POLÍTICA DE GASTOS GRUPO JORGE

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1 1. OBJETIVO 2 2. TIPOS DE GASTOS GASTOS DE TRANSPORTE Tren y avión Alquiler de vehículo Taxis Kilometraje y peajes Parking Vehículos de empresa y costes asociados GASTOS DE ALOJAMIENTO DIETAS ATENCIÓN AL CLIENTE O STAFF TELÉFONO MÓVIL / EQUIPOS INFORMÁTICOS PORTÁTILES REGALOS A CLIENTES O POTENCIALES CLIENTES USO DE TARJETAS 5 3. LIQUIDACIÓN DE GASTOS 6 4. APROBACIÓN DE GASTOS 6 5. GASTOS NO REEMBOLSABLES 6 6. Anexo I Modelo Justificación Gastos 7

2 1. OBJETIVO El presente documento tiene como objetivo principal determinar una política común de gastos para todos los miembros de Grupo Jorge, que permita disponer de un criterio general y unánime para todos sus empleados en dicha materia. Estas normas deben ser conocidas por todos los empleados, gerentes y directivos, quienes deberán observarlas en cada uno de los supuestos aquí recogidos. 2. TIPOS DE GASTOS Todos los gastos superiores a 20 deberán ir acompañados de factura. Cualquier mejora en los límites que se refieren a continuación precisará autorización del responsable del departamento. En ausencia de autorización el exceso será asumido directamente por el usuario GASTOS DE TRANSPORTE Tren y avión Grupo JORGE tiene establecida la contratación de viajes a través de una o varias agencias de viajes (cuyos datos de contacto serán facilitados por las oficinas centrales del Grupo), por lo que todos los billetes se comprarán a través de dichas agencias de viaje, en atención a criterios estrictamente económicos o de oportunidad, que beneficien al Grupo. Los trayectos (nacionales e internacionales) se realizarán en clase turista o similar para todo el personal y deberán ser previamente autorizados (según el cuadro de aprobación de gastos incluido en el apartado 4). No obstante, si por algún motivo estos se tuvieran que realizar en clase business, se solicitará la debida autorización. Todos los billetes se comprarán con la tarifa más económica y se reservarán con la mayor antelación posible (mínimo recompensable una semana) para reducir el coste de los mismos. La justificación del gasto de este tipo de billetes se realizará aportando la factura, junto con el billete de tren y la tarjeta de embarque original justificativa de la utilización del billete Alquiler de vehículo El uso del coche de alquiler se justificará por no existir otros medios de transporte alternativo y razonable y deberá ser previamente autorizado (según el cuadro de aprobación de gastos del apartado 4). Los coches de alquiler serán como máximo, de grupo C y deberán estar siempre asegurados a todo riesgo, si bien siempre deberán prevalecer los criterios de seguridad y fiabilidad del vehículo en atención al lugar de desplazamiento. Para el alquiler en condiciones distintas a las establecidas, será preceptiva la pertinente aprobación previa Taxis La utilización de taxis se justificará por no existir otros medios de transporte alternativo razonables. La justificación del gasto será el recibo correspondiente y se deberá indicar el motivo del uso, así como el recorrido en la nota de gastos. 2

3 Kilometraje y peajes La utilización del vehículo particular para desplazamientos profesionales se justificará cuando no exista transporte público alternativo o cuando, existiendo, sea imposible acceder a su uso o no sea aconsejable su utilización por razones de economía de tiempo. El kilometraje que se abonará cuando se utilice el coche particular será de 0.20 por kilómetro. En el caso de que se disponga de vehículo de Empresa, se abonará un importe de 0.08 por kilómetro en concepto de gastos de combustible. Para hacer uso del vehículo particular en viajes de trabajo, éste debe tener en vigor un seguro como mínimo básico, que cubra responsabilidad frente a terceros. Se utilizará una autopista con peaje cuando sea aconsejable por razones de economía de tiempo. La justificación del gasto será el recibo del peaje Parking El gasto de parking sólo se justificará en caso de utilizar el coche particular, de alquiler o de empresa para los desplazamientos, debiendo identificar el motivo del desplazamiento y la empresa que debe asumir el gasto, adjuntando el ticket correspondiente como justificante acreditativo del peaje Vehículos de empresa y costes asociados En relación a la adjudicación de vehículos de empresa,, esta requerirá previamente la solicitud por escrito del responsable de departamento/gerente correspondiente, dirigida a la Dirección General, que será quien decida sobre la misma, en atención a la categoría profesional y puesto de trabajo desempeñado por el solicitante. Igualmente, cualquier mejora o modificación de las condiciones acordadas, requerirá con carácter previo solicitud por escrito a la Dirección General, que resolverá al respecto. En ausencia de acuerdo expreso por parte de Dirección, el coste añadido será asumido a título particular por el usuario GASTOS DE ALOJAMIENTO Las reservas de hoteles deben realizarse en aquellos hoteles concertados por el Grupo o la compañía concreta (cuyos datos de contacto serán facilitados por las oficinas centrales del Grupo), o en caso de que esta no disponga de unos hoteles concertados, deben seguirse criterios económicamente razonables en interés del Grupo o de la compañía concreta, buscando siempre las ofertas más ventajosas. En todo caso, los hoteles serán como máximo de 3* salvo que el responsable apruebe otra categoría distinta. En el caso de que el Grupo o la compañía tengan establecida la contratación de viajes y hoteles a través de una agencia de viajes, todas las reservas de hoteles deberán realizarse a través de la agencia de viajes, con objeto de obtener los descuentos correspondientes, así como otros beneficios derivados de los acuerdos alcanzados. En el hotel sólo se abonarán los gastos incurridos por otros conceptos necesarios y razonables de lavandería, conexión a internet, mini bar, etc. siempre que este gasto esté justificado, recogido en factura e incluido en la nota de gastos. La justificación del gasto será la factura del hotel o de la agencia de viajes. 3

4 2.3. DIETAS Para los desplazamientos fuera del municipio del lugar de trabajo, el Grupo o la compañía concreta tiene establecidas dietas de gastos de viaje en función del puesto, el Grupo o la compañía considera razonable incurrir en esos desplazamientos. Los gastos de manutención incurridos en los desplazamientos de trabajo se justificarán debidamente mediante factura y deberán atenerse a criterios económicamente razonables. Los importes máximos serán los siguientes: Desayunos: Comidas: Cena: 6 Euros 20 Euros 20 Euros Cualquier circunstancia extraordinaria que suponga un gasto por encima de los límites referidos, deberá ser debidamente justificada y, en su caso, aprobada por el gerente/responsable de departamento de acuerdo con el procedimiento establecido en el apartado 3. Si se pernocta fuera de la ciudad de residencia, los justificantes serán la factura del hotel y/o el billete de viaje. Si no se pernocta fuera, el desplazamiento se justificará con el billete de viaje ATENCIÓN A CLIENTES O STAFF Todas las invitaciones a comidas a clientes o staff, requerirán de autorización previa (según el cuadro de aprobación de gastos del apartado 4). El gasto que estas invitaciones pudieran suponer deberá atenerse a criterios económicamente razonables, dando preferencia a aquéllos restaurantes/catering con los que Grupo o la compañía pudieran haber alcanzado algún tipo de acuerdo (cuyos datos de contacto serán facilitados por las oficinas centrales del Grupo), a fin de poder aplicar los descuentos correspondientes u otros beneficios. La justificación del gasto será la factura del restaurante y en la nota de gastos se deberá incluir el nombre de las personas asistentes a la comida, y el motivo de la misma. Las facturas serán presentadas por la persona que la haya abonado, aunque será preferiblemente la de mayor categoría profesional presente en la comida TELÉFONO MÓVIL / EQUIPOS INFORMÁTICOS PORTÁTILES El Grupo tiene contratado con una determinada compañía telefónica, a través del Departamento de Informática, el servicio de telefonía fija, móvil y datos. La elección o el cambio compañía dependerá del Dirección, a propuesta del citado de departamento y se llevará a cabo siempre en beneficio del Grupo, de acuerdo con criterios económicos y técnicos. Los gastos asociados al uso de terminales de telefonía móvil o de tarifas de datos asociadas a líneas de telefonía, deberán ir directamente a cargo del Grupo o de la compañía ( teléfono de empresa ), y estarán dentro de los límites establecidos en la tarifa o tarifas contratadas, tanto de voz como de datos. Estos terminales deberán estar, siempre que el tipo de trabajo desempeñado por el usuario lo permita, limitados a llamadas de carácter interno, es decir, únicamente entre teléfonos de empresa. Si el puesto de trabajo lo requiere, se exceptuará dicha limitación, siempre que la necesidad haya sido debidamente justificada. El tipo de terminal (smartphone o categoría inferior), así como la necesidad de tarifa de datos, servicio roamming, etc., vendrá determinado por el puesto de trabajo que ocupe el solicitante. 4

5 Las solicitudes de terminales, bien por renovación, bien por nueva alta, deberán dirigirse por escrito, a través del gerente o responsable directo del departamento correspondiente, al responsable del Departamento de Informática del Grupo, o a la persona específicamente designada a tal efecto por este último. Dicha persona será quien deniegue o apruebe la solicitud realizada, personalizándola en su caso en función de los criterios expuestos anteriormente. En el caso, excepcional, de que los gastos de teléfono vayan a cargo del empleado (asociados a su cuenta corriente), éste deberá presentar mensualmente en la nota de gastos la factura del teléfono móvil. En este caso, el importe máximo reembolsado por la compañía será proporcional a la tarifa equivalente contratada por el Grupo/ compañía. La solicitud de cualquier equipo informático portátil deberá dirigirse por escrito, a través del gerente o responsable directo del departamento correspondiente, al responsable del Departamento de Informática del Grupo, que será quien deniegue o apruebe la solicitud realizada, personalizándola en su caso en función de los criterios expuestos anteriormente. En cualquier caso, los terminales y/o equipos informáticos facilitados, deberán ser debidamente restituidos inmediatamente por el usuario una vez finalice la relación laboral entre este y el Grupo, o a solicitud del Departamento de Recursos Humanos del Grupo en atención al caso concreto. Para estos supuestos, así como para los de sustitución de terminal y/o equipo informático portátil, el responsable del Departamento entregará al usuario un recibí a efecto de acreditar la entrega/devolución del terminal concreto, en el que se recogerá tanto la fecha de entrega/devolución, modelo y datos personales del usuario REGALOS A CLIENTES O POTENCIALES CLIENTES Únicamente se realizarán regalos en aquellos casos que se requiera, por interés del Grupo o de la compañía, obsequiar a clientes o potenciales clientes por motivos comerciales y siempre de acuerdo con los principios recogidos en el Código Ético del Grupo. Dichos regalos u obsequios habrán de tener un valor razonable, sin que pueda dar lugar a equívocos en cuanto a su finalidad. Preferentemente se obsequiará con productos relacionados con la actividad del Grupo. En todos los casos se requerirá autorización previa (según el cuadro de aprobación de gastos del apartado 4), comunicando el motivo, el importe y el beneficiario del regalo USO DE TARJETAS El uso de tarjetas de débito (nunca de crédito) para gastos directamente asociados con desplazamientos, alojamientos, representación, etc. vendrá determinado en cada compañía por cada gerente. La asignación de una tarjeta de débito a un empleado/responsable de departamento requerirá la previa autorización del gerente de la compañía, que emitirá la correspondiente solicitud escrita al Departamento Financiero del Grupo. Los gastos asociados a cada tarjeta serán debidamente relacionados y justificados de acuerdo con lo recogido en el apartado siguiente. En caso de gastos no justificados, se descontará dicho importe de la nómina del mes siguiente. 5

6 3. LIQUIDACIÓN DE GASTOS El periodo establecido para la liquidación es mensual. Con esta periodicidad y al cierre de cada mes, cada responsable de departamento enviará todas las notas de gastos que a este correspondan, junto con la documentación acreditativa, al Departamento Financiero o, en su caso, al de Recursos Humanos según el Anexo I: Dicho responsable deberá, con carácter previo, aprobar y revisar las notas de gastos presentadas, comprobando que los datos son correctos, que existen todos los justificantes requeridos y que los gastos se adecúan a lo establecido en la presente política de gastos. En el caso de que alguna de estas condiciones no se cumpla, se rechazará el importe del gasto en cuestión y se comunicará al empleado para que pueda realizar las correcciones oportunas si procede. La documentación justificante del gasto debe adjuntarse en la nota de gastos, indicando la relación del gasto con el comprobante para evitar errores y facilitar la verificación. Dichos comprobantes (facturas, tickets, billetes, etc.) deben ser los originales. Todo responsable de departamento deberá denunciar ante el Comité Ético cualquier gasto que no se ajuste a la política prevista en el presente documento, y que pueda suponer una conducta fraudulenta en dicha materia. 4. APROBACIÓN DE GASTOS A continuación se indica, a modo de ejemplo, el cuadro de aprobación para aquéllos gastos que requieran autorización previa: Solicitante del gasto Tipo de gasto Empresa / Departamento Aprobado por Responsable contratació 5. GASTOS NO REEMBOLSABLES Se considerarán gastos no reembolsables los siguientes: - Multas de tráfico y sanciones por exceder el tiempo de estacionamiento previsto en función del tipo de zona (azul, naranja, etc.) - Comidas o alojamientos que no estén asociados a gastos de representación o viajes de empresa debidamente justificados. - Cargos de combustible no asociados a desplazamiento de trabajo. - Cualquier otro gasto que no corresponda con la naturaleza y fundamentos de la actividad profesional. 6

7 Anexo I Modelo Justificación Gastos 7

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