DIRECCIÓN DE FINANZAS GERENCIA DE CONTABILIDAD. [Mayo ] Pág. 1 de 7

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1 DIRECCIÓN DE FINANZAS GERENCIA DE CONTABILIDAD [Mayo ] Pág. 1 de 7

2 Objetivo Establecer los trámites para viáticos transfronterizos. Base Legal - Administrativa Este subproceso se rige por las siguientes normativas Normas Generales de Administración Presupuestaria del MEF. Ley de Presupuesto por la cual dicta el presupuesto general del estado para el año vigente. Principios El subproceso cumple con los siguientes lineamientos: Para realizar una solicitud de viáticos, la secretaria de la unidad gestora debe recibir la instrucción del director / gerente. Los viáticos al exterior la Unidad Gestora debe solicitarlos con un mínimo de 15 días hábiles de anticipación y deben ser canalizados a través de la secretaria de la Dirección gestora. El colaborador que tiene que realizar devolución de viáticos, debe de notificar y devolver a la Gerencia de dos (2) días hábiles después de interrumpida la labor a la cual se le asignó el viático. No se reconocerá viáticos al funcionario en misión oficial el día de regreso al país. El colaborador deberá presentar un informe sustantivo sobre los resultados de la inspección realizada. Los viáticos podrán ser entregados por lo menos tres días hábiles antes del viaje programado, siempre que cumpla con el tiempo estipulado para el inicio del trámite. La Unidad gestora antes de emitir la solicitud, deberá coordinar con la Gerencia de Presupuestaria la disponibilidad presupuestaria, para hacerle frente a la erogación. No se reconocerá viáticos al funcionario en misión oficial el día de regreso al país. Todos los documentos deben estar exentos de borrones y tachones. La Unidad Gestora antes de emitir la solicitud, debe coordinar con la Gerencia de Programación y Control de Presupuesto la disponibilidad presupuestaria, para hacerle frente a la erogación. Definiciones Para mejor comprensión a continuación se detalla el significado de algunas palabras mencionadas dentro del procedimiento: Palabra Viático Definición Dinero que se facilita a un trabajador para cubrir los gastos en los que incurre por desplazamientos realizados en la consecución de su Página 2

3 Misión oficial tarea. Trabajos, seminarios u otros realizados en representación de la Superintendencia de Bancos de Panamá. Procedimiento Para la ejecución del Trámite de solicitud de viáticos para inspecciones transfronterizas, se establecen las siguientes actividades y responsables de su ejecución: No. Responsable Actividad R/C 1 Secretarias DS/DGR/DPCOI Aprobada la misión, realiza lo siguiente: La solicitud de viáticos para inspecciones transfronterizas se remite mediante el Sistema Tecnológico a la Gerencia de Presupuesto. R1 2 3 Analista de Presupuesto Secretarias DS/DGR/DPCOI Nota: ninguna otra unidad gestora confecciona estos viáticos. Recibe la solicitud de viáticos, le asigna la partida presupuestaria en el Sistema Tecnológico y automáticamente se remite a la Unidad Gestora correspondiente. Recibe e imprime el cuadro de viáticos y realiza lo siguiente: Entrega el cuadro de viáticos, y demás documentos sustentadores (aprobación del superintendente, solicitud de viáticos) para la aprobación y firma del gerente o director. Los documentos sustentadores: a. Aprobación del superintendente. b. Información del evento (la descripción y los motivos del viaje), si no se detalló en el cuadro de viáticos. c. Agenda del evento en español. d. Indicar la fecha de regreso de la misión (si no se detalló en el cuadro de viáticos). En caso de que se requiera salir con más de un día de antelación, debe sustentarse en la solicitud. Remite la solicitud de viáticos a la Gerencia de Contabilidad. R2 Página 3

4 4 5 6 Secretaria de Contabilidad Contador de la Gerencia de Contabilidad Directora de Finanzas Recibe, sella y entrega al contador Revisa que el cálculo de los viáticos a pagar coincida con el total de días y tarifas aprobadas por la Ley de presupuesto según sea el caso y remite para la firma de la directora de Finanzas. Nota: de existir alguna inconsistencia, se remite a la secretaria de la Dirección correspondiente. Firma el cuadro de viáticos y remite a la Gerencia de Contabilidad. C2 C1 En SIAFPA 7 Contador Recibe los documentos (físicos) genera solicitud de viáticos, sella, coloca el número de transacción y firma. 8 Analista de Registra la partida presupuestaria y realiza Presupuesto bloqueo de partida presupuestaria. 9 Contador Contabiliza devengado Asiento diario 10 Analista de Genera Gestión de Cobro Imprimir 11 Gerente de Autoriza emisión de cheque. Imprime cheque pagos 12 Asistente de Contabilidad de 13 Contador Nota: remite copia del cheque (físico) a la Gerencia de Presupuesto. Y el cheque (físico) original a la Gerencia de Contabilidad. Contabiliza el pago del cheque Asiento diario Remite a la Dirección de Finanzas Referencia: Procedimiento de Emisión y firma de cheques. 14 Recepción de Entrega el cheque de viático debidamente firmado al colaborador de la Unidad Gestora. Fin del subproceso Página 4

5 Riesgo y Control Para mitigar riesgos inherentes al proceso se establecen los siguientes controles: Código Riesgo Código Control R1 R2 Que las solicitudes de viático no estén aprobadas por las autoridades correspondientes. Que no se reciba con la suficiente antelación la documentación para dar inicio al trámite. C1 C2 Toda solicitud de viáticos debe estar autorizada por el director del área y por la directora de Finanzas. Que el cálculo sea de acuerdo a las Normas Generales de Administración Presupuestaria en año vigente. Ubicación del Diagrama de Flujo Para información consulte la sección Políticas y Procedimientos, seleccione Dirección de Finanzas, Gerencia de Contabilidad. Actualizaciones A continuación se detalla el historial de actualizaciones que ha tenido el subproceso: Versión Fecha Descripción V.5. 12/05/2014 Actualización de las actividades y responsables. V.4. 13/03/2012 Integración de los procesos administrativos V.3. 03/07/2011 Actualizado debido a variación de la tabla de viáticos acorde a la nueva tarifa establecida en la Ley N 75 del 2 de noviembre de 2010, (que dicta el presupuesto general del estado para la vigencia fiscal 2011). V.2 08/06/2010 Actualizado debido a variación de la tabla de viáticos. V.1 18/03/2008 Elaboración del procedimiento. Página 5

6 Revisado por A continuación se detallan los nombres de las personas que intervinieron en la revisión del subproceso: Autorizado por A continuación se indica el nombre del dueño del subproceso u persona responsable de la ejecución de las actividades que conforman el subproceso: Página 6

7 Anexos Tabla de Viáticos al Exterior Ley que dicta el Presupuesto General del Estado para la vigencia Fiscal corriente 1. Para el Superintendente 2. Para Otros Funcionarios Públicos Europa, Asia, África y Oceanía Estados Unidos, Canadá, Argentina, Brasil y Chile México, Centroamérica, el Caribe y el resto de América Latina B/ B/ B/ Europa, Asia, África y Oceanía Estados Unidos, Canadá, Argentina, Brasil y Chile México, Centroamérica, el Caribe y el resto de América Latina B/ B/ B/ Página 7