Política de Gestión de Talento Humano POL-DH-01

Transcripción

1 Política de Gestión de Talento Humano POL-DH-01 1 Objetivos Contar con las herramientas que garanticen un adecuado manejo de los recursos, con directrices claras que permitan armonía laboral entre el personal y en la organización en general. Establecer las normas que ayuden a administrar con éxito al personal de la empresa y lograr que cuenten con el apoyo de la compañía para su desarrollo profesional y personal. 2 Políticas y Procedimientos A continuación se detallan las diferentes normas que deberán observar todas las personas que laboren en la compañía. 2.1 Horario de Labores La jornada de trabajo en la compañía es de lunes a viernes de 09:00 AM a 18:00 PM, con una hora de almuerzo. Sin embargo, la hora de entrada a la oficina será a las 08:45 AM, con el fin de que el personal esté listo para sus actividades diarias en el horario de atención al público. En los casos en donde se establezca un horario de trabajo particular por actividades extraordinarias, el jefe de área informará por escrito con copia al Departamento de Desarrollo Humano de tal disposición. La hora de almuerzo se fijará en cualquier horario entre las 12:30 PM y las 14:30 PM, de acuerdo al cronograma que establezca el Departamento de Desarrollo Humano para cada empleado por las actividades que realicen. La compañía no pagará horas extras por trabajo fuera del horario de labores establecido, salvo para el caso de los Mensajeros, Choferes Técnicos Móviles, y personal de mantenimiento y limpieza que podrán acceder al pago de horas extras en base al esquema establecido por el Departamento de Desarrollo Humano. 2.2 Permisos En caso de que algún empleado requiera de un permiso para faltar a la compañía durante el horario de trabajo, este deberá solicitarlo con por lo Página 1

2 menos 24 horas de anticipación al jefe de área o jefe inmediato (salvo casos de emergencia, en donde lo podrá solicitar con la anticipación que sea posible). La decisión de otorgar el permiso es de exclusiva responsabilidad del jefe de área o jefe inmediato. El jefe deberá informar al Departamento de Desarrollo Humano vía correo electrónico la autorización correspondiente y la duración del permiso. Además, dependiendo de las funciones del colaborador o de la duración del permiso, deberá tomar las medidas correspondientes en coordinación con el Departamento de Desarrollo Humano, para que la ausencia del empleado no afecte el desempeño del área. Estas disposiciones aplican únicamente cuando se trate de permiso durante horas. Si se trata de uno o varios días, el jefe de área o jefe directo deberá informar al Departamento de Desarrollo Humano vía correo electrónico la autorización correspondiente y además el empleado deberá justificar su solicitud ante del Departamento de Desarrollo Humano, quien será el único autorizado para otorgar la aprobación final en estos casos. Las causales para solicitar este tipo de permisos, podrán ser: o Las previstas en el Código de Trabajo, tales como fallecimiento de un familiar hasta en segundo grado de consanguinidad y afinidad, maternidad o paternidad. o Enfermedad, en cuyo caso se deberá presentar el certificado médico. o Salud de un tercero, en cuyo caso se deberá presentar el certificado médico de la persona y explicación detallada de las causas que lo obligan a solicitar el permiso. o Estudios, en cuyo caso se deberá presentar el certificado de la institución de educación. Si el Departamento de Desarrollo Humano considera que no existe la justificación necesaria, previa autorización del jefe de área o jefe inmediato, el tiempo de ausencia del empleado será descontado de las vacaciones a las que tiene o tendría derecho. Cabe recalcar que en cualquier caso, todos los permisos deberán ser aprobados por escrito o vía correo electrónico. No tendrán validez alguna los permisos que sean autorizados solo verbalmente o en donde no se hayan cumplido las disposiciones establecidas anteriormente. Página 2

3 2.3 Vacaciones Podrán gozar de vacaciones todos los empleados que hayan cumplido al menos un año de trabajo fijo en la compañía, tal como lo establecen las disposiciones legales vigentes. Las vacaciones se pueden tomar por partes o en su totalidad. Sin embargo, las vacaciones no se podrán acumular por más de 2 años ni se podrá recibir ningún tipo de remuneración en reemplazo de las mismas. La planificación de las vacaciones se deberá realizar en conjunto con cada jefe de área o jefe inmediato, de tal manera que se pueda planificar el trabajo del departamento en ausencia de cada recurso. Esta planificación deberá realizarse durante el primer mes del cada semestre del año, que es cuando se establecerá el calendario respectivo, ajustado a las necesidades personales y a las de la empresa. El empleado deberá llenar el formulario de solicitud de vacaciones previsto para este efecto, solicitar la aprobación de su jefe inmediato y presentar en el Departamento de Desarrollo Humano el documento debidamente llenado y aprobado. En caso de que varios recursos soliciten vacaciones en las mismas fechas y esto afecte a las actividades de la empresa, el Departamento de Desarrollo Humano coordinará con los jefes de área y con los empleados los cambios de fecha correspondientes. Una vez definidas las fechas de las vacaciones hasta el 30 del primer mes de cada semestre, éstas no podrán ser cambiadas, salvo casos de fuerza mayor. 2.4 Renuncia En caso de que un empleado decida renunciar a la compañía, deberá entregar una carta de renuncia firmada al jefe de área o jefe inmediato, quien a su vez informará y entregará el documento al Departamento de Desarrollo Humano. El Departamento de Desarrollo Humano mantendrá una reunión con el empleado y con el jefe de área para conocer en detalle las razones y buscar la manera de que el empleado continúe en la compañía, siempre y cuando así lo considere necesario su superior y se trate de un recurso productivo. En caso de que no se llegue a un acuerdo, se determinará el tiempo de su permanencia para que entregue todo lo pendiente de sus actividades y devuelva todos los recursos y herramientas de trabajo provistas por la empresa, luego de lo cual se lo liquidará tal como lo establezcan las leyes laborales vigentes. Así mismo, el Departamento de Desarrollo Humano solicitará al Departamento de Sistemas la anulación de todas las claves de acceso a los sistemas y cuentas de correo electrónico, según sea el caso. Página 3

4 El jefe de área distribuirá a otros recursos el trabajo del empleado saliente y coordinará con el Departamento de Desarrollo Humano la selección del nuevo empleado, según las políticas establecidas para la contratación de personal. 2.5 Despido El jefe de área informará al Departamento de Desarrollo Humano cuando un empleado ha estado o está cometiendo faltas laborales para solicitar el despido del empleado, justificando las razones que lo obligan a tomar tal decisión. El Departamento de Desarrollo Humano mantendrá una reunión por separado con el empleado y con el jefe de área para conocer en detalle las razones y explicaciones de cada parte, revisar los antecedentes y determinar si realmente se presentan las causales suficientes para proceder con el despido. De ser así, se comunicará al empleado la decisión de la empresa y se determinará el tiempo de su permanencia para que entregue todo lo pendiente de sus actividades o para que se retire inmediatamente de la compañía y devuelva todos los recursos y herramientas de trabajo provistas por la empresa, luego de lo cual se lo liquidará tal como lo establezcan las leyes laborales vigentes. Así mismo, el Departamento de Desarrollo Humano solicitará al Departamento de Sistemas la anulación de todas las claves de acceso a los sistemas y cuentas de correo electrónico, según sea el caso. El jefe de área distribuirá a otros recursos el trabajo del empleado despedido y coordinará con el Departamento de Desarrollo Humano la selección del nuevo empleado, según las políticas establecidas para la contratación de personal. En caso de que se decida mantener al empleado en la compañía por no haber encontrado razones suficientes para proceder con el despido, pero sí han existido faltas laborales, se registrará un llamado de atención en su hoja de vida. 2.6 Liquidaciones Cuando un empleado renuncia o es despedido, se realizará la liquidación de sus valores tal como lo establezcan las disposiciones laborales vigentes. En un plazo no mayor a 15 días, el Departamento de Desarrollo Humano deberá hacerle firmar al empleado el acta de finiquito ante el inspector de trabajo correspondiente, en base al formato destinado para este efecto. Así mismo, le entregará el cheque por su liquidación, según corresponda. El Departamento de Desarrollo Humano además deberá llenar y sellar los documentos habilitantes por la salida del empleado, tales como: o Carnét del IESS o Formulario 107 del SRI (Impuesto a la Renta) o Carta de recomendación, si fuera el caso Página 4

5 2.7 Relaciones Personales entre Empleados Está prohibido sostener una relación personal o íntima entre empleados de la empresa, ya que perjudican al desarrollo profesional de cada individuo y pueden afectar al ambiente laboral de la compañía. En caso de que el Departamento de Desarrollo Humano detecte una relación personal entre colaboradores de la empresa, éste solicitará la terminación inmediata de la misma, caso contrario se tomarán las medidas necesarias para que se cumpla con lo dispuesto en esta política. 2.8 Problemas entre Empleados La armonía entre los colaboradores y un buen ambiente de trabajo deben primar en la organización. Para este efecto, todos los recursos deberán velar porque así sea y colaborar para su cumplimiento. Sin embargo, si el Departamento de Desarrollo Humano detecta fricciones o problemas entre empleados de la compañía, se reunirá con los involucrados para encontrar una solución que permita solventar cualquier diferencia existente. Si aun así persiste el problema, se tomarán las medidas necesarias para terminar de una vez por todas con el conflicto. Estas acciones podrán ir desde llamadas de atención por escrito y registro en las hojas de vida hasta la separación definitiva del empleado. 2.9 Utilización Indebida de las Herramientas de Trabajo Si un empleado hace uso indebido de las herramientas de trabajo de la empresa, tales como computadoras, teléfonos, celulares, internet, motos, servicio de taxis y en general, de cualquier bien o servicio que la compañía haya destinado para el desarrollo de las actividades propias de las funciones de cada recurso, se contabilizará el daño, el gasto o la reposición, según corresponda, y su valor será descontado del rol de pagos o de cualquier haber del empleado. Así mismo, se registrará una llamada de atención por escrito con copia a la hoja de vida del recurso. Si esta situación se repite, se tomarán las medidas que correspondan, las mismas que podrán ser desde la imposición de una multa hasta la separación definitiva del empleado Faltas Graves, Robo y Mentiras Si un empleado cometiera una falta grave, de tal manera que perjudique de cualquier manera a la compañía o si cometiera un robo sobre cualquier recurso Página 5

6 de la empresa o si miente con respecto a cualquier asunto relacionado a sus actividades o a información de cualquier tipo o si violentare la confidencialidad de la información de la empresa, sus clientes o proveedores, será causal de despido inmediato, sin posibilidad de retorno a laborar en la organización. Se realizará la liquidación correspondiente descontando los valores del perjuicio económico causado a la empresa, sin opción a una carta de recomendación. Así mismo, la compañía se reservará el derecho de iniciar las acciones legales y laborales que estime pertinente Llamadas de Atención por Escrito Las llamadas de atención por escrito se realizarán en los casos anotados anteriormente y se registrarán en las hojas de vida de cada empleado. En casos que así lo considere la Gerencia General en conjunto con el Departamento de Desarrollo Humano y el jefe inmediato del empleado, estos llamados de atención podrán ser enviados al Ministerio de Trabajo. Código: POL-DH-01 Fecha: 24/09/2014 Versión: 2 Responsable: Jefe de Desarrollo Humano Aprobación: Gerente General Firma Firma Página 6