ÍNDICE. Página. Oficio de solicitud de registro de firmas. Formato de registro de firmas. Informe de Cheques entregados

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2 ÍNDICE Página 1 Base normativa 3 2 Objetivo 3 3 Ámbito de aplicación 3 4 Políticas 3 5 Definiciones 5 6 Descripción de actividades 7 7 Diagrama de flujo 19 8 Relación de documentos que intervienen en el procedimiento 26 Anexos Anexo 1 Anexo 2 Anexo 3 Anexo 4 Anexo 5 Anexo 6 Anexo 7 Anexo 8 Anexo 9 Oficio de solicitud de registro de firmas Formato de registro de firmas Informe de Cheques entregados Informe de Cheques en poder de caja Oficio de cheques entregados Informe de Cheques no cobrados en proceso de cancelación Oficio de solicitud de cancelación de la protección en la banca electrónica Informe de Cheques revocados en proceso de cancelación Oficio de cheques cancelados, no cobrados y/o revocados Página 2 de 26

3 Procedimiento para el control y entrega de cheques a proveedores y prestadores de servicios. 1 Base normativa Manual de Organización de la Dirección de Finanzas registrado el 01 de junio de 2016, numeral , párrafos 3, 7,15 y Objetivo Establecer las actividades para el control y entrega de cheques a proveedores y prestadores de servicios. 3 Ámbito de aplicación El presente procedimiento es de observancia obligatoria para el personal responsable del control y entrega de cheques a proveedores y prestadores de servicios; para Nivel Central la División de Recursos Financieros de la Coordinación de Tesorería, a través del Área de Pagos, en Delegaciones la Jefatura de Servicios de Finanzas a través del Departamento de Tesorería; en las Áreas de Gestión Desconcentrada y Unidades Médicas de Alta Especialidad, a través del Departamento de Finanzas y en los Centros Vacacionales, la Gerencia de Finanzas a través de la Subgerencia de Finanzas y/o Tesorería y Cobranza. 4 Políticas 4.1 La Coordinación de Tesorería tendrá la facultad para actualizar y modificar el presente procedimiento, con base en las propuestas generadas por la División de Recursos Financieros, las Jefaturas de Servicios de Finanzas, Unidades Médicas de Alta Especialidad y Centros Vacacionales. 4.2 La Coordinación de Tesorería interpretará para efectos administrativos, el presente procedimiento y resolverá los casos no previstos en el mismo, a través de la División de Recursos Financieros. 4.3 Los Titulares de la División de Recursos Financieros, de la Jefatura de Servicios de Finanzas, del Departamento de Finanzas en Unidades Médicas de Alta Especialidad y en Áreas de Gestión Desconcentrada y de la Gerencia de Administración y Finanzas y/o Gerencia de Finanzas en los Centros Vacacionales, vigilarán y verificarán el cumplimiento de las políticas y actividades del presente procedimiento. 4.4 La Coordinación de Tesorería a través de la División de Recursos Financieros, los Jefes de Servicios de Finanzas en Delegaciones, los Directores Generales de las Unidades Página 3 de 26

4 Médicas de Alta Especialidad y Gerentes Generales y/o Administrador General de los Centros Vacacionales que cuenten con poder notarial, deberán contratar el servicio de pago a proveedores y prestadores de servicios con cheque, con las instituciones bancarias que realizan la protección centralizada. 4.5 La División de Recursos Financieros por conducto del Área de Pagos será responsable de enviar vía Host to Host en forma centralizada los archivos de protección de cheques, a través del Sistema PREI-Millenium. Los Responsables del control y entrega de cheques a proveedores y prestadores de servicios, serán responsables de: 4.6 Comprobar que todos los cheques, contengan la leyenda de NO NEGOCIABLE. 4.7 Solicitar previo a la entrega de los cheques, la siguiente documentación: Personas físicas: identificación oficial vigente y Contra-recibo clave (Anexo1 del Procedimiento para la recepción, glosa y aprobación de documentos presentados para trámite de pago y la constitución, modificación, cancelación, operación y control de fondos fijos ; clave , actualizado el 07 de enero de 2016), expedido por el módulo de cuentas por pagar Personas morales: poder notarial para verificar que el representante legal tenga facultades para pleitos y cobranzas o administración, identificación oficial vigente y Contra-recibo clave expedido por el módulo de cuentas por pagar Áreas internas del Instituto que requieran que personal a su cargo recojan los cheques para efectuar el trámite de pago de servicios, para lo cual, deberán entregar: Oficio de solicitud de registro de firmas clave 6B (anexo 1) dirigido a la Coordinación de Tesorería o Jefatura de Servicios de Finanzas según corresponda, solicitando el registro de firmas del personal autorizado, adjuntando el Formato de registro de firmas clave 6B (anexo 2), así como las copias de las identificaciones oficiales vigentes. NOTA: El registro se deberá actualizar en forma anual o en caso de que exista cualquier modificación. Escrito a la División de Recursos Financieros o al Departamento de Tesorería según corresponda, solicitando la entrega de los cheques el cual debe contener: Número de contra-recibo clave Nombre del beneficiario Importe Nombre de la persona autorizada para recibir los cheques Página 4 de 26

5 4.8 Cancelar los cheques devueltos conforme a lo establecido en el presente documento y concentrar los recursos al flujo institucional. Generales 4.9 Las guías funcionales indicadas en el presente procedimiento se podrán consultar en la siguiente liga: El incumplimiento de los servidores públicos involucrados en el presente documento será causal de las responsabilidades que resulten conforme a la normatividad en la materia y demás disposiciones vigentes aplicables al respecto El lenguaje empleado en el presente documento, en los anexos y formatos, no busca generar ninguna distinción ni marcar diferencias entre hombres y mujeres, por lo que las referencias o alusiones en la redacción hechas hacia un género representan a ambos sexos El presente documento actualiza y deja sin efectos al Procedimiento para el control de cheques en poder de caja y entrega de los mismos a proveedores del Instituto, así como el control de cheques en dólares para el pago de viáticos al extranjero en nivel central, clave , registrado el 15 de diciembre de Definiciones 5.1 archivo de respuesta: Es la información que proporciona el banco una vez que los cheques están protegidos bancariamente la cual permite actualizar el estatus de los cheques en el Sistema PREI-Millenium. 5.2 área de pagos: (AP) Área dependiente de la División de Recursos Financieros de la Coordinación de Tesorería, responsable del control y entrega de los cheques a proveedores y prestadores de servicios en Nivel Central. 5.3 áreas del módulo de cuentas por pagar: Se considerarán como tales a las siguientes, de manera conjunta o individualmente, según corresponda: División de Trámite de Erogaciones de la Coordinación de Contabilidad y Trámite de Erogaciones, en Nivel Central. Departamento de Presupuesto, Contabilidad y Erogaciones de la Jefatura de Servicios de Finanzas, en Delegaciones. Departamento de Finanzas, en las Áreas de Gestión Desconcentrada. Oficina de Trámite de Erogaciones, en las Unidades Médicas de Alta Especialidad. Página 5 de 26

6 Subgerencias de Finanzas, en los Centros Vacacionales. 5.4 Avisos de contenido: Se le denominará a la hoja que se entrega con cada cheque y que contiene: fecha del cheque, número de proveedor, número de cheque, número de factura, fecha de vencimiento, número de comprobante, importe bruto, importe pagado y nombre del proveedor, en donde firma de recibido de conformidad, (Anexo 1 denominado Avisos de contenido con clave 6B , del Procedimiento para la ejecución del ciclos de pago a través del Sistema PREI-Millenium, clave 6B , registrado el 29 de agosto de 2016, de la Coordinación de Contabilidad y Trámite de Erogaciones. 5.5 contra-recibo: Documento emitido por el Sistema PREI-Millenium, que ampara la recepción de documentos entregados para trámite de pago. Contra-recibo (Anexo 1, clave , del Procedimiento para la recepción, glosa y aprobación de documentos presentados para trámite de pago y la constitución, modificación, cancelación, operación y control de fondos fijos, clave , de la Coordinación de Contabilidad y Trámite de Erogaciones, actualizado el 07 de enero de 2016). 5.6 identificación oficial vigente: Para el presente procedimiento se reconocen: La credencial para votar con fotografía vigente expedida por el Instituto Nacional Electoral (INE) o Instituto Federal Electoral (IFE), pasaporte vigente y cédula profesional. 5.7 IMSS o Instituto: Instituto Mexicano del Seguro Social. 5.8 Reporte de cheques emitidos: Son los cheques que se generan en el ciclo de pagos y contiene consecutivo, número de cheque, nombre del beneficiario, fecha de emisión e importe, dicho documento es el Anexo 2 denominado Reporte de cheques emitidos, clave 6B del Procedimiento para la ejecución del ciclos de pago a través del Sistema PREI-Millenium, clave 6B , registrado el 29 de agosto de 2016, de la Coordinación de Contabilidad y Trámite de Erogaciones. 5.9 responsables del control y entrega de cheques: Se entenderá por el personal que realiza el pago con cheque a proveedores: en Nivel Central, el Área de Pagos de la División de Recursos Financieros, en Delegaciones el Departamento de Tesorería de la Jefatura de Servicios de Finanzas; en las Áreas de Gestión Desconcentrada y Unidades Médicas de Alta Especialidad, el Jefe del Departamento de Finanzas y en los Centros Vacacionales el Gerente de Administración y Finanzas y/o Gerente de Finanzas Sistema PREI-Millenium: Sistema de Planeación de Recursos Institucionales. Sistema informático aplicativo financiero que provee información integral y en línea, a través de un software financiero denominado ERP (Enterprise Resources Planning - Planeación de los Recursos Empresariales) UN: Unidad de Negocios Página 6 de 26

7 6. Descripción de actividades del Procedimiento para el control y entrega de cheques a proveedores y prestadores de servicios Responsable Actividad PAGO CON CHEQUE A PROVEEDORES Y PRESTADORES DE SERVICIOS ETAPA I Control de cheques Documentos involucrados Área de Pagos/ Departamento de Tesorería / Departamento de Finanzas/Gerente de Administración y Finanzas y/o Gerente de Finanzas 1. Recibe del Área del módulo de cuentas por pagar que corresponda, el Reporte de los cheques emitidos, clave 6B , Cheques y Avisos de contenido con clave 6B , para el control y la entrega de cheques. Reporte de cheques emitidos 6B Cheques Avisos de contenido 6B Revisa que los datos de los Cheques y los Avisos de contenido con clave 6B , correspondan a los contenidos en el Reporte de cheques emitidos, clave 6B Identifica los Cheques cancelados en el Reporte de cheques emitidos 6B , del Área del módulo de cuentas por pagar que corresponda. NOTA: Cancela en la Banca electrónica la protección de cheques (actividad 27) y realiza la devolución de recursos (actividad 31). 4. Coloca en la parte frontal del Cheque y del Avisos de contenido con clave 6B , el sello con la leyenda: Para abono en cuenta del beneficiario. NOTA: No se impondrá el sello a los Cheques de fondo fijo y los de la cuenta , denominada Emolumentos a Consejeros Representantes de los Sectores Obrero y Patronal. Cheques Avisos de contenido 6B Reporte de cheques emitidos 6B Reporte de cheques emitidos 6B Banca electrónica/ protección de cheques Cheque Avisos de contenido 6B Página 7 de 26

8 Responsable Área de Pagos/ Departamento de Tesorería / Departamento de Finanzas/Gerente de Administración y Finanzas y/o Gerente de Finanzas Actividad 5. Accede a la Banca electrónica e imprime Consulta de protección en la Banca electrónica. NOTA: Si los cheques cancelados se protegieron bancariamente, se tiene que cancelar la protección en la Banca electrónica. Documentos involucrados Banca electrónica/ Consulta de protección Consulta de protección en la Banca electrónica 6. Accede al Sistema PREI-Millenium, verifica que el estatus de los cheques en poder de caja sea el de Protegido, conforme a la Guía funcional No. 5 Estatus de los cheques. No está Protegido Sistema PREI- Millenium /Estatus Guía funcional No. 5 Departamento de Tesorería/ Departamento de Finanzas/Gerente de Administración y Finanzas y/o Gerente de Finanzas 7. Informa mediante Correo electrónico de aviso al Área de Pagos de la División de Recursos Financieros que los cheques en poder de caja no están con estatus Protegido. Correo electrónico de aviso Área de Pagos 8. Recibe Correo electrónico de aviso del Departamento de Tesorería/ Departamento de Finanzas/ Gerente de Administración y Finanzas y/o Gerente de Finanzas y envía Correo electrónico de aviso a la División de Servicios de Información para Administración, Finanzas y Jurídico, solicitando se verifique que la Institución bancaria, haya depositado en el servidor el archivo de respuesta. No hay archivo de respuesta 9. Envía Correo electrónico de notificación a la Institución bancaria solicitando el depósito del archivo de respuesta. Correo electrónico de aviso Archivo de Respuesta Correo electrónico de notificación Archivo de respuesta Página 8 de 26

9 Responsable Área de Pagos Actividad 10. Recibe Correo electrónico de respuesta de la Institución bancaria con la confirmación del depósito del archivo de respuesta. Continúa en la actividad 6. Documentos involucrados Correo electrónico de respuesta Archivo de respuesta Si hay archivo de respuesta 11. Ejecuta en el Sistema PREI-Millenium en forma manual la bitácora con base en la Guía Funcional No. 27 Protección de Cheques Central. Continúa en la actividad 6. Si está Protegido Sistema PREI- Millenium/ bitácora Guía Funcional No. 27 Área de Pagos/ Departamento de Tesorería/ Departamento de Finanzas/Gerente de Administración y Finanzas y/o Gerente de Finanzas 12. Recaba en los Cheques las firmas autógrafas de dos de los funcionarios registrados ante la Institución Bancaria y se asegura de que todos estén firmados. 13. Accede a la Banca electrónica y obtiene la Consulta de movimientos para confirmar que se hayan depositado los recursos que amparan los cheques emitidos, previo a la entrega al proveedor o gestor autorizado. Cheques Banca electrónica/ Consulta de movimientos ETAPA II Entrega de cheques 14. Recibe del proveedor o gestor autorizado el Contra-recibo clave , e Identificación oficial vigente y revisa que los siguientes datos coincidan con los contenidos en los Avisos de contenido con clave 6B : Número de Contra-recibo clave Página 9 de 26 Contra-recibo Identificación oficial vigente Avisos de contenido

10 Responsable Área de Pagos/ Departamento de Tesorería/ Departamento de Finanzas/Gerente de Administración y Finanzas y/o Gerente de Finanzas Actividad Nombre del beneficiario Importe En el caso de ser gestor también deberá entregar el oficio establecido en la política del presente procedimiento. NOTA: En el caso de reexpedición de cheque, el beneficiario deberá presentar el Oficio de solicitud que entregó al Área del módulo de cuentas por pagar que corresponda, con sello original de recibido. Los datos no son correctos 15. Informa al beneficiario y solicita que presente la documentación correcta de acuerdo al cheque expedido. Continúa en la actividad 14. Los datos son correctos Documentos involucrados 6B Oficio de solicitud 16. Solicita al beneficiario o gestor autorizado, registre en el Avisos de contenido con clave 6B , los siguientes datos: Leyenda Recibí cheque original Nombre completo Firma Fecha Hora Folio de la identificación oficial que presenta 17. Entrega Cheques y marca en el Sistema PREI-Millenium, la entrega del cheque conforme a la Guía funcional No. 5 Estatus de los Cheques y ordena por número progresivo los Avisos de contenido con clave 6B , al término del horario de pago. Avisos de contenido 6B Cheques Sistema PREI- Millenium/entrega de cheques Guía funcional No. 5 Avisos de contenido 6B Página 10 de 26

11 Responsable Área de Pagos/ Departamento de Tesorería/ Departamento de Finanzas/Gerente de Administración y Finanzas y/o Gerente de Finanzas Actividad 18. Genera en el Sistema PREI-Millenium conforme a la Guía funcional No. 5 Estatus de los Cheques, los informes de cheques con los siguientes estatus: Informe de Cheques entregados, clave 6B (anexo 3) Informe de Cheques en Poder de Caja, clave 6B (anexo 4) NOTA: Los informes se deberán generar diariamente al término del horario de pago. Documentos involucrados Sistema PREI- MILLENIUM/ informes Guía funcional No. 5 6B Anexo 3 6B Anexo Confirma que el Informe de Cheques entregados, clave 6B (anexo 3), así como el Informe de Cheques en poder de caja, clave 6B (anexo 4), coincidan con los Avisos de contenido con clave 6B y Cheques, en forma impresa. No coincide la información 20. Valida la información en el Sistema PREI- Millenium y se corrige la inconsistencia detectada. Continúa en la actividad 18. Sí coincide la información 21. Firma en forma mancomunada el Informe de Cheques entregados, clave 6B (anexo 3), así como el Informe de Cheques en poder de caja, clave 6B (anexo 4). NOTA: Los informes deberán estar firmados por los responsables del control y entrega de cheques. 6B Anexo 3 6B Anexo 4 Avisos de contenido 6B Cheques Sistema PREI- Millenium 6B Anexo 3 6B Anexo 4 Página 11 de 26

12 Responsable Área de Pagos/ Departamento de Tesorería/ Departamento de Finanzas/Gerente de Administración y Finanzas y/o Gerente de Finanzas Actividad 22. Elabora y remite al Área del módulo de cuentas por pagar que corresponda el Oficio de cheques entregados clave 6B (anexo 5) e Informe de Cheques entregados clave 6B (anexo 3). 23. Obtiene acuse de recibo del Oficio de cheques entregados clave 6B (anexo 5) y lo archiva en Expediente de cheques entregados, así como la siguiente documentación: Informe de Cheques entregados, clave 6B (anexo 3), de acuerdo a la Guía funcional No. 5 Estatus de los cheques. Avisos de contenido con clave 6B Documentos involucrados 6B Anexo 5 6B Anexo 3 Acuse de recibo 6B Anexo 5 Expediente de cheques entregados 6B Anexo 3 Guía funcional No. 5 Avisos de contenido 6B ETAPA III Cancelación de cheques 24. Obtiene diariamente del Sistema PREI- Millenium informe de Cheques no cobrados en proceso de cancelación clave 6B (anexo 6) e Informe de Cheques revocados en proceso de cancelación clave 6B (anexo 8) de acuerdo a la Guía funcional No. 5 Estatus de los Cheques y procede según el tipo de cheques: a. Cheques no cobrados: Continúa en la actividad 25. b. Cheques revocados: Continúa en la actividad 28. Sistema PREI- Millenium/ informes 6B (anexo 6) 6B (anexo 8) Guía funcional No. 5 Página 12 de 26

13 Responsable Área de Pagos/ Departamento de Tesorería/ Departamento de Finanzas/Gerente de Administración y Finanzas y/o Gerente de Finanzas Actividad 25. Separa los Cheques que tengan una antigüedad mayor a 30 días naturales a partir de la fecha de su emisión. 26. Coloca el sello de Cancelado a los Cheques, así como a sus Avisos de contenido con clave 6B NOTA: Por los cheques cancelados a petición de las áreas requirentes del pago, se deberán realizar las actividades de esta etapa. Documentos involucrados Cheques Cheques Avisos de contenido 6B Accede a la Banca electrónica y efectúa la cancelación de la protección de los cheques no cobrados e imprime la Consulta de Cheques: cancelado. Continúa en la actividad 31. NOTA: El Departamento de Finanzas de las Áreas de Gestión Desconcentrada, envía al Departamento de Tesorería en la Delegación el Oficio de solicitud de cancelación de la protección en la banca electrónica clave 6B (anexo 7). 28. Identifica los cheques con una antigüedad mayor a 60 días naturales a la fecha de su expedición, de acuerdo al Informe de Cheques revocados en proceso de cancelación con clave 6B (anexo 8). 29. Obtiene de la Banca electrónica la Consulta de movimientos para corroborar que no hayan sido pagados. Si están pagados Continúa en la Actividad 33. No están pagados 30. Efectúa en la Banca electrónica la cancelación de la protección de los cheques, obtiene la Consulta de Cheques cancelados y realiza la cancelación de los cheques en el Sistema PREI-Millenium de acuerdo a la Guía funcional No. 5 Página 13 de 26 Banca electrónica/ cancelación Consulta de cheques: cancelado 6B Anexo 7 6B Anexo 8 Banca electrónica/ Consulta de movimientos Banca electrónica/ Consulta de cheques: cancelado

14 Responsable Área de Pagos/ Departamento de Tesorería/ Departamento de Finanzas/Gerente de Administración y Finanzas y/o Gerente de Finanzas Actividad Estatus de los cheques. NOTA: El Departamento de Finanzas de las Áreas de Gestión Desconcentrada, envían al Departamento de Tesorería en la Delegación el Oficio de solicitud de cancelación de la protección en la banca electrónica clave 6B (anexo 7). Documentos involucrados Sistema PREI- Millenium/ Cancelación Guía funcional No. 5 6B Anexo Realiza la devolución de recursos en el Sistema PREI-Millenium, de acuerdo con la Guía funcional No. 31 Devolución de Recursos Delegación, por los cheques cancelados, no cobrados y/o revocados. 32. Confirma en la Banca electrónica que se haya realizado el cargo en la cuenta designada por la devolución de recursos y guarda en electrónico la Consulta de movimientos. 33. Elabora y remite al Área del módulo de cuentas por pagar que corresponda el Oficio de cheques cancelados, no cobrados y/o revocados clave 6B (anexo 9), adjuntando los siguientes informes emitidos en el Sistema PREI- Millenium : Informe de Cheques no cobrados en proceso de cancelación clave 6B (anexo 6). Informe de Cheques revocados en proceso de cancelación clave 6B (anexo 8). Obtiene Acuse de recibido. NOTA: Identifica los casos que estén pagados en el Informe de Cheques revocados en proceso de cancelación clave 6B (anexo 8). Sistema PREI- Millenuim/ Devolución de recursos Guía funcional No. 31 Banca electrónica/ Consulta de movimientos 6B Anexo 9 Sistema PREI- Millenium/Informes 6B Anexo 6 6B Anexo 8 Acuse de recibo Página 14 de 26

15 Responsable Área de Pagos/ Departamento de Tesorería/ Departamento de Finanzas/Gerente de Administración y Finanzas y/o Gerente de Finanzas Actividad 34. Integra y archiva expediente de acuerdo al tipo de cheque: Cancelados, no cobrados y/o revocados Acuse de entrega al Área del módulo de cuentas por pagar que corresponda del Oficio de cheques cancelados, no cobrados y/o revocados clave 6B (anexo 9). Documentos involucrados Expediente Acuse de entrega 6B Anexo 9 6B Anexo 6 Informe de Cheques no cobrados en proceso de cancelación, clave 6B (anexo 6) y/o Cheques revocados en proceso de cancelación, clave 6B (anexo 8). Oficio de solicitud de cancelación de la protección en la banca electrónica clave 6B (anexo 7). Consulta de Cheques: cancelado Pantalla de la aprobación de la cancelación en el Sistema PREI- Millenium. Pantalla de la cancelación de la protección en la Banca electrónica. Pantalla de la Solicitud de Recursos no Ejercidos UN" con estatus de Enviada en el Sistema PREI-Millenium. NOTA: Para la destrucción de Cheques se deberán apegar a lo establecido en el Procedimiento para la recepción, guarda y entrega de cheques en blanco para pago a proveedores, así como destrucción de los cancelados, clave 6B B Anexo 8 6B Anexo 7 Consulta de Cheques: cancelado Pantalla de la aprobación de la cancelación Pantalla de la cancelación de la protección en la Banca electrónica Pantalla de la Solicitud de Recursos no Ejercidos UN Procedimiento 6B Página 15 de 26

16 Responsable Área de pagos Actividad CAMBIO DE ESTATUS EN EL SISTEMA PREI- MILLENIUM POR CHEQUES DEVUELTOS No recibe solicitud de cambio de estatus Continúa en la actividad 38. Si recibe solicitud de cambio de estatus Documentos involucrados 35. Recibe Oficio de solicitud de cambio de la Jefatura de Servicios de Finanzas o del Jefe del Departamento de Finanzas en Unidades Médicas de Alta Especialidad, en el que solicitan el cambio de estatus de Pagado a En poder de caja, para la reexpedición del pago, con los siguientes datos: Número de cheque Nombre del beneficiario Importe Fecha de emisión Cuenta bancaria a cuatro dígitos en el Sistema PREI-Millenium Estatus del cheque en el Sistema PREI- Millenium Anexa al Oficio de solicitud de cambio la siguiente documentación: Pantalla de la consulta de Cheques en poder de caja, con los estatus de pagado y conciliado. Copia del Cheque debidamente cancelado y/o Aviso de cancelación por parte del banco. Copia del Estado de cuenta y/o Consulta de movimientos en donde se refleje el cargo y el abono por el cheque mal negociado. Pantalla de la Solicitud de Recursos no Página 16 de 26 Oficio de solicitud de cambio Pantalla de la consulta de Cheques en poder de caja Cheque debidamente cancelado y/o Aviso de cancelación del banco 1C Estado de cuenta y/o Consulta de movimientos, cheque mal negociado 1C Pantalla de la Solicitud de Recursos no Ejercidos UN Estado de cuenta y/o Consulta de movimientos, con el cargo por la devolución de recursos 1C

17 Responsable Área de Pagos Actividad Ejercidos UN" con estatus de aceptada. Copia del Estado de cuenta y/o Consulta de movimientos de la Banca electrónica donde se refleje el cargo por la devolución de recursos. Documentos involucrados Carta de solicitud de reexpedición de pago Carta de solicitud de reexpedición de pago por parte del beneficiario y/o área interna del Instituto. 36. Ingresa al Sistema PREI-Millenium para aprobar y confirmar el cambio de estatus del cheque y notifica por Correo electrónico de cambio de estatus al área solicitante. 37. Integra expediente por Delegación o Unidad Médica de Alta Especialidad con la siguiente documentación: Oficio de solicitud de cambio. Pantalla de la consulta de Cheques en poder de caja, con los estatus de pagado y conciliado. Copia del Cheque debidamente cancelado y/o Aviso de cancelación por parte del banco. Copia del Estado de cuenta y/o Consulta de movimientos en donde se refleje el cargo y el abono por el cheque mal negociado. Pantalla de la Solicitud de Recursos no Ejercidos UN con estatus de aceptada. Copia del Estado de cuenta y/o Consulta de movimientos de la Banca electrónica donde se refleje el cargo por Página 17 de 26 Sistema PREI- Millenium/cambio de estatus del cheque Correo electrónico de cambio de estatus Expediente Oficio de solicitud de cambio Pantalla de la consulta de Cheques en poder de caja Cheque debidamente cancelado y/o Aviso de cancelación 1C Estado de cuenta y/o Consulta de movimientos, cheque mal negociado 1C Pantalla de la Solicitud de

18 Responsable Área de Pagos Actividad la devolución de recursos. Carta de solicitud de reexpedición de pago por parte del beneficiario y/o área interna del Instituto. Documentos involucrados Recursos no Ejercidos UN Estado de cuenta y/o Consulta de movimientos, devolución de recursos 1C Carta de solicitud de reexpedición de pago 38. Da por terminado el proceso. Fin del Procedimiento Página 18 de 26

19 7. Diagrama de flujo del Procedimiento para el control y entrega de cheques a proveedores y prestadores de servicios INICIO a 3 PAGO CON CHEQUE A PROVEEDORES Y PRESTADORES DE SERVICIOS ETAPA I Control de cheques ÁREA DE PAGOS / DEPARTAMENTO DE TESORERÍA / DEPARTAMENTO DE FINANZAS/ GERENTE DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS Y/O GERENTE DE FINANZAS Identifica los cheques cancelados en Reporte de cheques emitidos NOTA 4 Coloca sello con leyenda: Para abono en cuenta del beneficiario a los Cheques y a los Avisos de contenido NOTA Reporte de cheques emitidos 6B Banca electrónica/ protección de cheques Cheques 1 Avisos de contenido 6B Recibe del Área del módulo de cuentas por pagar Reporte de cheques emitidos, Cheques y Avisos de contenido Reporte de cheques emitidos 6B Cheques Avisos de contenido 6B Accede a la Banca electrónica e imprime Consulta de protección NOTA Banca electrónica/ consulta de protección Consulta de protección en la banca electrónica 2 Revisa que los datos de los cheques y Avisos de contenido correspondan con Reporte de cheques emitidos Cheques 6 Accede al Sistema PREI-Millenium, verifica que el estatus de cheques en poder de caja sea el de Protegido PREI- Millenium/ Estatus a Avisos de contenido 6B Reporte de cheques emitidos 6B Guía funcional No. 5 A Página 19 de 26

20 A Está Protegido? NO DEPARTAMENTO DE TESORERÍA / DEPARTAMENTO DE FINANZAS/ GERENTE DE ADMINISTRACIÓN Y 7 FINANZAS Y/O GERENTE DE FINANZAS 7 Informa mediante correo al Área de Pagos que los cheques no están Protegidos SI ÁREA DE PAGOS/ DEPARTAMENTO DE TESORERÍA / DEPARTAMENTO DE FINANZAS/ GERENTE DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS Y/O GERENTE DE FINANZAS 12 Recaba en cheques las firmas autógrafas de dos funcionarios registrados y se asegura de que estén firmados Cheques De aviso 8 ÁREA DE PAGOS Recibe y envía solicitando se verifique haya depositado el archivo de respuesta. De aviso Archivo de respuesta Accede a la Banca electrónica obtiene la Consulta de movimientos para confirmar que se hayan depositado los recursos previo a la entrega al proveedor o gestor autorizado Banca electrónica/ Consulta de movimientos Hay archivo de respuesta? SI Ejecuta en el Sistema PREI- Millenium en forma manual la bitácora B 9 NO Envía Correo de notificación a la Institución bancaria solicitando el depósito del archivo de respuesta De notificación 6 PREI- Millenium/ bitácora Guía funcional No Recibe Correo de respuesta de la Institución bancaria con la confirmación del archivo de respuesta Archivo de respuesta De respuesta 6 Archivo de respuesta Página 20 de 26

21 B ETAPA II Entrega de cheques 14 Recibe del proveedor o gestor Contra-recibo e Identificación oficial vigente revisa que los datos coincidan en Avisos de contenido NOTA 15 Contra recibo Identificación oficial vigente Avisos de contenido 6B Oficio de solicitud 15 Los datos son correctos? Informa al beneficiario solicita que presente la documentación de acuerdo al cheque expedido 14 NO SI 16 Solicita al beneficiario o gestor registre en el Avisos de contenido los datos 17 Entrega cheques y marca en Sistema PREI-Millenium la entrega y ordena por número progresivo los Avisos de contenido Avisos de contenido 6B Cheques C PREI- Millenium/ Entrega de cheques Guía funcional No. 5 Avisos de contenido 6B Página 21 de 26

22 C 18 Genera en Sistema PREI- Millenium los informes de cheques con los Estatus NOTA 20 PREI- Millenium/ Informes Guía funcional No. 5 6B Anexo 3 6B Anexo 4 19 Confirma que el Informe de Cheques entregados, así como el Informe de Cheques en poder de caja, coincidan con Avisos de contenido y Cheques, en forma impresa 6B Anexo 3 6B Anexo 4 Avisos de contenido 6B Cheques 21 Coincide la información? SI Firma en forma mancomunada el Informe de Cheques entregados, así como el Informe de Cheques en poder de caja NOTA NO 6B Anexo 3 20 Valida la información en Sistema PREI-Millenium y se corrige la inconsistencia 18 PREI- Millenium D 6B Anexo 4 Página 22 de 26

23 D b 22 Elabora y remite al Área del módulo de cuentas por pagar que corresponda el Oficio de cheques entregados e Informe de Cheques entregados 6B Anexo 5 6B Anexo 3 25 Tipo de cheques? Cheques no cobrados Cheques Revocados 23 Obtiene acuse de recibo del Oficio de cheques entregados y lo archiva en Expediente de cheques entregados, así como la documentación 6B Anexo 5 Acuse 6B Anexo 3 Guía funcional No. 5 Separa los Cheques que tengan una antigüedad mayor a 30 días naturales a partir de la fecha de su emisión 26 Coloca el sello de Cancelado a los Cheques, así como a sus Avisos de contenido NOTA Cheques Cheques Avisos de contenido 6B Avisos de contenido 6B ETAPA III Cancelación de cheques Expediente de cheques Entregados Accede a la Banca electrónica y efectúa la cancelación de la protección de los cheques no cobrados e imprime Consulta de Cheques: cancelado NOTA 24 Obtiene diariamente del Sistema PREI-Millenium informe de Cheques no cobrados en proceso de cancelación e Informe de Cheques revocados en proceso de cancelación y procede según el tipo de cheque b PREI- Millenium/ Informes 6B Anexo 6 6B Anexo 8 Guía funcional No Banca electrónica/ Cancelacón Consulta de cheques: cancelado 28 6B Anexo 7 Considera los cheques con antigüedad mayor a 60 días naturales a la fecha de su expedición E 6B Anexo 8 Página 23 de 26

24 29 E Obtiene de la Banca electrónica la Consulta de movimientos para corroborar que no hayan sido pagados 30 Están pagados? NO Banca electrónica/ Consulta de movimientos Efectúa en la Banca electrónica la cancelación de la protección de los cheques, obtiene Consulta de Cheques cancelados realiza la cancelación de los cheques en el Sistema PREI-Millenium NOTA Banca electrónica/ Consulta de cheques cancelados SI PREI- Millenium/ Cancelación Guía funcional No.5 6B Anexo 7 32 c Confirma en la Banca electrónica que se haya realizado el cargo por la devolución de recursos 33 Banca electrónica/ Consulta de movimientos Elabora y remite al Área del módulo de cuentas por pagar Oficio de cheques cancelados, no cobrados y/ o revocados adjuntando los informes emitidos en el Sistema PREI-Millenium, obtiene acuse de recibo NOTA 34 6B Anexo 9 Integra y archiva expediente de acuerdo al tipo de cheque NOTA PREI- Millenium/ Informes 6B Anexo 9 Acuse 6B Anexo 6 6B Anexo 6 6B Anexo 8 6B Anexo 7 6B Anexo 8 Acuse de recibo 31 Consulta: Cheques cancelado Realiza la devolución de recursos en el Sistema PREI-Millenium por los cheques cancelados, no cobrados y/o revocados c PREI- Millenium/ Devolución de recursos Guía Funcional No F Pantalla de la aprobación de la cancelación Pantalla de la cancelación de la protección en la Banca electrónica Pantalla de la Solicitud de Recursos no Ejercidos Procedimiento 6B Expediente de cheques cancelados, no cobrados y/o revocados Página 24 de 26

25 F 36 d ÁREA DE PAGOS CAMBIO DE ESTATUS EN EL SISTEMA PREI-MILLENIUM POR CHEQUES DEVUELTOS Ingresa al Sistema PREI-Millenium para aprobar y confirmar el cambio de estatus y notifica al área solicitante PREI- Millenium/ cambio de estatus del cheque Recibe solicitud de cambio de estatus? NO De cambio de estatus 35 SI Integra expediente por Delegación o Unidad Médica de Alta Especialidad con la documentación Recibe Oficio de solicitud de cambio de la Jefatura de Servicios de Finanzas o de la Unidad Médica de Alta Especialidad Oficio de solicitud de cambio de estatus Pantalla de la consulta de Cheques en poder de caja 1C Cheque debidamente cancelado y/o Aviso de cancelación 1C Estado de cuenta y/o Consulta de movimientos, cheque mal negociado Pantalla de la solicitud devolución de recursos no ejercidos 1C Oficio de solicitud de cambio de estatus Pantalla de la consulta de Cheques en poder de caja 1C Cheque debidamente cancelado y/o Aviso de cancelación 1C Estado de cuenta y/o Consulta de movimientos, cheque mal negociado Pantalla de la solicitud devolución de recursos no ejercidos 1C Estado de cuenta y/o Consulta de movimientos, devolución de recursos Estado de cuenta y/o Consulta de movimientos, devolución de recursos 38 Da por concluido el proceso 34 Carta de solicitud de reexpedición de pago d Carta de solicitud de reexpedición de pago Expediente Cambio de estatus FIN Página 25 de 26

26 8. Relación de documentos que intervienen en el Procedimiento para el control y entrega de cheques a proveedores y prestadores de servicios. Clave Título del Documento Observaciones 8. Relación de documentos que intervienen en el Procedimiento para el control y entrega de 6B Oficio cheques de solicitud a proveedores de registro y de prestadores firmas de servicios. Anexo 1 6B Formato de registro de firmas Anexo 2 6B Informe de Cheques entregados Anexo 3 6B Informe de Cheques en poder de caja Anexo 4 6B Oficio de cheques entregados Anexo 5 6B B B B Informe de Cheques no cobrados en proceso de cancelación Anexo 6 Oficio de solicitud de cancelación de la protección en la banca electrónica Anexo 7 Informe de Cheques revocados en proceso de cancelación Anexo 8 Oficio de cheques cancelados, no cobrados y/o revocados Anexo 9 Página 26 de 26

27 ANEXO 1 Oficio de solicitud de registro de firmas Página 1 de 3

28 Instituto Mexicano del Seguro Social 1 2, a 3 Oficio 4 / / 5 6 Presente. Con base en lo establecido en la política del Procedimiento para el control y entrega de cheques a proveedores y prestadores de servicios, clave 6B , anexo Formato de registro de firmas debidamente requisitado con firmas autógrafas y copias de las identificaciones oficiales del personal adscrito a ésta Coordinación a mi cargo, facultados para recoger cheques ante la Coordinación de Tesorería. Sin otro particular, reciba un cordial saludo. Atentamente 7 Anexo: 8 Formato(s) de registro de firmas. 6B Página 2 de 3

29 ANEXO 1 Oficio de solicitud de registro de firmas INSTRUCTIVO DE LLENADO NO. DATO ANOTAR 1 Adscripción Dirección y Coordinación Normativa a la que pertenece en nivel central y Jefatura de Servicios en delegaciones. 2 Lugar Ciudad y entidad federativa a la que pertenece la delegación. 3 Fecha Día, mes y año de elaboración. 4 Clave Presupuestal Clave presupuestal del área que genera el oficio. 5 / Número de oficio asignado. 6 Destinatario Título profesional, nombre y datos del Coordinador de Tesorería en nivel central o Jefe de Servicios de Finanzas en delegaciones. 7 Atentamente Nombre completo y el cargo de quien valida y autoriza el documento (Coordinador Normativo en nivel central o Jefe de Servicios en delegaciones). 8 Anexo: Número de formatos de registro de firmas anexos al oficio. Página 3 de 3

30 ANEXO 2 Formato de registro de firmas Página 1 de 3

31 Instituto Mexicano del Seguro Social 1 Registro de firmas del personal autorizado para recoger cheques ante la concepto de : 3 2 por No. Nombre Cargo Firma Autorizada Vigencia a partir del 8 al 9 Autoriza 10 NOTA: Favor de anexar copia la identificación oficial vigente, con la cual en lo subsecuente el personal autorizado recogerán los cheques. 6B Página 2 de 3

32 ANEXO 2 Formato de registro de firmas INSTRUCTIVO DE LLENADO NO. DATO ANOTAR 1 Adscripción Dirección y Coordinación Normativa a la que pertenece en nivel central y Jefatura de Servicios en delegaciones. 2 Área ante la que se validan las firmas Coordinación de Tesorería en nivel central y Jefatura de Servicios de Finanzas en delegaciones. 3 Concepto El concepto de pago del cheque (pago de servicios, finiquitos, laudos, créditos hipotecarios, etc.). 4 Número Número consecutivo de personas autorizadas para el efecto. 5 Nombre Nombre del gestor autorizado. 6 Cargo Cargo que ocupa el gestor autorizado en la Coordinación o Jefatura de Servicios a la que pertenece. 7 Firma Autorizada Firma del gestor autorizado. 8 Vigencia a partir del Fecha a partir del inicio de la vigencia, especificando día, mes y año 9 Vencimiento Fecha final de la vigencia, especificando día, mes y año. 10 Autoriza Nombre y firma del Coordinador Normativo o Jefe de Servicios que autoriza. Nota.- Las vigencias se deberán renovar cada año, cuando haya cambios en el personal autorizado o bien del titular de la Coordinación Normativa o del Jefe de Servicios que autoriza. Página 3 de 3

33 ANEXO 3 Informe de Cheques entregados Página 1 de 2

34 6B Página 2 de 2

35 ANEXO 4 Informe de Cheques en poder de caja Página 1 de 2

36 Página 2 de 2 6B

37 ANEXO 5 Oficio de cheques entregados Página 1 de 3

38 Instituto Mexicano del Seguro Social 1 2, a 3 Oficio 4 / 5 6 Presente Remito reporte de cheques entregados el día de hoy, con cargo a la cuenta bancaria terminaciónoooooooooooooooooooode 7 8 Lo anterior, para conocimiento y efectos a que haya lugar. Sin otro particular, reciba un cordial saludo. Atentamente 9 Anexo: Informe PREI-Millenium 6B Página 2 de 3

39 ANEXO 5 Oficio de cheques entregados INSTRUCTIVO DE LLENADO NO. DATO ANOTAR 1 Adscripción Dirección y Coordinación Normativa en nivel central, Jefatura de Finanzas en Delegaciones, Unidades Médicas de Alta Especialidad y Áreas de Gestión Desconcentrada. 2 Lugar Ciudad y nombre de la entidad federativa a la que pertenece la delegación. 3 Fecha Día, mes y año de elaboración. 4 Clave presupuestal Clave presupuestal del área que genera el oficio. 5 Oficio Número de oficio asignado. 6 Responsable del módulo de cuentas por pagar Título profesional, nombre y datos del Titular del módulo de cuentas por pagar que corresponda. 7 No. de Cuenta Número de la cuenta bancaria del cheque expedido. 8 Institución bancaria Nombre de la institución bancaria a la que corresponde la cuenta del cheque expedido. 9 Remitente Nombre completo y el cargo, de quién valida y autoriza el documento (Jefe de Área de Pagos en nivel central, Jefe del Departamento de Tesorería en Delegaciones y Jefes de Oficina en las Unidades Médicas de Alta Especialidad y Áreas de Gestión Desconcentrada). Página 3 de 3

40 ANEXO 6 Informe de Cheques no cobrados en proceso de cancelación Página 1 de 2

41 6B Página 2 de 2

42 ANEXO 7 Oficio de solicitud de cancelación de la protección en la banca electrónica Página 1 de 3

43 Instituto Mexicano del Seguro Social 1 2 3, a 4 5 Oficio / 6 Presente Solicito se realice la cancelación de la protección en la banca electrónica de los emitidos de la cuenta 8 detallados a continuación: Número de cheque Beneficiario Fecha de emisión Importe 7 cheques Lo anterior para continuar con el proceso de cancelación de los cheques, asimismo agradeceré remita los comprobantes de dicha operación. Sin otro particular reciba un cordial saludo Atentamente 13 Página 2 de 3 6B

44 ANEXO 7 Oficio de solicitud de cancelación de la protección en la banca electrónica INSTRUCTIVO DE LLENADO NO. DATO ANOTAR 1 Adscripción Unidad Médica de Alta Especialidad o Área de Gestión Desconcentrada. 2 Lugar Ciudad y nombre de la entidad federativa a la que pertenece la Unidad Médica de Alta Especialidad o Área de Gestión Desconcentrada 3 Fecha Día, mes y año de elaboración. 4 Clave presupuestal Clave presupuestal del área que genera el oficio. 5 Oficio Número de oficio asignado. 6 Jefe del Departamento de Servicios de Finanzas Título profesional y nombre completo del Jefe de Servicios de Finanzas en la Delegación. 7 Cheques Total de cheques a cancelar la protección en la banca electrónica. 8 Cuenta Número de la cuenta de los cheques emitidos e institución bancaria. 9 Número de cheque Número correspondiente del cheque. 10 Beneficiario Nombre completo del beneficiario del cheque. 11 Fecha de emisión Fecha completa de emisión del cheque. 12 Importe Total de importe en pesos del cheque. 13 Remitente Título y nombre del Jefe del Departamento de Finanzas. Página 3 de 3

45 ANEXO 8 Informe de Cheques revocados en proceso de cancelación Página 1 de 2

46 6B Página 2 de 2

47 ANEXO 9 Oficio de cheques cancelados, no cobrados y/o revocados Página 1 de 4

48 Instituto Mexicano del Seguro Social 1 a 2 3 Oficio 4 / 5 6 Presente Remito Informe denominado del Sistema PREI-Millenium, informo que los cheques expedidos de la cuenta bancaria 8 de 9, fueron cancelados en la banca electrónica el día de hoy, asimismo se realizó la devolución de recursos no ejercidos y la cancelación de los mismos, como a continuación se describen: 7 No. CASOS BENEFICIARIO(s) FECHA DE EMISIÓN IMPORTE ($) No. CHEQUE No. DE SOLICITUD PREI- MILLENIUM Lo anterior, para conocimiento y efectos a que haya lugar. Atentamente 16 Anexo: El referido Con copia: 17 6B Página 2 de 4

49 ANEXO 9 Oficio de cheques cancelados, no cobrados y/o revocados INSTRUCTIVO DE LLENADO NO. DATO ANOTAR 1 Adscripción Dirección y Coordinación Normativa en nivel central, Jefatura de Finanzas en Delegaciones, Unidades Médicas de Alta Especialidad y Áreas de Gestión Desconcentrada. 2 Lugar Ciudad y nombre de la entidad federativa a la que pertenece la delegación. 3 Fecha Día, mes y año de elaboración. 4 Clave presupuestal Clave presupuestal del área que genera el oficio. 5 Oficio Número de oficio asignado. 6 Responsable del módulo de cuentas por pagar según corresponda Título profesional, nombre y datos del titular del módulo de cuentas por pagar que corresponda. 7 Denominación Cheques Cancelados, Cheques no cobrados en proceso de cancelación y/o Cheques revocados en proceso de cancelación según corresponda. 8 No. de Cuenta Número de la cuenta bancaria de los cheques cancelados, no cobrados y/o revocados. 9 Institución bancaria Nombre de la institución bancaria a la que corresponde la cuenta de los cheques cancelados, no cobrados y/o revocados. 10 No. de Casos Número de casos. Página 3 de 4

50 ANEXO 9 Oficio de cheques cancelados, no cobrados y/o revocados INSTRUCTIVO DE LLENADO NO. DATO ANOTAR 11 Beneficiario(s) Nombre de los beneficiarios de los cheques cancelados, no cobrados y/o revocados. 12 Fecha de emisión Fecha de emisión de los cheques 13 Importe ($) Importe en pesos de los cheques cancelados, no cobrados y/o revocados. 14 No. de cheque Folio o número de los cheques cancelados, no cobrados y/o revocados. 15 No. de solicitud PREI- Millenium Número de solicitud de devolución de recursos no ejercidos del Sistema PREI-Millenium. 16 Atentamente Nombre completo y el cargo de quién valida y autoriza el documento (Jefe del Área de Pagos en nivel central, Jefe del Departamento de Tesorería en delegaciones). 17 Con copia Titular de la División de Recursos Financieros en nivel central, Jefe de Servicios de Finanzas en Delegaciones y Jefe del Departamento de Finanzas en las Unidades Médicas de Alta Especialidad y Áreas de Gestión Desconcentrada. Página 4 de 4