LOTE 1: Prescripciones técnicas para la licitación del contrato de servicios de agencia de la FGUM

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1 LOTE 1: Prescripciones técnicas para la licitación del contrato de servicios de agencia de la FGUM 1. Objeto del contrato 2. Plazo de ejecución. 3. Usuarios de las prestaciones. 4. Condiciones en la prestación del servicio de agencia de viajes. 5. Solicitud del servicio. 6. Entrega de títulos. 7. Gestión de los servicios. 8. Aplicación de ofertas o descuentos. 9. Seguro colectivo de accidentes. Equipajes y responsabilidad civil. 10. Modificación de itinerarios o condiciones de viaje. 11. Modificación de las condiciones de los alojamientos. 12. Servicio de alquiler de vehículos 13. Paquete de actividades culturales extraacadémicas para los alumnos la Escuela Complutense de Verano. Tarifas. 14. Sistema de facturación. 15. Información estadística. 16. Política de cancelación. 17. Acción social 18. Confidencialidad de la información. 1. Objeto del contrato Este contrato tiene por objeto la ejecución del servicio de agencia de viajes para la gestión de la reserva, emisión, modificación, anulación en su caso y entrega de billetes, alojamiento y alquiler de vehículos, oferta de actividades culturales, que resulten necesarios con motivo de los desplazamientos y estancias que requieran las distintas actividades y cursos que realice la Fundación General de la Universidad Complutense de Madrid. En concreto, el objeto del presente contrato incluye: Facilitar información horaria y tarifas relacionadas con la preparación de títulos de transporte, ya sea de avión, ferrocarril, autobús o barco, y la gestión de la reserva, emisión, modificación, anulación y entrega de los correspondientes títulos de viaje que serán siempre en clase turista. Reservar dichos títulos de transporte a los mejores precios de mercado. La agencia de viajes adjudicataria negociará con las compañías de transportes las condiciones que sean mas ventajosas para la FGUCM, utilizando a tal efecto y siempre que sea posible la reserva vía Internet (Low cost). La agencia de viajes informará, siempre que sea factible, de la posibilidad de acogerse a tarifas más económicas y de las condiciones necesarias para tener derecho a las mismas aunque para ello haya que modificar las fechas de los mismos, siempre y cuando sean adecuadas para el titular. Alquiler de coches con o sin conductor. Alojamiento en establecimientos hoteleros de ponentes, alumnos y personal de la Fundación General de la UCM, tanto en el territorio nacional como en el extranjero, en caso necesario. Ofertar, a los alumnos de la Escuela Complutense de Verano, un paquete de actividades culturales a realizar entre el 1 y el 30 de julio de

2 La FGUCM no asume la obligación de contratar todos los servicios descritos a través de la empresa que resulte adjudicataria, siempre y cuando las condiciones ofertadas por otras empresas sean económicamente más ventajosas. 2. Plazo de ejecución. La ejecución del presente contrato se realizará hasta el 31 de diciembre de Usuarios de las prestaciones. Los usuarios de las prestaciones objeto del presente contrato serán los siguientes: Los ponentes, profesores y alumnos de los diversos cursos y actividades que realice la FGUCM. Cualquier otra persona que viaje en el territorio nacional y fuera del mismo por cuenta de la FGUCM. 4. Condiciones en la prestación del servicio de agencia de viajes La empresa adjudicataria se compromete a prestar el servicio con la máxima rapidez y eficacia, utilizando a tal efecto los medios mecánicos, informáticos o de cualquier otra clase que considere que mejor garantizan la finalidad perseguida. Los medios utilizados para la prestación del servicio serán por cuenta del adjudicatario Condiciones especificas para la prestación del servicio de agencia de viajes para los Cursos de Verano de El Escorial: La empresa adjudicataria se compromete a prestar el servicio con la máxima rapidez y eficacia, utilizando a tal efecto los medios mecánicos, informáticos o de cualquier otra clase que considere que mejor garantizan la finalidad perseguida. Los medios utilizados para la prestación del servicio serán por cuenta del adjudicatario Tras la formalización del contrato y durante el desarrollo de los Cursos de Verano de El Escorial organizados por la FGUCM, un agente de la agencia de viajes prestará sus servicios en las instalaciones donde se celebran los Cursos de Verano: hasta el día 29 de Junio en las oficinas ubicadas en Donoso Cortés, 63 Madrid y a partir del día 3 de julio en la sede de los mismos que durante el presente ejercicio será San Lorenzo de El Escorial hasta el 28 de julio de Siempre en el mismo horario del personal de la FGUCM, siendo esta una condición imprescindible. En las semanas de celebración de los Cursos de Verano y dependiendo de la sede donde se realicen, la FGUCM se hará cargo de los costes de alojamiento y manutención de la persona que la agencia de viajes destine allí. Si esta persona no pudiese desplazarse a la sede o, por cualquier motivo se ausentase de la misma la agencia de viajes tendría que reemplazarlo por un sustituto con los conocimientos y preparación adecuada. Esta persona actuara de interlocutor entre los Cursos de verano y la agencia de viajes y será la responsable máxima de todo el servicio objeto de la licitación y deberá resolver las incidencias que puedan surgir en el funcionamiento puntual e inmediato del servicio. Por ello deberá acompañar en su propuesta técnica el compromiso de nombramiento de un responsable con las atribuciones indicadas en el caso de resultar adjudicatario. 2

3 5. Solicitud del servicio. 1. Los servicios podrán ser solicitados a la agencia de viajes por parte de la persona o personas autorizadas para ello por los distintos departamentos de la FGUCM. 2. La agencia de viajes facilitará, con la mayor brevedad posible, a la FGUCM y a los usuarios de los servicios, cualquier información que soliciten, tanto verbal como escrita, relativa a la organización de los viajes, especialmente itinerarios, horarios, formalidades, precios, etc. 3. En el caso de que la información se solicite por escrito, la agencia de viajes facilitará los itinerarios posibles, en su caso, señalando el que reúne las condiciones más interesantes especialmente de carácter económico. 4. Una vez solicitado el servicio por el personal de los distintos departamento de la FGUCM a la agencia de viajes, y emitido el billete o realizada la correspondiente reserva, la empresa remitirá por fax o correo electrónico al mismo departamento documento justificativo del servicio solicitado especificando: Nombre completo del titular. Servicio que se va a facturar. Importe. Número de billete o reserva. Fecha del servicio. Todos estos datos se incluirán en la facturación mensual para proceder a su abono. 6. Entrega de títulos. La entrega de títulos de transporte y de hotel serán entregados bien en la sede de la FGUCM (calle Donoso Cortes nº 63, 65 Madrid), bien en los lugares acordados entre los usuarios y la agencia de viajes, de entre los usuales en este tipo de servicios, bien por correo electrónico en la dirección que se indique, con al menos dos días de antelación a la realización del viaje, siempre que el mismo se haya solicitado con cuatro días de antelación. La entrega de títulos se realizará sin coste económico alguno para la FGUCM. 7. Gestión del servicio. Sólo se cargará gastos de emisión por billetes de avión y tren. La gestión de hoteles u otros servicios irán sin cargo. La agencia deberá tratar directamente con los hoteles sin intervención de mediador o corresponsal alguno. En ningún caso podrán repercutirse a la Fundación gastos derivados de la intermediación en la reserva o pago de hoteles. La FGUCM, en ningún caso realizará anticipos, depósitos, pagos directos, facilitará tarjetas de crédito o utilizará otros medios de pago para garantizar reservas o servicios, siendo responsabilidad del adjudicatario disponer de los recursos técnicos y financieros necesarios para gestionar las reservas y prestar los servicios. 3

4 8. Aplicación de ofertas o descuentos. La agencia de viajes adjudicataria queda obligada a posponer, en todo los casos las opciones y alternativas que resulten más ventajosas para la FGUCM y en particular, en lo económico. La agencia de viajes deberá prestar siempre el servicio de acuerdo con la opción más económica entre las posibles para la FGUCM, salvo autorización expresa por el responsable del contrato en la FGUCM. La agencia de viajes informará a la FGUCM de la posibilidad de acogerse a tarifas más económicas y de las condiciones necesarias para tener derecho a las mismas. La agencia de viajes respetará los convenios que haya suscrito o suscriba la FGUCM con las diferentes compañías de transporte aéreo, terrestre y marítimo, compañías de alquiler de vehículos y otras empresas, siempre y cuando sean mejores que los que disponga la agencia de viajes con las referidas compañías y empresas. 9. Seguros La agencia de viajes debe gestionar y facilitar un seguro colectivo de accidentes, así como un seguro de equipajes para todos los viajes que se realicen y cuyos títulos sean facturados por la agencia de viajes. En todo caso, deberán asegurar una cobertura mínima de: Seguro de accidentes, cobertura mínima de euros por muerte o incapacidad permanente. Seguro equipajes, asistencia en viaje: cobertura mínima de euros. Traslado sanitario de enfermos o heridos. Transporte de restos mortales, excluido el pago de gastos de inhumación, cremación o ceremonia funeraria. Desplazamiento urgente del asegurado por fallecimiento de un familiar. Cobertura por demoras. Las característica de este seguro (cobertura, indemnizaciones, exclusiones) se incluirán entre la documentación para su valoración por la FGUCM, por tratarse de uno de los criterios de adjudicación del contrato. Igualmente, la agencia de viajes se compromete a suscribir una póliza de responsabilidad civil de al menos ,00 euros mínimo. Este seguro deberá ser presentado a la firma del contrato. 10. Modificación de itinerarios o de condiciones del viaje. La agencia de viajes tomará las medidas necesarias para que cualquier modificación o anulación de sus prestaciones se resuelva sin cargo alguno para la FGUCM. Los gastos suplementarios debidos a las anulaciones de referencia que sean debidos a una negligencia imputable a la agencia de viajes correrán a su cargo. En el caso de que el usuario de los viajes desee modificar el billete, siempre será este último quién asuma la responsabilidad y los gastos derivados de la modificación. 4

5 11. Modificación de condiciones del alojamiento. La empresa adjudicataria tomará las medidas necesarias para que cualquier modificación o anulación de sus prestaciones se resuelva con el menor cargo posible para la FGUCM. Los gastos suplementarios debidos a las anulaciones de referencia que sean debidos a una negligencia imputable a la empresa adjudicataria serán a su cargo. En el caso de que el titular del alojamiento desee modificar la reserva, siempre será este último quién asuma la responsabilidad y los gastos derivados de la modificación. 12. Servicio de alquiler de vehículos. El licitador deberá ofertar los servicios de alquiler de vehículos, con y sin conductor, para lo que detallará en su oferta, además de las bonificaciones ofrecidas (oferta económica), las entidades con las que posee convenios, así como los tipos y categorías de vehículos ofrecidos, y las facilidades en la prestación del servicio para la FGUCM. 13. Paquete de actividades culturales extraacadémicas para la Escuela Complutense de Verano. El licitador deberá ofertar un paquete de actividades culturales extraacadémicas a realizar del 9 al 27 de julio de 2012 para los alumnos y ponentes de la Escuela Complutense de Verano. Estas actividades se publicitarán en la página web de la Fundación, concertándose y abonándose directamente por los interesados a la empresa adjudicataria. Habrá de ofertarse: 1. Al menos dos actividades entre semana consistentes en visitas a museos o rutas por Madrid capital, y 2. Al menos dos los fines de semana, una de ellas consistente en alguna excursión a algún lugar de interés cultural y turístico dentro de la península. A modo ilustrativo, se indica que el año pasado (2011) el número total de alumnos de la Escuela Complutense fue de 1.390, de los cuales 570 participaron en las actividades extraacadémicas. Igualmente, a efectos orientativos se indican en el Anexo I de este pliego, el tipo de actividades y precios que se ofertaron en la última edición de los cursos: Podrá establecerse por la empresa licitadora un número mínimo de alumnos para que puedan realizarse las actividades, que deberá indicar en la oferta la empresa licitante y, deberá poner a disposición del grup, o un guía o persona encargada del mismo que coordine dicha actividad. 14. Tarifas. Una vez formalizado el contrato, la agencia de viajes adjudicataria facilitará trimestralmente a la FGUCM una lista de las tarifas especiales y de las reducciones ofrecidas (conseguidas para los usuarios del presente contrato), clasificados según los distintos tipos de transporte y los principales destinos. 15. Sistema de facturación. Todos los servicios prestados por la agencia de viaje serán facturados mensualmente a nombre de la FGUCM, adjuntando la documentación justificativa a la que se refiere el apartado 6 de este pliego de prescripciones técnicas (Orden de viaje). En la factura se especificarán para cada uno de los servicios, de forma clara y detallada: 5

6 Nombre completo. Servicio que se factura. Fecha de los servicios. Medios de transporte utilizados si procede, con referencia a : Tipo de transporte. Clase/Categoría. Número de billete, en caso de avión o tren. En caso de alquiler de vehículos: hora y lugar de entrega y recogida, categoría del vehículo facturado y kilometraje realizado. Alojamiento facturado si procede, en concreto: Nombre del alojamiento y categoría. Número de noches. Servicios facturados e importe desglosado (lavandería, teléfono, aparcamiento ) Tipo de habitación facturada, en caso de uso individual de habitaciones dobles, se deberá precisar esta circunstancia. Importe integro del servicio. Descuentos aplicados (porcentaje e importe). Importe líquido del servicio. Impuestos y demás conceptos de trascendencia económica. En caso de actividades especiales, las facturaciones se realizarán siguiendo las indicaciones que, para cada caso, facilite la FGUCM. Se valorará expresamente las mejoras que se propongan al sistema de facturación de acuerdo con lo establecido en el Pliego de prescripciones técnicas. 16. Información estadística. La empresa adjudicataria remitirá trimestralmente información de los servicios prestados. En esta información se deberán consignar los datos especificados en los apartados anteriores. 17. Acción social. La empresa adjudicataria podrá prestar cualquier tipo de servicio, propio del ámbito de actuación de las agencias de viaje, que los alumnos, profesores, ponentes o personal de la Fundación desee contratar a nivel particular, por el que no se cobrará ningún gasto de gestión. En este caso, en los servicios requeridos, se aplicarán, como mínimo, las mismas condiciones ofertadas oficialmente a la Fundación General. Los servicios a particulares que no se produzcan con motivo de las actividades propias de la Fundación, se concertarán y se abonarán directamente por los interesados a la empresa adjudicataria. 18. Política de cancelación. La empresa adjudicataria atenderá la siguiente política de cancelación: Cancelación sin gastos hasta las h anteriores del día de llegada (excepto eventos especiales). 6

7 19. Confidencialidad de la información. La agencia de viajes se comprometerá por escrito a respetar el secreto relacionado con al información que conozca por razón de los servicios prestados a ala FGUCM. 7

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