POLÍTICA DE CAJA CHICA

Transcripción

1 POLÍTICA DE CAJA CHICA SOCIEDAD OPERADORA DE MICROFINANZAS S.A.P.I DE C.V. SOFOM ENR

2 AUTORIZACIONES: APROBACION REVISION ELABORACIÓN Jorge Aguirre Bauer Dirección General Leonardo Dario Mateos Perez Dirección de Administración y Finanzas Laura Moreno Herrera Gerencia de Cuentas por Pagar Graciela Isabel Abogado Muñoz Subgerente de Crédito 2

3 CAMBIOS EN VERSIÓN: VERSIÓN MODIFICADA CAMBIOS REALIZADOS ÁREAS COLABORADORAS FECHA DE MODIFICACION Actualización del documento al estándar institucional Mención de los conceptos 02 que se descartarán para ser reembolsados Integración de las políticas para el caso de facturación electrónica Cuentas por pagar Actualización de anexos 3

4 ÍNDICE 1. Introducción Propósito Alcance Responsabilidades De la Dirección de Administración y Finanzas De Cuentas por pagar Del personal que administra la caja chica Políticas De la Caja Chica Del otorgamiento y uso Del Reembolso de Caja Chica Anexos

5 1. Introducción El presente documento contiene los controles necesarios relacionados con la definición, otorgamiento, comprobación y reembolso de la Caja Chica proporcionado a los responsables de cada Oficina de Promoción para el Desarrollo. 2. Propósito Establecer los criterios necesarios para el otorgamiento y reembolso de la caja chica, así como asegurarse que el responsable de dicho fondo comprenda claramente las políticas y procedimientos acorde a los niveles de gasto de cada una de las Oficinas de Promoción para el Desarrollo y con ello hacer frente a los gastos menores y/o emergentes necesarios. 3. Alcance La siguiente política es de observación general y aplicación inmediata a partir de la fecha de publicación de la misma. El desconocimiento de ésta no exime a nadie de su cumplimiento. 5

6 4. Responsabilidades 4.1. De la Dirección de Administración y Finanzas Cumplir y hacer cumplir la presente política. Autorizar los gastos por concepto de gastos menores o emergentes. Gestionar el pago de impuestos y derechos por trámites ante autoridades locales o federales De Cuentas por pagar Revisar los gastos realizados por las diversas Oficinas de Promoción para el Desarrollo. Autorizar la reintegración de los recursos destinados para Caja Chica. Solicitar aclaraciones de gastos y correcciones en los formatos correspondientes, siempre que sea detectada alguna inconsistencia en la información Del personal que administra la caja chica Administrar eficientemente el efectivo destinado en caja chica para los conceptos mencionados en el presente documento. Solicitar la aprobación a la Dirección de Administración y Finanzas y/o Cuentas por Pagar para cualquier gasto que no sea mencionado en el presente documento. 6

7 Solicitar el respectivo reintegro de los fondos por medio del formato Reembolso de Caja Chica (Anexo 3); por lo que la documentación presentada como comprobatoria deberá contener los requisitos fiscales establecidos por ley. 5. Políticas 5.1. De la Caja Chica El concepto de Caja Chica será asignado únicamente a las Oficinas de Promoción para el Desarrollo para solventar los gastos menores o emergentes según sea el caso. El monto proporcionado a las Oficinas de Promoción para el Desarrollo será de $3, (tres mil pesos 00/100 M.N.) y sólo podrá ser utilizado para la adquisición de los siguientes artículos: o Despensa (agua, café, zúcar, cucharas, vasos, servilletas, bolsas para basura, artículos de limpieza, etc.). o Pago de limpieza de las Oficinas de Promoción para el Desarrollo, en este caso $ semanales (de Lunes a Sábado). o Reparaciones menores (duplicado de llaves, compostura de chapas, compra de focos, etc.) o Pasajes únicamente taxi, autobús; siempre y cuando se utilicen para atender asuntos extraordinarios o urgentes de la administración. Excluyendo los siguientes conceptos: 7

8 o Pago de transporte para la entrega de documentos (Kits de Desembolso) o Traslado de autos utilitarios para realizar servicios de mantenimiento en agencia. o Pasajes para la compra de despensa para eventos en OPD (capacitación) Del otorgamiento y uso Los recursos destinados a Caja chica serán resguardados y administrados por alguno de los siguientes colaboradores: o Administradora de Oficina de Promoción para el Desarrollo. o Gerente de Oficina de Promoción para el Desarrollo. o Gerente Regional. Los facultados mencionados anteriormente, deberán solicitar los recursos mediante la Solicitud de Caja Chica (Ver Anexo 1) ; mismo que será autorizado por el Gerente de cada OPD. El encargado de la administración de la Caja Chica deberá firmar la respectiva Carta Responsiva de Caja Chica (Ver Anexo 2) ratificando el compromiso sobre el uso y destino de los recursos a su cargo. Los documentos originales ( Solicitud de Caja Chica y Carta Responsiva de Caja Chica, Anexo 1 y 2 respectivamente) deberán ser enviados a Cuentas por pagar en la Oficina Corporativa para que sea realizada la transferencia al Monedero Electrónico de la persona responsable del fondo Del Reembolso de Caja Chica 8

9 Para la gestión del reembolso de los fondos destinados para Caja Chica, deberá ser solicitada por medio del Anexo 3 ( Reembolso de Caja Chica ) que deberá contar con previa autorización del Gerente de la OPD correspondiente. El responsable de la administración de Caja Chica deberá enviar junto con el Reembolso de Caja Chica, las facturas a nombre de la empresa SOCIEDAD OPERADORA DE MICROFINANZAS S.A.P.I. de C.V. S.O.F.O.M E.N.R Los comprobantes de los gastos efectuados deberán ser enviados al área de Cuentas por Pagar debidamente firmados para su reembolso (las facturas deberán ser pegadas en hojas recicladas). La solicitud de reembolso de Caja Chica deberá ser enviada el viernes de cada semana para que el área de Cuentas por Pagar lo reciba y programe para pago el viernes siguiente a la fecha de su recepción. Los comprobantes presentados deberán de cumplir los siguientes requisitos fiscales que solicita la S.H.C.P. para que puedan ser deducibles: o Contener impreso el nombre, denominación o razón social, cédula, domicilio fiscal y RFC de quien los expida. o Deben contener los datos de identificación del impresor autorizado por SAT, así como la fecha de impresión y vigencia. o Contener impreso el número de folio o Lugar y fecha de expedición. o Clave del Registro Federal de Contribuyentes de la persona a favor de quien se expida (SOCIEDAD OPERADORA DE MICROFINANZAS S.A.P.I. de C.V. S.O.F.O.M E.N.R) 9

10 o Cantidad y clase o descripción del servicio que ampare. o Valor unitario consignado en número e importe total consignado en número o letra, así como el monto de los impuestos que en los términos de las disposiciones fiscales deban trasladarse, desglosado por tasa de impuesto en su caso. o En caso de que el Proveedor realice las facturas ELECTRONICAMENTE se deberá verificar que el documento original contenga el SELLO ó CADENA DIGITAL en la página de internet (Referirse a la GUÍA DE USUARIO PARA LA VALIDACIÓN ELECTRÓNICA); enviando vía correo electrónico el archivo correspondiente en formato PDF y XML al área de Cuentas por Pagar. Todo comprobante que no cumpla con los requisitos fiscales estipulados no podrá ser sujeto de reembolso. 10

11 6. Anexos Anexo 1. Solicitud de Caja Chica Solicitud de Caja Chica México, D.F. a de de 201_. CUENTAS POR PAGAR P R E S E N T E: Por este medio solicito me sea asignado un Monedero Electrónico para gastos de Caja Chica de la Oficina de Promoción para el Desarrollo Ciudad, Entidad Federativa por la cantidad de $ 3,000 (Tres mil pesos 00/100 m.n.) Titular de la Cuenta: N. de Empleado: Dígitos Puesto Nombre del Puesto: Nombre completo del N. De Área: Dígitos OPD: Nombre de la OPD A t e n t a m e n t e Firma Autorizaciones Jefe Inmediato Nombre y Firma Dirección de Administración y Finanzas Nombre y Firma 11

12 Anexo 2 Responsiva de Caja Chica Responsiva de Caja Chica México, D.F. a de de 201_. CUENTAS POR PAGAR P R E S E N T E: Por medio de la presente informo que tengo bajo mi custodia la Caja Chica asignada a la Oficina de Promoción para el Desarrollo Ciudad, Entidad Federativa. por la cantidad de $ 3, (TRES MIL PESOS 00/100 M.N.) con el Monedero Electrónico No.. (Poner el número de la tarjeta) Declaro conocer las políticas y procedimiento para el manejo y reembolso de la Caja Chica y me comprometo a darle el uso adecuado a la misma. A t e n t a m e n t e N o m b r e P u e s t o Autorizaciones Jefe Inmediato Nombre y Firma Dirección de Administración y Finanzas Nombre y Firma 12

13 Anexo 3 Reembolso de Caja Chica REEMBOLSO DE CAJA CHICA Desglose de Comprobantes a Reembolsar FECHA DE ELABORACIÓN 01/04/ No.Factura Proveedor Descripción del Gasto Importe IVA Total 1 $ - 2 $ - 3 $ - 4 $ - 5 $ - 6 $ - 7 $ - 8 $ - 9 $ - 10 $ - 11 $ - 12 $ - 13 $ - 14 $ - 15 $ - 16 $ - 17 $ - 18 $ - Totales $ - $ - $ - Motivo del Gasto N de Empleado N. de Área/OPD Nombre de Área/OPD Nombre Banco Número de cuenta Clabe Datos para depósito Solicita Nombre y firma Jefe Inmediato Autorización Cuentas por pagar Vo. Bo. 13

14 Anexo 4 14

15 RFC 15