Puntos a tener en cuenta para el procedimiento para la expedición de permisos de identificación de personas para ingreso a áreas restringidas.

Transcripción

1 Puntos a tener en cuenta para el procedimiento para la expedición de permisos de identificación de personas para ingreso a áreas restringidas.

2 PASOS PARA EL TRÁMITE DE RADICACIÓN DE SOLICITUDES La empresa interesada deberá diligenciar el formato GSA-FR-0003 de firmas registradas y radicar en recepción de documentos en las oficinas de OPAIN S.A. El formato puede ser descargado de la página web La actualización de firmas, se debe realizar cada año por la empresa interesada o cuando las personas autorizadas en el formato por razones internas de su compañía ya no se encuentren autorizadas. No se aceptan solicitudes donde la misma persona que autoriza solicita su permiso de ingreso, esto quiere decir que no pueden auto autorizarse, debe firmar una de las otras personas que se encuentren incluidas en el formato de firmas registradas radicado en OPAIN S.A. La empresa interesada debe presentar solicitud escrita en carta membreteada, en original y copia, dirigida a la Dirección de Seguridad Aeroportuaria, relacionando en un listado, cada uno de los empleados que requieren permiso; la lista debe estar organizada alfabéticamente por apellidos, debe incluir número y copia del documento de identidad, copia de los documentos solicitados por HSEQ, de acuerdo a la circular N : Si el permiso es permanente, se debe anexar el formato GSA-FR-0002, Solicitud de Identificación para acceso a Áreas Restringidas, diligenciado en su totalidad sin enmendaduras ni tachones, en tamaño carta. El formato vigente puede ser descargado de la página web Si el permiso es temporal, la carta debe incluir: nombres, apellidos, documento de identidad, tiempo de permanencia, áreas de ingreso y función o trabajo a realizar. El formato vigente puede ser descargado de la página web

3 Si el permiso es para personal extranjero: debe anexar los requisitos exigidos por el departamento de HSEQ (póliza de riesgo profesional, copia del pasaporte) y carta modelo (solicitud de ingreso para personal extranjero a áreas restringidas del Aeropuerto Internacional El Dorado Luis Carlos Galán Sarmiento). El formato vigente puede ser descargado de la página web Si el permiso es para personal pasante: deben presentar el documento expedido por la institución, donde se clarifique en que empresa realizará sus pasantías y por cuánto tiempo. Así mismo anexar seguro estudiantil, o copia de su afiliación a la ARL. En el caso de los menores de edad deberán presentar el permiso autorizado por el ministerio del trabajo para realizar esta labor. Si se requiere cambio por actualización de cargo, que no implique cambio de áreas restringidas, se debe realizar el pago por la emisión de nueva tarjeta y solicitud escrita a la Dirección de Seguridad Aeroportuaria, indicando la novedad; si el documento se encuentra valido, no es necesario adjuntar nuevamente la documentación soporte. La carta debe estar firmada por el representante legal o personas relacionadas como autorizadas en el formato, destinado para tal fin y debe ser radicada en la oficina de correspondencia, ubicada en la dirección calle 26 No oficinas administrativas de OPAIN S.A, primer piso, de lunes a viernes, en el siguiente horario de atención: 08:00 am a 12:30m y de 01:30 pm a 05:00 pm, en días laborales.

4 Únicamente se expedirán permisos a las personas que tomaron los cursos de seguridad y de HSEQ. Por ningún motivo se expedirá carné al personal que no asistió y que no aparezca en los listados de asistencia de dichos cursos. Si alguna persona relaciona en el listado a alguien que no asistió al curso, la firma no será válida y se considera una falta grave, que podrá ser sancionada de acuerdo al Plan de Seguridad del Aeropuerto Internacional El Dorado Luis Carlos Galán Sarmiento. Las personas que tengan documentación en trámite, pueden verificar el estado de la solicitud con la copia de radicación del o los permiso (s) en la oficina de Carnetización, en la ventanilla externa en el horario de 06:00 a 22:00 horas y, o en el teléfono ext ó La oficina de Seguridad Aeroportuaria cuenta con 48 horas de estudio para aprobar o negar la solicitud, después de recibir toda la documentación y aprobación, de otras áreas de OPAIN S.A. CURSOS Para tomar el curso de seguridad, la persona interesada, debe dirigirse a la portería del edificio CISA, (oficinas administrativas de OPAIN S.A,) calle 26 No , de lunes a viernes a las 09:00 am, en días hábiles y deberá dejar registro de su asistencia, mediante la firma en el formato de registro de asistencia. Únicamente será válida la firma de la persona que asistió al curso. Este curso se debe tomar nuevamente, cuando se realice cambio de empresa. Para tomar el curso de HSEQ, se deben validar los horarios y vigencia, por medio de la línea telefónica (1) Ext

5 PAGOS: Es indispensable realizar el pago del permiso, en los siguientes casos: Emisión. Hurto, pérdida o deterioro. Por adición de pase aeroportuario y, o licencia de puente. Solicitud de cambio de fotografía. Adición de área. Actualización de cargo. Nota: Después de recibir el permiso, el usuario debe probar que la tarjeta funcione correctamente, en caso de presentar algún inconveniente debe reportarlo personalmente en la oficina de carnetización dentro de los siguientes dos días, si dentro de este plazo se identifica que ha sido por mala manipulación de la tarjeta se generará un cobro, en caso de detectar que es defecto de la tarjeta OPAIN realizara la reposición sin cobro. Para realizar el pago, la empresa debe acercarse a la oficina de carnetización, y solicitarle al operador, la expedición del recibo, el cual se genera, por medio del capturador financiero, teniendo en cuenta los valores publicados en resolución de la UAEAC, los cuales serán publicados en la oficina de Carnetización. Este pago se realiza únicamente en el modulo del Fideicomiso OPAIN S.A., ubicado en el segundo piso del Aeropuerto Internacional El Dorado Luis Carlos Galán Sarmiento, frente al mostrador No

6 PAGOS: No habrá lugar a cobro alguno por concepto de la expedición de permisos a los representantes de la autoridad aeronáutica, fuerza pública, autoridades de control y vigilancia, seguridad del aeropuerto y de aquellos funcionarios públicos que en razón de sus funciones deben ingresar a las áreas o zonas de seguridad restringidas, adjuntando copia del documento de identidad y del carnet que lo acredita como funcionario de la entidad, de acuerdo a la normatividad vigente. Esta excepción no aplica en caso de pérdida o deterioro. NOTA: Cuando el pago es realizado en cheque, los permisos serán entregados después de confirmar con la fiduciaria el canje del mismo, los cuales se hacen efectivos 4 días hábiles después del pago. PROCESO DE REVISIÓN DE DOCUMENTOS EN EL SISTEMA ORFEO El operador de la oficina de carnetización, antes de emitir el permiso, deberá validar que la solicitud ya ha sido aprobada, de acuerdo al tipo de permiso solicitado, según procedimiento interno y de acuerdo a la tabla N. 1:

7 EMISIÓN PERMISO PERMANENTE El permiso permanente se expide a todas a las personas que por razón de sus funciones desarrollen labores permanentes dentro de las áreas o zonas de seguridad restringidas de los aeropuertos, bien sean funcionarios de la autoridad aeronáutica, organismos de seguridad del Estado, Fuerza pública, entidades del sector público o, empleados contratados por estas entidades, explotadores de aeropuerto, empresas de aviación y sus contratistas, empresas de servicios de escala y organizaciones de mantenimiento autorizadas para operar en el aeropuerto y, a los arrendatarios de locales comerciales o de áreas que se encuentren localizadas al interior de las áreas o zonas de Seguridad restringida. También se expedirá permiso permanente a los funcionarios diplomáticos que gocen de la calidad de Jefes de Misión. Para la asignación de áreas a permisos de ingreso, los operadores de carnetización, deben consultar la matriz de accesos establecida para tal fin y solicitar la siguiente documentación: Documento de identificación original (cedula de ciudadanía, cedula de extranjería y/o pasaporte) y recibo de caja. Debe realizar registro fotográfico y captura de huella (si aplica). El operador de Carnetización revisa la aprobación y expide el carné (la tarjeta inteligente con chip), que contiene los datos tanto de la empresa como de la persona a la cual se le emite el permiso, al igual que la vigencia y áreas aprobadas.

8 EMISIÓN PERMISO TEMPORAL El permiso temporal se expide a las personas que por razón de sus funciones desarrollen labores transitorias u ocasionales al interior de las áreas o zonas de seguridad restringidas del aeropuerto o de los edificios administrativos, bien sean funcionarios de la autoridad aeronáutica, explotador del aeropuerto, organismos de seguridad del Estado, Fuerza pública, entidades del sector público, personal de embajadas, cónsules, representantes de organismos internacionales, miembros del cuerpo diplomático acreditado en Colombia, escoltas de personajes con medidas especiales de protección, inspectores internacionales y, empleados o contratistas de la autoridad aeronáutica, explotador del aeropuerto, empresas de aviación o sus contratistas, empresas de servicios de escala y organizaciones de mantenimiento autorizados para operar en el aeropuerto o, por los arrendatarios de inmuebles o de áreas que se encuentren localizadas al interior de las áreas o zonas de seguridad restringidas del aeropuerto. También se expedirá este documento a los visitantes cuando, a juicio de la dependencia de seguridad de la aviación civil, Gerente o Administrador aeroportuario o del Gerente del concesionario, medien circunstancias que ameriten autorizar el ingreso temporal a las áreas o zonas de seguridad restringidas. Para la asignación de áreas a permisos de ingreso, los operadores de carnetización, deben consultar la matriz de accesos establecida para tal fin y solicitar la siguiente documentación:

9 EMISIÓN PERMISO TEMPORAL Documento de identificación original (cedula de ciudadanía, cedula de extranjería y/o pasaporte) y recibo de caja. Debe realizar registro fotográfico y captura de huella (si aplica). El operador de Carnetización revisa la aprobación y expide el sticker (autoadhesivo sobre la tarjeta inteligente con chip), que contiene los datos tanto de la empresa como de la persona a la cual se le emite el permiso, al igual que la vigencia y áreas aprobadas. VIGENCIA El permiso permanente podrá solicitarse por seis (6) meses o hasta por un (1) año según la necesidad del solicitante. el permiso temporal, tiene una vigencia mínima de un (1) día y máxima de sesenta días (60), de acuerdo a la solicitud radicada. La vigencia mínima y máxima de cada permiso, corresponde al tiempo aprobado por la UAEAC. DEVOLUCIÓN DE PERMISOS PERMANENTES Y TRANSITORIOS Todos los permisos son propiedad de la entidad que los expide ya sea la UAEAC o Concesionario, por lo que deberán ser devueltos a la dependencia de seguridad del aeropuerto al término de su vigencia, o de la relación laboral del titular o, finalizada la labor para la cual fue expedido, el funcionario llevara una fotocopia del mismo por ambas caras, que sellara el funcionario de la oficina de carnetización tenga soporte de la devolución del mismo.

10 HURTO O PÉRDIDA DEL PERMISO. En caso de hurto o pérdida del permiso permanente o transitorio, se debe: Informar a la oficina de carnetización y, o seguridad aeroportuaria, al teléfono ext , avantel 6825*59 o vía correo electrónico identifica@eldorado.aero ó s2@eldorado.aero en un plazo no mayor a doce (12) horas desde la pérdida del documento. Diligenciar el formato solicitando la reexpedición del documento. Radicar el formato de solicitud en la oficina de radicación, ubicada en el segundo piso, al lado del Hospital de Fontibón, de lunes a viernes de 08:00 a 12:30 y de 13:00 a 17:00. Acercarse a la oficina de carnetización, para generar el pago y emisión correspondiente. Nota: El no reportar la pérdida del documento a la oficina de carnetización y/o seguridad aeroportuaria dentro de las 12 horas siguientes a la perdida, acarrea como sanción las multas establecidas en el RAC 7, relacionadas con el incumplimiento de los procedimientos establecidos en el Plan de Seguridad del Aeropuerto.