PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS PARA EL CONTRATO DE SERVICIO DE AGENCIA DE VIAJES PARA LA UNIVERSIDAD DE GRANADA. ORGANIZACIÓN DE DESPLAZAMIENTOS,

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1 PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS PARA EL CONTRATO DE SERVICIO DE AGENCIA DE VIAJES PARA LA UNIVERSIDAD DE GRANADA. ORGANIZACIÓN DE DESPLAZAMIENTOS, TRANSPORTE Y ALOJAMIENTO NECESARIOS DURANTE LAS PRUEBAS DE ACCESO A LA UNIVERSIDAD.

2 PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS PARA EL CONTRATO DE SERVICIO DE AGENCIA DE VIAJES PARA LA UNIVERSIDAD DE GRANADA. ORGANIZACIÓN DE DESPLAZAMIENTOS, TRANSPORTE Y ALOJAMIENTO NECESARIOS DURANTE LAS PRUEBAS DE ACCESO A LA UNIVERSIDAD. Índice 1. OBJETO DEL CONTRATO CARACTERÍSTICAS DEL SERVICIO CONDICIONES DE LICITACIÓN GASTOS INCLUIDOS COBERTURA DE RIESGOS CONFIDENCIALlDAD DE LA INFORMACIÓN FACTURACIÓN USO DEL SERVICIO A TÍTULO PRIVADO DURACIÓN DEL CONTRATO IMPORTE DEL SERVICIO

3 PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS PARA EL CONTRATO DE SERVICIO DE AGENCIA DE VIAJES PARA LA UNIVERSIDAD DE GRANADA. ORGANIZACIÓN DE DESPLAZAMIENTOS, TRANSPORTE Y ALOJAMIENTO NECESARIOS DURANTE LAS PRUEBAS DE ACCESO A LA UNIVERSIDAD. 1. OBJETO DEL CONTRATO Prestación del servicio de organización de los desplazamientos, transporte y alojamiento del profesorado, personal de administración y personal externo que participe como miembro de los tribunales para las pruebas de acceso a la Universidad, que cuente con la debida autorización. 2. CARACTERÍSTICAS DEL SERVICIO El servicio objeto de este Pliego comprenderá todas aquellas funciones propias de una agencia de viajes (información, programación de viajes, reservas, su confirmación, expedición de billetes de líneas regulares de transporte, reservas de alojamiento, envío de billetes al usuario, modificaciones, anulaciones, alquiler de vehículos, etc.) con aplicación, en cada momento, de las tarifas más ventajosas posibles. Prestación del servicio El adjudicatario facilitará a los usuarios de los servicios, en un plazo no superior a 24 horas desde su solicitud, cualquier tipo de información que soliciten relativa a la organización de los viajes, especialmente itinerarios, horarios, formalidades, precios, etc. El adjudicatario prestará el servicio demandado por el usuario una vez que se haya autorizado la comisión de servicio por el Coordinador de las Pruebas de Acceso que remitirá a la empresa adjudicataria una relación de las personas que participarán en las pruebas. Los servicios serán solicitados, una vez cumplido lo indicado anteriormente, por cada usuario de la Universidad de Granada mediante la presentación al adjudicatario de la orden de comisión de servicio, o documento sustitutivo, debidamente diligenciada. La documentación del servicio a prestar se deberá entregar al peticionario, por parte del adjudicatario, con al menos 52 horas de antelación del día previsto para la prestación del servicio. En la documentación a entregar, además de los billetes, bonos o reservas, deberán entregarse las direcciones y teléfonos de los lugares para resolver las incidencias que pudieran surgir en relación con el transporte y alojamiento, especificando que los interesados no deberán abonar importe alguno, así como si la llamada es gratuita o no. También deberán figurar los riesgos que cubren los seguros ofertados, los importes de cobertura y la forma de resarcimiento. -3-

4 Horarios El contratista prestará el servicio de forma regular y continuada y, como mínimo, de lunes a viernes, en el horario de 9:00 a 14:00 horas y de 16:00 a 19:00 horas, en la sucursal u oficina que se indique en la oferta. Se valorará como mejora un servicio de atención 24 horas / 365 días. Informes El adjudicatario facilitará a la Universidad de Granada, en los cinco primeros días del mes siguiente a la realización de las pruebas, un informe de gestión sobre los servicios prestados, que, al menos, ha de incluir los siguientes aspectos: - Tipos de servicios prestados. - Destinos y frecuencias. - Medios de transporte y compañías empleadas. - Hoteles y frecuencias. - Personas usuarias, desglosado por colectivos. Dicho informe se facilitará en soporte papel e informático, tipo hoja de cálculo Excel, para su tratamiento posterior. Obligaciones del adjudicatario El adjudicatario, sin que suponga un coste adicional para la Universidad de Granada, estará obligado a: - Poner a disposición de la Universidad de Granada un interlocutor técnico para el seguimiento y gestión del contrato, con facultades de comprobación, coordinación y vigilancia y aquellas otras que pueda asignarle el Órgano de Contratación dentro de sus competencias. - Asistir a todas y cuantas reuniones sea convocado por parte de la Universidad de Granada, en el ámbito de la realización del objeto del contrato. - Someterse, en todo momento, a las decisiones que le afecten y que sean adoptadas por la autoridad universitaria, dentro del área de su respectiva competencia. - Garantizar a la Universidad de Granada toda reclamación de terceras personas, fundadas en la actividad objeto del contrato. También estará obligado a que su personal: - Esté debidamente cualificado profesionalmente. - Disponga de la formación necesaria para la correcta ejecución del contrato y el desempeño de sus funciones. - Disponga de los medios técnicos necesarios para la correcta ejecución del contrato. -4-

5 3. CONDICIONES DE LICITACIÓN Billetes de transporte Los licitadores ofertarán bonificaciones en billetes de avión, barco, tren y autobús; en hoteles; en alquiler de vehículos. Así mismo, también se ofertarán otro tipo de bonificaciones, a criterio de los licitadores, siempre y cuando sean valorables y de utilidad dentro del objeto del contrato. Las bonificaciones consistirán en un descuento sobre las tarifas oficiales de los distintos medios de transporte. A este efecto los licitadores adjuntarán documento en el que consten dichas tarifas. Los licitadores harán constar en sus ofertas la cobertura geográfica de sus servicios. Hoteles Los licitadores deberán ofertar al menos tres hoteles en Granada, Ceuta y Melilla y el mayor número posible de hoteles en las siguientes localidades de la provincia de Granada: Baza, Guadix, Huescar, Loja, Motril y Ugíjar. El precio de los hoteles estará dentro de los límites fijados por la normativa vigente de la Universidad de Granada para indemnizaciones por razón de servicio. Además deben ser céntricos, estar bien comunicados y reunir las condiciones adecuadas en la prestación de los servicios que le son propios y en la atención al cliente. En las ciudades de Rabat, Casablanca, Tánger, Tetuán, Alhucemas y Nador los hoteles ofertados deberán contar como mínimo con una categoría de cuatro estrellas, estar bien comunicados y reunir las condiciones adecuadas en la prestación de los servicios que le son propios y en la atención al cliente. El precio de los hoteles podrá excederse de los límites fijados por la normativa vigente de la Universidad de Granada para indemnizaciones por razón de servicio, previa autorización del Coordinador de las pruebas de acceso. La estancia de todos los hoteles ofertados se realizará en régimen de alojamiento + desayuno. Otros conceptos El contrato es a riesgo y ventura del contratista, por lo que los precios ofertados incluirán todos los gastos que se relacionan en este Pliego. Así mismo, los precios ofertados se mantendrán durante toda la vigencia del contrato, no pudiendo ser modificados en ningún caso. Tarifas, descuentos y bonificaciones Los licitadores documentarán e incluirán en su oferta su relación de tarifas, así como todo tipo de descuentos y bonificaciones, lo más detalladamente posible, -5-

6 por factura y servicios, que aplicarán a la Universidad de Granada en caso de ser adjudicatarios. Entre otros, se deberá incluir los siguientes apartados: - Bonificación en billetes de avión. - Bonificación en billetes de tren. - Bonificación en billetes de barco. - Bonificación en billetes de autobús. - Bonificación en hoteles. - Bonificación en alquiler de vehículos. - Otros descuentos. El adjudicatario deberá comprometerse, expresamente y de la forma más pormenorizada posible, en relación con las distintas prestaciones que constituyen el objeto contractual, a la obtención, para cada caso, de tarifas especiales, entendiéndose por tales aquellas que impliquen abaratamiento sobre las que obtendría un ciudadano ordinario en su gestión individual. Se entenderán tarifas finales, debiendo incluir el IVA y aquellos impuestos, tasas y gastos que puedan originarse como consecuencia del contrato, su adjudicación y cumplimiento. Una vez formalizado el contrato, el adjudicatario facilitará a la Universidad de Granada una lista de las tarifas oficiales, de las tarifas especiales y de las reducciones ofrecidas, clasificadas según los distintos tipos de transporte y los destinos ofertados. 4. GASTOS INCLUIDOS En el coste final del contrato estarán incluidos los siguientes conceptos: - Realización de todos los trámites y de la documentación necesaria para la prestación del servicio. - Obtención de licencias, autorizaciones, documentos o cualquier información, tanto oficial como particular, que se requiera para la prestación del servicio. - Realización de los informes necesarios que deba realizar para verificar la correcta ejecución del servicio contratado. - Gastos generales. - Gastos financieros. - Beneficios. - Gastos de transporte. - Gastos de desplazamientos. - Honorarios del personal a su cargo. - Tasas. - Impuestos. 5. COBERTURA DE RIESGOS Responsabilidad civil -6-

7 Los licitadores dispondrán de una póliza de responsabilidad civil para cubrir cualquier responsabilidad derivada del cumplimiento del servicio, debiendo garantizar, como mínimo, la cantidad de por siniestro y anualidad. Esta póliza deberá estar en vigor durante todo el plazo de ejecución del contrato y, en su caso, durante la prórroga del mismo. Dicha póliza deberá cubrir a la Universidad de Granada por todos los riesgos que pudieran derivarse de la ejecución del servicio. No obstante, el adjudicatario, al contratar esta póliza eximirá, expresamente, a la Universidad de Granada por cualquier acción u omisión realizada por aquella y relacionada con la prestación del servicio objeto de este contrato. Se incluirá la asistencia letrada y representación en juicio en caso de que la Universidad de Granada sea demandada, principal o subsidiariamente, por un perjudicado, como consecuencia de dicha ejecución. Accidentes y equipajes Los licitadores deberán disponer de un seguro colectivo de accidentes que cubra el fallecimiento derivado de accidente, invalidez permanente parcial y la invalidez permanente total y absoluta. Además, se dispondrá de un seguro de equipajes y de accidente en hoteles para todos los viajes que se realicen y cuyos títulos sean facturados por el adjudicatario. Las características del seguro (cobertura, indemnizaciones, exclusiones, etc.) se incluirán en la documentación técnica para su valoración. No obstante y como mínimo, las coberturas serán las siguientes: - Gastos médicos por enfermedad o accidente: (incluye gastos y honorarios médicos, quirúrgicos y de hospitalización) - Fallecimiento, invalidez permanente y absoluta: Transporte por repatriación de enfermos, heridos y fallecidos. - Desplazamiento de un familiar en caso de fallecimiento u hospitalización del asegurado. - Seguro de pérdida y robo de equipajes: General El ámbito de cobertura de las pólizas de seguros será mundial. Se valorará como mejora la aportación de otro tipo de seguros que cubran riesgos no mencionados en apartados anteriores y que cubran riesgos relacionados con el desarrollo de los servicios objeto del contrato (seguro de asistencia en viaje, cualquier otro seguro o garantía adicional y en especial la cobertura médica y prestaciones complementarias en países en los que los interesados no dispongan de las mismas). -7-

8 6. CONFIDENCIALlDAD DE LA INFORMACIÓN. El adjudicatario se comprometerá por escrito a respetar el secreto relacionado con la información que conozca por razón de los servicios prestados a la Universidad de Granada. 7. FACTURACIÓN El adjudicatario girará los costes por persona de cada viaje (hotel, transporte, etc.) totalizados en una sola factura a la unidad de gestión o persona responsable que se designe por la Universidad de Granada. Así mismo, las facturas deberán especificar de forma clara y detallada, para cada uno de los servicios, el medio de transporte utilizado, el servicio que se factura, el número de billete, las fechas de desplazamiento, días de estancia en cada hotel, así como el nombre del usuario/s de cada uno de los servicios solicitados, descuentos e impuestos. En ningún caso se admitirán facturas, ni se abonarán por parte de la Universidad de Granada, gastos distintos del alojamiento y desayuno y, especialmente, los denominados suplidos, que deberán ser abonados directamente por el usuario del servicio antes de abandonar el hotel. Una vez que el Coordinador de las pruebas de acceso dé el visto bueno a la factura, se remitirá al Servicio de Contratación y Gestión Patrimonial para su tramitación. Corresponde al adjudicatario la obtención de todas las autorizaciones y licencias, tanto oficiales como particulares, que se requieran para la realización del servicio. En todo caso, el alojamiento, transporte, manutención, etc., encargado, deberá efectuarse no sólo en condiciones dignas sino optimizando niveles de calidad en relación con las cantidades disponibles, respetando las cuantías económicas máximas obligatorias establecidas en la tarifa normativa vigente de la Normas reguladoras de las indemnizaciones por razón de servicio de la Universidad de Granada. 8. USO DEL SERVICIO A TÍTULO PRIVADO El adjudicatario ofertará, sin compromiso ni obligación alguna para la Universidad de Granada, la prestación de servicios a los usuarios del mismo a título privado para su uso y de sus familiares, siempre que esto no impida o afecte negativamente al adecuado funcionamiento de las operaciones relacionadas con los viajes oficiales de la Universidad de Granada. Por la prestación de estos servicios el adjudicatario no podrá, en ningún caso, facturar a la Universidad de Granada. Estas ofertas se enviarán, vía correo electrónico y con carácter general, a las direcciones que le proporcione al adjudicatario la Universidad de Granada. -8-

9 Cualquier información adicional que un usuario demande sobre la genérica enviada, deberá tratarse a título particular con el mismo. 9. DURACIÓN DEL CONTRATO La duración del contrato se establece por el plazo de 1 año, a contar desde la fecha de la firma del contrato. 10. IMPORTE DEL SERVICIO El presupuesto estimado del servicio asciende a CUARENTA MIL (40.000) EUROS, impuestos incluidos. -9-