PROCESO Y POLITICAS DE GASTOS Y VIAJES INDICE

Transcripción

1 INDICE I OBJETIVO II ALCANCE III DISPOSICIONES GENERALES IV PROCEDIMIENTOS Y MONTOS MÁXIMOS AUTORIZADOS PARA ANTICIPOS DE VIAJE 1. HOSPEDAJE 2. ALIMENTOS 3. TRANSPORTE AEREO 4. TRANSPORTACIÓN TERRESTRE 5. GASTOS NO INCLUIDOS VI COMPROBACIÓN DE GASTOS a) COMPROBANTES PERDIDOS b) RESTRICCIONES c) SANCIONES d) SUGERENCIAS VII CONTROL DE GASTOS VIII REQUISITOS DE FACTURAS ANEXOS: 1

2 I OBJETIVO Presentar los lineamientos mediante los cuales se regirán los viajes de aquellos empleados de KARDACOR que prestan servicio a Mabe, establecer controles para gastos de viaje para el personal Punto de Venta que permitan garantizar una función administrativa transparente equitativo y eficiente con el cumplimiento a las políticas de gastos de viaje. II ALCANCE Personal Punto de Venta: Promotores, Animadores y Supervisores. III DISPOSICIONES GENERALES Es responsabilidad del empleado que incurrirá en los gastos de viaje el debido cumplimiento de esta política, así mismo es responsabilidad de la Gerencia responsable hacer cumplir a su personal dicha normatividad. Los gastos de viaje serán autorizados conforme a la presente políticas, viajes, presupuesto y los montos diarios autorizados para cada concepto. considerando la programación de Gerencias de Trade Marketing, Líderes de Trade Marketing y JTMPV deberán revisar y autorizar todos los gastos de los empleados a su cargo. Queda prohibido que el empleado autorice sus propios gastos. Es responsabilidad del empleado outsourcing comprobar sus gastos de viaje para su reembolso con comprobantes que reúnan requisitos fiscales de la localidad deducibles a favor de la agencia de personal outsourcing. Es responsabilidad de las Gerencias de Trade Marketing, Líderes de Trade Marketing correspondiente su autorización y rechazar aquellos conceptos que estén fuera de la política. y JTMPV Cualquier gasto fuera de política será cargado a la cuenta del empleado outsourcing que lo haya realizado para su descuento por nómina. El personal de outsourcing no podrá solicitar gastos de viaje a Mabe Corporativo, estos deberán ser facturados por la agencia outsourcing a la que pertenece el empleado. Es responsabilidad de la agencia de outsourcing llevar el control de gastos de viaje por empleado outsourcing, que incluya el expediente completo con comprobantes fiscales, así como llevar el detalle por JTMPV y GTM. 2

3 Es responsabilidad de la agencia outsourcing enviar la facturación del mes en curso dos meses posteriores al corte para su validación y pago. Cualquier gasto no contemplado entre los límites establecidos en las presentes políticas será cargado a la cuenta del empleado que lo haya realizado para su descuento por nómina. Toda cuenta de gasto, deberá ser autorizada por Mabe así como la Gerencia de Promociones, para que sea válida. De no contar con estas autorizaciones, el importe del depósito de ese viaje, será descontado vía nómina. Adicionalmente los gastos de viaje se sujetarán a las siguientes políticas específicas: IV PROCEDIMIENTOS Y MONTOS MÁXIMOS AUTORIZADOS PARA VIAJE El solicitante deberá enviar el formato para autorización del Gerente de Trade Marketing ó Líder de Trade Marketing. El Gerente de Trade Marketing o JTMPV deberá prever con tiempo y anticipación los gastos solicitados por lo menos con una semana (Ventas Nocturnas)deberá tomar sus provisiones. La Gerencia de Trade, autoriza el gasto y lo envían vía electrónica copiando al responsable de compañía outsourcing y EDPV. Es responsabilidad de la agencia outsourcing realizar los anticipos de viaje al empleado subcontratado por ésta misma, en un máximo de 3 días hábiles una vez recibida la autorización correspondiente. La agencia outsourcing será la responsable de informar la fecha de depósito vía portal MABE al solicitante. El solicitante verificará el depósito y confirma a la agencia de outsourcing vía correo electrónico. (Regresar) La agencia outsourcing deberá verificar que: El "Reporte de Gastos" esté firmado por la persona que solicitó el gasto. Las comprobaciones deberán cumplir con las políticas de gastos y con los requisitos fiscales. Las sumas de los comprobantes deben coincidir con el formato de "Cuenta de Gastos." La comprobación deberá venir por el monto depositado, de sobrar dinero deberán anexar ficha de depósito haciendo la devolución del monto sobrante. De no ser así se procederá a descontar al promotor vía nomina. Al regreso de cada viaje el empleado presentará su reporte de gastos (Formato 1.3) pegando en hojas los originales de cada uno de los gastos realizados consumos, si son taxis origen destino, etc. y enviar a la Coordinación de la Agencia. Los comprobantes originales deberán de ser entregados a nuestro Representante Foráneo. 3

4 1. HOSPEDAJE La tarifa autorizada para hospedaje será de un máximo de $ más impuestos por noche a excepción de Cancún, Los Cabos, Acapulco, Puerto Vallarta y Mazatlán, donde se autorizará un máximo de $800 más impuestos. 1.1 Se autoriza el uso individual de habitaciones sólo en el caso que sean empleados de diferente sexo. 1.2 La empresa no cubrirá los gastos de hospedaje por los días que no correspondan a la comisión del trabajo, tampoco se cubrirán gastos por concepto de: recuerdos, películas, cargos por uso de instalaciones deportivas, faltantes en el cuarto, daños físicos a las instalaciones del Hotel, etc. 2. TRANSPORTE AEREO Sólo serán autorizados los pasajes de avión cuando el destino se encuentre a más de 650 Km del punto de Origen Los boletos de avión deberán ser solicitados con un mínimo de 10 días de anticipación. Los gastos adicionales por cambio de vuelo, cancelación de boletos de avión y/o sobre equipaje por causa personal, deberán ser cubiertos por el empleado. Todo el personal sin excepción alguna, utilizará transporte aéreo en clase turista, a menos que sea por cuenta del empleado o autorizado por la Gerencia de Mabe que se viajará en clase ejecutiva. 3. TRANSPORTACIÓN TERRESTRE Sólo se consideran gastos por transportación terrestre los siguientes conceptos: Tipo Taxis locales o de sitio Taxi de Aeropuerto Líneas de autobuses Casetas Comprobante Recibo con el detalle del trayecto, beneficiario y debidamente firmado de autorizado Recibo sellado Boleto de pasajero a nombre del empleado Boleta comprobante de la concesionaria Las distancias menores a 650 km. ó 7 horas en auto, deberán ser cubiertas vía Terrestre. 4

5 Los viajes en autobuses, serán de acuerdo a las tarifas vigentes en ese momento y podrán ser en clase ejecutiva. Los empleados podrán utilizar sus vehículos particulares para asuntos relacionados con las actividades de la empresa, siempre y cuando sea menos costoso que tomar un taxi o utilizar transportación alterna. Estos gastos serán reembolsados conforme a las Políticas de Comprobación de Gastos, incluyendo al Reporte de Gastos la siguiente información: Descripción del motivo del viaje. Facturas de gasolina, casetas y estacionamientos. No se autoriza la renta de vehículos para uso durante el viaje en territorio nacional. (servicios de agencias como Hertz, Avis, Rent-a-car, etc.). Están autorizados los taxis para transportación de casa/central/oficina, casa/aeropuerto u oficina al aeropuerto/central camionera con un importe máximo a $ así mismo en el trayecto de regreso aeropuerto/central camionera a casa/oficina por un importe máximo de $ Los taxis para recorridos dentro de la plaza visitada, serán autorizados solamente en aquellas plazas donde no se cuente con Supervisor y serán por un máximo de $ diarios. 4 ALIMENTACIÓN 4.1 Los montos máximos diarios autorizados para gastos por alimentación (desayuno, comida y cena) que genere el empleado en asignación foránea, son: Desayunos $ Comidas $ Cenas $ No se pagarán comprobantes que correspondan a consumos de bebidas alcohólicas, bares, centros nocturnos, discotecas, etc. 4.3 Todo gasto de alimentación, deberá ser comprobado de acuerdo a las leyes fiscales, es decir, comprobante para deducción de impuestos con cédula impresa. Por ningún motivo se recibirán comprobantes sin estos requisitos. Su comprobación deberá venir en el nuevo formato de gastos describiendo cada uno de los conceptos detallados del día (fecha, ruta, días de evento, no. de comensales, etc.), Aplica sobre todo para los Vales Azules que no detallan el concepto. 5

6 RESTRICCIONES 1. Está prohibido mezclar gastos de viajes con los personales. No necesariamente se debe gastar en su totalidad. No se debe acumular el importe que no se gastó de un día a otro. No es acumulable de un viaje a otro. 2. Está prohibido presentar comprobantes que no reúnan los requisitos fiscales y de la Empresa. 3. Está prohibido incluir en la Cuenta de Gastos, gastos de esparcimiento o diversión, incluso con invitados externos y compras personales. 4. No se deben aceptar facturas alteradas con corrector líquido o etiquetas, maltratadas o rotas. RESTRICCIONES PARA SUPERVISORES 06/11/ Todos los supervisores deberán realizar sus pagos correspondientes a su ruta del mes con la tarjeta de viáticos, solo tendrán permitido retirar de cajero la cantidad de $2, para solventar gastos menores. 6. Su comprobación deberá venir en el nuevo formato de gastos describiendo cada uno de los conceptos detallados del día (fecha, ruta, días de evento, no. de comensales, etc.) 7. Las comprobaciones de facturas de gasolina deberán venir justificadas con cada ticket, no se aceptaran facturas con importes altos y acumulados. SANCIONES 1. El gasto que exceda o esté fuera de las Políticas aquí establecidas no se debe reembolsar al Empleado. 2. El Empleado que altere los comprobantes de gastos, será dado de baja de la empresa y no se le pagan dichos gastos. 3. Los Gastos que se reciban en Cuentas por Pagar con un atraso de 10 días o más no serán reembolsados. 4. Si no se rinde el reporte de gastos en 10 días hábiles después del regreso, el importe del anticipo se debe descontar por nómina en la siguiente quincena. 5. El no apego a estas políticas y procedimientos el responsable incurre en una falta administrativa grave, aplicándosele alguna de estas sanciones, por parte de Auditoría, dependiendo de la gravedad de la falta: a) Acta administrativa. b) Suspensión temporal. c) Rescisión de contrato de trabajo d) Denuncia Penal Independientemente a lo mencionado anteriormente debe pagar a la empresa el daño económico ocasionado. 6

7 SUGERENCIAS a) Direcciones, Usuarios involucrados en este Procedimiento, deben vigilar que el Personal a su cargo se apegue a las Políticas y Procedimientos aquí establecidos. b) El Personal que viaje debe llevar siempre la Cédula de Registro Federal de Contribuyentes de la empresa a la cual se va a carga el gasto. c) Antes de realizar cualquier gasto se debe preguntar si el establecimiento o prestador de servicio expide Comprobante de Requisitos Fiscales. REQUISITOS DE FACTURAS Se debe solicitar Comprobantes de Gastos con Requisitos Fiscales por cada gasto de: Alimentos (Desayuno, Comida y Cena) Hospedaje. Transporte: Avión, Autobús, Taxis de Aeropuerto y Terminales, Los Requisitos Fiscales que deben incluir las Facturas son: El RFC de la empresa a la que se expide la factura, según sea el caso. 7

8 Nombre o Razón Social, Domicilio Fiscal y Cédula impresa del Registro Federal de Contribuyentes de quien expide la factura. Folio pre-impreso. Lugar y Fecha de expedición del gasto. Concepto del gasto (cantidad y clase de mercancía o servicio que amparen) Valor unitario e importe total. IVA desglosado. El comprobante debe ser original. El comprobante no debe tener tachaduras o enmendaduras. De no contar con lo anterior se hará el descuento del importe del mismo vía nómina POLITICA DE GASTOS En caso de que se utilicen vales para comprobar taxis u otro tipo de transporte del que no se pueda obtener comprobante, deberá ser llenado correcta y completamente: 8