EXPEDIENTE 19/09. PRIMERA: Objeto del contrato. SEGUNDA: Requerimientos

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1 PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS PARA EL SERVICIO DE AGENCIA DE VIAJES DE LA COMISIÓN NACIONAL DEL MERCADO DE VALORES EXPEDIENTE 19/09 PRIMERA: Objeto del contrato El objeto del contrato es la contratación del servicio de Agencia de Viajes para la Comisión Nacional del Mercado de Valores. La empresa adjudicataria deberá realizar la gestión de reserva, emisión, modificación, anulación y entrega de los títulos de viaje y de alojamiento que resulten necesarias con motivo de los desplazamientos y estancias que por razones de servicio deba realizar u organizar el personal de la CNMV, así como de cualquier otro servicio, propio del sector, que pueda demandarse por parte de la C.N.M.V,: el alquiler de vehículos con y sin conductor, la organización y asesoramiento de reuniones, conferencias y eventos, etc. SEGUNDA: Requerimientos 1. La Agencia de Viajes adjudicataria prestará servicio a las oficinas de la CNMV en Madrid y en Barcelona. Para ello, deberá disponer de una agencia, in-plant, en el interior de las instalaciones de la CNMV de Madrid con personal en servicio durante al menos ocho horas al día de lunes a viernes, de 9 a 14 h y de 15 a 18 h. El licitador podrá ofertar un mayor número de horas al mínimo de ocho exigido, siendo esto valorado tal como se señala en el Pliego de Cláusulas Administrativas. 2. La Agencia de Viajes adjudicataria tramitará y confirmará todos los billetes y reserva de plazas hoteleras que la CNMV solicite, tanto para viajes nacionales como internacionales. Asimismo informará al solicitante sobre horarios, clases, categorías, rutas más idóneas y disponibilidad de plazas solicitadas, gestionando la aplicación de las tarifas más ventajosas. Será necesario para autorizar el viaje y para conformar el albarán justificativo de los servicios solicitados, adjuntar al mismo copia del fax, o documento entregado al usuario en el que quede constancia de al menos dos alternativas, para cada tipo de servicio y sus precios. 3. La Agencia de Viajes adjudicataria no podrá ofertar tarifas superiores, en billetes, hoteles u otros servicios, a las que la CNMV pueda conseguir directamente con la compañía prestataria de los servicios de transporte, alquiler de coches, hoteles y demás servicios objeto del contrato, cualesquiera que sea el canal de venta utilizado. Si existiesen tarifas inferiores con especiales condiciones de venta estas deberán estar a disposición de la CNMV con obligación de la empresa adjudicataria de gestionar los servicios que en su caso se les encomendara. En caso de que la CNMV acreditara la existencia de tarifas PPT Expediente 19/09 1

2 inferiores, será de aplicación lo dispuesto en el Pliego de Cláusulas Administrativas Particulares por demora en al ejecución del contrato. 4. En el marco del contrato serán de aplicación las tarifas acordadas por la CNMV con compañías de transporte de viajeros, hoteleras, u otros servicios objeto del contrato, salvo que el adjudicatario presente tarifas más ventajosas. Igualmente serán de aplicación las tarifas resultantes de aplicar los acuerdos del adjudicatario con compañías de transporte de viajeros, hoteles y otros servicios objeto del contrato, presentados en la oferta de la licitación. 5. Los viajes contratados con la empresa adjudicataria tendrán la siguiente cobertura mínima de seguros para el viajero: Seguro de accidentes en viaje (transporte público y coche de alquiler): euros por fallecimiento o incapacidad permanente. Seguro de accidente 24 horas en destino: euros por fallecimiento o incapacidad permanente. Repatriación del viajero desde cualquier lugar del mundo cuando éste enferme, sufra un accidente o fallezca. Seguro de equipajes (pérdida, robo y daños): euros. Asistencia 24 horas en viaje. Todos los servicios que preste la empresa adjudicataria estarán bonificados con el porcentaje de descuento que figure en su oferta económica, siendo aplicable sobre tasas, cargos de emisión o cualquier otro coste a facturar o repercutir por el adjudicatario, a excepción de los costes incurridos para la concesión de visados. TERCERA: Condiciones de ejecución. 1. La prestación del servicio se realizará en las oficinas de la C.N.M.V de Madrid para lo que se facilitará a la Agencia de Viajes adjudicataria el espacio necesario en las oficinas junto con el mobiliario básico (mesas, sillas y armarios): en ningún caso se entenderá constituido ningún derecho de arrendamiento, uso o cualquier otra relación contractual de cualquier clase. La CNMV correrá con los gastos de luz, limpieza y mantenimiento de la zona ocupada, pudiendo utilizar el adjudicatario el servicio de correo interno diario y no urgente entre los distintos departamentos de la CNMV El resto de equipamiento,los gastos de teléfono o sistemas telemáticos (incluyendo las instalaciones necesarias), franqueo de correspondencia y material de oficina serán por cuenta del adjudicatario. 2. La empresa adjudicataria comunicará por escrito y antes de realizar cualquier reserva los gastos y condiciones de anulación de la misma, si existiesen. 3. Sólo se cargará gastos de emisión por billetes de avión y tren. La gestión de hoteles u otros servicios irán sin cargo. La anulación de un billete emitido implicará el abono del cien por cien de los gastos de emisión y sólo se cargarán los gastos de cancelación del mismo si los hubiese. 4. La CNMV en ningún caso realizará anticipos, depósitos, pagos directos, facilitará tarjetas de crédito o utilizará otros medios de pago para garantizar reservas o servicios, siendo responsabilidad del adjudicatario disponer de los recursos técnicos y financieros necesarios para las reservas y prestación del servicios. 5. La empresa adjudicataria realizará las gestiones necesarias para la obtención de visados cuando estos se precisen en un viaje contratado. Los gastos de gestión no tendrá costes PPT Expediente 19/09 2

3 para la C.N.M.V, que si se hará cargo de las tasas o costes necesarios para la concesión del visado. 6. La Agencia de Viajes adjudicataria, siempre que se le requiera, realizará las gestiones necesarias para queja, reclamación de daños, compensaciones de seguro y otras a las que tenga derecho la CNMV ó su personal ante terceros en el marco de ejecución del contrato. 7. La Agencia de Viajes adjudicataria deberá disponer en el in-plant de conexión a los sistemas informáticos de reserva con confirmación inmediata de plazas, junto con un programa integrado que permita elegir la tarifa más conveniente atendiendo a las fechas, clase y condiciones especiales de cada servicio solicitado. 8. La Agencia de Viajes adjudicataria pondrá al frente del servicio en las oficinas de la CNMV, el personal ofertado en la licitación que deberá tener la cualificación técnica necesaria y una experiencia mínima de dos años en prestación de servicios similares a los del objeto del contrato. 9. La CNMV podrá exigir la inmediata sustitución del personal del in-plant si no prestase el servicio de forma adecuada, sustitución que deberá realizarse de forma inmediata, y en todo caso, en el plazo máximo de 48 horas desde que la CNMV lo solicite 10. La Agencia de Viajes adjudicataria realizará las sustituciones del personal en el in-plant y sus suplencias en el caso de bajas, permisos y periodos vacacionales, por personal de igual o superior cualificación al ofertado en la licitación, previa presentación del cuestionario del Anexo III. 11. La dirección técnica del personal del in-plant y la totalidad de las remuneraciones salariales y de seguridad social serán asumidas por el adjudicatario. 12. La Agencia de Viajes adjudicataria emitirá una única factura mensual al vencimiento del correspondiente mes, detallando el importe de cada servicio y el descuento aplicado en función de la oferta económica presentada. La CNMV podrá autorizar cambios en la forma de facturar o requerir al adjudicatario modificaciones que este vendrá obligado a realizar con el fin de agilizar la tramitación administrativa de la facturación y su pago. La conformidad a la factura se realizará tras la prestación real y positiva de todos los servicios de transporte de viajeros, alojamiento o cualesquiera otros objeto del contrato y que incluya dicha factura. 13. Se autoriza a la empresa adjudicataria a prestar cualquier tipo de servicio, propio del ámbito de actuación de las Agencias de Viajes, que el personal de la CNMV quiera contratar a nivel particular, siempre que esto no impida o afecte negativamente al adecuado funcionamiento de las operaciones relacionadas con los viajes oficiales de la CNMV En este caso en los servicios requeridos, se aplicarán las mimas condiciones ofertadas incluido el correspondiente descuento. 14. En ningún caso la Agencia de Viajes adjudicataria podrá realizar a través de su personal del in-plant y dentro del horario de prestación del contrato, servicios propios de su actividad de agencia de viajes a terceras personas que no sea el personal de la CNMV. CUARTA: Referencias técnicas a incluir en el sobre Anexo II,III y IV debidamente cumplimentados y firmados. El anexo III se presentará por cada una de las personas ofertadas para la prestación del servicio en el In-plant. En caso de que el servicio sea prestado por un solo efectivo se presentará un único anexo III. PPT Expediente 19/09 3

4 2. Relación de los acuerdos entre el licitador y compañías de transporte de viajeros, hoteles u otros servicios objeto del contrato, junto a las condiciones de aplicación en la oferta a la CNMV 3. Anexo V debidamente cumplimentado y firmado y copia compulsada de las pólizas de los seguros ofertados y sus condiciones, o en su defecto condiciones de los seguros ofertados firmados por el licitador. 4. Definición del área geográfica y destinos a los que se aplica el cargo de emisión de Europa y áreas limítrofes. PPT Expediente 19/09 4

5 ANEXO II Número de personas y horas de servicio del in-plant. Empresa oferente Nº de personas y horas de Servicio en el In-plant Horario en el que estaría cubierto el servicio en el In-plant de lunes a viernes no festivos. Nº de personas que prestarían el servicio en el In-plant:..personas Hora de Inicio:: Hora de Finalización: En su caso indicar interrupción en el servicio: De.. a horas Nº de Horas semanales en las que se prestaría servicio : horas / semana sin incluir los tiempos de interrupción del servicio en cada jornada, si lo hubiese. Firma del Proponente Fecha : Nombre y Apellidos del firmante: PPT Expediente 19/09 5

6 ANEXO III Cuestionario sobre personal ofertado 1 Empresa oferente 2 Apellidos y Nombre del trabajador en el In-plant 3 Fecha de alta en la empresa 4 Titulación 5 Categoría actual 6 Experiencia en In-plants o Agencias de Viajes (Indicar máximo las 4 referencias más importantes) Nombre de la empresa Fecha de Alta Fecha de Baja Puesto 7 Experiencia total en In-plants o Agencias de viajes. (Expresada en años + meses en semanas de 40 horas laborales o superiores)... años y meses ( Si ha trabajado con reducción de jornada o contratos a tiempo parcial, ajustar estos proporcionalmente a semanas de 40 horas laborales ) 8 Otros conocimientos, datos de interés ó idiomas (en su caso indicando nivel bajo / medio / alto). 9 Horario que realizaría esta persona en el In-plant de la CNMV Hora de Entrada:: En su caso indicar interrupción en su jornada Hora de Salida: De.. a Nº de Horas semanales que prestará servicio : horas / semana sin incluir los tiempos de interrupción en cada jornada. Firma del Proponente Fecha : Nombre y Apellidos del firmante: La CNMV podrá solicitar en cualquier momento de la licitación o la vigencia del contrato, documentación o prueba que acredite la veracidad de la información suministrada en este cuestionario. La sustitución que realice el adjudicatario del personal ofertado será por otro de igual o superior cualificación, con presentación previa de este cuestionario y conforme la CNMV al mismo en su adecuación a lo ofertado en al licitación. PPT Expediente 19/09 6

7 ANEXO IV Cuestionario sobre la capacidad de servicio, reposición o sustitución de los recursos destinados al objeto de contrato. Empresa oferente Nº de empleados en el ejercicio anterior (Plantilla media) Nº de clientes en el ejercicio anterior, en viajes corporativos y servicios a empresas (por número de empresas u organizaciones) Facturación en viajes corporativos y servicios a empresas en el ejercicio anterior. Nº de In-plants en los que presta servicio actualmente Facturación media por In-plant del ejercicio anterior Nº de empleados que prestan actualmente servicios en distintos Inplants. Nº de empleados con los que cuenta el oferente actualmente, para prestar servicios en In-plants y con cualificación igual o superior al personal referido en la oferta. Nº de empleados con los que cuenta el oferente actualmente, prestando servicios de urgencia en el teléfono 24 horas a viajes corporativos o servicios de empresa. Firma del Proponente Fecha : Nombre y Apellidos del firmante: Los datos referidos en este cuestionario deben ser relativos a el oferente y no de empresas asociadas, franquicias u otras. La CNMV podrá solicitar en cualquier momento de la licitación o la vigencia del contrato, documentación o prueba que acredite la veracidad de la información suministrada en este cuestionario. PPT Expediente 19/09 7

8 ANEXO V Cobertura de Riesgos Empresa oferente Seguros Requeridos Requerimientos Mínimos Valores Adicionales Total ofertado Observaciones Accidentes en viaje (transporte público y vehículo de alquiler) ,00 Accidentes 24 h en destino ,00 Equipajes (pérdida, robo, daños) 1.500,00 Otros Seguros Ofertados Descripción del seguro Sumas Aseguradas Observaciones Firma del Proponente Fecha : Nombre y Apellidos del firmante: PPT Expediente 19/09 8

9 Exp. 19/09 - Información adicional a los pliegos Datos de la Facturación del ejercicio 2008 con la Agencia de Viajes adjudicataria, IVA incluido. Aéreo ,79 Hotel ,77 Ferrocarril ,05 Varios 2.109,86 Alquiler de coche 323,50 Total ,97 Facturación de Servicios Aéreos Billetes Nacionales ,76 Billetes No Nacionales ,03 Total ,79 Distribución de la Facturación de Servicios Aéreos por clase. Business Plena 59 % Primera Reducida 21 % Turista Plena 12 % Business Reducida 5 % Turista Reducida 3 % Primera Plena 0 % Total 100 % Acuerdos de la CNMV con otras compañías a aplicar en el marco del contrato.. A la fecha de aprobación de este expediente de contratación la CNMV tiene acordadas tarifas preferentes con la compañía IBERIA L.A.E., S.A. Esta información se suministra a efectos informativos, sin que exista obligación por parte de la C.N.N.V. de facturación mínima, distribución del gasto por el tipo de servicio u otros compromisos determinados por los datos indicados.

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