GOBIERNO MUNICIPAL DE GUADALUPE, NUEVO LEÓN SECRETARÍA DE CONTRALORÍA Y DESARROLLO ADMINISTRATIVO DIRECCIÓN DE MODERNIZACIÓN ADMINISTRATIVA

Transcripción

1 SECRETARÍA DE CONTRALORÍA Y DIRECCIÓN DE MODERNIZACIÓN ÍNDICE Página I. INTRODUCCIÓN 2 II. OBJETIVO, ALCANCE Y MARCO JURÍDICO 3 III. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO 1. 4 Diagrama de Flujo 6 IV. ANEXO 1. Recibo por Donativos en Especie 7 Instructivo de Llenado 8 MODERNIZACIÓN Pág. 1

2 SECRETARÍA DE CONTRALORÍA Y DIRECCIÓN DE MODERNIZACIÓN I. INTRODUCCIÓN La Secretaría de Contraloría y Desarrollo Administrativo en uso de las facultades que le confiere el Artículo 26, fracción III del Reglamento Orgánico de la Administración Pública del Municipio de, Nuevo León, expide el presente Procedimiento Administrativo de la Dirección de Ingresos. Un Procedimiento Administrativo es un instrumento básico de coordinación mediante el cual se ordenan y enlazan las diversas actividades de trabajo, de acuerdo a una secuencia de las operaciones realizadas por las distintas personas y áreas que en él intervienen. Así mismo, los Procedimientos se orientan hacia objetivos específicos, que se rigen por Políticas o lineamientos que además, describen la manera de lograr los objetivos establecidos. Las Políticas son lineamientos que norman las operaciones que conforman los Procedimientos Administrativos para que éstos se lleven a cabo de acuerdo a criterios y controles establecidos, así como para facilitar el cumplimiento de las responsabilidades. El procedimiento que aquí se describe tiene como objetivo fundamental la definición de la documentación necesaria para la Emisión de, indicando a las áreas y personal involucrado en la ejecución del mismo, a fin de llevar un control interno de la aceptación y recepción de los Donativos en Especie que realizan las personas físicas y/o morales y ciudadanos en general a favor del gobierno Municipal, así como de la Emisión del Recibo correspondiente por este concepto. Toda modificación que se pretenda realizar a este procedimiento administrativo, deberá notificarse por escrito a la Secretaría de Contraloría y Desarrollo Administrativo para su autorización y expedición correspondiente. MODERNIZACIÓN Pág. 2

3 SECRETARÍA DE CONTRALORÍA Y DIRECCIÓN DE MODERNIZACIÓN II. OBJETIVO, ALCANCE Y MARCO JURÍDICO OBJETIVO Proporcionar una herramienta que permita el control interno para la aceptación y recepción de los Donativos en especie que realizan las personas físicas y/o morales y ciudadanos en general en favor del Gobierno Municipal, así como la emisión del Recibo correspondiente por este concepto. ALCANCE Este procedimiento de la descrito a continuación, es aplicable a todas las Dependencias que reciban Donativos en Especie por parte de las personas físicas y/o morales y ciudadanos en general a favor del Gobierno Municipal de, N.L. MARCO JURÍDICO Ley del Impuesto sobre la Renta Reglamento del Código Fiscal de la Federación Ley de Hacienda para los Municipios de Nuevo León Ley de Ingresos para los Municipios de Nuevo León MODERNIZACIÓN Pág. 3

4 SECRETARÍA DE CONTRALORÍA Y DIRECCIÓN DE MODERNIZACIÓN III. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO 1. PROCEDIMIENTO PARA LA EMISIÓN DE RECIBOS POR DONATIVOS EN ESPECIE DEPENDENCIA O UNIDAD RECEPTORA 1. Recibe el ofrecimiento de algún Donativo por parte de una persona física o moral, o de un ciudadano, obtiene de este los datos generales y solicita algún documento que ampare la procedencia del (los) Bien(es), artículo(s), otros enseres y semovientes donado(s). El documento fuente que ampare la procedencia del Donativo será: la factura o remisión (en el caso bienes muebles, artículos o otros enseres), escritura pública libre de gravamen (en el caso de bienes inmuebles) o un escrito elaborado por el Donante en el que se detalle el donativo y se manifieste bajo protesta de decir verdad que el bien objeto de la donación es de su propiedad. El documento que ampare la procedencia del Donativo deberá contener una leyenda que indique que el (los) Bien(es), artículo(os), otros enseres y semovientes indicado(s) en el mismo, fueron donados al Municipio de, N.L. Las Dependencias sólo deberán recibir Donativos en especie, y por ningún motivo recibirán directamente donativos en efectivo, ya que éstos deberán ser depositados en la y el comprobante será un Recibo Oficial por ese ingreso. 2. Elabora un oficio dirigido al Director de Ingresos, debidamente firmado por el Director y/o Secretario, en el que solicita un Recibo Oficial por concepto de Donativo y lo envía adjunto al documento fuente del donativo. El oficio deberá contener los siguientes datos correctos y completos: Nombre, denominación o razón social y domicilio del donante Clave del Registro Federal de Contribuyentes del donante o el C.U.R.P. Cantidad y descripción de los bienes donados DIRECCIÓN DE 3. Recibe el oficio y el documento fuente, los analiza y en su caso, procede a la elaboración del Recibo Oficial del donativo, en original y 3 copias (Ver anexo). MODERNIZACIÓN Pág. 4

5 SECRETARÍA DE CONTRALORÍA Y DIRECCIÓN DE MODERNIZACIÓN DIRECCIÓN DE El Recibo oficial deberá contener los siguientes datos correctos y completos: Nombre, denominación o razón social, domicilio fiscal y clave del registro federal de contribuyentes del donatario o el C.U.R.P. Lugar y fecha de expedición. Nombre, denominación o razón social y domicilio del donante. Cantidad y descripción de los bienes donados. 4. Recaba la firma del Secretario de Finanzas y Tesorero Municipal y la del Secretario o Director de la Dependencia receptora del Donativo, en el Recibo Oficial (original y 3 copias). 5. Envía el Recibo Oficial (original) del Donativo a la Dependencia o Unidad Administrativa Receptora, para que esta a su vez haga entrega del mismo al Donador. 6. Envía una copia del Recibo Oficial y documento fuente del donativo a la Dirección de Patrimonio para que esta proceda a registrarlos e incorporarlos en el patrimonio municipal. En el caso de que se trate de un bien mueble la Dirección de Patrimonio, deberá proceder a etiquetarlos debidamente. 7. Envía una copia del Recibo Oficial y del documento fuente a la Dirección de Contabilidad para su registro contable. En el caso de los bienes donados que no presenten su factura, la Dirección de Contabilidad deberá registrarlos contablemente con un valor de un peso, así mismo en el caso de los bienes inmuebles, primeramente deberán ser evaluados por un perito valuador para proceder a su registro contable. 8. Integra y archiva el expediente para futuras consultas y/o aclaraciones. El expediente deberá ser integrado por el oficio, documento fuente y copia del recibo oficial del donativo. MODERNIZACIÓN Pág. 5

6 SECRETARÍA DE CONTRALORÍA Y DIRECCIÓN DE MODERNIZACIÓN DIAGRAMA DE FLUJO PARA LA EMISIÓN DE RECIBOS POR DONATIVOS EN ESPECIE INICIO Oficio Documento Fuente Recibo Oficial Original y 3 Copias DEPENDENCIA O UNIDAD RECEPTORA Recibe el ofrecimiento de algún Donativo por parte de una persona física o moral, o de un ciudadano, obtiene de este los datos generales y solicita algún documento que ampare la procedencia del (los) Bien(es), artículo(s), otros enseres y semovientes donado(s). DEPENDENCIA O UNIDAD RECEPTORA Elabora un oficio dirigido al Director de Ingresos, debidamente firmado por el Director y/o Secretario, en el que solicita un Recibo Oficial por concepto de Donativo y lo envía adjunto al documento fuente del donativo. Recibe el oficio y el documento fuente, los analiza y en su caso, procede a la elaboración del Recibo Oficial del donativo, en original y 3 copias. Recibo Oficial y Documento Fuente (copia) Recibo Oficial Original Envía una copia del Recibo Oficial y del documento fuente del donativo a la Dirección de Patrimonio para que esta proceda a registrarlos e incorporarlos en el patrimonio municipal. Envía el Recibo Oficial (original) del Donativo a la Dependencia o Unidad Administrativa Receptora, para que esta a su vez haga entrega del mismo al Donador. Recaba la firma del Secretario de Finanzas y Tesorero Municipal y la del Secretario o Director de la Dependencia receptora del Donativo, en el Recibo Oficial (original y 3 copias). Recibo Oficial y Documento Fuente (copia) Expediente Envía una copia del Recibo Oficial y del documento fuente a la Dirección de Contabilidad para su registro contable. Integra y archiva el expediente para futuras consultas y/o aclaraciones. FIN MODERNIZACIÓN Pág. 6

7 SECRETARÍA DE CONTRALORÍA Y DIRECCIÓN DE MODERNIZACIÓN IV. ANEXO 1. RECIBO POR DONATIVOS EN ESPECIE GOBIERNO MUNICIPAL DE CIUDAD GUADALUPE, N.L. SECRETARÍA DE FINANZAS Y TESORERÍA MUNICIPAL DIRECCIÓN DE RECIBO POR DONATIVOS EN ESPECIE No. Folio DATOS DEL DONANTE 1 FECHA: DD/MM/AA NOMBRE: 2 DOMICILIO: 3 R.F.C. ó C.U.R.P.: 4 5 DESCRIPCIÓN: CÉDULA FISCAL 6 FIRMAS DE AUTORIZACIÓN CÉDULA FISCAL EL C. SECRETARIO Ó DIRECTOR QUE RECIBE EL DONATIVO EL C. SECRETARIO DE FINANZAS Y DEDUCIBLE DE IMPUESTOS CON FUNDAMENTO EN EL ART. 31, FRACCIÓN I, INCISO A DE LA LEY DEL IMPUESTO SOBRE LA RENTA. LA REPRODUCCIÓN NO AUTORIZADA DE ESTE COMPROBANTE CONSTITUYE UN DELITO EN LOS TERMINOS DE LAS DISPOSICIONES FISCALES ORIGINAL Y 3 COPIAS MODERNIZACIÓN Pág. 7

8 SECRETARÍA DE CONTRALORÍA Y DIRECCIÓN DE MODERNIZACIÓN INSTRUCTIVO DE LLENADO 1. Fecha Deberá anotar la fecha especificando el Día, Mes y Año en el que se elaboró el Recibo. 2. Nombre Deberá anotar el Nombre, Denominación o Razón Social del Donante. 3. Domicilio Deberá anotar el Domicilio Fiscal completo (calle, número, colonia, código postal, municipio) 4. R.F.C. ó C.U.R.P. Deberá anotar el Registro Federal de Contribuyentes o Clave Única de Registro Poblacional, según corresponda. 5. Descripción Deberá Anotar de forma detallada el (los) Bien (es), artículo(s), otros enseres y semovientes donado(s), Describiendo la cantidad, las características tales como: Marca, Color, Modelo, No. de Serie, entre otras, y mencionar el documento fuente del donativo (factura, remisión o carta). 6. Firma de Autorización Deberán anotar sus Nombres y plasmar su firma el Secretario o Director de la Dependencia receptora del donativo, así como el Secretario de Finanzas y Tesorero Municipal MODERNIZACIÓN Pág. 8