Política de Gastos de Viaje

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1 Política de Gastos de Viaje Publicación: Revisión: Este documento ha sido generado para uso exclusivo de la Asociación Guatemalteca de Exportadores y su contenido es restringido a la audiencia. Este documento no puede ser transferido a terceros, ni utilizado para otros propósitos que los que han originado su entrega, sin el previo permiso escrito de la Gerencia Administrativa.

2 INDICE ASIGNACION DIARIA ( PER DIEM)... 7 AUTORIZACIONES... 4 AUTORIZACIONES ESPECIALES COMPROBANTES Y REQUERIMIENTOS FISCALES... 8 GASTOS NO REEMBOLSABLES... 8 HOSPEDAJE... 5 LIQUIDACIÓN DE GASTOS DE VIAJE... 9 POLÍTICA... 3 PROPOSITO... 4 SANCIONES SOLICITUDES DE GASTOS DE VIAJE... 4 TRANSPORTE... 5

3 1. POLÍTICA Audiencia El contenido de este documento está dirigido a: Conceptos Miembros de Juntas Directivas de comisiones, subcomisiones y comités Colaboradores de AGEXPORT, Personal temporal que labore para AGEXPORT Usuarios externos autorizados Gastos de Viaje Es la asignación diaria que AGEXPORT reconoce a las personas que desempeñan comisiones fuera del lugar permanente de sus labores. Esto incluye hospedaje, alimentación, transporte, impuestos, lavandería, propinas, fotocopias, teléfono y otros gastos indispensables para la comisión. Tipos de viajes: Nacional: Son viajes a los diferentes departamentos de Guatemala y sus municipios. Internacional: Son los viajes fuera del país de Guatemala. Usuarios autorizados Personas que por la naturaleza de la comisión a realizar requieran gastos de viaje y han sido debidamente autorizados, aún cuando no sean colaboradores o contratistas permanentes. Prestador de servicio Empresa, persona o institución que provean los servicios relacionados al giro de su negocio, vinculados a gastos de viaje necesarios para la comisión propia de AGEXPORT. Per Diem Asignación diaria que AGEXPORT asigna para alimentación y otros gastos como lavandería, llamadas telefónicas, etc. 3 Política de Gastos de Viaje AGEXPORT

4 Formatos y Tablas Código F-PL-GV-01 F-PL-GV-02 F-PL-GV-03 F-PL-GV-04 TB-PL-GV-01 TB-PL-GV-02ª TB-PL-GV-02B TB-PLGV-03 Nombre Formato de Solicitud y autorización de anticipos de gastos de viaje Formato de Liquidación de gastos de viaje Formato de Recorrido de kilometraje Formato de Viajes presupuestados Tabla de gastos de viaje nacionales Tabla de gastos de viaje internacionales dentro de USA Tabla de gastos de viaje internacional en el resto del mundo Tabla de Kilometraje de distancias nacionales 2. PROPOSITO AGEXPORT pone a disposición de usuarios autorizados los recursos necesarios para el desarrollo de las comisiones nacionales e internacionales en representación de la Asociación. Los usuarios que realizan viajes deberán en forma previa conocer la política y normativa de uso de gastos de viaje. Todo director, gerente, jefe y coordinador de la Asociación es responsable de velar por el cumplimiento de la misma en sus áreas de acción y corresponsable de la revisión de las liquidaciones de viáticos. 3. AUTORIZACIONES Todo viaje debe contar con el correspondiente presupuesto. O la ampliación presupuestaria y contar con la debida autorización según corresponda. Tipo de viaje Internacionales: Nacionales Autorizaciones Junta Directiva Gerente de Área o Delegado* Cuando el viaje sea financiado por un donante, adicionalmente deberá contar con la autorización por escrito y utilizar la tabla de montos autorizados si este así lo requiere. * El Gerente de área puede delegar la autorización a otra persona, enviando un memo con la justificación al departamento de Compras, tomando en cuenta que el sigue siendo responsable de las autorizaciones otorgadas por el delegado. 4 Política de Gastos de Viaje AGEXPORT

5 4. SOLICITUDES DE GASTOS DE VIAJE Previo a trasladar la solicitud de autorización de viaje, el usuario realizará el cálculo según Tabla de gastos de viaje, debiendo adecuarla al tipo de viaje ya sea nacional o internacional (formatos y tablas disponibles en intranet). Ver flujo de procedimiento. El usuario debe trasladar la solicitud a compras con 10 días hábiles previos al viaje. Para efectos de la asignación diaria de gastos, se tomará como día completo al usuario autorizado que se encuentre fuera de la AGEXPORT cada 24 horas empleadas en el desempeño de la comisión, y se cubrirán desde el día de salida, tres horas antes del horario de salida del vuelo y hasta el día de retorno inclusive dos horas después de la llegada del vuelo. Cada fracción igual o mayor de 8 horas se tomará como día completo. Si la fracción es igual o mayor de 4 y menor de 8 horas, se reconocerá el valor de media asignación diaria de gastos. 5. HOSPEDAJE Hospedaje Las tarifas de hospedaje por noche en viajes nacionales e internacionales, lo determinará las tablas correspondientes, la cuales se accedan en forma automática dentro de Intranet. Anualmente serán revisadas y actualizadas las tarifas correspondientes a alimentación y hospedaje, quedando bajo la responsabilidad de Administración La reservación de hotel internacional se solicita por lo menos con 5 días de anticipación, siendo compras quien realiza la Reserva de hotel. Es deseable mayor anticipación en casos en donde se prevea poca disponibilidad de habitaciones o una afluencia importante a actividades de AGEXPORT. El usuario es responsable de notificar oportunamente la cancelación de la reservación del hotel a Compras. Al no realizar la comisión dará aviso con un mínimo de 72 horas previas al viaje para no incurrir en costos. Deben tomarse en cuenta las políticas de cancelación del Hotel que puedan ser diferentes. 6. TRANSPORTE Transporte aéreo Los viajes por avión dentro del territorio nacional solo serán autorizados cuando excedan de 6 horas de distancia vía terrestre o cuando el caso lo amerite. La clase de servicio a utilizar en transporte aéreo en viajes nacionales e internacionales, será tipo económica, cualquier excepción deberá ser autorizada por la Dirección General. Toda persona que viaje por aire tendrá cobertura de seguro por accidente durante el vuelo. El costo se considera gastos de viaje y es deseable que lo incluya el boleto aéreo, de lo contrario debe ser contratado. Cualquier otro seguro adicional que contrate el usuario, será cubierto por él mismo. 5 Política de Gastos de Viaje AGEXPORT

6 AGEXPORT no se responsabiliza ni compensa pérdida de equipaje, perdida de artículos personales, o robos a los viajeros, estando en viaje de trabajo. Se reembolsará a los empleados por cargos de exceso de equipaje únicamente cuando por la naturaleza del viaje transporte materiales pesados o voluminosos, por ser equipo necesario para realizar la comisión y cuando el equipaje consista en artículos propiedad de la Organización. Los pasajeros NO deberán aceptar ningún tipo de compensaciones económicas por cambio de vuelo de parte de la aerolínea, únicamente si vuelan fuera del horario normal de oficina y si la demora en su viaje no resulte en una interrupción de la comisión o eleve los costos de hospedaje y alimentación. El boleto de avión ya pagado que, por motivos fuera del alcance del viajero haya quedado sin usar y si por alguna característica del boleto no puede ser cancelado y reembolsado su importe, la persona que iba a realizar el viaje deberá dar aviso a Compras por medio de su jefe inmediato para que pueda ser utilizado en su próximo viaje. Los gastos que resulten de este cambio serán absorbidos por AGEXPORT. Sólo se reembolsarán los cargos por cambio de boletos de avión, cuando dicho cambio se deba a razones de trabajo justificables, siempre y cuando cuente con autorización escrita del Gerente Administrativo. Transporte terrestre Automóvil particular Para transporte dentro del país y fuera del perímetro urbano, el colaborador podrá hacer uso de su vehículo y le será reconocida una tarifa por kilómetro recorrido, según Tabla de Kilometraje de distancias nacionales (TB-PL-GV-03). La utilización del vehículo queda bajo responsabilidad del viajero, por lo que AGEXPORT, no se hace cargo de daños o robo al vehículo. Para solicitar el reembolso de los gastos realizados se debe complementar el Formato de Recorrido de kilometraje F-PL-GV-03 y adjuntar facturas con gastos relacionados al vehículo. El recorrido dentro del perímetro de la ciudad capital se reconocerá en caso que el trabajo requiera movilización dentro de la misma, esto debe ser autorizado por la Gerencia Administrativa. Uso de Carro Rentado Cuando se requiera la renta de automóvil se deberá contar con la autorización del Gerente de Área y solicitar la renta al Compras o directamente a las arrendadoras de vehículos seleccionadas siempre y cuando el usuario esté habilitado por el Compras para este efecto. El lavado de carrocería y motor no está autorizado a vehículos particulares y rentados. 6 Política de Gastos de Viaje AGEXPORT

7 El vehículo debe ser usado exclusivamente para la comisión asignada, recibiendo y entregando el vehículo al terminar la comisión con el tanque lleno, cualquier cargo adicional por atraso no justificado en la entrega o por no llenar el tanque serán cubiertos por el viajero. Si por razones de horarios de viaje se requiere recibir y/o entregar el automóvil en viernes por la tarde o fin de semana este deberá quedarse en un parqueo de AGEXPORT y recogerse el día del viaje o el día hábil siguiente. Es responsabilidad del viajero el buen uso del vehículo, cualquier desperfecto o avería mecánica deberá ser reportada a compras y a la arrendadora para que indique lo procedente. Cualquier cargo por daño o robo al vehículo arrendado será analizado individualmente por el Gerente Administrativo para determinar si es cubierto por el viajero o por AGEXPORT. En caso de negligencia del viajero, no se cubre. El combustible utilizado en vehículo rentado será liquidado en formulario de liquidación de viáticos adjuntando copia del contrato de renta indicando los kilómetros al inicio y al final del viaje. Uso de Taxi No se permite el uso de taxi para recorridos mayores de 50 Kms., en viajes nacionales. Para viajes internacionales puede rentarse taxi en tramos largos y cortos si las condiciones así lo requieren (verificar monto diario asignado en tabla de autorización de viajes). Si el viajero se hospeda en el hotel Sede del evento no será necesario este rubro a menos que sea justificado. No está autorizada la renta de taxi por horas en recorridos nacionales. 7. ASIGNACION DIARIA PER DIEM Y OTROS GASTOS AUTORIZADOS (ALIMENTACIÓN Y GASTOS MISCELÁNEOS) AGEXPORT asignará una cantidad diaria por concepto de alimentación y gastos misceláneos, o fracción de día, en comisiones locales o internacionales, basado en las siguientes tablas: Tabla de gastos de viaje nacionales (TB-PL-GV-01), Tabla de gastos de viaje internacionales dentro de USA (TB-PL-GV-02A) Tabla de gastos de viaje internacional en el resto del mundo (TB-PL-GV-02B). Gastos mayores a los establecidos, serán evaluados cuando existan debidas justificaciones y sean autorizadas por la Dirección General. Cuando los viajes sean realizados con fondos de donantes, deberá tomarse en cuenta la política del o mismo. Asignación diaria: Esta asignación incluye desayuno, almuerzo, cena y otros como bebidas y snacks cuando aplique (acorde al horario de salida y regreso de la comisión); siempre y cuando no exceda el monto permitido. 7 Política de Gastos de Viaje AGEXPORT

8 Si el hotel o alguna actividad del viaje incluyen algún tiempo de alimentación este debe descontarse del anticipo de gastos de viaje. (25% de alimentación diaria) Atenciones a terceros: Son autorizadas con justificación y únicamente por el Gerente de Administrativo. Si se presenta una factura dentro de las atenciones y esta incluye alimentos, se descontará la parte proporcional que corresponda al viajero, considerándose esta proporción de su asignación diaria. Otros gastos autorizados: Gastos de lavandería cuando el viaje exceda de más de dos días y por alguna razón es necesario utilizar este servicio. Una llamada personal de larga distancia de hasta 3 minutos por cada día de viaje es permitida. Dado el alto costo de comunicación en hotel y si la naturaleza de la actividad requiere alto volumen de llamadas o envíos de correos electrónicos, se permitirá el uso de otros medios de comunicación que sean menos costosos (internet, tarjetas de llamadas internacionales, chips de celulares, SKYPE, etc). En viajes internacionales es permitido el reembolso de taxi de y hacia el aeropuerto tanto en la ciudad de salida como en la de destino y recorrido interno para actividades de trabajo. 8. GASTOS NO REEMBOLSABLES Hospedaje sin comprobante. Multas o infracciones impuestas por agentes de tránsitos, policías, o cualquier otra autoridad. Facturas que estén alteradas. Gastos personales como regalos, ropa, accesorios y otros. Gastos de acompañantes no autorizados. Gastos fuera del período autorizado. La custodia del valor de los gastos de viaje es responsabilidad del usuario, por lo que no se reconocen perdidas. Cuando realicen viajes en donde los viáticos son mayores a $. 2,000 se sugiere adquirir cheques de viajero. 9. COMPROBANTES Y REQUERIMIENTOS FISCALES Con el objeto de dar cumplimiento a la legislación fiscal guatemalteca y reducir el impacto en la renta imponible del viajero; se deberá comprobar el gasto de la asignación per diem a través de comprobantes de los consumos realizados, en las fechas y el lugar de destino, caso contrario dichos gastos formarán parte de su renta imponible. Se reconocerán únicamente gastos que puedan relacionarse con la actividad de la comisión. 8 Política de Gastos de Viaje AGEXPORT

9 Todos los gastos realizados deben ser congruentes con la comisión y deben ser soportados por comprobantes legales o del giro del negocio, emitidos en el exterior a nombre de Asociación Guatemalteca de Exportadores o del viajero. En gastos en moneda diferente a la que se le dio el anticipo, adjuntará comprobante de la compra de dicha moneda en la liquidación de sus gastos, para aplicar el tipo de cambio. De no contar con constancia se usara el tipo de cambio del Banco de Guatemala. Los gastos realizados en el país, deben documentarse con facturas contables, las cuales deben contener: Nombre, NIT y dirección exacta de Asociación Guatemalteca de Exportadores o de la fuente de financiamiento del viaje. Los requisitos de las facturas deben incluir: Autorización de SAT, fecha del viaje, detalle del consumo, sellos de régimen fiscal, según reglamento de IVA vigente. Factura Especial: Todo gasto de viáticos y hospedaje nacional debe de ser comprobado fiscalmente con factura, en los casos extremos en que el prestador de servicios no proporcione factura, el viajero le debe emitir recibo corriente y solicitar copia de cedula en los casos en que sea factible como lo establece el reglamento del IVA vigente, al regreso del viaje deben solicitar al departamento de Contabilidad la emisión de una factura especial, considerando que para su presupuesto esta implica un 18.2% adicional de gasto. 10. LIQUIDACIÓN DE GASTOS DE VIAJE La liquidación se debe de entregar al departamento de Contabilidad a mas tardar cinco días hábiles después de concluido el viaje en el Formato de Liquidación de Gastos de Viaje F-PL-GV-02. Liquidación de Perdiem: El monto dado en anticipo puede liquidarse de las siguientes formas a. Por el valor real de los comprobantes gastados y el efectivo que complemente el valor recibido como anticipo. b. Por el monto del anticipo Con comprobantes de gasto Con complemento como parte de su ingreso imponible i. Si es colaborador: con recibo corriente y ii. Si es contratista con factura iii. Comprobantes de gastos durante la estadía, que no sean artículos no relacionados a la comisión pueden agregarse dentro de este monto para reducir el valor de renta imponible. La administración se reserva el derecho de autorizar estos gastos. c. Cuando el usuario no liquide dentro del tiempo establecido, se le descontará el monto del anticipo entregado, del pago de nómina más próximo. 9 Política de Gastos de Viaje AGEXPORT

10 En el caso de que no se hubiera otorgado un anticipo de gastos de viaje o que este hubiera sido insuficiente, el colaborador solicitará reembolso de los gastos efectuados, cumpliendo con el procedimiento de autorizaciones establecido. Cuando se trate de una persona externa a AGEXPORT el Gerente de Área será responsable de transmitir la política al viajero y darle seguimiento a la liquidación. En gastos de viaje internacionales el viajero debe adjuntar a su liquidación copia de pasaporte con sello de migración. Cuando el viaje sea cancelado y el anticipo ya se hubiese entregado, se deberá reintegrar el mismo día que se decida la cancelación del viaje el efectivo a Caja en la misma moneda del anticipo, debiendo exigir su respectivo recibo de caja. 11. AUTORIZACIONES ESPECIALES Es responsabilidad del Gerente Administrativo evaluar los casos que se presenten fuera de la presente política y decidir sobre: Gastos mayores a las tarifas establecidas Gastos por atenciones realizadas durante los viajes Los gastos médicos, farmacéuticos y cualquier otro gasto no previsto en los que el viajero incurra para realizar su labor estando en el desarrollo de la comisión asignada. Todo gasto deberá contar con previa autorización antes de ser liquidado. 12. SANCIONES El uso inadecuado de los gastos de viaje proporcionados por AGEXPORT es una violación a las normas y políticas y afectan el bien común de la misma. El viajero cubrirá con sus recursos financieros y bajo su total responsabilidad los gastos en los siguientes casos: a. Si incumple con la política. b. Si efectúa gastos extras sin observar la presente política c. Si por negligencia o descuido no tramita el anticipo en el tiempo estipulado. En ese caso debe solicitar posterior reembolso al viaje. d. Si suspende el viaje y no realiza la cancelación del boleto aéreo ya adquirido o la reservación de hotel en forma oportuna. e. Si no liquida en forma oportuna sus gastos de viaje f. Si debe viajar y tiene pendiente de liquidación viajes anteriores y reembolsos. Todo viaje que se conozca oportunamente y por descuido del viajero no se tramite con el tiempo estipulado en el inciso 1.6, el colaborador deberá financiar el mismo y solicitar el reembolso posterior al viaje. 10 Política de Gastos de Viaje AGEXPORT

11 Si por falta de organización o coordinación del colaborador se suspende el viaje y no realiza la cancelación del boleto aéreo ya adquirido o reservaciones de hotel, es responsabilidad del mismo asumir dicho costo. Para poder solicitar un anticipo de gastos de viaje el colaborador no debe contar con anticipos no liquidados. 11 Política de Gastos de Viaje AGEXPORT

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