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1 NORMAS GENERALES PARA LA GESTIÓN DE DESPLAZAMIENTOS Y ALOJAMIENTOS DEL PERSONAL DEL INIA EN COMISIONES DE SERVICIO NACIONALES E INTERNACIONALES DENTRO DEL CONTRATO CENTRALIZADO DE AGENCIAS DE VIAJE El contrato de gestión de viajes es ÚNICO y CENTRALIZADO para la gestión de TODOS los desplazamientos y estancias que vayan a financiarse con cargo al presupuesto de la Administración General del Estado (AGE) y la agencia adjudicataria del contrato es HALCÓN VIAJES. La fecha de entrada en vigor del presente contrato es el 6 de abril de Se aplicará a todas las comisiones de servicio o autorizaciones de gasto de personal ajeno que se autoricen a partir de ese momento. Por tanto, no afectará a las comisiones de servicio o autorizaciones de gasto de personal ajeno aprobadas con anterioridad, sea cual sea la fecha en que vaya a tener lugar el viaje objeto de las mismas. OBJETO Los servicios de agencia de viajes que se demandan a la empresa adjudicataria son los referidos a: Transporte Alojamiento Alquiler de vehículos El INIA deberá contratar los servicios de billetes de transporte y alojamiento a través de HALCÓN VIAJES, en TODOS los casos, ya se trate de una comisión de servicio nacional como internacional. Tanto en el caso de que los gastos se financien con cargo a actividades de investigación como en el caso de que se financien con cargo al Capítulo 2. La obligación de tramitar los servicios a través de HALCÓN VIAJES únicamente quedará sin efecto, en las siguientes excepciones: 1. En los casos en que el INIA o el viajero (comisionado) obtengan por otros medios un precio mejor que no pueda ser igualado o mejorado por HALCÓN VIAJES (sin considerar sus comisiones) 2. En los que el viaje a realizar tenga su origen en el extranjero, caso en el que el INIA podrá optar por contratar el servicio a través de HALCÓN VIAJES o no. 3. Cuando el comisionado opte por un hotel de precio superior al que le corresponda, deberá asumir la diferencia y no está obligado a contratarlo a través de la agencia HALCÓN VIAJES. 4. Por razones extraordinarias (derivadas del tipo de viaje, del tipo de viajero o de las circunstancias especiales que concurran). En el ámbito del INIA, se 1

2 consideran incluidas en este apartado de circunstancias excepcionales, que permiten establecer una excepción a la obligación de reservar los billetes de transporte y los hoteles a través de HALCÓN VIAJES, las siguientes: a) Aquellas comisiones de servicio que tengan por objeto la realización de un trabajo de campo. b) Aquellos supuestos en los que la persona que viaje sea personal ajeno al INIA. Por razones de seguridad, cuando así lo considere el personal autorizado de cada centro gestor. Con carácter general, la antelación mínima para solicitar emisión de billetes y bonos de alojamiento será: 7 días naturales para destinos internacionales. 5 días naturales para destinos nacionales. El cumplimiento de estos plazos es fundamental porque, de lo contrario, la agencia de viajes NO aplicará los precios reducidos contenidos en su oferta económica, debiendo aplicar, simplemente, la mejor tarifa del mercado (que siempre será superior). Por ello, es extraordinariamente importante planificar, en la medida de lo posible, los viajes con suficiente margen para poder solicitar los billetes y los bonos de alojamiento dentro de los márgenes acordados. La fecha que se tomará como referencia para acreditar el cumplimiento de estos plazos será aquella en que la CAJA PAGADORA remita la comisión de servicio a HALCÓN VIAJES. Por este motivo, es imprescindible que las mismas sean enviadas desde los departamentos correspondientes con una antelación suficiente para cumplir dichos plazos. Es decir, deben ser remitidas con la siguiente antelación: 15 días naturales para destinos internacionales 10 días naturales para destinos nacionales Transporte La empresa HALCÓN VIAJES realizará las siguientes gestiones: 1. Informará sobre las reservas de transporte, horarios, rutas idóneas y disponibilidad de plazas de los medios de transporte solicitados. 2. Reservará, emitirá y entregará los billetes que se soliciten para los viajes nacionales o internacionales a cargo del INIA, ya sea en avión, tren, barco o autobús (por tanto, únicamente se excluyen del contrato los viajes en taxi o los billetes de transporte urbano -metro, bus urbano, etc-). 3. Gestionará los cambios y anulaciones que sean precisos en los billetes reservados o emitidos. Es muy importante señalar que todos los cambios deben tramitarse a través de los teléfonos y direcciones de correo de contacto de 2

3 HALCÓN VIAJES, aún fuera del horario de oficina (ya que la agencia establecerá un sistema 24 horas para atender las urgencias). En ningún caso, pueden realizarse cambios o anulaciones directamente en ventanilla. 4. Informará sobre los requisitos sanitarios y visados. Los desplazamientos en avión y en tren serán en líneas que tengan la condición de regular, en clase turista o similar y tarifa restringida -sin incluir cambios ni anulaciones, por lo que, cuando éstos sean necesarios, deberán ser abonados aparte- y permitirán la facturación de una maleta y la elección de asiento. Se incluye la posibilidad de billetes cruzados, siempre que sea la mejor oferta. Alojamiento: La empresa HALCÓN VIAJES reservará, tramitará y confirmará las plazas hoteleras y entregará los correspondientes bonos de alojamiento o equivalentes que precise el INIA, tanto de ámbito nacional como internacional. Las reservas de alojamiento serán habitaciones de tipo estándar de uso individual o doble. HALCÓN VIAJES aportará un listado de hoteles de referencia en las localidades nacionales o internacionales con hoteles propuestos para cada uno de los tres grupos de dietas (R.D. 462/2002, de 24 de mayo, de indemnizaciones por razón de servicio). El listado indicará para cada hotel su categoría en estrellas (mínimo tres) y grupos de dietas que admite. HALCÓN VIAJES debe tener actualizado el listado a lo largo de ejecución del contrato. Si no hubiera disponibilidad de plazas en ningún hotel del listado en la localidad de destino para el precio máximo solicitado, HALCÓN VIAJES ofrecerá al viajero por este orden un hotel: Dentro de la localidad de destino pero fuera del listado. Dentro de su listado pero en una localidad cercana. Fuera del listado y fuera de la localidad de destino. Hostal si así lo deseará el viajero. Alquiler de vehículos: La empresa HALCÓN VIAJES gestionará el alquiler de vehículos en las condiciones económicas más ventajosas, cumpliéndose los requisitos especificados en la comisión de servicio. 3

4 OPERATIVA PARA LA RESERVA DE BILLETES Y HOTELES El procedimiento de actuación para las reservas será, básicamente, el mismo que hasta ahora, con unas pequeñas modificaciones para cumplir con las exigencias del nuevo contrato. Lo que sí constituye una novedad es que, a partir de ahora, por un lado, con carácter general, es obligatorio recurrir a la agencia de viajes y, por otro, que, a través de ella, no solo se adquirirán los billetes de medios de transporte sino que también tendrán que reservarse los hoteles. 1.- Comisión de servicio: Una vez autorizada una comisión de servicio, la subdirección de procedencia del comisionado deberá remitirla escaneada por correo electrónico a la Caja Pagadora, a la dirección de con copia al comisionado. La comisión de servicio contendrá explícitamente: Nombre y apellidos del comisionado. Unidad que autoriza la orden. Fecha y hora de inicio y fin de la misma. Autorización de exceso de gastos respecto el R.D. 462/02, de indemnizaciones por razón de servicio, si aplica, para que HALCÓN VIAJES pueda tramitarla con dicha posibilidad. 2.- Solicitud del viaje (Reserva): Será realizada por el comisionado a la agencia de viajes. La forma de comunicación será a través del o del teléfono (de lunes a viernes de 8:00 a 19:00). Existe un servicio de urgencias, con horario de 19:00 a 08:00 de lunes a viernes y durante las 24 horas del día los sábados, domingos y festivos, en los siguientes teléfonos ( (desde España), (Desde el extranjero) y (para móviles españoles desde el extranjero). En el caso de autorizaciones de gasto para personal ajeno que se contraten a través de HALCÓN VIAJES, será el personal del centro o departamento del INIA, a cuya iniciativa se haya autorizado el gasto, quien se ponga en contacto con la agencia de viajes, previa recepción de la comisión de servicio sin gastos del centro de trabajo del comisionado. 3.- Respuesta a la solicitud de viaje por parte de la empresa adjudicataria: informará sobre las mejores opciones disponibles, en un plazo de dos horas en horario laboral desde la solicitud del viaje realizada por el comisionado. En aquellos supuestos concretos en los que sea conveniente el alojamiento en un hotel distinto de los que oferte HALCÓN VIAJES, bien porque la localización distante de los 4

5 ofertados respecto al lugar donde vaya a desarrollarse la actividad objeto de la comisión de servicio, haga desaconsejable su utilización por el comisionado o bien porque la organización de la actividad objeto de la comisión haya concertado un hotel determinado para los participantes, el comisionado podrá solicitar a HALCÓN VIAJES que le haga reserva en el hotel de su conveniencia. En este supuesto, no serán de aplicación los descuentos incluidos en la oferta. En el caso de que el precio excediese las cuantías previstas en el R.D. 462/02, de indemnizaciones por razón de servicio, dicho exceso correrá a cargo del comisionado. 4.- Orden de servicio: es la confirmación de la opción seleccionada por el comisionado. Esta confirmación solo podrá realizarla la CAJA PAGADORA y constituirá la autorización a HALCÓN VIAJES para tramitar el servicio solicitado. Por este motivo, el comisionado deberá comunicar a la Caja Pagadora la opción elegida para el transporte y el alojamiento. 5.- Reserva o emisión de billetes de transporte y bonos de alojamiento: Halcón viajes deberá realizar las reservas, en el plazo de una hora desde que reciba la confirmación de la Caja Pagadora. 6.- Documentación a entregar: realizada la reserva y AUTORIZADA la Orden del servicio contratado, los billetes, bonos de hotel y otros justificantes solicitados, se remitirán en la misma jornada laboral al comisionado (viajero) por medios electrónicos: Bonos de alojamiento o billetes de transporte. Itinerario del viaje. Precio de los bonos del hotel y billetes emitidos. Información sobre requisitos sanitarios o visados necesarios. Teléfono, FAX y direcciones físicas o correo electrónico del Servicio de Urgencias de HALCÓN VIAJES. Información de los riesgos que cubre el seguro de viaje. Certificado de la prestación del servicio de alojamiento para que el viajero lo entregue en el hotel para su fechado y firmado y que deberá ser aportado junto con la liquidación de la comisión de servicio, una vez se regrese del viaje. Las facturas del transporte y el alojamiento serán entregadas por HALCÓN VIAJES directamente a la Caja Pagadora. Por ello, el personal que elabore la liquidación deberá consultar a la misma el importe exacto de ambos conceptos, ya que deben constar en la liquidación. 7.-Gestión de incidencias: Las incidencias surgidas en el transcurso del viaje serán, transmitidas por el viajero o la CAJA PAGADORA al Servicio de Urgencias de HALCÓN 5

6 VIAJES, que deberá resolver en un plazo no superior a 8 horas desde la comunicación de la misma para viajes internacionales o de 4 horas en caso de viajes nacionales. La forma de comunicación con este servicio será a través los siguientes teléfonos ( (desde España), (Desde el extranjero) y (para móviles españoles desde el extranjero). 8.-Liquidación: Deberá presentarse, una vez regresado el comisionado del viaje, en el plazo máximo de diez días naturales desde dicho regreso. HORARIO El horario del centro de gestión centralizada de HALCÓN VIAJES será de lunes a viernes de 8:00 a horas, ininterrumpido. Teléfono (de lunes a viernes de 8:00 a 19:00). Servicio de urgencias: HALCÓN VIAJES prestará un servicio de urgencias para los viajeros y LA CAJA PAGADORA 24 horas al día, 365 días al año, acceso telefónico gratuito desde España y el extranjero y con capacidad para: Emitir bonos de alojamiento y billetes de transporte sin reserva previa y autorizados por LA CAJA PAGADORA. Realizar cambios y cancelaciones de los servicios encargados con autorización de LA CAJA PAGADORA. Resolver incidencias en el viaje. Prestar asistencia al viajero en caso de urgencia y proporcionarle información y asesoramiento. Información sobre riesgos cubiertos por el seguro de viaje. Información sobre gestión de urgencias médicas o de seguridad. Teléfonos ( (desde España), (Desde el extranjero) y (para móviles españoles desde el extranjero). COBERTURA DEL RIESGOS Y SEGUROS Fallecimiento o incapacidad permanente euros. Repatriación desde cualquier lugar en caso de fallecimiento. Repatriación desde cualquier lugar en caso de accidente o enfermedad. Enfermedad o accidente: cobertura sanitaria con un límite de gasto de euros. Cobertura odontológica: tratamiento de urgencia en el extranjero hasta 750 euros. Desplazamiento de un acompañante en caso de hospitalización del viajero más de 5 días. 6

7 Estancia de un familiar en caso de hospitalización del viajero más de 5 días, hasta 120 euros al día, hasta euros por hospitalización. Desplazamiento del asegurado en caso de defunción de un familiar, primer o segundo grado. Cancelación o pérdida de conexiones de medios de transporte o retraso de más de cuatro horas: hasta 450 euros. Pérdida, robo o daños en el equipaje: hasta 1.200euros. Gastos producidos por demora de equipajes de más de cuatro horas: hasta 450 euros. 7

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