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1 PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS QUE HAN DE REGIR LA CONTRATACIÓN DEL SUMINISTRO DE VALES/CHEQUES PARA COMIDA DEL PERSONAL DE LAS EMPRESAS DEL GRUPO SEPI DESARROLLO EMPRESARIAL 1

2 INDICE 1. OBJETO DEL CONTRATO ÁMBITO DE ACTUACIÓN CONDICIONES PARTICULARES DE LA PRESTACION CARACTERÍSTICAS DEL SUMINISTRO GESTIÓN DE PEDIDOS: ENTREGA Y DISTRIBUCIÓN DEVOLUCIÓN DE CHEQUES DE COMIDA NO UTILIZADOS DURACION DEL CONTRATO COMISIÓN MAXIMA DE ADJUDICACION PRESUPUESTO BASE DE LICITACIÓN COMUNICACIONES...13 ANEXO I: LISTADO DE EMPRESAS INTEGRANTES DEL GRUPO SEPIDES

3 1. OBJETO DEL CONTRATO El presente procedimiento de licitación tiene por objeto la contratación del suministro de vales/cheques de comida para los trabajadores del GRUPO SEPI DESARROLLO EMPRESARIAL (en adelante, GRUPO SEPIDES). Los vales/cheques de comida (en adelante, cheques comida) tendrán el valor del coste de la comida asumido por las empresas integrantes del Grupo SEPIDES S.A., y podrán ser utilizados en los centros concertados por la empresa adjudicataria, de acuerdo con las necesidades y reglamentación en vigor. Esta actividad es de tracto sucesivo, de modo que la ejecución del servicio se prolonga a lo largo de toda la vigencia del contrato. 2. ÁMBITO DE ACTUACIÓN El suministro prestado por la empresa adjudicataria comprenderá la dotación de un sistema de suministro de cheques comida, con cobertura para las plantillas de trabajadores existentes en las empresas integrantes del Grupo SEPIDES, que a continuación se relacionan: - SEPIDES. - SEPIDES GESTIÓN. - ABRA. - AGRUMINSA. - PARQUE EMPRESARIAL PRINCIPADO DE ASTURIAS. - PARQUE EMPRESARIAL DE SAGUNTO - IBAR- ZAHARRA. 3

4 3. CONDICIONES PARTICULARES DE LA PRESTACION El suministro de cheques comida deberá realizarse de acuerdo con las siguientes especificaciones: 1) La empresa adjudicataria se compromete a la entrega de los cheques comida con un plazo máximo de entrega de éstos en las horas siguientes a la fecha de envío de cada pedido que, como norma general, tendrá una periodicidad mensual. - Con carácter general los pedidos se realizarán en las 72 horas previas al vencimiento de cada mes en curso y, con carácter excepcional, mediante pedidos adicionales y puntuales que cubran necesidades sobrevenidas de v/ch. En ambos casos, los pedidos deberán ser atendidos en un plazo de entrega máximo de horas. - Los pedidos se entregarán en la Dirección de Organización y RR.HH. (en adelante, la Dirección de ORRHH) de la empresa SEPIDES (C/ Velázquez, 134 bis), donde se hará entrega de la totalidad de los pedidos solicitados, con independencia del Centro de Trabajo que sea destinatario final de los cheques comida. La distribución a las distintas delegaciones y centros del trabajo destinatarios de los pedidos se realizará desde este punto. - Los pedidos se harán conforme a la información enviada según el listado de detalle del mismo, cuyo formato será definido de acuerdo con la empresa adjudicataria. Con carácter mínimo se indicará claramente en cada uno de los pedidos: el nombre de la empresa, la dirección, el departamento o área de cada trabajador, el nombre del destinatario del talonario, las cantidades e importes de los cheques comida y el importe total correspondiente al pedido unitario de cada beneficiario. Los pedidos adicionales que puedan realizarse como efecto de nuevas incorporaciones a las plantillas de las empresas integrantes del Grupo SEPIDES serán realizados de acuerdo con el mismo formato de datos. - La empresa adjudicataria asumirá la responsabilidad del envío hasta el momento en que disponga del albarán de entrega debidamente firmado por el responsable de su recepción en la sede principal de la empresa Grupo SEPIDES. 4

5 2) Los cheques comida estarán confeccionados en forma de talonario, cuya estructura y fraccionamiento se adaptará a las necesidades de las empresas del Grupo SEPIDES, respetando en cada momento la legislación vigente al respecto. Los cheques comida serán expedidos con la correspondiente numeración, con indicación a la empresa a la que corresponde, la empresa emisora de los mismos y el importe nominal de cada v/ch, que en cada caso será el que determine la empresa Grupo SEPIDES (en la actualidad, para los cheques comida el valor es de 8,50 ), así como la fecha de caducidad de los mismos, que en ningún caso podrá ser inferior al periodo de un año desde la fecha de emisión. - Los cheques comida podrán ser emitidos con carácter NO NOMINATIVO, haciendo constar en el talonario únicamente el nombre del trabajador destinatario del mismo en la portada de éste. - La totalidad de los cheques comida emitidos será suministrado en un único talonario, con independencia del fraccionamiento efectuado de las cantidades. 3) Los cheques comida no consumidos dentro del periodo de vigencia establecido en los mismos, se canjearán por otros del mismo importe; lo mismo ocurrirá con aquellos que se encuentren deteriorados o parcialmente destruidos, que igualmente se repondrán previa entrega de los mismos. Estas devoluciones podrán realizarse bien canjeándolos por otros de igual valor nominal (o del que se determine) o bien mediante descuento contable en las facturas a emitir, y en un plazo máximo de 10 días desde la recepción de los cheques comida y sin ningún gasto adicional para la empresa Grupo SEPIDES. 4) Las empresas ofertantes deberán especificar las medidas de seguridad aplicadas en la emisión de los cheques comida indicando, si procede, el uso o no en su suministro de sistemas de papel de seguridad, tintas especiales, líneas ópticas, etc, que impidan o dificulten cualquier tipo de falsificación o manipulación de estos. 5) Los licitadores deberán adjuntar a su oferta una guía actualizada de los establecimientos con los que mantiene concierto en las provincias señaladas de acuerdo con las direcciones de los centros de trabajo de las empresas integrantes del Grupo SEPIDES (Anexo I). La cobertura descrita según esta guía será empleada como información a considerar dentro de los criterios de valoración de las propuestas presentadas a esta licitación. 5

6 6) Las operaciones de entrega de los cheques comida de comida por el valor que se determine en cada momento para éstos no estarán sujetas a IVA, que afectará únicamente a la comisión ofertada por el valor facial de los cheques comida. 7) La empresa adjudicataria entregará, junto con la solicitud de talonarios, un listado de control que permita la distribución de los mismos, y a facilitar las estadísticas que se soliciten relacionadas con este servicio. 8) La empresa adjudicataria pondrá a disposición de las empresas del Grupo SEPIDES, la información periódica que proceda acerca de las variaciones que sobre esta modalidad de servicios puedan aparecer en lo relativo a los aspectos jurídicos, fiscales y sociales de los mismos. 9) La empresa adjudicataria será responsable y asumirá los gastos derivados de posibles errores en el proceso de entrega, facturación o emisión de los pedidos. 4. CARACTERÍSTICAS DEL SUMINISTRO El suministro de cheques comida para el personal de las empresas integrantes del Grupo SEPIDES deberá realizarse de acuerdo con las siguientes estipulaciones: Especificaciones: La emisión de los cheques comida será solicitada por la Dirección de ORRHH de SEPIDES con su correspondiente numeración, y figurando el importe nominal de cada vale, para su utilización en los restaurantes concertados previamente por el adjudicatario, no teniendo éstos carácter nominativo (si bien, la empresa podrá modificar este criterio cuando así lo considere). El importe diario del cheque comida determinado será de 8,50 euros/día, para las jornadas laborables de lunes a jueves. Si bien, este importe estará sometido a revisiones o actualizaciones por parte de la empresa SEPIDES, en cualquier momento, a lo largo del periodo del contrato. 6

7 Los pedidos se estima que se realizarán para un promedio de unos 121 trabajadores, considerando un promedio de 17,4 días al mes, y siendo el importe total mensual estimado por trabajador de 147,9 euros mensuales. El número de meses de percepción será, con carácter general, de ocho, con independencia de los supuestos en los que se requiera el suministro por días completos trabajados durante el periodo de jornada continua. Los cuales, serán notificados como pedidos particulares durante los meses correspondientes. Con carácter general, la emisión de los cheques comida tendrá una periodicidad mensual, sin menoscabo de la realización de aquellos pedidos adicionales que se estime necesario para las empresas del Grupo SEPIDES. El importe nominal de los cheques comida se emitirán en dos tipos de cheques, por importe de siete (7 ) euros e importe de un euro y medio (1,50 ). No obstante, dicha distribución podrá ser modificada a criterio de la empresa SEPIDES. La empresa adjudicataria deberá ofrecer la posibilidad de un fraccionamiento flexible de los cheques comida, de acuerdo con las necesidades de la empresa SEPIDES. Los cheques comida tendrán un periodo de validez de un año desde su emisión, que estará indicado en el mismo cheque, y serán confeccionados en forma de talonario. Así, el cheque comida sólo será válido durante el período de un año desde su emisión, si bien, será posible que éstos puedan ser canjeados por parte de la empresa SEPIDES por nuevos cheques comida con nueva fecha de caducidad. El cheque comida dará derecho a efectuar una consumición por el valor facial del mismo, quedando a cargo del usuario la eventual diferencia entre dicho valor y el precio de la consumición. El cheque comida nunca podrá ser canjeado por dinero ni da derecho a prestaciones distintas del servicio de comidas. 7

8 Periodicidad del servicio: Con carácter general, el suministro de los cheques comida se realizará de acuerdo con un pedido mensual, y con carácter excepcional, en los supuestos de bajas o altas del personal de las empresas integrantes del Grupo SEPIDES que no hayan podido conocerse en el momento de la solicitud mensual, podrán realizarse pedidos adicionales, sin que ello conlleve coste adicional para la empresa contratante. Entrega La entrega de los cheques comida se realizará en la sede principal de SEPIDES. Debiendo ser dirigidos los envíos a la Dirección de ORRHH de la empresa SEPIDES (C/ Velázquez, 134 bis). La empresa adjudicataria se comprometerá a entregar los cheques comida en un plazo máximo de horas, a contar desde la fecha y hora de solicitud, sin cargo alguno por costes de envío para la empresa Grupo SEPIDES. La empresa Grupo SEPIDES confirmará la recepción del pedido mediante la firma de la correspondiente entrega. Facturación Con la entrega de cada pedido de cheques comida se emitirá la factura correspondiente, que deberá ser enviada por correo electrónico a la empresa Grupo SEPIDES en los 5-6 días siguientes a la emisión y envío del pedido. La factura emitida con cada pedido deberá incluir el desglose del coste de los cheques comida destinados a cada empresa ó dirección del Grupo, el importe total del pedido, el importe de la comisión de la gestión de servicios (expresada en porcentaje sobre el nominal de los cheques comida emitidos) y el total en euros de la factura. Garantías del servicio: La empresa adjudicataria ofrecerá como garantías del servicio de suministro de cheques comida los siguientes compromisos: Servicio de atención al cliente. El adjudicatario ofrecerá un correo electrónico o un área de gestión en su plataforma Web para la gestión de los pedidos, así como un número de teléfono gratuito para resolución de dudas y consultas. 8

9 Seguro de Responsabilidad Civil por los daños que se pudieran derivar de su actividad. Se aportará un seguro de robo y pérdida, de manera que la empresa adjudicataria asegure el proceso de entrega y distribución interna de los cheques dentro de la empresa SEPIDES y sus delegaciones, hasta su entrega final a los trabajadores destinatarios de los talonarios de cheques comida. Se valorará la aportación de un seguro de robo, de forma que la empresa adjudicataria asegure a los trabajadores usuarios de las empresas integrantes del Grupo SEPIDES, contra el robo de los cheques comida, comprometiéndose a reintegrar los cheques de comida sustraídos. Ofreciendo con ello, la garantía de una póliza de seguro, y sus requisitos, en caso de robo denunciado de los cheques comida, y seguro de responsabilidad civil. La empresa adjudicataria deberá tener cobertura nacional y concierto con un número suficientemente amplio de establecimientos, y con presencia en todas las provincias y ciudades donde las empresas integrantes del Grupo SEPIDES disponen de Centros de Trabajo (Anexo I). A tal efecto, se deberá aportar la información detallada sobre el número de establecimientos concertados en cada una de las localidades y provincias en las que disponen de centros de trabajo las empresas del Grupo SEPIDES. La empresa adjudicataria procurará la afiliación de los restaurantes sugeridos por la empresa, especialmente aquellos más próximos a sus centros de trabajo. Así también, facilitará una relación actualizada de los mismos, cuando se necesite. 5. GESTIÓN DE PEDIDOS: ENTREGA Y DISTRIBUCIÓN Se pondrá a disposición de la empresa Grupo SEPIDES las siguientes formas de realizar los correspondientes pedidos (vía internet, o fax), mediante el formato de datos que será marcado por una plantilla facilitada por la empresa adjudicataria. Preferentemente, se deberá facilitar que los pedidos se gestionen a través de página web con clave de usuario o vía . Estas serán las formas preferentes de comunicación para la gestión de pedidos, revisión y consulta de la factura, obtención de informes de resultados, histórico de movimientos, etc. 9

10 Por razones de seguridad, la empresa adjudicataria entregará los pedidos empaquetados, sellados con un film transparente, con una reseña que explica el contenido de cada paquete y ordenados en función de las necesidades de la empresa Grupo SEPIDES: N. Paquetes independientes por cada Centro de Trabajo. N. Talonarios ordenados por orden alfabético, en el caso de los vales nominativos, según el primer apellido, o por orden numérico con el nombre de cada usuario. Los envíos se remitirán a la atención de la persona designada en la Dirección de ORRHH del Grupo SEPIDES. La empresa adjudicataria emitirá comunicación por escrito del envío, indicando la fecha concreta de entrega, el importe y el número de expedición del pedido remitido a la Dirección de Recursos Humanos de la empresa SEPIDES (C/ Velázquez, 134 bis, Madrid), sin ningún coste de envío, y a realizar en el plazo de 48 horas máximo. La empresa adjudicataria está obligada al cumplimiento del contrato en los plazos que se establecen para la prestación del servicio y entrega de los pedidos. La empresa adjudicataria se hará responsable de la cobertura frente a situaciones de robo o extravío durante el proceso de distribución y entrega de los cheques comida. 6. DEVOLUCIÓN DE CHEQUES DE COMIDA NO UTILIZADOS La empresa adjudicataria garantizará el abono íntegro de los cheques comida no utilizados (por efecto de bajas en las plantillas de las empresas integrantes del Grupo SEPIDES) o deteriorados, que le sean remitidos desde la Dirección de RR.HH. de SEPIDES; debiendo ser reintegrado su importe en el plazo máximo de 10 días desde la recepción de los vales de referencia, bien mediante factura de abono por el importe correspondiente, o a través de compensación en el siguiente pedido. De este modo, la entidad adjudicataria abonará el valor nominal de los cheques comida devueltos por no haber sido utilizados dentro del período de vigencia. Estos abonos podrán realizarse mediante descuento contable de las facturas pendientes de tramitación o a través de emisión de una factura de abono a nombre de la empresa del Grupo. 10

11 7. DURACION DEL CONTRATO La duración del Contrato del servicio licitado a través del presente pliego será de DOS (2) años con posibilidad de prórroga, mediante acuerdo expreso de las partes antes de su finalización, por UN (1) año más. En el supuesto de que no se prorrogue, y en tanto en cuanto se resuelva la nueva licitación pública que al efecto se convoque, la Empresa Adjudicataria estará obligada a prorrogar el contrato en vigor, si así se le solicitara, por un periodo de tiempo máximo de tres meses. Las condiciones de prórroga serán las mismas que las del contrato en vigor, siendo su importe proporcional al tiempo prorrogado. 8. COMISIÓN MAXIMA DE ADJUDICACION El precio/comisión máxima de licitación del contrato estimado para la prestación de los servicios de suministro de cheques comida, será valorado de acuerdo a la oferta presentada sobre la comisión ofertada sobre el valor facial de emisión de cheques comida: Comisión máxima: 0,55 % sobre el importe total facial de los pedidos (en ). Cualquier oferta que supere esta comisión máxima establecida (0,55 %), quedará excluida de forma automática en el proceso de valoración de propuestas. 9. PRESUPUESTO BASE DE LICITACIÓN Se considerará, a efecto del cálculo del presupuesto base de licitación, un consumo estimado anual de cheques y unos efectivos de 121 trabajadores para la totalidad de las empresas integrantes del Grupo SEPIDES, así como un importe establecido para cada vale de comida emitido y utilizado que será de 8,5. De acuerdo con estos datos de referencia, se estima que el precio calculado de suministro de cheques comida por dos años ascendería a trescientos cuatro mil veintiocho euros ( ), más un incremento no superior al 0,55% por gastos de emisión (1.672,15 ). 11

12 El valor máximo estimado del contrato asciende a trescientos cinco mil setecientos euros con quince céntimos de euro ( ,15 ) IVA excluido. El IVA del 21% (351,15 ) solamente se aplica sobre el 0,55% correspondiente a los gastos de emisión (1.672,15 ), (aplicado ese 0,55% a ) resultando un importe total de: ,31, siendo la distribución por anualidades la siguiente: Año Importe anual cheque comida Importe comisión (0,55%) Importe Contrato IVA (21%) sobre comisión Importe del gasto ,00 836, ,08 175, , ,00 836, ,08 175, ,65 Total , , ,15 351, ,31 Año 1: ,08 euros más el 21% de IVA (175,58 euros), sobre el 0,55% (836,08 euros) (aplicado ese 0,55% a: euros), correspondientes a los gastos de gestión, que hacen un total de ,65 euros. Año 2: ,08 euros más el 21% de IVA (175,58 euros), sobre el 0,55% (836,08 euros) (aplicado ese 0,55% a: euros), correspondientes a los gastos de gestión, que hacen un total de ,65 euros. No obstante, tales estimaciones estarán sometidas a las posibles variaciones (altas y bajas) en los efectivos de las plantillas de las empresas integrantes de la empresa SEPIDES, y las necesidades de organización interna de la empresa. Se hace constancia expresa de la existencia de crédito adecuado y suficiente en el presupuesto de gastos de la empresa Grupo SEPIDES para el ejercicio 2017, en los términos y condiciones establecidos por el artículo 47.2 de la Ley 47/2003 General Presupuestaria, de 26 de noviembre. 12

13 10. COMUNICACIONES Las comunicaciones a la empresa responsable del Servicio de cheques comida se realizarán en el domicilio social de ésta o en sus delegaciones. Las comunicaciones de la empresa responsable del Servicio de cheques comida se realizarán siempre a la Dirección de ORRHH de la empresa SEPIDES. Los pedidos periódicos y adicionales serán efectuados desde la Dirección de ORRHH de la empresa SEPIDES, por cualquiera de estas formas a establecer de común acuerdo entre la empresa Grupo SEPIDES y la empresa adjudicataria. - Correo electrónico. - Fax. 13

14 ANEXO I: LISTADO DE EMPRESAS INTEGRANTES DEL GRUPO SEPIDES EMPRESA Sepi Desarrollo Empresarial, S.A. (Sepides) CIF A Delegación Sepides Granada A A.I. Abra Industrial S.A. (Abra) A Agruminsa, S.A. A Parque Empresarial Principado de Asturias, S.L. (P.E.P.A.) Parque Empresarial de Sagunto, S.L. (P.E.S.) B B Sepides Gestión, S.G.E.I.C., S.A. A Ibar Zaharra, S.A. A DIRECCIÓN C/ Velázquez 134 bis Madrid Ctra Pinos Puente Km Granada Bª Loredo s/n Abanto-Ciérvana (Vizcaya) Bª Loredo s/n Abanto-Ciérvana (Vizcaya) Avda. de la Siderurgia, 28, 3ª Avilés (Asturias) C/ Talleres, nave 43- Pol. Ingruinsa Puerto de Sagunto (Valencia) C/ Velázquez 134 bis Madrid C/ Colón de Larreategui 26, 4ª G Bilbao (Vizcaya) Nº Trabajadores

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