PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS PARA EL CONTRATO DE SERVICIO DE AGENCIA DE VIAJES.

Transcripción

1 PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS PARA EL CONTRATO DE SERVICIO DE AGENCIA DE VIAJES. 1. Objeto del contrato. El objeto de este contrato es el servicio de agencia de viajes en el Centro de Estudios Jurídicos. Este servicio de agencia de viajes implicará, al menos, las siguientes obligaciones para el contratista: Reserva de alojamientos. Reserva de billetes de transportes. Logística necesaria para la celebración de las actividades formativas del Centro de Estudios Jurídicos. Organización de eventos, seminarios y conferencias. Asimismo, el contratista podrá prestar cualquier tipo de servicio propio del ámbito de actuación de las agencias de viajes al personal del Centro de Estudios Jurídicos. En este caso, en los servicios requeridos, se aplicarán las mismas condiciones ofertadas en este contrato administrativo de agencia de viajes, incluido el correspondiente descuento. 2. Organización e infraestructura. El contratista se compromete a prestar el servicio de agencia de viajes desde el día siguiente a aquél en que se lleve a cabo la formalización del contrato en documento administrativo. La prestación del servicio se realizará en la sede del Centro de Estudios Jurídicos - método IMPLANT-. El Centro de Estudios Jurídicos cederá sus dependencias al contratista para que pueda hacer uso de éstas en la prestación del servicio. Los gastos de instalación del servicio de agencia de viajes correrán de cuenta del contratista. Los únicos gastos de las dependencias que serán asumidos por el Centro de Estudios Jurídicos son los de luz, limpieza de las dependencias, calefacción, mantenimiento del local y de teléfono. Los gastos de franqueo de correspondencia y material de oficina correrán a cargo del adjudicatario. Esta cesión de las dependencias del Centro de Estudios Jurídicos no constituirá contrato de arrendamiento. El contratista se compromete a desalojar y dejar libres las dependencias de toda ocupación por su parte, en un plazo máximo de 7 días, a contar desde la fecha de extinción del contrato de servicio de agencia de viajes. El contratista responderá de los daños y perjuicios irrogados al Centro de Estudios Jurídicos por el uso de estas dependencias. Esta responsabilidad se extiende al uso de mobiliario y de la maquinaria del Centro de Estudios Jurídicos. Página 1 de 11

2 El contratista no podrá realizar actividades comerciales distintas del objeto de este contrato de servicio de agencia de viajes en las dependencias cedidas por el Centro de Estudios Jurídicos. El uso de bienes muebles o inmuebles del Centro de Estudios Jurídicos por el contratista para la prestación del servicio de agencia de viajes tiene que ser siempre correcta, adecuada y reservada al fin para el que éstos se facilitaron. 3. Ámbito Subjetivo afectado por el contrato de servicio de agencia de viajes en el Centro de Estudios Jurídicos. El contratista tiene que prestar el servicio de agencia de viajes a los alumnos y asistentes a actividades formativas y de cooperación internacional del Centro de Estudios Jurídicos, a los profesores y ponentes de éstas, en su caso, y a todo el personal adscrito al Centro de Estudios Jurídicos. Los alumnos, asistentes, profesores, ponentes y personal adscrito al Centro de Estudios Jurídicos se pueden encuadrar en cualquiera de los siguientes apartados: Apartado 1: Personal civil y militar, que presta servicios en la Administración General del Estado y los Organismos públicos vinculados o dependientes de ella. Personal al servicio de la Seguridad Social. Personal al servicio de los Organismos Públicos previstos en las disposiciones adicionales novena y décima de la Ley 6/1997, de Organización y Funcionamiento de la Administración General del Estado. Los miembros de las Carreras Judicial y Fiscal y el personal al servicio de la Administración de Justicia. El personal al servicio de las Corporaciones Locales. El personal al servicio de la Universidad Nacional de Educación a Distancia. Apartado 2: El personal determinado en el apartado anterior que preste servicios de carácter permanente, interino, temporal o en prácticas. Personal no vinculado jurídicamente con la Administración. Página 2 de 11

3 Asimismo, el personal referido en los apartados 1 y 2 se puede encuadrar en 3 Grupos distintos: Grupo 1: Altos cargos incluidos en los artículos 25, 26 y 31.2 de la Ley 13/2000, de 28 de diciembre. Oficiales Generales. Magistrados del Tribunal Supremo. Presidentes de los Tribunales Superiores de Justicia. Embajadores. Ministros Plenipotenciarios de Primera Clase. Rectores de Universidad. Subdirectores Generales. Subdirectores Generales Adjuntos. Cualquier otro cargo asimilado a los anteriores. Grupo 2: Personal Militar de las Fuerzas Armadas. Personal de los Cuerpos de la Guardia Civil y Nacional de Policía (clasificados a efectos retributivos en los Subgrupos A1 y A2). Miembros de las Carreras Judicial y Fiscal. Secretarios Judiciales. Médicos Forenses. Técnicos Facultativos. Funcionarios de la Administración del Estado, de Cuerpos o Escalas clasificados en los grupos A1 y A2. Cualquier otro personal asimilado a los anteriores. Grupo 3: Personal Militar de las Fuerzas armadas. Personal de los Cuerpos de la Guardia Civil y Nacional de policía clasificados a efectos retributivos en el grupo B y en el grupo C, subgrupos C1 y C2. Oficiales, auxiliares, agentes y personal de sus mismos índices multiplicadores, al servicio de la Administración de Justicia. Funcionarios de la Administración del Estado de Cuerpos o Escalas clasificados en los grupo B y en el grupo C, subgrupos C1,C2. Cualquier otro personal asimilado a los anteriores. Página 3 de 11

4 4. Ámbito objetivo. Para la tramitación de los servicios de viaje y los servicios de alojamiento por el contratista, el Centro de Estudios Jurídicos se compromete a enviar, la relación definitiva de participantes en cada actividad formativa 10 días antes de su comienzo. Reserva de alojamiento: El contratista aceptará, tramitará y confirmará todas las plazas hoteleras que precise el Centro de Estudios Jurídicos, tanto de ámbito nacional como internacional y en las categorías solicitadas. La agencia de viajes pondrá a disposición del personal del Centro de Estudios Jurídicos la relación de tarifas especiales establecidas por las principales cadenas hoteleras y cuantas otras existan en cada momento en el mercado. El Centro de Estudios Jurídicos comunicará al contratista las plazas hoteleras que tiene que reservar en régimen de alojamiento y desayuno. La reserva de plazas de hotel en territorio nacional no podrá superar para el grupo 1 los 102,56, para el grupo 2 los 65,97 y para el grupo 3 los 48,92 - Acuerdo del Consejo de Ministros de 2 de diciembre de 2005, por el que, en cumplimiento de los dispuesto en la disposición final cuarta del Real Decreto 462/2002, de 24 de mayo, se revisa el importe de las dietas en territorio nacional establecidas en su anexo II-. Si la reserva de la plaza de hotel se produce en el extranjero los límites en euros para cada uno de los tres grupos vienen establecidos en el anexo 3 del Real Decreto 462/2002, de 24 de mayo, asimismo se puede consultar estos límites máximos en la Resolución de 25 de mayo de 2010, de la Secretaría de Estado de Hacienda y Presupuestos, por la que se dictan instrucciones en relación con las nóminas de los funcionarios incluidos en el ámbito de aplicación de la Ley 30/1984, de 2 de agosto, en los términos de la Disposición Final Cuarta de la Ley 7/2007, de 12 de abril, del Estatuto Básico del Empleado Público, y se actualizan con efectos de 1 de junio de 2010 las cuantías de las retribuciones del personal a que se refieren los correspondientes artículos de la Ley de Presupuestos Generales del Estado para dicho ejercicio (BOE de 26 de mayo de 2010) 1. En el supuesto de que el alumno o asistente a actividades formativas y de cooperación internacional del Centro de Estudios Jurídicos, el ponente o profesor de estas actividades de formación y cooperación internacional, y el personal adscrito del Centro de Estudios Jurídicos no tuviera la condición de funcionario 1 Estos límites pueden ser objeto de modificación normativa. El contratista deberá aplicar, en todo caso, los límites vigentes en cada momento. Página 4 de 11

5 público o, siéndolo, no le sea de aplicación el Real Decreto 462/2002, de 24 de mayo, se le asimilará al grupo 1 para la reserva de plazas de hotel en territorio nacional y en territorio extranjero. El Centro de Estudios Jurídicos podrá impartir instrucciones al contratista para que, en su caso, realice la reserva de plazas de hotel, en territorio nacional y extranjero, en régimen de pensión completa alojamiento, desayuno, comida, cena- o en régimen de media pensión alojamiento, desayuno y comida o cena-. Cuando el Centro de Estudios Jurídicos imparta instrucciones sobre reserva de plazas de hotel en régimen de pensión completa y en régimen de media pensión, indicará las cuantías máximas que no se pueden superar en la reserva de plazas hoteleras para cada uno de los grupos. El período de alojamiento en un establecimiento hotelero para asistir a una actividad formativa, de cooperación internacional o reunión del Centro de Estudios Jurídicos, será el estrictamente necesario para que el participante en una acción formativa garantice su asistencia a ésta. Reserva de billetes de transporte: El contratista aceptará, tramitará y confirmará todos los billetes que el Centro de Estudios Jurídicos solicite, tanto para viajes nacionales como internacionales. La agencia de viajes informará al personal de la Subdirección General Jefatura de Estudios y de la Secretaría General, según los casos, sobre horarios, rutas más idóneas y disponibilidad de plazas en los medios de transporte solicitados, gestionando, en cada caso, la aplicación de las tarifas más ventajosas. El medio de transporte del que podrá hacer uso un alumno o asistente a actividades de formación o cooperación internacional, ponente, profesor o personal adscrito al Centro de Estudios Jurídicos se indicará en la correspondiente comisión de servicios. El contratista tramitará la ida y la vuelta del alumno, asistente, ponente, profesor o personal adscrito al Centro de Estudios Jurídicos. Con esta comisión de servicios el Centro de Estudios Jurídicos indicará al contratista el medio de transporte que ha sido autorizado. El contratista solamente podrá aceptar, tramitar y confirmar billetes de medios de transporte que hayan sido autorizados en la comisión de servicios de acuerdo con los siguientes criterios: Avión: para todos los grupos (1, 2 y 3) clase turista. Excepción: Altos cargos y asimilados para los viajes de larga distancia (más de 8 horas). Solamente tendrán la consideración de altos cargos los incluidos en la Ley de Presupuestos Generales del Estado para 2011 (o en la normativa vigente en cada momento). Página 5 de 11

6 Trenes de alta velocidad y velocidad alta: para el grupo 1 clase preferente, para los grupos 2 y 3 cama turista o literas. Trenes nocturnos: para el grupo 1 cama preferente, para los grupos 2 y 3 cama turista o tercera. Trenes convencionales y otros medios de transporte: para el grupo 1 y 2 clase primera o preferente, para el grupo 3 clase segunda o turista. En casos de urgencia si no hubiera billete o pasaje de la clase que corresponda, o por motivos de representación o duración de los viajes, la autoridad que ordene la comisión podrá autorizar una clase superior. Esta autorización será comunicada al contratista por el Centro de Estudios Jurídicos. En el supuesto de que el alumno o asistente a actividades de formación o cooperación internacional del Centro de Estudios Jurídicos, el ponente o profesor de estas actividades de formación o cooperación internacional, y el personal adscrito al Centro de Estudios Jurídicos no tuviera la condición de funcionario público o, siéndolo, no le sea de aplicación el Real Decreto 462/2002, de 24 de mayo, se le asimilará al grupo 1 antes indicado a los efectos de tramitación de billetes de transporte. Asimismo, el contratista prestará servicios de transporte de alumnos, profesores, ponentes o personal del Centro en las mejores condiciones de precio y seguridad. Estos servicios de transporte sólo podrán ser requeridos por la Secretaría General. La reserva de billetes se realizará por el contratista en previsión de que el desplazamiento del alumno, asistente, ponente, profesor o personal adscrito al Centro de Estudios Jurídicos se realizará en las fechas estrictamente necesarias. El desplazamiento de alumnos, asistentes, profesores y ponentes de las actividades formativas y de cooperación internacional del Centro de Estudios Jurídicos, así como del personal adscrito al Centro se realizará desde los lugares de origen de los participantes hasta los de destino y viceversa. Con carácter previo a la adquisición del billete de transporte, el contratista se pondrá en contacto con el alumno, asistente, ponente, profesor o personal adscrito al Centro de Estudios Jurídicos para la gestión de este billete de transporte y en, su caso, la reserva de plaza de alojamiento. Asimismo, el contratista estará obligado a tramitar las reservas de billetes de transporte aunque éstas no hayan sido autorizadas por una comisión de servicios, cuando así se autorice excepcionalmente por la Secretaría General, que podrá determinar el medio de transporte a utilizar y la tarifa de éste. Mediante resolución Página 6 de 11

7 de la Dirección del Centro de Estudios Jurídicos se establecerán los supuestos en que la Secretaría General podrá tramitar las reservas de billetes de transporte aunque éstas no hayan sido autorizadas por una comisión de servicios. Logística necesaria para la celebración de las actividades formativas del Centro de Estudios Jurídicos. El Centro de Estudios Jurídicos podrá solicitar al contratista la reserva de salas de reuniones en los hoteles en los que se haya realizado las reservas de plazas de alojamiento y desayuno. Si la reserva de plazas para alumnos, asistentes, ponentes y profesores de actividades formativas y de cooperación internacional, así como del personal adscrito al Centro de Estudios Jurídicos se produce en hoteles distintos, la reserva de salas de reuniones se efectuará en el hotel que resulte más céntrico. Estas salas de reuniones contarán con los medios técnicos necesarios para el desarrollo de las actividades formativas, de cooperación internacional o reuniones del Centro de estudios Jurídicos. El contratista ha de proporcionar la asistencia técnica necesaria para el buen funcionamiento de todos los equipos técnicos. Asimismo, estas salas estarán insonorizadas en relación con el interior y el exterior del hotel o edificio en que se ubiquen. La reserva de salas de reunión llevará incluido el servicio de agua mineral para las sesiones de mañana y tarde. El Centro de Estudios Jurídicos podrá solicitar del contratista, en el marco de la celebración de una actividad formativa, de cooperación internacional o reunión, la organización de almuerzos y/o cenas de trabajo. La organización de este almuerzo o cena de trabajo se realizará en el hotel donde se haya reservado el mayor número de plazas para la correspondiente actividad formativa o reunión del Centro de Estudios Jurídicos. El Centro de Estudios Jurídicos podrá encargar al contratista servicios de restauración para las sesiones de la mañana y las sesiones de la tarde. Este servicio se prestará en el sitio donde se produzca la actividad o reunión del Centro de Estudios Jurídicos. En el marco de esa actividad o reunión, el Centro de Estudios Jurídicos podrá requerir al contratista la prestación del servicio de azafatas, traducción, interpretación, colocación de banderas oficiales, reportajes videográficos y cualesquiera otros que estén relacionados con la organización de eventos. 5. Inspección del servicio de agencia de viajes. El contratista debe permitir al Centro de Estudios Jurídicos la inspección del servicio de agencia de viajes en cualquier momento. Estas inspecciones del Centro Página 7 de 11

8 de Estudios Jurídicos tendrán por finalidad garantizar la prestación del servicio de agencia de viajes. El Centro de Estudios Jurídicos notificará al contratista la realización de la inspección con una antelación de dos semanas. En esta inspección estarán presentes, al menos, dos funcionarios de carrera adscritos al Centro de Estudios Jurídicos. Estos dos funcionarios para realizar las labores de inspección necesitarán de nombramiento expreso por la Directora del Centro de Estudios Jurídicos. De las actuaciones practicadas se levantará acta de inspección de la que se dará conocimiento al contratista para que pueda formular las alegaciones que a su derecho conviene. Una vez realizadas estas alegaciones o transcurrido el plazo de 15 días desde la notificación del acta de inspección al contratista, sin que éste haya formulado alegación alguna, se realizará el informe de la inspección y se elevará a la Directora del Centro de Estudios Jurídicos para que, en su caso, dicte las instrucciones pertinentes. El Secretario General velará por el correcto cumplimiento de estas instrucciones. 6. Programa de trabajo. Una vez se haya producido la adjudicación del contrato de servicio de agencia de viajes, el contratista presentará un programa de trabajo que será aprobado, en su caso, por el órgano de contratación. Este programa de trabajo se realizará de acuerdo con el modelo que apruebe a estos efectos la Dirección del Centro de Estudios Jurídicos. El programa de trabajo será estudiado por la Subdirección General - Jefatura de Estudios y la Secretaría General del Centro de Estudios Jurídicos. Estas Subdirecciones formularán, cada una de ellas, un informe en el que se indicará si dan su conformidad al programa de trabajo presentado por el contratista. Asimismo en este informe podrán realizar observaciones al programa de trabajo. De las observaciones realizadas por las dos Subdirecciones se dará traslado al contratista para que, si procede, modifique el programa de trabajo presentado al Centro de Estudios Jurídicos. Cumplimentados estos trámites, la Directora del Centro de Estudios Jurídicos se pronunciará sobre la aprobación del programa de trabajo. Si el programa de trabajo presentado por el contratista no es aprobado, éste tendrá que presentar un nuevo programa de trabajo. En tanto no se apruebe el programa de trabajo del contratista por la Directora del Centro de Estudios Jurídicos, no se dará curso a las valoraciones de los trabajos realizados por el contratista. 7. Obligaciones del contratista. Página 8 de 11

9 Antes de que se produzcan modificaciones de los acuerdos suscritos por el contratista con establecimientos hosteleros y/o empresas de transporte o derivadas de su estructura empresarial propia, puestos a disposición del Centro de Estudios Jurídicos, sobre alojamientos, tarifas e itinerarios de transporte aéreo, terrestre y marítimo, el contratista tendrá que dar traslado de esta modificación al Centro de Estudios Jurídicos. El Centro de Estudios Jurídicos podrá indicar al contratista que esa modificación afecta al servicio de agencia de viajes y que no da su conformidad. Asimismo, si el contratista decide modificar los criterios empresariales de organización y control, así como alterar las dotaciones de infraestructura que pone a disposición del Centro de Estudios Jurídicos para la ejecución del contrato, deberá comunicarlo previamente al Centro de Estudios Jurídicos para que éste se pueda pronunciar sobre si estos criterios de organización, y control o si la alteración de la dotación de infraestructura pueden menoscabar la prestación del servicio de agencia de viajes en el Centro de Estudios Jurídicos. Cuando se produzca una modificación sustancial en los seguros de accidentes, de asistencia en viajes, para riesgos imprevistos o del seguro de responsabilidad civil para el ejercicio de actividad -seguros que fueron valorados para la adjudicación del contrato de servicio agencia de viajes- se comunicará al Centro de Estudios Jurídicos. El Centro de Estudios Jurídicos, en su caso, notificará al contratista la necesidad de mantener los seguros en las condiciones que dieron lugar a la adjudicación del contrato en su favor. El contratista tiene obligación de presentar un informe semestral de las gestiones realizadas respecto al traslado y alojamiento de los participantes en actividades formativas, de cooperación internacional o reuniones del Centro de Estudios Jurídicos y el personal adscrito al Centro, así como un informe final sobre el servicio de agencia de viajes realizado. 8. Equipo de trabajo del contratista. El contratista tendrá que nombrar un director de su equipo de trabajo en el Centro de Estudios Jurídicos. Del director de equipo se dará traslado al Centro de Estudios Jurídicos. El director del equipo de trabajo recibirá las instrucciones necesarias para la prestación del servicio de agencia de viajes en el Centro de Estudios Jurídicos. Estas instrucciones serán dadas por la Secretaría General. El contratista aportará en todo momento para la prestación del servicio de agencia de viajes el personal necesario. Este personal tendrá la cualificación técnica precisa para la prestación del servicio de agencia de viajes. Cuando el contratista Página 9 de 11

10 modifique la relación de personal que realiza el servicio de agencia de viajes lo comunicará a la Secretaría General. La Secretaría General examinará está comunicación y notificará al contratista su conformidad o disconformidad con el cambio realizado en la relación de personal. El personal de la agencia de viajes no tiene ninguna relación laboral con el Centro de Estudios Jurídicos. El contratista se compromete a estar al corriente de sus obligaciones laborales con el personal que destine a la prestación del servicio de agencia de viajes en el Centro de Estudios Jurídicos. 9. Tarifas. El contratista se compromete a ofertar las tarifas más ventajosas en los viajes que gestione, así como en los alojamientos y en plazas hoteleras en función de fechas, duración, itinerarios, características del pasajero, así como otras circunstancias que concurran en dichos viajes. 10. Horario. El horario de prestación del servicio se realizará en jornada de mañana de 9:00 a 14:30 horas y tarde de 16:00 a 18:30 de lunes a viernes. Este horario se considera el mínimo a efectos de presentar posibles mejoras. 11. Facturación. El contratista se compromete a facturar individualmente cada servicio realizado en el Centro de Estudios Jurídicos. En cada una de las facturas que gire el contratista al Centro de Estudios Jurídicos deberá constar expresamente las condiciones económicas que el contratista aplique en función de la oferta económica presentada. En los servicios prestados por el contratista como consecuencia de las indemnizaciones por razón del servicio, el importe facturado en concepto de alojamiento y gasto de locomoción no podrá ser superior a los importes máximos que para cada persona, grupo, país y régimen de resarcimiento se establezca en la normativa vigente. El contratista tiene la obligación de facturar al Centro de Estudios Jurídicos los servicios prestados. El plazo máximo para la facturación de los servicios es de 15 días hábiles (a contar desde el día en que finalice la actividad formativa). Página 10 de 11

11 12. Información confidencial. El contratista tiene la obligación de guardar la confidencialidad de los datos y documentación suministrada por el Centro de Estudios Jurídicos para la gestión del servicio de agencia de viajes. El contratista no podrá crear ficheros de datos de carácter personal o profesional con los datos suministrados por el Centro de Estudios Jurídicos con fines publicitarios, de cesión o venta a terceros. En el caso, en que el contratista lleve a cabo la creación de este tipo de ficheros de datos, éstos sólo podrán tener como finalidad la gestión del servicio de agencia de viajes. La creación de estos ficheros de datos se comunicará fehacientemente al Centro de Estudios Jurídicos con carácter previo. En Madrid a 2 de enero de 2012.La Directora, Sofía Puente Santiago. Página 11 de 11