la creación de nuevas Metas Presupuestarias DE LAS MODIFICACIONES PRESUPUESTARIAS EN EL NIVEL INSTITUCIONAL a. LOS CREDITOS SUPLEMENTARIOS.- Solo es procedente la aprobación de un Crédito Suplementario, cuando la ejecución de gastos exija la ampliación del marco presupuestario aprobado, de acuerdo a lo siguiente: Cuando la Ejecución de ingresos supere el marco aprobado, a nivel de Fuente de Financiamiento, del Presupuesto Institucional. Cuando las proyecciones financieras de los ingresos que efectué el Pliego, a nivel de Fuente de Financiamiento, muestre un incremento que supere el marco aprobado en el Presupuesto Institucional. Los recursos Provenientes de Saldos de Balance y los nuevos desembolsos procedentes de operaciones de Endeudamiento y de Donaciones se incorporan, necesariamente, mediante la aprobación de Créditos Suplementarios. b. LAS HABILITACIONES Y TRANSFERENCIAS DE PARTIDAS.- las Transferencias de Partidas únicamente se pueden efectuar entre Pliegos Presupuestarios en virtud de una Ley o norma con rango de Ley DE LAS MODIFICACIONES PRESUPUESTARIAS EN EL NIVEL PROGRAMATICO CREDITOS Y ANULACIONES DE PRESUPUESTARIAS.- Son propuestas por la Oficina de Planificación y Presupuesto y la Oficina de Administración; corresponden a los Habilitaciones y Anulaciones que varíen los créditos presupuestarios aprobados en el Presupuesto Institucional de Apretura (PIA) o el Presupuesto Institucional Modificado (PIM), según sea el caso, debiendo autorizarse mediante Resolución emitida por el Titular del Pliego.

5 INDECI PROCEDIMIENTO: COD: -PRES PAG Sede Central MODIFICACIONES PRESUPUESTARIAS FECHA: 28/09/2006 5/14 De acuerdo a la regulación introducida en la Ley Nº 28411, Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto, sobre modificaciones presupuestarias en el nivel funcional programático, el concepto de habilitación sustituye al de crédito, para hacer referencia a los incrementos de los créditos presupuestarios de actividades y proyectos con cargo a anulaciones de la misma actividad o proyecto, o de otras. Las Habilitaciones y Anulaciones Presupuestarias se configuran cuando varían las asignaciones aprobadas en el Presupuesto Institucional para las Actividades y Proyectos del Pliego, así como cuando se trasladan los recursos entre Grupos Genéricos de Gastos dentro de una misma Actividad y Proyecto. Las modificaciones presupuestarias en el Nivel Funcional Programático que se efectúan al interior de cada Unidad Ejecutora, se formalizan por el Titular del Pliego, en los plazos señalados en el Anexo Nº 01 de la Directiva N EF/76.01 (mensualmente). 9. GLOSARIO DE TERMINOS 9.1. Crédito Presupuestario: Es el incremento de las asignaciones presupuestarias de Actividades y Proyectos con cargo a anulaciones de otras Actividades y Proyectos, producto de una repriorización de metas presupuestarias o de economías resultantes en la ejecución presupuestal Crédito Suplementario: Es una modificación presupuestaria que se efectúa en el Nivel Institucional, por efecto de un incremento en la estimación y/o en la ejecución de ingresos, debiendo ser aprobado por Ley Estructura Funcional Programática: La Estructura Funcional Programática muestra las grandes líneas de acción que el Pliego desenvolverá durante el ejercicio presupuestario a fin de lograr los Objetivos Institucionales propuestos, a través del cumplimiento de las Metas contempladas en el Presupuesto Institucional. La Estructura Funcional Programática se compone de las Categorías Presupuestarias seleccionadas técnicamente por los Pliegos, las cuales no deben ser numerosas, de manera que permitan visualizar los propósitos a lograr durante el ejercicio así como una eficaz y eficiente administración de los Recursos Públicos de los Pliegos Meta Presupuestaria: Es la expresión concreta, cuantificable y medible que caracteriza el(los) producto(s) final(es) de las Actividades y Proyectos establecidos para el Año Fiscal. Se compone de tres (3) elementos, a saber: Finalidad (Precisión del objeto de la meta). Unidad de Medida (magnitud a utilizar para su medición). Cantidad (el número de Unidades de Medida que se espera alcanzar) Modificaciones Presupuestarias: Son Modificaciones Presupuestarias en el Nivel Institucional, los Créditos Suplementarios, las Habilitaciones y Transferencias de Partidas, las mismas que se tramitan de igual forma que la Ley Anual de Presupuesto, en concordancia con lo prescrito en el artículo 80 de la Constitución Política del Perú. Las Habilitaciones y Transferencias de Partidas, únicamente, pueden efectuarse entre Pliegos Presupuestarios en virtud a dispositivo legal expreso.

6 INDECI PROCEDIMIENTO: COD: -PRES PAG Sede Central MODIFICACIONES PRESUPUESTARIAS FECHA: 28/09/2006 6/14 Son Modificaciones en el Nivel Funcional Programático: los Créditos Presupuestarios y las Anulaciones Presupuestarias, que se efectúen dentro del marco del Presupuesto Institucional vigente de cada Pliego Nota Modificatoria Presupuestaria: Es el documento que sustenta y genera la Modificación Presupuestaria, cuyo modelo y generación del mismo se da a través del Aplicativo Proceso Presupuestario Organización de los Gastos Públicos: se clasifican de conformidad con el Clasificador de los Gastos Públicos en: a. Categoría de Gastos.- Comprende los Gastos Corrientes, Gastos de Capital y el Servicio de la Deuda. b. Grupo Genérico de Gastos.- Agrupa los gastos según su objeto, de acuerdo a determinadas características comunes. c. Modalidad de Aplicación.- Determina si la operación de Gastos implica o no una contraprestación para el Pliego. d. Especifica de Gastos.- Responde al desagregado del objeto del gasto y se determina según el Clasificador de los Gastos Públicos Pliego Presupuestario: Son las Entidades del Sector Público a las que se le ha aprobado una Asignación Presupuestaria en la Ley Anual de Presupuesto. Desde el punto de vista operativo, los Pliegos Presupuestarios son los organismos ejecutores responsables del cumplimiento de las Metas Presupuestarias y del logro de los Objetivos Institucionales trazados para cada Año Fiscal, responsabilizándose -igualmente- de la atención de los gastos adicionales no contemplados en el PIA que se presenten durante la Fase de Ejecución Presupuestal, de acuerdo a su disponibilidad presupuestaria y financiera existente Titular del Pliego: Es la más alta autoridad ejecutiva de una Entidad. Es el responsables del cumplimiento de las Metas Presupuestarias determinadas para un Año Fiscal, en función de los Objetivos Institucionales definidos por el mismo periodo.

7 INDECI PROCEDIMIENTO: COD: -PRES PAG Sede Central MODIFICACIONES PRESUPUESTARIAS FECHA: 28/09/2006 7/ DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO MODIFICACIONES PRESUPUESTARIAS EN EL NIVEL INSTITUCIONAL UNIDAD ORGANICA OAJ RESPONSABLE Especialista en Presupuesto Especialista en Presupuesto DESCRIPCION DE ACTIVIDADES 1. Toma conocimiento de la Ley o Decreto Ley aprobando la Habilitación y Transferencias de partidas entre Pliegos Presupuestarios o analiza documentos de sustento, según sea el caso de aprobación de Transferencia de Partidas o de Crédito Suplementario respectivamente. 2. Genera el reporte con la Nota Modificatoria Presupuestaria, en el Aplicativo Proceso Presupuestario. 3. Elabora y presenta al, el Proyecto de Resolución Jefatural, según modelo 01-A/GN (en el caso de Créditos Suplementarios) o modelo 02-A/GN (en caso de las Transferencias de Partidas) de la Directiva N EF/76.01, para incorporar al Marco Presupuestal del INDECI los recursos asignados, adjunta reporte. El proyecto considera el sustento Legal y los motivos que la originan. 4. Revisa y aprueba el Proyecto, e indica a la enviar a la OAJ. 5. Registra salida de documentos y envía a la OAJ. Se inicia el proceso de Trámite de Resoluciones, el que concluye con la recepción por parte de la, de la Resolución Jefatural que aprueba el Crédito Suplementario. 6. Elabora y presenta al los oficios, adjunta Resolución Jefatural que aprueba el Crédito Suplementario con las Notas Modificatorias respectivas (dentro de los cinco días siguientes a la aprobación de la Resolución), así como los Calendarios de Compromisos. Los oficios están dirigidos a la: Comisión de Presupuesto y Cuenta General de la República del Congreso de la República. Contraloría General de la República. DNPP del MEF, adicionalmente se le remite disquete con información que fuera ingresada en el Aplicativo del Proceso Presupuestario. 7. Revisa los documentos y autoriza a la enviar a la Secretaría General para la firma del Titular del Pliego. 8. Registra salida de documentos y envía a la Secretaría General.

8 INDECI PROCEDIMIENTO: COD: -PRES PAG Sede Central MODIFICACIONES PRESUPUESTARIAS FECHA: 28/09/2006 8/14 SGII CR / MEF / CGR Secretaría General CPCGR / DNPP / Responsable Se inicia el proceso de Administración del Proceso de Trámite Documentario, el que concluye con el envío de los oficios firmados por el Titular del Pliego, Resolución Jefatural que aprueba el Crédito Suplementario con las Notas Modificatorias respectivas y los Calendarios de Compromisos a las entidades normativas correspondientes. 9. Recepcionan los documentos de sustento para las Modificaciones Presupuestarias solicitadas por el INDECI. Fin del proceso.

9 INDECI PROCEDIMIENTO: COD: -PRES PAG Sede Central MODIFICACIONES PRESUPUESTARIAS FECHA: 28/09/2006 9/ MODIFICACIONES PRESUPUESTARIAS EN EL NIVEL FUNCIONAL PROGRAMATICO UNIDAD ORGANICA RESPONSABLE DESCRIPCION DE ACTIVIDADES OA / UE / CON Aprobación de Modificaciones Presupuestarias - Mensualmente Especialista en Presupuesto La aprobación de las Modificaciones Presupuestarias por el Titular del Pliego se realizan mensualmente y en los plazos según Directiva N EF/76.01 (Anexo Nº 01 Cuadro de Plazos en la Fase de Ejecución Presupuestaria ). 1. Analiza los documentos de sustento para la Elaboración de la Nota Modificatoria Presupuestaria: a. Que fueran remitidas por las Unidades Orgánicas u Organos Desconcentrados solicitantes y/o a través de la DINALOG (Ver Procedimiento de Emisión de Informe de Disponibilidad Presupuestaria ). b. O de ser el caso, la Programación Trimestral genera mayor gasto en el Grupo Genérico respecto al Presupuesto (Ver Procedimiento Programación Trimestral del Gasto ). 2. Pone en conocimiento al de realizar el trámite de modificación presupuestaria, y elabora la Nota para la Modificatoria Presupuestaria. 3. Ingresa la Nota para la Modificatoria Presupuestaria en el Aplicativo Proceso Presupuestario y genera reporte Nota Modificatoria Presupuestaria. 4. Archiva la Nota Modificatoria Presupuestaria, para su posterior coordinación con la OA. Se espera las Notas Modificatorias realizadas durante el mes. Continúa en la actividad 8. Consolidación Mensual de las Notas Modificatorias Presupuestarias Especialista en Presupuesto Técnico Administrativo (Control Presupuestal) 5. Coordina con la OA sobre las Notas Modificatorias Presupuestarias que se generan en el mes. 6. Comunica formalmente las Notas Modificatorias Presupuestarias realizadas en la fase Ejecución a través de memorándum firmado por el de la OA, adjuntando disquete con la información respectiva, y envía a la. 7. Recepciona memorándum con disquete adjunto, firma el cargo, registra el ingreso y entrega al Especialista en Presupuesto.

10 INDECI PROCEDIMIENTO: COD: -PRES PAG Sede Central MODIFICACIONES PRESUPUESTARIAS FECHA: 28/09/ /14 OAJ SGII MEF Especialista en Presupuesto Especialista en Presupuesto Secretaría General DNPP 8. Recepciona y consolida todas las Notas Modificatorias Presupuestarias realizadas en la fase de ejecución durante el mes; considerando las realizadas en la. 9. Ingresa la información consolidada y genera en el Aplicativo Proceso Presupuestario, el reporte con las Notas Modificatorias Presupuestarias del mes. Graba información en disquete. 10. Elabora y presenta al, el Proyecto de Resolución Jefatural para formalizar las Notas Modificatorias Presupuestarias, en los plazos señalados y de acuerdo al Modelo 03/GN (modificaciones entre unidades ejecutoras) o Modelo 04/GN (modificaciones dentro de la unidad ejecutora) según Directiva N EF/ Revisa y aprueba el Proyecto, e indica a la enviar a la OAJ. 12. Registra salida de documentos y envía a la OAJ. Se inicia el proceso de Trámite de Resoluciones, el que concluye con la recepción por parte de la, de la Resolución Jefatural que aprueba las modificaciones presupuestarias realizadas. 13. Elabora y presenta al, el oficio dirigido a la DNPP del MEF, adjunta copia de Resolución Jefatural que aprueba las modificaciones presupuestarias con las Notas Modificatorias respectivas (dentro de los cinco días siguientes a la aprobación de la Resolución), así como los Calendarios de Compromisos y disquete. 14. Revisa los documentos y autoriza a la enviar a la Secretaría General para la firma del Titular del Pliego. 15. Registra salida de documentos y envía a la Secretaría General. Se inicia el proceso de Administración del Proceso de Trámite Documentario, el que concluye con el envío del oficio firmado por el Titular del Pliego, Resolución Jefatural que aprueba las modificaciones presupuestarias, Reporte y disquete con las Notas Modificatorias Presupuestarias, y los Calendarios de Compromisos a la DNPP del MEF. 16. Recepciona los documentos de sustento para las Modificaciones Presupuestarias solicitadas por el INDECI. Fin del proceso.

11 11. DIAGRAMA DE FLUJO

12 CR / MEF / CGR CPCGR / DNPP / Responsable / MODIFICACIONES PRESUPUESTARIAS EN EL NIVEL INSTITUCIONAL INDECI SGII SECRETARIA GENERAL Especialista en Presupuesto OAJ Inicio 1 Toma conocimiento de Ley o Decreto Ley, o analiza documentos de sustento de aprobación de Transferencia de Partidas o de Crédito Suplementario respectivamente 2 Genera el reporte 4 Revisa y aprueba el Proyecto, e indica a la enviar a la OAJ 3 Elabora y presenta al, el Proyecto de Resolución Jefatural, adjunta reporte 5 Registra salida de documentos y envía a la OAJ 7 Revisa los documentos y autoriza a la enviar a la Secretaría General 6 Elabora y presenta al los oficios (CPCGR, DNPP y CGR), adjunta RJ que aprueba el CS con las Notas Modificatorias y los Calendarios de Compromisos Trámite de Resoluciones 8 Registra salida de documentos y envía a la Secretaría General Administración del Proceso de Trámite Documentario 9 Recepcionan los documentos de sustento para las Modificaciones Presupuestarias Fin

13 SGII SECRETARIA GENERAL MODIFICACIONES PRESUPUESTARIAS EN EL NIVEL PROGRAMATICO INDECI Especialista en Presupuesto OA / UE / CON Técnico Administrativo (Control Presupuestal) Inicio Aprobación de Modificaciones Presupuestarias - Mensualmente 1 Analiza los documentos de sustento para la Elaboración de la Nota Modificatoria Presupuestaria 2 Toma conocimiento 2 Pone en conocimiento al y elabora la Nota para la Modificatoria Presupuestaria 3 Ingresa información y genera reporte Nota Modificatoria Presupuestaria 4 Nota Mod. Presup. Notas Modificatorias a Aprobación de Modificaciones Presupuestarias - Mensualmente 5 Coordina sobre las Notas Modificatorias Presupuestarias que se generan en el mes 5 Coordina 7 Recepciona memorándum con disquete adjunto, registra el ingreso y entrega a 8 Recepciona y consolida todas las Notas Modificatorias Presupuestarias realizadas en la fase de ejecución durante el mes 6 Envía formalmente las Notas Modificatorias Presupuestarias a través de memorándum, adjuntando disquete con la información 9 Ingresa la información consolidada y genera el reporte con las "Notas Modificatorias Presupuestarias" del mes. Graba información en disquete 10 Elabora y presenta al, el Proyecto de Resolución Jefatural, adjunta reporte α

14 MEF DNPP MODIFICACIONES PRESUPUESTARIAS EN EL NIVEL PROGRAMATICO SGII SECRETARIA GENERAL INDECI Especialista en Presupuesto OAJ α 11 Revisa y aprueba el Proyecto, e indica a la enviar a la OAJ 12 Registra salida de documentos y envía a la OAJ Trámite de Resoluciones 14 Revisa los documentos y autoriza a la enviar a la Secretaría General 13 Elabora y presenta al el oficio (DNPP), adjunta RJ que aprueba las modificaciones presupuestarias con las Notas Modificatorias, los Calendarios de Compromisos y disquete con información respectiva 15 Registra salida de documentos y envía a la Secretaría General Administración del Proceso de Trámite Documentario 16 Recepcionan los documentos de sustento para las Modificaciones Presupuestarias Fin