Título: Procedimiento Gastos de Viaje

Transcripción

1 Autorizado por GASTOS DE VIAJE Vicepresidencia de Administración y Finanzas Título: Área de Aplicación: Tecnológico de Monterrey Fecha de Fecha Julio 2012 Emisión Revisión Responsable de contenido Gastos de Viaje-CSA I.- Objetivo Asegurar que los recursos asignados a Gastos de Viaje se destinen a viajes que creen valor para la organización y sean adecuados para cumplir con los objetivos del viaje, administrándose responsablemente en beneficio del Tecnológico de Monterrey. II.- Alcance Comprende todos los anticipos, Gastos de Viaje erogados y su comprobación, realizados por el personal que labore en el Tecnológico de Monterrey y para los invitados institucionales, proveedores y prestadores de servicios. III.- Responsables de operación () o asistente de viajero (JI) Jefe Inmediato Responsable del Presupuesto (CGV) Área de Comprobación de Gastos de Viaje (CXP) Cuentas Por Pagar (AO) Agencia Oficial de viajes IV.- Procedimiento Consultar política en documento EGR-5.0 Gastos de Viaje ETAPA 1 PREVIO AL VIAJE Tramite de Anticipo de Viaje Realiza la solicitud de anticipo según corresponda y se envía para aprobación al JI o RP. a) Instituciones con Informático oficial: Captura solicitud del anticipo y centro de costos al que se aplicará el gasto de viaje (Ver Instructivo de uso del sistema informático oficial para el tema). b) Instituciones sin Sistema informático oficial: Solicita el anticipo a través del formato Autorización de Pago (Anexo 9.31) Cuidamos que los Gastos de Viaje estimados sean razonables y adecuados con el fin y la duración del viaje y se apeguen a lineamientos fiscales. (Ver Anexo 9.21) Colaboradores con tarjeta corporativa de Gastos de Viaje, la utilizamos para solventar gastos de hospedaje y alimentos y sólo solicitamos anticipo en los casos en los que ésta no sea posible utilizarla. Page 1

2 Los anticipos no los transferimos para otro viajero ni para otro viaje Los solicita el mismo viajero, o bien designamos a un asistente de viajero para realizar el trámite Los solicitamos de forma individual (por viajero) Elaboramos una solicitud de anticipo por viaje. Si es viaje en territorio nacional, el anticipo lo solicitamos en pesos mexicanos y en viajes internacionales se tramita en dólares o euros Para aquellas erogaciones distintas a Gastos de Viaje, por ejemplo inscripciones, el anticipo se solicitará de acuerdo a la política EGR En trámites de anticipos para viajes de personal externo a la Institución nos remitimos a política EGR Revisa, hace aclaraciones si es necesario con el y aprueba el anticipo. a) Instituciones con Sistema informático oficial: Aprueba mediante firma electrónica. b) Formato de Autorización de Pago: Aprueba mediante firma autógrafa. Jefe Inmediato Revisa que cumpla con los criterios mencionados en el punto Presenta ante CXP/Tesorería formato Autorización de pago. a) Instituciones con Sistema informático oficial: Envío automático al autorizar. b) Formato de Autorización de Pago: Lo presentamos a más tardar tres días hábiles previos al viaje Valida el adecuado llenado de la solicitud de anticipo y que se cumplan con las condiciones para la entrega del mismo: a) CGV (trámites por Sistema informático oficial) b) CXP/Tesorería (trámites con formato Autorización de Pago) Revisa que esté autorizado por el JI Que el colaborador que tramita el anticipo no cuente con tres o más solicitudes de anticipo (de viaje y/o diversos) no comprobadas. CGV / CXP 1.5. Solicita al aclaración o modificación en la solicitud de anticipo cuando no se cumpla alguno de los criterios mencionados en el punto anterior Programa pago Deposita / Transfiere el anticipo Lo depositamos/transferimos en un tiempo no mayor a dos días hábiles anteriores a la fecha indicada en la solicitud de anticipo como inicio del viaje. CXP/ Tesorería Page 2

3 Reservación transportación y hospedaje 1.8. Selecciona hotel En la reservación de hoteles consideramos como primera opción consultar a la AO, encargada de aplicar nuestros convenios y tarifas institucionales Consultamos la lista de hoteles en convenio en la sección de viajes de la Intranet de la Institución o con la AO Cuando no hubiera disponibilidad, seleccionamos un hotel respetando la tarifa autorizada (Ver Anexo 9.21) Seleccionamos de entre las opciones los de tarifas más económica y que cubran los requerimientos básicos y no utilizamos hoteles de categorías especiales, por ejemplo, hoteles de gran turismo Selecciona la transportación Se elige entre las opciones las tarifas más económicas que cubran los requerimientos básicos Damos preferencia a utilizar en primer lugar transportación terrestre Vía terrestre a) Lo realizamos preferentemente en autobús Vía Aérea a) Consideramos como primera opción consultar a la AO, encargada de aplicar nuestros convenios y tarifas institucionales. b) De obtenerse un mejor precio al ofrecido por la AO bajo las mismas condiciones (categoría, escalas, horarios, fecha de cotización, etc.), podemos adquirirlo directamente o a través de la AO. c) Elegimos viajar por vía aérea cuando la distancia exceda de 550 kilómetros entre la cuidad origen y el destino y cuando el boleto de avión sea de menor o igual precio a un boleto por vía terrestre. d) Viajamos en clase turista o económico Otros a) La adquisición de seguros adicionales a aquellos incluidos por la compañía de transporte se considera como gasto personal y lo pagamos con nuestros recursos personales Solicita reservación para el hospedaje y la transportación Realizamos la reservación por medio electrónico (Para reservaciones por medio de la AO, preguntamos a la AO procedimiento) Procuramos solicitarla con al menos dos semanas de anticipación al viaje nacional y cuatro semanas en viaje internacional, con el fin de obtener las mejores tarifas. Page 3

4 Cancelación de Viaje ( Devolución de anticipo) Devuelve el anticipo que le fue entregado en las cuentas bancarias y referencias que indique la institución para la que se labora Realiza y entrega la liquidación de la cancelación del viaje a) Realizamos la liquidación con el mismo folio en el que se tramitó la solicitud de anticipo (Ver actividad 1.1).Trámites de anticipo por medio de Sistema informático oficial (Ver Instructivo de uso del Sistema informático oficial para el tema), b) Trámites de anticipo por medio de Autorización de Pago: utilizamos el formato de liquidación que indique el área de CGV de la Institución Presentamos liquidación de viaje a CGV a más tardar dos días hábiles después de la cancelación del viaje Adjuntamos a la liquidación del viaje comprobante original de la devolución del anticipo. Cancelación de Viaje ( Cancelación de Reservación Transporte y hospedaje) Notifica a compañía de transporte y hotel (o a AO) la cancelación del viaje y en su caso recupera monto pagado en los plazos indicados al realizar la reservación para evitar cargos La notificación y recuperación es por medio de la AO cuando la compra se haya realizado a través de la misma En reservaciones hechas directamente por el (no por medio de la AO) las notificaciones y recuperaciones las realiza el mismo. ETAPA 2 DURANTE EL VIAJE Uso de los Gastos de Viaje Toma en cuenta las especificaciones para los Gastos de Viaje mencionados en políticas y actividades 1.1, 1.8 y 1.9: Cuidamos que los Gastos de Viaje sean razonables y adecuados con el fin y duración del viaje, apegándose a lineamientos fiscales. (Ver Anexo 9.21 y EGR. 10.1) Transporte a) La renta de automóvil la consideramos en viajes internacionales. b) La transportación del o hacia el aeropuerto consideramos hacerla mediante el uso de los servicios de la compañía de taxis con la que tenga convenio la Institución o con el servicio de taxis del aeropuerto. Page 4

5 Otros a) Los gastos de lavandería consideramos realizarlos en viajes mayores o iguales a una semana y los de tintorería a dos semanas. ETAPA 3 REGRESO DEL VIAJE Comprobación de Gastos de Viaje Realiza liquidación de Gastos de Viaje, la imprime, firma la carátula de la liquidación y la entrega al JI a) Trámites de anticipo por medio de Sistema informático oficial (Ver Instructivo de uso del Sistema informático oficial para el tema): realizamos la liquidación con el mismo folio en el que se tramitó la solicitud de anticipo (Ver actividad 1.1). b) Trámites de anticipo por medio de Autorización de Pago: utilizamos el formato de liquidación que indique el área de CGV de la Institución La liquidación de los Gastos de Viaje la realiza el o bien a quien se haya designado como asistente de viajero Al tratarse de la comprobación de un anticipo de una persona que no pertenezca a la nómina de la Institución, el colaborador que tramitó el anticipo, presenta la liquidación de Gastos de Viaje de acuerdo a indicaciones en política y procedimiento EGR La liquidación de Gastos de Viaje la presentamos a CGV dentro de los 10 (diez) días hábiles siguientes al regreso del viaje Realizamos una liquidación de Gastos de Viaje por cada anticipo solicitado; En la liquidación de Gastos de Viaje registramos el concepto de la erogación Moneda a) La liquidación de Gastos de Viajes la realizamos en la moneda en que nos fue entregado el dinero para nuestros Gastos de Viaje Sobrantes de anticipo a) Cuando haya sobrantes de anticipos de Gastos de Viaje, realizamos la devolución del monto en moneda nacional o en dólares y se deposita en las cuentas bancarias que indique la Institución Comprobantes a adjuntar a) Los comprobantes de los Gastos de Viaje que cumplen con requerimientos fiscales (Ver Anexo EGR 9.21). b) Ficha de depósito por la devolución de los sobrantes. c) La comprobación de Gastos de Viaje con tarjeta corporativa la realizamos de forma independiente a los viáticos cubiertos con un anticipo. (Ver EGR 1.3). Page 5

6 3.2. Revisa, solicita aclaración al si es necesario y aprueba la liquidación Revisa cumplimiento con lo establecido en esta política La firma de la liquidación puede ser autógrafa (en la carátula de la liquidación), o bien de manera electrónica (cuando se tiene el sistema informático) Presenta la liquidación ante CGV Jefe Inmediato Presentamos la carátula de la liquidación en original y copia; presentamos copia de la Autorización de pago (en los casos que se haya tramitado el anticipo mediante dicho formato) Cuidamos que todos los documentos que soportan los Gastos de Viaje efectuados se anexen Recibe, sella de recibido y revisa la liquidación No recibe liquidación con comprobantes pendientes de adjuntar o en la que no se adjunte el comprobante con la devolución del sobrante Sella de recibido el original y copia de la liquidación y entrega la copia al /asistente de viajero El /asistente de viajero responsable conserva copia para posibles aclaraciones Revisa que cumpla con lineamientos fiscales (Ver Anexo 9.21) y que cuente con la aprobación del JI Solicita aclaración o modificación en la comprobación de Gastos de Viaje cuando no se cumpla con la política En caso de que en 10 días hábiles posteriores a la solicitud de aclaración no se hubiera recibido respuesta por parte del /asistente de viajero, CGV modifica la liquidación de viaje por el monto de la observación y se programa el descuento vía nómina. CGV En saldos a favor del viajero; Tramita rembolsos de Gastos de Viaje; a) Instituciones con Sistema informático oficial: el trámite y pago de los rembolsos es de manera electrónica En trámites de rembolsos de Gastos de Viaje con formato de Autorización de pago: a) Elabora la forma de Autorización de Pago (Anexo 9.31) y lo envía a CXP; b) Se realiza transferencia en la cuenta del colaborador. Page 6

7 En saldos a favor de la Institución: Tramita descuento por nómina Da aviso al vía correo electrónico del período donde se verá reflejado el descuento en su recibo. CGV Monitoreo de CGV 3.6. Monitorea que las comprobaciones del se realicen dentro de los 10 días hábiles siguientes al regreso del viaje, envía recordatorio al /asistente de viajero para efectuar sus comprobaciones en tiempo Da seguimiento para cobranza de anticipos vencidos. CGV Notas aclaratorias a la política: El desconocimiento de las políticas y procedimientos aquí mencionados no exime a nadie de su cumplimiento. La fuente oficial de consulta de las políticas y procedimientos se localiza en la intranet Institucional. V.- Referencias Gastos de viajes (Políticas EGR-5.0) Instructivo de uso del Sistema informático oficial para el tema Autorización de Pago. (Anexo EGR 9.31) Lineamientos y límites fiscales para Gastos de Viaje (Anexo EGR 9.21) Generación, Admon y Cancelación de Saldos Sujetos a Liquidación (EGR 4.2) Tarjeta Corporativa de Gastos de Viaje (EGR 1.3.1) Requisitos fiscales de los comprobantes VI.-Terminología Palabras en el proceso localizadas en glosario: Gastos de Viaje, Comprobación Gastos de Viaje (Sujetos a liquidación) VII.-Contacto(s) para dudas Agencia oficial de viajes: pvaf.viajes@itesm.mx Page 7