CÓDIGO FECHA DE REVISIÓN No. DE REVISIÓN PÁGINA. PR-CB-01 Septiembre de 8

Transcripción

1 PR-CB-01 Septiembre de 8 1. OBJETIVO: Recuperación oportuna de la cartera, en los plazos previamente acordados con los clientes. 2. ALCANCE: Aplica a todos los clientes de Universal Internacional Services S.A. DE C.V. 3. RESPONSABILIDADES: 3.1 Director General Autorizar oportunamente las Solicitudes de los Saldos a Favor. Autorizar oportunamente las Notas de Crédito. 3.2 Gerente de Administración y Finanzas Revisar las solicitudes de Saldos a Favor y Notas de Crédito. 3.3 Jefe de Cobranza Programar la entrega de facturas diariamente. Llama a los clientes para realizar aclaraciones o solicitar informes del pago. Aplicar los pagos en sistema. Elaborar, tramitar y aplicar las Notas de crédito, cuando se requieran. Elaborar, tramitar y aplicar los Saldos a Favor, cuando se requieran. Realizar las conciliaciones con los clientes. Elaborar los Estados de Cuenta. Revisar la ruta del mensajero. Enviar a la Oficina de Laredo Texas las aplicaciones de pagos en dólares. 3.4 Mensajero Entregar las facturas con los clientes en los días y horarios establecidos para realizar la revisión de las mismas. Realizar los trámites ante las diversas Instituciones (FONACOT, IMSS, Bancos). Organizar las facturas de acuerdo a los requerimientos de los clientes para su entrega. 3.5 Jefe de Tesorería Enviar estados de cuenta bancarios del día. SELLO: ELABORÓ: REVISÓ: APROBÓ: JEFE DE COBRANZA REPRESENTANTE DE LA DIRECCION DIRECTOR GENERAL

2 PR-CB-01 Septiembre DE 8 4. DESARROLLO: ENTREGA DE FACTURAS 4.1 Jefe de Cobranza Recibe del Jefe de Facturación y Auxiliar de Facturación (vía correo electrónico) las relaciones de la facturación del día y revisa lo siguiente: a) Las facturas que serán bajadas del portal por los implantes y/o clientes. b) Destino de la factura (DF o Interior de la República). c) Saldo a favor (Ver Anexo 1 Políticas para la devolución de Saldos a Favor). d) Si es cliente nuevo. Datos correctos? Si: continúa procedimiento. No: regresa factura al Jefe de Facturación o Auxiliar de Facturación para su corrección o aclaración. Cliente acepta factura con saldo a favor? No: detiene factura y tramita saldo a favor con Gerente de Administración y Finanzas. Si: envía factura al cliente y posteriormente se tramita la Devolución del Saldo a Favor. Pasa a la actividad Gerente de Administración y Finanzas Revisa la Solicitud de Devolución de Saldo a Favor y regresa al Jefe de Cobranza. 4.3 Jefe de Cobranza Recibe y envía la Solicitud de Devolución de Saldo a Favor al Director General para su aprobación. 4.4 Director General Autoriza la Solicitud de Devolución de Saldo a Favor y regresa al Jefe de Cobranza con copia a Tesorería. 4.5 Jefe de Cobranza Recibe copia de la transferencia que Tesorería realiza al cliente o a la Oficina del Aeropuerto Ciudad de México. En caso de que se realice transferencia a la Oficina del Aeropuerto Ciudad de México, recibe del Gerente de Administración y Finanzas el

3 PR-CB-01 Septiembre DE 8 comprobante. 4.6 Jefe de Cobranza Organiza la entrega de facturas en base a los horarios de revisión de los clientes. 4.7 Jefe de Cobranza Elabora el Control de mensajería FPRCB y envía, vía correo electrónico, al mensajero. Ver Anexo 2. Lineamientos de Mensajería. 4.8 Mensajero Revisa el Control de mensajería FPRCB contra las facturas originales y en el caso de existir diferencias se lo notifica al Jefe de Cobranza. 4.9 Mensajero Revisa las relaciones de facturación (Laredo/AICM/Veracruz) contra las facturas que recibe físicamente y en el caso de existir diferencias le notifica al Jefe de Facturación y Jefe de Cobranza Mensajero Organiza las facturas de acuerdo a lo estipulado por cada cliente Mensajero Elabora vale para solicitar gastos de mensajería Mensajero Entrega vale al Auxiliar Contable, previa autorización del Gerente de Administración y Finanzas Mensajero Realiza ruta. Nota: en ausencia del Gerente de Administración, el Jefe de Cobranza autoriza los gastos. Nota: Cuando se presente algún contratiempo con la entrega de los documentos, debe comunicarse inmediatamente con el Jefe de Cobranza para informarle lo sucedido y esperar instrucciones Mensajero Archiva los acuses de recibo de facturas y/o tramites realizados en las diferentes instancias Mensajero Envía vía correo electrónico al Jefe de Cobranza el Control de Mensajería FPRCB con los resultados de la entrega de documentos, para su revisión y comprobación de gastos Mensajero Entrega al Gerente de Administración y Finanzas el formato de Control de Mensajería FPRCB para el reembolso de gastos.

4 PR-CB-01 Septiembre DE Mensajero Solicita al Auxiliar Contable el reembolso de gastos del día. COBRANZA 4.18 Jefe de Cobranza Revisa Reporte de Cobranza Consolidada FPRCB para identificar las facturas que estén próximas a vencer o que ya se encuentren vencidas, para proceder a revisar con los clientes lo siguiente: a) Fecha de programación de pago. b) Requerimiento de información para poder realizar la programación del pago( Edo. de cuenta, copia de facturas, datos bancarios, solicitud de Nota de Crédito, aplicación de Saldos a Favor) Hay confirmación de pago? Si: Pasa actividad 4.24 No: pregunta los motivos por los cuales no se genera el pago y reprograma las llamadas y envío de documentación solicitada. En caso de que el cliente no acepte algún cargo, se verifica con el Jefe de Facturación o Auxiliar de Facturación para su aclaración pertinente y solicitar re-facturación o Nota de Crédito correspondiente. Procede descuento? Si: Elabora y tramita Nota de Crédito con el Gerente de Administración y Finanzas y Director General o si el cliente solicita re-facturación, se le informa al Jefe de Facturación o Auxiliar de Facturación para su elaboración. Pasa a la siguiente actividad. No: notifica al cliente las razones por las cuales no procede su descuento. En caso de que por error no se cobre algún gasto, se comunica con el cliente para preguntar si requiere re-facturación o cuenta complementaria.

5 PR-CB-01 Septiembre DE 8 Solicita re-facturación? Si: Informa al Jefe de Facturación o Auxiliar de Facturación para elaborar re-facturación. No: Informa al Jefe de Facturación o Auxiliar de Facturación para elaborar factura complementaria. Nota 1.- En caso de que al Jefe de Facturación o Auxiliar de Facturación le solicite directamente el cliente una re facturación, deberá notificarle al Jefe de Cobranza para su conocimiento. Nota 2.- Cuando el Jefe de Facturación o Auxiliar de Facturación requiera re-facturar una cuenta de gastos de un mes anterior, deberá notificarle al Jefe de Cobranza indicándole el folio de la factura que se cancela y con cual se sustituye para proceder a la elaboración de la Nota de Crédito correspondiente Jefe de Cobranza Recibe Nota de Crédito autorizada por el Director General. Se realiza aplicación en sistema y se envía y/o se programa su entrega con el cliente Jefe de Cobranza Coordina recolección de cheque o bien, si fue transferencia, revisa con Tesorería si recibió el depósito Jefe de Cobranza Revisa cheque para su depósito, aclaración o envío. Hay problemas con el cobro del cheque? No: se deposita en el banco o envía a Laredo (En el caso de pago de facturas en dólares). Si: contacta al cliente para su aclaración Jefe de Tesorería Al final del día envía al Jefe de Cobranza los estados de cuenta bancarios para identificar los depósitos por concepto de pago de cuentas Jefe de Cobranza Verifica que los depósitos recibidos coincidan con el importe total de las facturas pagadas. Son correctas las cantidades? Si: captura pago en sistema.

6 PR-CB-01 Septiembre DE 8 No: contacta al cliente para aclaraciones Jefe de Cobranza Genera en sistema FOX el reporte de Pagos FPRCB Jefe de Cobranza Elabora Reporte de Cobranza FPRCB y lo envía a las siguientes personas: a) Dirección General y Tesorería. b) Auxiliar Contable y/o Gerente de Administración y Finanzas, junto con el reporte de Pagos FPRCB Fin del procedimiento. 5. REFERENCIAS: 5.1 Formatos: FPRCB FPRCB FPRCB FPRCB Código Formatos Control de Mensajería Reporte de Cobranza Pagos Reporte de Cobranza Consolidada 6. DEFINICIONES: N/A 7. ANEXOS Anexo 1. Políticas para la devolución de Saldos a Favor. Las razones por la que no procede la devolución de Saldos a Favor son las siguientes: a) El cliente solicite la aplicación del saldo a favor, en sus facturas con saldo a cargo. b) Cuando el cliente presente atrasos en el pago de cuentas o financiamientos de cualquiera de las aduanas (Nuevo Laredo / Aeropuerto / Veracruz).

7 PR-CB-01 Septiembre DE 8 Anexo 2 Lineamientos de mensajería. El área que requiera algún servicio de mensajería deberá entregar la documentación a Cobranza antes de las 09:00 a.m., si desea que se realice el mismo día. a) Cuando se necesite enviar algún trámite urgente y no se cuente con la documentación en tiempo, se le debe notificar al Jefe de Cobranza, para la coordinación del Mensajero. b) Si se requiere recoger o entregar alguna documentación deberá notificar la dirección, horario y persona a contactar. c) En el caso de depósitos bancarios deberán tener especificado el banco, cuenta y beneficiario. Los trámites recibidos después de la hora estipulada se realizaran al día siguiente. 8. CONTROL DE CAMBIOS No. DE REVISIÓN FECHA MOTIVO 08 Septiembre 2015 Se modifica el procedimiento para actualizar las actividades y responsables de las mismas. 07 Octubre 2013 Se modifica el procedimiento para adecuarlo a las actividades que se llevan a cabo en la actualidad. 06 Enero 2011 Se modifican los puntos 4.1, 4.4, 4.5, 4.9, 4.10, , 4.24, 4.26, Se agrega 4.31 Cambio originados por la inclusión de la oficina de Nuevo Laredo. Se elimina el formato Relación de mensajería FPRCB Enero 2010 Se modifica objetivo, se elimina 3.4 de las responsabilidades, se sustituye auxiliar de facturación por auxiliar administrativo. Se modifica redacción de los puntos 4.1 al 4.5, 4.10, 4.20, 4.22 al Modificación de los nombres de los formatos FPRCB-01-03/04 Y 05. Modificación anexo 1 y Febrero 2009 Se elimino el Reporte Gerencial de Cobranza y, por ende, la obligación del Jefe del área de realizarlo 03 Abril 2008 Se eliminaron responsabilidades del puesto de Jefe de Cobranza (las realiza otro puesto, ahora). Se incluyeron nuevas responsabilidades para los mensajeros. Se acotaron los puntos 4.30 b), 02 Junio 2007 Se eliminan responsabilidades y actividades del auxiliar de facturación Se agregan las responsabilidades de Gerente de Admón. Y Finanzas y Auxiliar Administrativo. Se modifica las responsabilidades del Jefe de Cobranza.

8 PR-CB-01 Septiembre DE 8 Se modifican los puntos 4.19, 4.24, 4.26, 4.28, 4.33, 4.37 al Se elimina el punto 4.27 y se recorre la numeración 01 Noviembre 2006 Se anexa la actividad 4.5. Se elimina el Formato de Reporte de Cobranza FPRCB el formato FPRCB cambia de nombre a Reporte de Pagos. En el punto 7 se agrega el Anexo 1. Políticas para la devolución de saldos a favor y Anexo 2 Lineamientos de Mensajería. 00 Septiembre 2006 Inicio del sistema.