INSTRUCCIONES PARA GESTIÓN DE APS

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1 Página 1 de 5 El presente documento es de propiedad de Aseguradora del Sur C.A. Queda expresamente prohibida su reproducción total o parcial, así como su difusión fuera de la organización, sin la autorización de un representante del Sistema de Gestión de Calidad. 0. CONTROL DE CAMBIOS Y MEJORAS: Versión Sección Descripción de la modificación Fecha modificación 00 Completo Emisión inicial de

2 Página 2 de 5 1. OBJETIVO: Establecer parámetros y directrices que normen la ejecución de las actividades que deben realizar los APS. 2. ALCANCE: Aplica a APS agenciados en Aseguradora del Sur. 3. DEFINICIONES: APS: Asesor Productor de Seguros. C.R.D.: Centro de Recepción de Documentos. CID: Centro de Información Documental. Digital Easy: Sistema de gestión de documentos en plataforma web. Digitalización de documentos: También conocido como escaneo o captura de documentos, es el proceso tecnológico que consiste en la transformación de documentos físicos a imágenes digitales para su visualización instantánea desde cualquier equipo de cómputo. 4. INSTRUCCIONES 4.1. VISUALIZACIÓN DE DOCUMENTOS DIGITAL EASY Todos los documentos de negocio se encuentran digitalizados en el sistema al siguiente día de haber recibido los mismos El administrador de CID y Activos Fijos será el encargado de asignar el usuario y contraseña dentro del sistema, según pedido del Ejecutivo Comercial Externo que lleve la cuenta de dicho APS Una vez creado el usuario, el Administrador de CID y Activos Fijos deberá coordinar la capacitación en el uso del mismo La asignación del usuario se producirá en un plazo máximo de 24 horas Es responsabilidad de todos los APS visualizar los documentos en el sistema y no se podrá solicitar el préstamo de los documentos físicos.

3 Página 3 de Es responsabilidad del Administrador de Activos Fijos y CID organizar dos capacitaciones al año sobre el uso de la herramienta con todos los involucrados, es decir, tanto clientes internos como externos ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS La documentación dirigida a Aseguradora del Sur será receptada en horario de 08h30 a 17h30 en la matriz, y en sucursales será recibida en base a los horarios de trabajo de cada una Toda la documentación recibida en el C.R.D. deberá tener el sello de Aseguradora del Sur, donde conste fecha, hora, nombre y firma de responsabilidad de la Asistente Administrativa y Logística que la receptó o, en su defecto, de la persona que recibe la documentación en ausencia de ella La documentación que sea entregada por los APS, los clientes o ejecutivos de Aseguradora del Sur para su archivo en el CID deben tener la información completa, la misma que consta de: Formularios de vinculación debidamente completos y firmados Pólizas debidamente firmadas 4.3. ADMINISTRACIÓN DE FACTURAS Las facturas de comisiones y bonos serán receptadas hasta el 28 de cada mes hasta las 16h Toda factura deberá ser receptada hasta cinco días después de emisión de la misma CUENTAS POR PAGAR Las facturas de comisiones y bonos son receptadas de lunes a viernes en el horario de 8:30 a 17:30 en la recepción del piso 10 (matriz) El comprobante de retención correspondiente es entregado al momento de la recepción de la factura Las transferencias de bonos y comisiones son realizadas en el siguiente horario: Facturas recibidas desde el jueves 12:01 pm hasta el martes 12:00 am, se cancelan el día miércoles. Facturas recibidas desde el martes 12:01 pm hasta el día jueves 12:00 am, se cancelan el día viernes.

4 Página 4 de Las facturas para el pago de bonos y comisiones deben ser ingresadas hasta el 28 de cada mes a las 12:00 am GESTIÓN DE INGRESOS El horario de atención en cajas es a partir de las 8:30 am hasta las 17:30 pm Al realizar los pagos en caja, el APS debe entregar el formulario o carta de pago y adjuntar la documentación habilitante correspondiente: Cheques a la fecha. Letras/cuotas actualizadas firmadas por el cliente. Vouchers. Efectivo El APS no puede realizar el pago a clientes a nombre de Aseguradora del Sur con sus propios cheques y/0 tarjeta de crédito GESTIÓN DE CARTERA Y COBRANZA El horario de atención en cartera es de 8:30 am a 17:30 pm Los requerimientos del APS recibidos por mail deben ser contestados en máximo dos días laborables Cuando el APS realice un depósito bancario o transferencia por medio de una entidad bancaria, deberá entregar el respaldo de la transacción al ejecutivo de cartera responsable Cuando el APS solicite un cruce de cuentas entre clientes deberá traer una autorización dirigida al ejecutivo de cartera responsable y firmada por el cliente que tiene saldo a favor, en donde se autorice dicha transacción El estado de cuenta de cada APS está disponible las 24 horas del día, los 365 días del año, en la página web de la Aseguradora e ingresa utilizando la clave y el usuario entregada por el ejecutivo comercial Las facturas se entregaran al cliente una vez realizado el pago respectivo El APS deberá entregar al Ejecutivo de Cartera responsable el convenio de pago que mantenga con sus clientes, por escrito, el cual debe estar firmado en el formato de Aseguradora del Sur.

5 Página 5 de En caso de que el cliente no realice el pago antes de los ocho días de emitida la póliza, se procederá a realizar la gestión de cobro respectiva por parte del call center de la Aseguradora GESTIÓN DE COMISIONES La aprobación y generación de pago de comisiones y bonos se realiza únicamente a través de la página web, utilizando el usuario y contraseña asignados Para habilitar el pago de comisiones en el caso de pólizas financiadas, es obligatoria la entrega de un documento que respalde el financiamiento (letras/cuotas/débitos bancarios) CUENTAS PÚBLICAS: CALIFICACIÓN DE CLIENTES En caso de poseer el acercamiento de un APS sin agenciamiento, es necesario solicitar autorización a la Presidencia de la organización para empezar a trabajar con este agente CUENTAS PÚBLICAS EN SUCURSALES En caso de que un APS sin agenciamiento solicite trabajar en Cuentas Públicas, es necesario solicitar autorización al Coordinador de Cuentas Públicas para trabajar con este agente. Dependiendo del caso, el Coordinador identificará si será necesario requerir autorización adicional del Comité menor Es potestad del Coordinador de Cuentas Públicas asignar las cuentas a las sucursales en función de los requerimientos de los clientes y Asesores Productores de Seguros, siempre y cuando sea favorable para Aseguradora del Sur. 5. ANEXOS: 5.1. No aplica.

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