Cruz Roja Costarricense Departamento de Proveeduría

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1 Indicaciones Generales 1. El formulario debe ser completado con letra clara y legible (preferiblemente en computadora o máquina de escribir), sin borrones, ni tachaduras y el mismo debe ser entregado únicamente en el, ubicado en la Sede Administrativa de la, ubicado en Zapote, 50 metros al norte de la casa presidencial, en horario de Lunes a Viernes de 07:30 am a 05:00 pm. 2. Se deberá adjuntar al formulario, un timbre de de , el cual se puede adquirir en la Sede Administrativa, específicamente en la Caja del Departamento Contable Financiero. 3. Las formas para invitar a los proveedores a participar son las siguientes: por teléfono, por fax o por correo electrónico y en casos específicos por medio del Diario Oficial la Gaceta. 4. El documento formal por medio del cual se le contrata al proveedor, será por medio de Orden de Compra y contrato en los casos que se requiera. 5- Las ofertas o cotizaciones presentadas al siempre deben venir firmadas por la persona física, de lo contrario no podrán ser tomadas en cuenta y serán descalificadas. 6- Toda la mercadería adjudicada debe ser entregada en el Almacén de Materiales, ubicado en Zapote, 50 metros al norte de la Casa Presidencial, si existiera una excepción, se indicará el lugar en la orden de compra. 7- El horario para entregar la mercadería, es de lunes a viernes de 07:30 am a 12:30 pm y de 1: 30 pm a 04:45 pm. 8- Las facturas deben ser emitidas a nombre de la Asociación Cruz Roja Costarricense, en el mismo orden en que se encuentran los artículos reflejados en la orden de compra correspondiente. En el caso de que existan varias órdenes de compra para una misma contratación, deben realizar una factura por cada orden de compra que refleje monto total, no por las que continúan en la siguiente, así como expresa manifestación de que con fundamento en la resolución RES-DGH y la orden de compra en referencia está exenta de los Impuestos General sobre las Ventas y/o Selectivo de Consumo, o de alguno de los dos según corresponda. Asimismo tributos que se está exonerando.

2 9- Se deben presentar dos facturas cuando se entrega la mercadería, la original para que sea firmada por el encargado del Almacén de Materiales cuando recibe la mercadería, y una copia, la cual pasará a ser propiedad del Almacén de Materiales como respaldo de lo recibido. 10- No se permiten entregas parciales de mercadería, sin embargo en algunos casos se podrán realizar, previo a una autorización por parte del jefe del Departamento, por lo que en caso de requerirla, deberán solicitarla en forma escrita, indicando la explicación necesaria y aportando los documentos que se requieran, respaldando las razones por las cuales no podrán entregar en forma total, por lo que la jefatura decidirá si se acepta o no parcial, por lo que deberá contestar al proveedor en forma escrita. 11- Si existiera atraso en la fecha de entrega de los bienes de acuerdo con los términos de la oferta y el cartel o el pliego de condiciones y ese atraso no fuere formalmente justificado días antes de la entrega o incluso el mismo día de manera satisfactoria ante el, el contratista deberá cubrir por concepto de multa, por cada día natural de atraso la suma equivalente al 0.5% (cero coma cinco por ciento) del monto total adjudicado, por cada día natural de atraso. No se aceptaran justificaciones posteriores a la fecha que se estipulo de entrega. 12- La Institución realizará el pago, 30 días naturales después que se presente la factura original y la orden de compra original en la Unidad de Cuentas por pagar. 13- Para tramitar el pago, podrá ser únicamente los días jueves y viernes de 7:30 am a 3:00 pm en la unidad de cuentas por pagar del Departamento Contable Financiero, presentando la orden de compra original, (la cual deberá ser retirada en el, por un funcionario de la empresa, de lunes a viernes de 07:30 am a 5:00 pm,) junto con la factura original con el respectivo recibido conforme. 14- Se les cancelará por medio de cheque o transferencia electrónica, según los fondos destinados para la compra, por lo que en el caso de realizarse por medio de cheque, pueden retirar el mismo, únicamente los días martes y miércoles, en horario de 7.30 am a 3:00 pm, con la respectiva autorización por parte del representante legal de la empresa, en la Caja del Departamento Contable Financiero. 15- En caso que el bien o servicio entregado, presente algún defecto así manifestado por la unidad solicitante y el cheque o transferencia no se ha girado o no se ha retirado por el proveedor, el, en caso de ser necesario y para salvaguardar lo adquirido, estará autorizado para indicar al Departamento Contable Financiero a que el pago sea retenido hasta que el bien o servicio sea reparado o cambiado en caso de requerirlo. 16- La inscripción en el registro de proveedores tendrá una vigencia de 24 meses.

3 17- En caso de que exista una modificación en algún aspecto de la empresa que altere la documentación presentada inicialmente para la inscripción, deberá el representante de la empresa indicarlo en forma escrita ante el Departamento de Proveeduría para incluir el cambio en el sistema. 18- Se tendrán como proveedores inactivos los siguientes: Aquél que habiendo sido invitado a concursar en procedimientos de compras de bienes o servicios, no participara en tres ocasiones en el término de 06 meses, sin justificación alguna. El que se negare a actualizar la información del Registro cuando la Administración así lo haya solicitado. 19- Se sancionará por un periodo de tres meses, sin poder participar en ningún concurso que emita la Institución, al proveedor que incumpla en lo siguiente: Entrega del bien o servicio en forma tardía, tres veces en un periodo de un año, desde la primera compra, hasta la actual. Entrega del bien o servicio en forma defectuosa. Suministre un bien o servicio de inferior condición o calidad del ofertado. 20- Serán causales de exclusión del registro de proveedores, lo siguiente: La muerte o la extinción de la persona jurídica. La manifestación expresa del proveedor inscrito. El proveedor que se compruebe que le afecta el artículo 22 y 22 bis de la Ley de Contratación Administrativa. Los que hayan sido inhabilitados de conformidad con el artículo 100 de la Ley de Contratación Administrativa. Por carencia de interés de la Administración de continuar contratando determinado bien o servicio. Por la no sujeción del proveedor a los estándares de calidad que indica la Administración, mediante el catalogo institucional o en su defecto en lo estipulado en el cartel o en el pliego de condiciones. En todos los casos, se le indicara al proveedor su exclusión en forma escrita y el mismo tendría derecho de defensa, lo cual deberá ser presentado 03 días hábiles después de que se le notifique su exclusión. 2Cualquier consulta adicional, la puede realizar a los teléfonos indicados en el encabezado. V.A.R.M

4 Documentos que se deben presentar (Personas físicas) 1- Copia de factura que utiliza la persona física, la cual debe ser autorizada por la Dirección General de Tributación Directa del Ministerio de Hacienda. 2- Fotocopia visible, preferiblemente a color, de la cédula de identidad, autenticada por un notario público. 3- Certificación de la Caja Costarricense del Seguro Social, donde indique que se encuentra al día o en su defecto que no se encuentra registrado, con una vigencia no mayor a un mes de emitida. 4- Declaración jurada original, firmada por la persona física, según corresponda, donde indique que no le afecta el artículo 22 y 22bis y todos sus incisos para ser contratado por la Administración. 5- Declaración jurada original, firmada por la persona física, donde indique que se encuentra al día en el pago de los impuestos nacionales. 6- Declaración jurada original, firmada por la persona física, donde indique que no posee inhabilitación, aplicada según artículo 100 de la Ley de Contratación Administrativa. 7- Declaración jurada original, firmada por la persona física, según donde mencione que no se encuentra inhabilitado para el ejercicio del comercio y que no se encuentra declarada en estado de insolvencia o quiebra. 8- Declaración jurada original, firmada por la persona física, donde indique que entiende y acepta todas las condiciones estipuladas en las indicaciones generales de este formulario. Nota: Las declaraciones solicitadas en los puntos 4,5,6, 7 y 8 como lo indica el artículo 19 y 65 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa, no tienen que ser rendidas ante Notario Público, solamente bajo la gravedad de juramento.

5 Formulario personas físicas Timbre Código de Proveedor: (uso exclusivo del Departamento del Proveeduría) 1- Nombre físico: 2- Número de Cédula: 3- Dirección física exacta: 4- Número de teléfono: 5- Número de fax: 6- Página Web: 7- Cuenta Cliente de la empresa ( SINPE) : 8- Nombre del Banco donde posee la cuenta: 9- Nombre del encargado de atender a la Institución:

6 10- Correo electrónico: 11- Marcar con una X, el tipo de proveedor, según corresponda Fabricante Importador Mayorista Detallista Distribuidor Servicios Otros: (detallar) 12- Suministrar una lista detallada de todos los artículos o servicios que brinda, indicando marca, modelos, etc.

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