1.- OBJETIVOS GENERALES

Transcripción

1 PLIEGO DE CONDICIONES TECNICAS QUE REGULA LA HOMOLOGACIÓN DE CINCO EMPRESAS Y LAS CONDICIONES TÉCNICAS BASICAS PARA LA POSTERIOR CONTRATACIÓN DE LOS SERVICIOS DE AGENCIA DE VIAJES PARA EL INSTITUTO DE EMPLEO Y DESARROLLO SOCIOECONÓMICO Y TECNOLÓGICO Y LOS PROGRAMAS Y PROYECTOS QUE GESTIONA. 1.- OBJETIVOS GENERALES El objeto del presente pliego es la regulación de las condiciones técnicas del acuerdo marco de homologación de empresas para la posterior contratación de los servicios de agencia de viajes para el Instituto de Empleo y Desarrollo Socioeconómico y Tecnológico y los programas que gestiona, mediante procedimiento abierto y tramitación ordinaria, bajo la forma de concurso Las empresas seleccionadas podrán ser las adjudicatarias de los posteriores contratos de servicios de agencia de viajes para el IEDT y los programas que éste gestione. El presente procedimiento incluye las siguientes fases: Primera Fase. Determinar el alcance del contrato marco de homologación, mediante concurso público por procedimiento abierto y otras condiciones generales de ejecución. Segunda Fase. Determinar el concreto alcance material del contrato de servicios de agencia de viajes, mediante procedimiento negociado conforme al art. 210 f) de TRLCAP o menor, según la cuantía. El Servicio consistirá en la gestión de reserva, emisión, modificación, anulación en su caso y entrega de billetes de transporte aéreo, terrestre y marítimo, y/o de alojamiento que resulten necesarios con motivo de los desplazamientos y estancias que por razones de servicio o cualquier otra deba realizar u organizar el IEDT, o las personas a él vinculados por motivos laborales o de cualquier otro tipo, y cualquier otra prestación relacionada con los servicios de agencias de viajes que precise el IEDT o los proyectos y programas que gestiona conforme a lo estipulado en este pliego. 1

2 Lo regulado en este pliego tendrá el carácter de condiciones técnicas básicas de los subsiguientes procedimientos negociados o menores para la adjudicación de los contratos de servicio de agencia de viajes que deriven de la homologación. Dichas cláusulas podrán ser completadas y, en su caso modificadas, por lo dispuesto en las invitaciones de los subsiguientes procedimientos menores o negociados. El Anexo 8 del Pliego de Cláusulas Económico Administrativas será el modelo de invitación para los procedimientos menores y negociados, y en el se establecerán las cláusulas y condiciones que modifiquen o complementen lo dispuesto en el presente pliego y en el de condiciones técnicas que rige este concurso. 2.- PRESTACIONES A REALIZAR Las empresas homologadas que resulten adjudicatarias de un contrato des servicios conforme a lo dispuesto en el apartado anterior deberán prestar, en la forma que se determine en la oportuna invitación (anexo 8 del Pliego de Cláusulas Económico Administrativas y Particulares ) alguno o algunos de los servicios propios de agencia de viajes, entre ellos: 1. Facilitar información horaria y tarifas relacionadas con la preparación de títulos de transporte, ya sea en avión, ferrocarril, autobús o barco y la adquisición y entrega de los correspondientes títulos de viaje. 2. Reservar, a los mejores precios de mercado, habitaciones en hotel, tanto en el territorio nacional como en el extranjero. 3. Alquiler de vehículos con o sin conductor. 4. Organización y asesoramiento de seminarios, conferencias y eventos. 5. Cualquier otro servicio propio de una agencia de viajes. El IEDT se reserva el derecho de no incluir en el contrato determinadas prestaciones propias del servicio de agencia de viajes, así como el contratar directamente alguna de ellas, siempre que se trate de actuaciones singulares y con carácter extraordinario. En cualquier caso el acuerdo marco de homologación no garantizará a las empresas homologadas un volumen mínimo de contrataciones. El IEDT se reserva, igualmente, la facultad de comparar precios en el mercado de los encargos efectuados al adjudicatario. Si en esta comparación de precios se encontrase 2

3 un precio menor para el mismo servicio, siempre previa consulta de dicha circunstancia con el adjudicatario, la diferencia de precio entre el del adjudicatario y el encontrado en el mercado podrá ser descontada de la factura, remitiéndose documentación del contraste de precios al adjudicatario para su comprobación. Las empresas homologadas podrán minorar en cualquier momento las condiciones ofertadas para la homologación, ajustándose a las condiciones del mercado. Los adjudicatarios del contrato de homologación estarán obligados a aplicar a los servicios a prestar durante la vigencia del contrato de homologación, los precios y condiciones que concurran en el mercado, si mejoran lo propuesto en su oferta para la homologación. A) ALOJAMIENTO Las empresas adjudicatarias del contrato de servicios, deberá realizar, al menos, las siguientes actuaciones, sin perjuicio de lo que se establezca en la oportuna invitación: Alojamiento en Habitaciones de doble uso individual, con posibilidad de ser usadas como dobles habituales en caso de así ser requerido por el IEDT. Salvo que se disponga otra cosa, el alojamiento será en régimen de alojamiento con desayuno incluido. Las habitaciones tendrán que estar equipadas con todas las características medias de servicios y accesorios, aceptadas para los establecimientos de su categoría. El IEDT facilitará por escrito al adjudicatario del contrato de servicios el listado de personas que se alojarán los establecimientos ofertados, donde se reflejará los datos personales cada persona alojada así como la confirmación del régimen de estancia y alimenticio que correspondiera. El IEDT no se hará cargo del alojamiento de personas que no hayan sido incluidas en las mencionadas listas (Rooming List), o que no hayan sido aceptadas por el IEDT por escrito con posterioridad a la emisión de las referidas listas de llegadas. 3

4 El IEDT no se hará cargo de ningún otro concepto que no sea el del Alojamiento y régimen alimenticio confirmados por escrito, teniendo que abonar directamente dichos cargos las personas que ocupen dichas habitaciones. El IEDT no se hará cargo de alojamiento o manutención de personas que no hayan sido confirmados por escrito por el IEDT, o que hayan sido aceptadas por escrito, con posterioridad a la emisión de las listas de llegadas antes mencionadas. El IEDT no se hará cargo de ningún otro concepto que no sea el alojamiento y régimen de manutención acordado, teniendo que abonar directamente cualquier otro cargo las personas que ocupen dichas habitaciones. Específicamente el IEDT no se hará cargo de: Consumos en cafetería, salvo los confirmados por escrito como régimen de manutención. Gastos en restaurante, minibar, comunicaciones, limpieza y planchado de prendas y otros extras solicitados por el usuario del servicio. El usuario deberá ser informado de que en caso de requerir estos servicios, los gastos correspondientes serán facturados a su nombre y deberá abonarlos al propio hotel. B) BILLETES DE TRANSPORTE La empresa adjudicataria del contrato de servicios tramitará y confirmará todos los billetes de transporte solicitado por el IEDT, tanto en viajes dentro como fuera de España y en las categorías solicitadas en la correspondiente invitación. Asimismo informará al IEDT sobre los horarios, rutas más idóneas y disponibilidad de plazas en los medios de transportes solicitados, gestionando en cada caso la aplicación de la tarifa más ventajosa. C) SERVICIOS MIXTOS La empresa adjudicataria pondrá a disposición del IEDT la información precisa sobre las reservas combinadas de transporte y alojamiento que supongan alguna ventaja a 4

5 cuanto a precio. Una vez elegidas por el IEDT estas combinaciones la empresa adjudicataria aceptará, tramitará y confirmará los correspondientes documentos para hacer efectivo el servicio. D) ALQUILER DE VEHÍCULOS, AUTOBUSES, MICROBUSES Y FURGONETAS CON O SIN CONDUCTOR. Estos servicio se efectuará en las mejores condiciones de precio, calidad y seguridad dentro de los limites económicos fijados en la negociación. E) SERVICIO DE ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Comprenderá los servicios propios de la organización de seminarios, conferencias y eventos (locales e infraestructura, alojamiento, organización, manutención, desplazamiento, catering...) F) OTROS SERVICIOS PROPIOS DE LAS AGENCIAS DE VIAJES. Podrán ser requeridos de las empresas homologadas otros servicios propios del funcionamiento ordinario de una agencia de viajes que sean solicitados por el IEDT. G) OTRAS PRESTACIONES El contratista, sin coste adicional alguno, facilitará a la Administración asistencia profesional en las reuniones explicativas o de información, que ésta estime necesarias para el aprovechamiento de la prestación contratada. 3.- COFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIÓN. PROTECCIÓN DE DATOS. La agencia de viajes homologadas deberán observar reserva absoluta de la información obtenida en el desarrollo de la colaboración. No podrá transferir a personas o entidades información alguna recibida con ocasión de los trabajos o con relación a los mismos, sin el consentimiento previo por escrito del IEDT. En todo caso el adjudicatario será responsable de los daños y perjuicios que se deriven del incumplimiento de esta obligación. 5

6 La empresa adjudicatario en relación con ficheros que contengan datos de carácter personal a los que pudieran tener acceso, se compromete al cumplimiento de lo establecido en la Ley Orgánica de Protección de Datos de Carácter Personal y especialmente a no aplicar o utilizar los datos personales obtenidos, para fines distintos a los que figuren en el contrato, ni cederlos ni siquiera para su conservación a otras personas y a adoptar las medidas de seguridad de índole técnica y organizativas necesarias para garantizar la seguridad de los datos de carácter personal y evitar su alteración tratamiento o acceso no autorizado. 4.- ENTREGA DE TITULOS Los títulos de transporte y de hotel serán entregadas bien en la sede del IEDT, bien en los lugares acordados con el adjudicatario de entre los usuales en este tipo de servicios con al menos dos días de antelación, salvo que es utilicen procedimientos electrónicos de emisión que admitan un plazo más corto. La entrega de títulos se realizarán sin coste económico alguno para el IEDT. 5.- SEGURO COLECTIVO DE ACCIDENTES, EQUIPAJES, RESPONSABILIDAD CIVIL Y HOTELES. La agencia de viajes adjudicataria de cada contrato de servicios debe gestionar y facilitar un seguro de accidentes, así como un seguro de equipajes y de accidente en hoteles según los servicios contratados. Las características generales de los seguros (cobertura, indemnizaciones por tramos, exclusiones) se incluirán entre la documentación técnica para su valoración por el IEDT por tratarse de uno de los criterios de adjudicación. 6.- MODIFICACIÓN DE ITENERARIOS O DE CONDICIONES DE VIAJE. Las agencias de viajes tomarán las medidas necesarias para que cualquier modificación o anulación de sus prestaciones se resuelva sin cargo alguno para el IEDT, y en ningún caso superaran los topes máximos de su oferta. Los gastos suplementarios debidos a las anulaciones de referencia que sean debidos a una negligencia imputable a la agencia de viajes serán a su cargo. 6

7 7.- MEDIOS Y PERSONAL DE LA AGENCIA DE VIAJES. RED DE OFICINAS. HORARIOS DE ATENCIOS AL PUBLICO. ENCARGADO DE LAS RELACIONES CON EL IEDT. La empresa adjudicataria se compromete a prestar el servicio con la máxima rapidez y eficacia, utilizando a tal efecto los medios mecánicos, informáticos o de cualquier otra clase que considere que mejor garantizan la finalidad perseguida. Los medios utilizados por el adjudicatario para la prestación del servicio serán por cuenta de la empresa. Las empresas homologadas, como obligación inherente a la aceptación y firma del acuerdo marco de homologación y en los términos previstos en el Pliego de Cláusulas Económico Administrativas y Particulares, designarán expresamente una persona encargada de las relaciones con el IEDT, con indicación del nombre, cargo de la empresa DNI, teléfono, fax de contacto para recibir invitaciones. Igualmente se acompañará un compromiso escrito según el cual la persona de contacto estará a disposición del IEDT, al menos desde las 8:00 a las 15:00 horas de lunes a viernes y durante toda la vigencia del acuerdo marco. Cualquier incidencia en este apartado será comunicada al IEDT en el plazo máximo de 72 horas. Los responsables designados por las empresas homologadas se relacionarán con el Director de los trabajos designado por el IEDT para la resolución de las incidencias que pueden surgir en el funcionamiento puntual e inmediato del servicio. Cádiz 22 de marzo de 2007 EL VICEPRESIDENTE DEL IEDT DILIGENCIA.. El presente pliego ha sido aprobado por Resolución de fecha 22 de marzo de El Secretario. D. Hermenegildo González Núñez 7