PLIEGO DE BASES TÉCNICAS PARA LA CONTRATACION DE UNA AGENCIA DE VIAJES, PARA EL ENTE PÚBLICO OSAKIDETZA.

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1 PLIEGO DE BASES TÉCNICAS PARA LA CONTRATACION DE UNA AGENCIA DE VIAJES, PARA EL ENTE PÚBLICO OSAKIDETZA. 1.-OBJETO El contrato tiene por objeto la prestación de servicios de gestión, mediación y organización de viajes (desplazamientos-estancias-organización de eventos-congresos etc.) y otros complementarios que sean demandados por Osakidetza, incluidas en las funciones propias de una Agencia de Viajes. 2.-REQUERIMIENTOS Esta contratación está dirigida a Agencias de Viajes debidamente acreditadas y que justifiquen su solvencia económica y técnica. Por ello se valorará de forma especial: - La capacidad de interlocución a nivel nacional e internacional, ya sea con medios propios o por su relación privilegiada con los principales grupos hoteleros, mayoristas y otras agencias, al objeto de poder disfrutar de las mejores coberturas y soluciones en el caso de que se produzcan incidentes. - La cobertura y asistencia del viaje durante las 24 horas del día (sin coste para Osakidetza) a través de los medios que se consideren más convenientes. -La disponibilidad de un departamento específico para empresas (B.T.C.) con los medios, solvencia y capacitación requeridos para este servicio. -Departamento especifico de Eventos y Congresos con experiencia contrastada. -Las relaciones y servicio con la empresa adjudicataria podrán ser bilingües euskeracastellano según lo requiera Osakidetza. -La empresa adjudicataria designará un Gestor de Cuenta a una persona de mayor nivel de su organización para las relaciones con Osakidetza y resolución de las incidencias que pudieran surgir en el funcionamiento de los servicios. -Programa-sistema de auto reservas de viajes, con capacidad de consulta y reserva si se requiere por parte de Osakidetza. -Cobertura de seguro de viaje en caso de accidente, pérdida de equipajes, enfermedad, over booking, indemnizaciones, etc. 3.-DESPLAZAMIENTOS-ORGANIZACIÓN DE EVENTOS A.-Proporcionar billetaje aéreo, marítimo o terrestre, tanto a destinos estatales como internacionales, aplicando siempre la mejor tarifa siguiendo los criterios indicados por esta administración. B.-Asegurar que el desarrollo de los viajes se realice en condiciones satisfactorias, propiciando siempre las mejores conexiones, asistencia y traslados de modo que implique la menor perdida de tiempo en los mismos. C.-En lo relativo a organización de EVENTOS-CONGRESOS, deberá designarse por parte de la adjudicataria a una persona de contacto con carácter permanente (Gestor de Cuenta) que cuando se le solicite se personara en la propia OSAKIDETZA para

2 planificar todos los aspectos relacionados con la organización de eventos-congresos etc. D.-Osakidetza podrá requerir la dotación de full credit a favor de alguna/s persona/s que participen en los mismos. En el supuesto de viajes a países que requieran visado o cualquier otro documento extraordinario además de los habituales, la adjudicataria tramitará su obtención. Así mismo cuando las autoridades sanitarias aconsejen la vacunación o medidas o cuidados sanitarios extraordinarios, la adjudicataria informará puntualmente y por escrito de ello a los titulares de las reservas. 4. ESTANCIA Y ACOMODACION: SERVICIOS A PRESTAR 4.1. Títulos de transporte La empresa adjudicataria tramitará todos los billetes que OSAKIDETZA solicite, tanto para viajes nacionales como internacionales, en cualquier medio de transporte y de acuerdo a las siguientes reglas: (a) La agencia adjudicataria facilitará, vía correo electrónico y a la mayor brevedad a OSAKIDETZA posible (máximo 1 hora) desde que OSAKIDETZA hubiera solicitado información, al menos dos (2) alternativas o planes de viaje siendo siempre uno de ellos el más económico. Estas alternativas o planes de viaje, ajustadas a las instrucciones y características solicitadas por OSAKIDETZA, deberán contener obligatoriamente la siguiente información: - Fechas y horarios de viaje. - Itinerarios más idóneos. - Línea aérea o compañías de transporte. - Disponibilidad de plazas. - Características o condiciones de la reserva (reembolsable, business o turista, flexibilidad para cambios de hora/día, condiciones anulación...). - Precio oficial tasas incluidas. - Service Fee (Gastos de gestión). - Descuentos aplicados en base al contrato firmado con OSAKIDETZA. - Precio final a abonar por OSAKIDETZA (impuestos y tasas incluidas). (b) OSAKIDETZA considerará las alternativas remitidas como ofertas finales y no sujetas a modificaciones, ni económicas ni de condiciones, salvo por decisión posterior de OSAKIDETZA y así comunicado a la adjudicataria. En consecuencia, OSAKIDETZA una vez aceptada una de las alternativas y comunicada su decisión a la agencia adjudicataria para que ésta proceda a la reserva y a la emisión

3 de los billetes, no vendrá obligado a abonar diferencia alguna si finalmente el precio del billete fuese superior al aceptado por OSAKIDETZA (c) En todos los casos en los que OSAKIDETZA por su cuenta pudiese obtener, en igualdad de condiciones, una tarifa más ventajosa que la ofrecida por la agencia de viajes adjudicataria, no existirá obligación de tramitar el billete a través suyo. En estos casos, la agencia deberá remitir de forma inmediata, una vez recibida notificación al respecto por parte de OSAKIDETZA, un fax o correo electrónico en que se haga constar dicha circunstancia aceptando que el precio ofertado, en iguales condiciones por ella misma, es superior al obtenido por el OSAKIDETZA. En las ocasiones que esto ocurra, OSAKIDETZA, en aplicación de lo dispuesto en el art del TRLCSP, podrá exigir a la agencia adjudicataria la deducción de la diferencia entre el precio ofrecido por ella y el precio obtenido por el OSAKIDETZA, por sus propios medios y en condiciones objetivamente más económicas Alojamiento La agencia adjudicataria tramitará y confirmará las reservas de plazas hoteleras que solicite OSAKIDETZA, tanto nacionales como internacionales y en las categorías que desde OSAKIDETZA se indique y no pudiendo superar la tarifa especiales ofertada en los listados adjuntos a presentar de las Compañías Hoteleras. Los componentes de un mismo viaje deberán compartir preferentemente el mismo hotel. Según la naturaleza de los viajes OSAKIDETZA podrá autorizar la utilización de varios hoteles. Las habitaciones serán dobles de uso individual o dobles. El régimen de acomodación será con carácter general de alojamiento y desayuno. El hotel estará situado en la/s ciudad/es sede de la visita y en la misma zona a visitar o próxima a la misma, de acuerdo a las siguientes reglas: (a) La agencia adjudicataria facilitará, vía correo electrónico, fax o cualquier otro medio en el que quede constancia y a la mayor brevedad posible desde que OSAKIDETZA hubiera solicitado información, al menos cuatro (4) alternativas o alojamientos posibles, ajustadas a las instrucciones y características solicitadas por OSAKIDETZA. Las alternativas deberán contener obligatoriamente la siguiente información: - Nombre del hotel. - Dirección / ubicación del hotel. - Estrellas. - Disponibilidad de plazas. - Condiciones de la reserva (tipo de habitación, AD/MP/PC, horarios check in y check out...)

4 - Características o condiciones de la reserva (reembolsable, flexibilidad para cambios de hora/día o ampliación de número de días). - El Precio ofrecido. -Descuento aplicar en los Alojamientos-Hoteles. -Descuento-Rappel ofertado para OSAKIDETZA. - Precio final a abonar por OSAKIDETZA (tasas e impuestos incluidos). (b) OSAKIDETZA considerará las alternativas remitidas como ofertas finales y no sujetas a modificaciones, ni económicas ni de condiciones, salvo por decisión posterior de OSAKIDETZA y así comunicado a la adjudicataria. En consecuencia, OSAKIDETZA una vez aceptada una de las alternativas y comunicada su decisión a la agencia adjudicataria para que ésta proceda a la reserva, no vendrá obligado a abonar diferencia alguna si finalmente el precio del alojamiento fuese superior al aceptado. (c) En todos los casos en los que OSAKIDETZA por su cuenta pudiese obtener, en igualdad de condiciones, una tarifa más ventajosa que la ofrecida por la agencia de viajes adjudicataria, no existirá obligación de tramitar la reserva del alojamiento a través suyo. En estos casos, la agencia deberá remitir de forma inmediata, una vez recibida notificación al respecto por parte de OSAKIDETZA, un fax o correo electrónico en que se haga constar dicha circunstancia aceptando que el precio ofertado, en igualdad de condiciones, por ella misma es superior al obtenido por OSAKIDETZA En las ocasiones que esto ocurra, OSAKIDETZA, en aplicación de lo dispuesto en el art del TRLCSP, podrá exigir a la agencia adjudicataria la deducción de la diferencia entre el precio ofrecido por ella y el precio obtenido por OSAKIDETZA, por sus propios medios y en condiciones objetivamente más económicas Otros servicios Asimismo, la agencia deberá prestar los siguientes servicios complementarios: - Gestionar, si así se requiriese, las entradas, ticket u otras necesidades que Asesorar y prestar información sobre la situación, características, costumbres, etc., de los lugares objeto de los viajes. - Gestionar los alquileres de coches. - Asesorar sobre las mejores opciones en términos de precio, ubicación y calidad. - Informar de forma periódica de las diferentes promociones ofertas u oportunidades que ayuden a OSAKIDETZA a programar de la forma más económica sus viajes. -Todas aquellas otras prestaciones que a juicio de la Agencia resulten convenientes para proporcionar el servicio en las mejores condiciones económicas y de calidad.

5 5.-GESTION DE LOS SERVICIOS 5.1. LUGAR La prestación del servicio de agencia de viajes se realizará en las dependencias de la adjudicataria en su departamento de empresa y como un out-plant con los medios materiales y personales suficientes para llevara a cabo una eficiente prestación del servicio y deberá disponer de interlocutores a disposición del Osakidetza para cualquier servicio que le demande durante el horario de oficina continuado de 9.00h a 19.00h.(Lunes-Viernes) Así mismo, contara con un número de teléfono y un correo electrónico exclusivo para el servicio personalizado a OSAKIDETZA. 5.2 PERSONAL La adjudicataria pondrá a disposición del contrato el personal necesario con la calificación técnica adecuada, evitando introducir variaciones en su composición. Facilitara una relación del mismo y procederá inmediatamente a petición de OSAKIDETZA a su ampliación o sustitución, de forma que la ejecución del contrato quede siempre asegurada. Las relaciones con la adjudicataria podrán ser bilingües euskera/castellano según requiera OSAKIDETZA. 5.3 TARIFAS HOTELERAS Se deberá presentar (adjuntar) en la oferta técnica los listados con las Tarifas especiales de aplicación para OSAKIDETZA de al menos cuatro Compañías Hoteleras con implantación en el Estado Español Internacional. En dicha relación se incluirá las tarifas en: 1.-Habitación en doble uso individual (DUI) 2.-Habitación doble (DBL) 3.-Desayuno. 5.4 SERVICIO 24 HORAS Fuera del horario establecido, la agencia de viajes deberá prestar un servicio de emergencia las 24 horas del día, los 365 días del año, con capacidad para realizar cambios, modificaciones o cancelaciones de los servicios encargados por OSAKIDETZA a la agencia adjudicataria, y de resolver incidencias que se produjeran en las órdenes de viaje. Es por ello, que la agencia deberá facilitar, junto a los títulos de transporte y/o de alojamiento un número de teléfono al que llamar en casos de emergencia. Por la utilización de este servicio la empresa adjudicataria no factura coste económico alguno a OSAKIDETZA mientras este vigente el contrato.

6 5.5 ENTREGA TITULOS Los billetes y/o cualquier otra documentación necesaria para realizar el viaje, será entregada a la atención del peticionario del servicio (empleado de OSAKIDETZA), a la mayor brevedad posible y con cargo a la empresa adjudicataria. En todo caso, durante el horario ordinario de prestación del servicio, una vez transcurrida una hora desde la reserva y confirmación del servicio contratado, los billetes, bonos de hotel u otros justificantes de los servicios solicitados se remitirán al lugar y en el plazo que se solicite por el OSAKIDETZA de forma gratuita. 5.6 MODIFICACIONES-ANULACIONES La empresa adjudicataria tomará las medidas necesarias para que cualquier modificación o anulación respecto a las prestaciones inicialmente solicitadas por OSAKIDETZA se resuelva de la manera más satisfactoria para los intereses de OSAKIDETZA. Los gastos suplementarios debidos a anulaciones o modificaciones que sean imputables a una negligencia de la agencia adjudicataria, serán a su cargo. 5.7 OFERTA DE LOS SERVICIOS MAS ECONOMICA La gestión de la prestación se realizará bajo el principio de proponer, en todos los casos, las opciones y alternativas que resulten más ventajosas para OSAKIDETZA y en particular, en lo económico. Así mismo, la agencia deberá informar a OSAKIDETZA, en el momento de la reserva, sobre los gastos o costes que se generarán en el supuesto de que se realicen cambios o anulaciones del servicio propuesto. 6.- FACTURACION 6.1 DESCRIPCION FACTURAS La empresa adjudicataria, vendrá obligada a presentar un único diseño de factura que contenga, además de los datos fiscales de la empresa adjudicataria y de OSAKIDETZA (NIF, nombre completo y dirección), nº de factura y fecha de emisión de la misma, la siguiente información complementaria: Por razones derivadas de la estructura presupuestaria de las entidades locales, se facturaran separadamente entre sí los servicios a las personas electas por un lado; a los Altos cargos y funcionarios por otro y también los de las personas diferentes a las anteriores. *Los descuentos ofertados por la empresa adjudicataria deberán -constar inexcusablemente en cada una de las facturas realizadas para OSAKIDETZA, no siendo admitida ninguna otra formulación, siendo un precepto de obligado cumplimiento.

7 A.-PARA TÍTULOS DE TRANSPORTE EXCLUSIVAMENTE - Nombre y apellidos del usuario/s. - Origen y destino (Ida/Vuelta). - Fecha / horario del desplazamiento. - Tipo de tarifa y descripción. - Importe del transporte. - Service Fee o cargo de emisión. - Descuento-Rappel ofertado para el OSAKIDETZA. - Impuestos correspondientes. - IMPORTE TOTAL. B.-PARA LOS SERVICIOS DE ALOJAMIENTO (HOTELES) EXCLUSIVAMENTE - Nombre y apellidos del usuario/s. - Localidad. - Hotel / Grupo hotelero. - Días / noches de estancia. - Tipo de tarifa y descripción. - Condiciones de la reserva (AD/MP/PC,...) - Si los hubiera, otros servicios hoteleros y/o extras específicamente detallados. - Importe del alojamiento. - Descuento acordado en la oferta para OSAKIDETZA en los Hoteles. - Descuento-Rappel ofertado para el OSAKIDETZA. - Impuestos correspondientes. -.IMPORTE TOTAL. C.-PARA LOS SERVICIOS QUE CONTENGAN TRANSPORTE + ALOJAMIENTO (en una única factura) Transporte - Nombre y apellidos del usuario. - Origen y destino (Ida/Vuelta). - Fecha / horario del desplazamiento. - Tipo de tarifa y descripción. - Importe del transporte. - Service Fee o cargo de emisión. - Impuestos correspondientes. - TOTAL transporte. Alojamiento - Localidad. - Hotel / Grupo hotelero. - Días/noches de estancia. - Tipo de tarifa y descripción. - Condiciones de la reserva (AD/MP/PC,...)

8 - Si los hubiera, otros servicios hoteleros y/o extras específicamente detallados. - Importe del alojamiento. - Impuestos correspondientes. - TOTAL alojamiento. TOTAL FACTURA: (TOTAL Transporte) + [(TOTAL Alojamiento) [(Descuento Rappell por todos los servicios)]. 7.-INFORMES La empresa adjudicataria sin conste alguno vendrá obligada a facilitar informes trimestralmente de los datos de facturación a efectos de control que sobre el seguimiento de dicha facturación quiera ejercer OSAKIDETZA con el siguiente detalle: - Importe total de operaciones. - Importe por producto (transporte, alojamiento y otros). - Nº total de operaciones por producto y centro de coste. - Cargos de emisión de billetes aéreos, ferrocarril, autobús... - Gasto unitario por cada usuario del servicio - Destinos: frecuencia - Otros. 7.1 COSTE DE LOS INFORMES En cualquier caso, OSAKIDETZA podrá solicitar informes e información, siempre que lo estime oportuno, sobre cualquier asunto relacionado con la prestación del servicio por parte de la empresa adjudicataria y ésta, estará obligada a facilitarlo sin coste alguno pudiendo solicitar cuantas variaciones y adaptaciones considere oportunos a los informes antes referidos. 8.-ORGANIZACIÓN DE ACTOS OFICIALES, RECEPCIONES Y SIMILARES Algunos Eventos conllevarán la organización de actos oficiales, recepciones o similares, planificados con anterioridad o que surjan durante su transcurso. A este fin la adjudicataria deberá asumir la organización de dichos actos, incluidos ágapes, atenciones complementarias, servicio de azafatas/os, interpretes, realización de exposiciones, materiales audiovisuales necesarios etc., todo ello a la mejor relación calidad/precio y previa presentación de un presupuesto de costes y contando con la aprobación de OSAKIDETZA.

9 9. PROGRAMA DE AUTORESERVA DE VIAJES Se deberá presentar y desarrollara en la oferta técnica un sistema de auto reservas de viajes on-line para OSAKIDETZA. Dicho sistema estará dotado con la capacidad de poder realizar todo tipo de consultas, así como de reservas (tarifas aéreas-hoteles-alquiler de coches..) por parte del personal de OSAKIDETZA SEGUROS Los viajes contratados para OSAKIDETZA, por la empresa adjudicataria, tendrán la siguiente cobertura mínima y gratuita para el viajero: -Seguro de accidentes: por fallecimiento o incapacidad permanente. - Repatriación del viajero desde cualquier lugar del mundo cuando esté enfermo, sufra un accidente o fallezca. - Seguro de equipajes: Seguro de asistencia en viaje. 11.-PLAZO DE EJECUCION La duración del presente contrato será de un año, a contar desde la formalización del mismo, pudiendo prorrogarse por un máximo de un año conforme a lo que dispone la normativa vigente. 12.-PRIVACIDAD SOBRE LOS SERVICIOS CONTRATADOS La información proporcionada por OSAKIDETZA a cerca de los usuarios finales de los servicios a contratar, será única y exclusivamente utilizada por la adjudicataria con el fin de proporcionar una mejor asistencia, debiendo garantizar una absoluta privacidad y confidencialidad de dichos datos SERVICE FEE MÁXIMOS -Service fee máximos por cada tipo de billete a emitir: Tipo de billete Service Fee Máximos

10 Tipo de Billete Service Fee Máximos Aéreo Nacional 11. Aéreo Europa-mediterráneo 20. Aéreo Transcontinental 40. Autobuses-Tren-Ferry 4. Low-cost 12 Aquellas propuestas económicas que contengan service fee mayores a los recogidos en el cuadro anterior no serán admitidas. 13. JUSTIFICACION DE LOS CRITERIOS DE ADJUDICACIÓN: JUICIOS DE VALOR Organización y medios: Redundará en un mejor servicio Equipo y garantía de interlocución: facilitará el trabajo de reserva de servicios Cobertura y respuesta: Mejorará la capacidad de atención a las demandas. Cobertura hotelera: Garantizarán precios más ajustados Seguros: Garantizará la cobertura en caso de accidente o servicios fallidos FORMULAS El precio es uno de los parámetros fundamentales en la valoración de este expediente, ya que todos los servicios que en él se contemplan tienen una alta incidencia del mismo. El service fee, es otro de los componentes de todas las facturas, ya que es un importe que se cobra por cada reserva y por tanto es un valor fijo. El rappel incidirá directamente en el precio total a pagar por los servicios solicitados. 14. SOLVENCIA ECONÓMICA, FINANCIERA Y TÉCNICA Se podrá acreditar la solvencia económica, financiera y técnica mediante el certificado de clasificación como empresa de servicios expedido por el Gobierno Vasco o la Junta Consultiva de Contratación Administrativa del Estado. La clasificación exigida para este concurso, es la siguiente: GRUPO U: Servicios Generales Subgrupo 04: Agencias de viajes Categoría: B 15. CRITERIOS DE ADJUDICACIÓN Los criterios generales que han de servir de base para la adjudicación son:

11 Sobre C. Criterios no cuantificables por fórmula (Juicios de valor) 40 puntos. Descripción Puntuación Criterio Descripción Sobre C. Criterios no cuantificables por fórmulas 40 Organización y medios: -Descripción general de la empresa y servicios prestados -Capacidad de interlocución a nivel nacional e internacional. -Horario de atención -Medios técnicos (teléfono y correo electrónico exclusivo, Web ) -Programa de auto reserva de viajes -Metodología de trabajo -Sistema de facturación -Informes. Cobertura hotelera Hoteles en los que el ofertante tiene acuerdos especiales o precios máximos garantizados ( deberá adjuntarse copia del acuerdo ) Cobertura y respuesta -Cobertura y asistencia de viaje 24 horas -Rapidez de respuesta a los requerimientos del OSAKIDETZA y/o ante situaciones de emergencia. Seguros -Coberturas -Importes Puntuación Sobre B. CRITERIOS CUANTIFICABLES POR FÓRMULA- 60 PUNTOS Oferta económica: -Service Fee o cargo de emisión ( ): 40 puntos. -Descuento por el total de servicios (rapell) % :20 puntos TOTAL 60 puntos. *Service Fee o cargo de emisión ( ) Máximo 40 puntos sobre 100. El service fee a aplicar en la emisión de los siguientes tipos de billete: Tipo de billete Ponderación sobre 40 puntos. Tipo de Billete Ponderación sobre 40 puntos (1)Aéreo Nacional 20 puntos (2)Aéreo Europa-Mediterráneo 4 puntos (3)Aéreo Transcontinental 2 puntos (4)Autobuses-Tren-Ferry 10 puntos (5)Low-cost 4 puntos

12 Los puntos se asignarán del siguiente modo: Teniendo en cuenta los precios máximos indicados en el apartado 12.1 estos serán considerados precio de licitación y la asignación de puntos se hará siguiendo la siguiente formula: [(D-B)/(D-C)]*A 4-Descuento en factura por TODOS los servicios(rapell) Máximo 20 puntos sobre 100. El descuento o bonificación (RAPELL) aplicar en cada una de las facturas emitida por el licitador, INCLUIDOS TODOS los servicios o productos proporcionados por la agencia. Este descuento porcentual se entenderá aplicado sobre los precios ofertados en cada momento y recogidos en la factura, excluyendo las tasas e impuestos que en cada caso proceda. Si el máximo descuento presentado en este concepto fuese 0, se valorará de igual manera con 0 puntos Se asignará proporcionalmente 4 puntos por por cada 1 % de descuento ( Rapell )

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