PLIEGO DE CONDICIONES TÉCNICAS QUE HAN DE REGIR LA CONTRATACIÓN DEL SERVICIO DE AGENCIA DE VIAJES PARA LAS EMPRESAS DEL GRUPO SEPIDES

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1 PLIEGO DE CONDICIONES TÉCNICAS QUE HAN DE REGIR LA CONTRATACIÓN DEL SERVICIO DE AGENCIA DE VIAJES PARA LAS EMPRESAS DEL GRUPO SEPIDES

2 ÍNDICE 1. OBJETO GESTIÓN DE LOS SERVICIOS CONDICIONES GENERALES DE REALIZACIÓN... 4 A. Horario... 4 B. Lugar de prestación del servicio... 5 C. Personal e interlocución... 5 D. Identificación para contratar en nombre del GRUPO SEPIDES CONDICIONES DE FACTURACIÓN Y PAGO... 6 ANEXO I: RELACIÓN DE EMPRESAS QUE INTEGRAN EL GRUPO SEPIDES

3 1. OBJETO El objeto del presente pliego es la regulación de las condiciones que han de regir la contratación del servicio de gestión y organización de los desplazamientos, transporte y alojamiento de los trabajadores de las empresas pertenecientes al Grupo Sepi Desarrollo Empresarial (en adelante, Grupo SEPIDES) que viajan con cargo al citado Grupo y que a los efectos de este pliego se detallan en el Anexo I. Si durante la vigencia del contrato se produjeran altas de empresas en el Grupo Sepides que estuvieran interesadas en adherirse al contrato, se mantendrán para ellas las mismas condiciones del mismo. En caso de bajas justificadas, se comunicará oportunamente al adjudicatario, sin que ello suponga penalización alguna para el resto del Grupo Sepides. El servicio comprenderá las funciones propias de las agencias de viajes (información, programación de viajes, realización de reservas y, en su caso, cancelación, expedición de billetes de líneas regulares de transporte, reservas de alojamiento, etc.). 2. GESTIÓN DE LOS SERVICIOS El adjudicatario proporcionará a las empresas del GRUPO SEPIDES detalladas, los billetes y/o bonos que soliciten para las fechas y destinos concretados. La empresa del GRUPO SEPIDES que demande el servicio, comunicará al adjudicatario, con antelación suficiente, fechas, destinos, clase, etc. de los billetes y/o bonos requeridos. En el supuesto de que no existan plazas para los destinos, fechas y clases solicitados, el adjudicatario deberá proponer soluciones alternativas. El adjudicatario, antes de realizar cualquier reserva, deberá informar al GRUPO SEPIDES de las posibles opciones de compañía aérea (incluyendo compañías low cost ) tarifa, escalas, etc., proponiendo en su caso las mejores opciones para el cliente. Una vez confirme la reserva, el adjudicatario entregará los billetes debidamente cumplimentados en el lugar que se le indique desde la empresa peticionara del GRUPO SEPIDES. Para los supuestos de cancelaciones, cambios de fecha, destino o clase, se estará a lo que cada compañía tenga establecido, en función tanto de los plazos de cancelación o variación como de la clase de billete. No obstante, el adjudicatario deberá informar antes de la confirmación de la reserva de las condiciones que en ese caso rijan sobre estos aspectos. 3

4 Si el adjudicatario cometiera un error en la compra o reserva de un determinado servicio, deberá hacerse cargo del 100% del coste que pudiera suponer, así como del posible aumento en el coste final del servicio. Corresponderá al adjudicatario la obtención de todas las autorizaciones y licencias, tanto oficiales como particulares, que se requieran para la realización del servicio. En los supuestos de viajes a países que requieran visado o cualquier otro documento extraordinario, además de los documentos de identidad o pasaportes, el adjudicatario se responsabilizará de su obtención, con el cargo que en cada caso corresponda. Asimismo, cuando las autoridades sanitarias españolas o la Organización Mundial de la Salud aconsejen la vacunación o medidas o cuidados sanitarios extraordinarios en determinados países, el adjudicatario informará puntualmente y por escrito al peticionario de la reserva. El adjudicatario proporcionará los medios humanos con la formación necesaria para atender sus obligaciones, y los medios materiales suficientes para que cumpla los fines objeto de ésta licitación. El adjudicatario habrá de someterse en todo momento a las decisiones que le afecten y que sean adoptadas por el GRUPO SEPIDES, dentro del área de su competencia. Se deberá garantizar la atención de pedidos a través de teléfono, correo electrónico y fax. En todo caso, el alojamiento, transporte, manutención, etc., encargado deberá efectuarse no sólo en condiciones dignas, sino optimizando niveles de calidad en relación con las ofertas disponibles y los precios del mercado. El adjudicatario procurará evitar en la medida de lo posible que los usuarios de los distintos servicios contratados tengan que utilizar su tarjeta de crédito personal como garantía o aval en los establecimientos y servicios que así lo requieran. 3. CONDICIONES GENERALES DE REALIZACIÓN A. Horario El adjudicatario deberá contar con un teléfono de asistencia para las incidencias que pueda sufrir el usuario directo del servicio contratado en cada momento. Dicho teléfono será facilitado al usuario con cada contratación del servicio. 4

5 El servicio se prestará de forma regular y continuada, de lunes a viernes, en el horario mínimo de 9:00 a 20:00 horas. Se valorará como mejora un servicio de atención 24 horas / 365 días. B. Lugar de prestación del servicio La prestación del servicio deberá realizarse en las oficinas del adjudicatario, concretamente en la sucursal u oficina que se indique en la oferta. No obstante, los billetes y/o bonos deberán entregarse en las oficinas de la entidad contratante en el menor tiempo posible desde su emisión y sin cargo adicional alguno. C. Personal e interlocución El adjudicatario aportará para la prestación del servicio el personal necesario con la cualificación técnica adecuada, designando una persona que será el responsable máximo de todos los servicios que sean contratados, el cual se relacionará con la interlocución designada por el GRUPO SEPIDES para resolver las incidencias que puedan surgir del funcionamiento del servicio. En el caso del GRUPO SEPIDES, el interlocutor a estos efectos es el Departamento de Servicios y Suministros de la empresa SEPI DESARROLLO EMPRESARIAL, S.A. (en adelante, SEPIDES). El adjudicatario será responsable de la disciplina de su personal, asumiendo los daños y perjuicios que dicho personal pudiera ocasionar en la ejecución del contrato. D. Identificación para contratar en nombre del GRUPO SEPIDES Para contratar cualquier servicio contemplado en esta licitación, el trabajador del Grupo SEPIDES deberá identificarse debidamente. En el caso de que el servicio sea solicitado por la empresa SEPIDES, además de la pertinente identificación, el trabajador deberá especificar el Departamento al que pertenece, de forma que el adjudicatario pueda especificarlo en la factura correspondiente. 5

6 4. CONDICIONES DE FACTURACIÓN Y PAGO El adjudicatario del contrato facturará al final de cada mes, los servicios demandados de forma independiente por cada empresa. La factura deberá emitirse a nombre de la empresa solicitante del/los servicio/s, siendo enviada a la dirección que corresponda según detalle recogido en el Anexo 1 y el pago de la misma, una vez verificada, se realizará mediante transferencia, con vencimiento más próximo a los días 5 ó 20 de cada mes (o si esos días no fuera hábiles, hasta el inmediato hábil siguiente), dentro del plazo máximo de 60 días. La factura deberá ir acompañada de una hoja resumen donde se relacionen todos los servicios prestados en ese período, con el importe de cada uno de ellos y el desglose de IVA. La relación de servicios facturados debe aportar el máximo detalle de cada uno de ellos, debiendo incluir, como mínimo, la siguiente información: origen, destino, persona que realiza el desplazamiento, fecha, establecimiento donde se realiza el alojamiento, número de referencia del billete, medio de transporte y compañía. Todos los descuentos propuestos por los ofertantes serán de aplicación a cualquier empresa perteneciente al GRUPO SEPIDES. El descuento por volumen se aplicará de forma adicional al resto de descuentos ofertados, y para su procedencia, se tendrá en cuenta la facturación de todas las empresas del GRUPO SEPIDES. Los descuentos por volumen de facturación, si proceden, se abonarán por el ofertante en el mes posterior al cierre del año natural. 6

7 ANEXO I: RELACIÓN DE EMPRESAS QUE INTEGRAN EL GRUPO SEPIDES 1. DATOS DE FACTURACIÓN SOCIEDAD C.I.F SEPI DESARROLLO EMPRESARIAL, S.A. (SEPIDES) A SEPIDES GESTIÓN S.G.E.I.C., S.A. A A.I. ABRA INDUSTRIAL, S.A. A AGRUMINSA, S.A. A PARQUE EMPRESARIAL PRINCIPADO DE ASTURIAS, S.L. (P.E.P.A.) B DIRECCION FISCAL (A EFECTOS DE FACTURACIÓN) CL. VELÁZQUEZ, 134 BIS CL. VELÁZQUEZ, 134 BIS BARRIO LOREDO S/N BARRIO LOREDO S/N CL. VELAZQUEZ, 134 BIS DIRECCION DE ENVIO DE LA FACTURA Cl. Velázquez, 134 Bis Cl. Velázquez, 134 Bis Barrio Loredo, s/n Barrio Loredo, s/n Avda. de la Siderurgia, 28 3ª Plta Avilés (Asturias) 7