DIRECCIÓN GENERAL DE FORMACIÓN - SERVICIO DE PROGRAMAS MIXTOS

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1 INSTRUCCIONES PARA LA JUSTIFICACIÓN DE AYUDAS PARA EL DESARROLLO DE ACCIONES FORMATIVAS PARA TITULADOS EN EL ÁMBITO DE LA INNOVACIÓN EMPRESARIAL EN CASTILLA-LA MANCHA

2 1 INTRODUCCIÓN DOCUMENTACIÓN GENERAL DOCUMENTACIÓN JUSTIFICATIVA DE LOS GASTOS PRESENTADOS GASTOS DEL TECNÓLOGO COSTES SALARIALES DE LOS TECNÓLOGOS EN LOS PROYECTOS DE LA BASE 4ªB COSTES SALARIALES DE LOS TECNÓLOGOS EN LOS PROYECTOS DE LA BASE 4ªA SEGURIDAD SOCIAL DE LOS ALUMNOS-TRABAJADORES DE LA UNIDAD DE PRÁCTICAS GASTOS DE DIRECCIÓN DEL PROYECTO O DE INTERVENCIÓN DE EXPERTOS SALARIO RELATIVO A LOS GASTOS DE DIRECTOR Y EXPERTOS SEGURIDAD SOCIAL DE GASTOS DE DIRECTOR Y EXPERTOS GASTOS PRODUCIDOS EN CASO DE MOVILIDAD DEL TECNÓLOGO GASTOS DE MATRICULACIÓN EN ACTIVIDADES FORMATIVAS GASTOS DE SEGUROS GASTOS DE MEDIOS Y MATERIALES DIDÁCTICOS JUSTIFICACIÓN DE LOS PAGOS Página 2 de 18

3 1 INTRODUCCIÓN El presente documento tiene por objeto facilitar a las entidades beneficiarias la justificación de ayudas para el Desarrollo de Acciones Formativas para Titulados en el ámbito de la Innovación Empresarial en Castilla- La Mancha. (en adelante PI). Con el fin de mejorar el proceso de justificación de las subvenciones concedidas, a continuación se presentan algunas consideraciones sobre la documentación justificativa y los criterios de control y verificación de los expedientes PI. El contenido de estas instrucciones en ningún caso sustituye a la normativa aplicable - tanto autonómica, nacional como comunitaria- donde se encuentran detallados todos los requisitos y normas que serán de OBLIGADO CUMPLIMIENTO para la percepción de la ayuda. La misión de este documento es únicamente la de orientar a las entidades en el proceso de justificación dando a conocer los aspectos más relevantes en el control financiero de los expedientes. El principal objetivo del control financiero de las ayudas es determinar que todos los gastos imputados a la subvención son elegibles y se encuentran efectivamente pagados. Los expedientes económicos presentados por las entidades beneficiarias deben contener toda la documentación necesaria para verificar que la subvención concedida se ha invertido en gastos que de manera indubitada responden a la naturaleza de la subvención y que esos gastos están efectivamente pagados, todo ello dentro de los plazos establecidos en la normativa. A continuación se detalla la documentación necesaria para justificar cada uno de los gastos subvencionables. Asimismo, después de cada apartado se incluye una breve explicación sobre los criterios de verificación y los requisitos que debe reunir la documentación justificativa en cada uno de los casos expuestos a continuación. Página 3 de 18

4 2 DOCUMENTACIÓN GENERAL En el expediente económico no solamente deben figurar las facturas, contratos y documentos de pago sino que esta documentación debe estar precedida por otros documentos imprescindibles Resolución de concesión de la subvención: Los expedientes económicos deben venir acompañados de una copia de la resolución de concesión de la subvención. Contabilidad separada: La participación en las acciones de empleo objeto de subvención conlleva la obligación de mantener un sistema de Contabilidad Separado o un código contable adecuado, en relación con las transacciones relacionadas con la operación, sin perjuicio de las normas de contabilidad nacional, de acuerdo con lo establecido en el artículo 60 d. del Reglamento (CE) 1083/2006 del Consejo de 11 de julio de Por esta razón, en el expediente económico figurará un documento que certifique que la entidad beneficiaria identifica claramente en la su contabilidad los gastos objeto de subvención. IVA (si procede): En caso de que la entidad beneficiaria impute IVA con cargo a la subvención deberá acreditar, mediante documento oficial, que el IVA imputado corresponde al IVA no recuperable. IRPF: Las entidades beneficiarias deben acreditar el pago del IRPF mediante el Modelo 110 y 190. Página 4 de 18

5 Explicación de los criterios de reparto: A la relación de gastos imputados debe añadirse una explicación de criterios de reparto en caso de que existan gastos compartidos con otras acciones o, simplemente, con otras actividades de la entidad. Para imputar los gastos a la subvención las entidades beneficiarias establecen unos criterios de reparto en base a los cuales se determina qué porcentaje corresponde a los gastos ocasionados por los proyectos (los gastos se han repartido según las horas dedicadas al proyecto, según el número de actividades que desarrolla la entidad, etc). Las entidades beneficiarias podrán escoger los criterios de repartos que consideren más adecuados, pero estos deben ser lógicos, coherentes y estar debidamente documentados. La explicación de los criterios de reparto no se limitará a relacionar en base a qué variables se ha realizado la imputación de los gastos (horas, proyectos compartidos, etc.) sino que dicha explicación debe contener la información necesaria (cálculos, tablas, etc) para poder verificar que el porcentaje y cantidad imputada es la correcta. Documentos de liquidación: El expediente económico irá precedido de los documentos de liquidación. Modelos normalizados en los que el centro deberá detallar los gastos imputados a la subvención. Asimismo, la documentación del expediente de justificación presentado debe seguir el orden fijado en el documento F61, que actuará como índice del expediente económico. Sello de imputación: Las facturas originales se marcarán con una estampilla, indicando en la misma el número de expediente y el porcentaje imputado a la subvención. El SEPECAM dispone de modelos que pueden servir de referencia a las entidades beneficiarias. Valor de mercado (si procede): La Administración podrá comprobar, dentro del periodo de prescripción, el coste así como el valor de mercado de los bienes y/o servicios imputados a la subvención al amparo de las facultades que le atribuyen los artículos 32 y 33 de la Ley General de Subvenciones. Página 5 de 18

6 3 DOCUMENTACIÓN JUSTIFICATIVA DE LOS GASTOS PRESENTADOS 3.1 GASTOS DEL TECNÓLOGO COSTES SALARIALES DE LOS TECNÓLOGOS EN LOS PROYECTOS DE LA BASE 4ªB. Anexo X/Nóminas Documentos de pago de las nóminas imputadas COSTES SALARIALES DE LOS TECNÓLOGOS EN LOS PROYECTOS DE LA BASE 4ªA. Trabajadores por cuenta ajena Contrato Laboral según las condiciones marcadas por la Orden Nóminas Documentos de pago de las nóminas imputadas Trabajadores Autónomos Contrato Laboral según las condiciones marcadas por la Orden Factura/s (*) Documentos de pago de las nóminas imputadas SEGURIDAD SOCIAL DE LOS ALUMNOS-TRABAJADORES DE LA UNIDAD DE PRÁCTICAS Trabajadores por cuenta ajena TC1 (O en su defecto Recibo de Liquidaciones o justificante bancario del pago de la Seguridad Social) TC2 Trabajadores Autónomos TC1/15 Página 6 de 18

7 CONSIDERACIONES SOBRE LOS CRITERIOS DE VERIFICACIÓN Y REQUISITOS DE LA DOCUMENTACIÓN PRESENTADA: En el proceso de verificación y control se comprobará que cada uno de los gastos imputados están soportados por nóminas y sus correspondientes justificantes de pago. Asimismo se comprobará que las nóminas aportadas presentan un sello de imputación debidamente cumplimentado. En el control realizado se verificará que el cálculo de imputación es correcto y que el criterio/porcentaje aplicado no supera los límites expuestos en la Orden de subvención. Asimismo, se verificará que se trata de un gasto elegible según los criterios marcados por la normativa de aplicación. Comprobar que el personal de está validados por el SEPECAM/pertinencia del personal de apoyo/ Director/ nº de alumnos. (Esta comprobación se realizará en base al Informe de Validación del expediente que el SEPECAM facilita a NOVOTEC. Las entidades no deberán aportar documentación alguna en el expediente inicial para esta comprobación. Se ha considerado incluir este punto en las instrucciones para ponerlo simplemente en conocimiento de los beneficiarios). Los documentos de la Seguridad Social aportados por la entidad deben corresponderse con los meses de las nóminas imputadas. Dichos documentos serán los documentos justificativos necesarios para aceptar los costes de Seguridad Social imputados por la entidad con cargo a dicho personal. Asimismo, en el proceso de verificación y control se comprobará que los trabajadores por cuenta ajena figuran en el Documento de la Seguridad Social TC2. En ningún caso será subvencionable el coste de Seguridad Social de los trabajadores por cuenta propia, sin embargo para acreditar su condición de trabajadores autónomos deberán presentar los documentos TC1/15. Además de documentar el gasto y el pago de los costes salariales, es necesario que la documentación aportada por el beneficiario permita seguir la pista de auditoría en cada uno de los pagos realizados. Es decir, las facturas deben contener toda la información necesaria para conocer la naturaleza del gasto, el proveedor, etc. Asimismo, los justificantes de pago deben identificar claramente el concepto o conceptos a los que hacen referencia. Página 7 de 18

8 En materia de pagos debe existir trazabilidad entre las nóminas/facturas y los documentos de pago: En el concepto del justificante deben figurar las nóminas o facturas que se han pagado con cargo a dicho justificante. Asimismo, se comprobará el nombre del ordenante y el beneficiario del pago, la fecha, etc. En caso de los pagos mediante remesas, la documentación aportada deberá incluir además de la nómina y el justificante de pago los documentos necesarios para conocer que el pago de la nómina del trabajador se incluye en el montante total que figura en el justificante de pago (Ejemplo: relación de trabajadores y sus salarios sellada por el banco en la que se detalla quienes se han pagado con cargo a dicho justificante, orden de transferencia desglosada por trabajadores, etc.) Además de documentar el gasto y el pago de estos costes, es necesario que la documentación aportada por el beneficiario permita seguir la pista de auditoría en cada uno de los pagos realizados. Es decir, las facturas deben contener toda la información necesaria para conocer la naturaleza del gasto, el proveedor, etc. Asimismo, los justificantes de pago deben identificar claramente el concepto o conceptos a los que hacen referencia. En materia de pagos debe existir trazabilidad entre las facturas y los documentos de pago: En el concepto del justificante deben figurar en número de factura o en su defecto su objeto y el número de curso. Asimismo, se comprobará el nombre del ordenante y el beneficiario del pago, la fecha, etc. Página 8 de 18

9 3.2 GASTOS DE DIRECCIÓN DEL PROYECTO O DE INTERVENCIÓN DE EXPERTOS SALARIO RELATIVO A LOS GASTOS DE DIRECTOR Y EXPERTOS Trabajadores por cuenta ajena Contrato Laboral según las condiciones marcadas por la Orden Nóminas Documentos de pago de las nóminas imputadas Trabajadores autónomos Contrato Laboral según las condiciones marcadas por la Orden Factura/s(*) Documento/s de pago de las facturas imputadas SEGURIDAD SOCIAL DE GASTOS DE DIRECTOR Y EXPERTOS Trabajadores en por cuenta ajena TC1 (o en su defecto Recibo de Liquidaciones o justificante bancario del pago de la Seguridad Social) TC2 Trabajadores autónomos Seguridad Social: TC1/15 CONSIDERACIONES SOBRE LOS CRITERIOS DE VERIFICACIÓN Y REQUISITOS DE LA DOCUMENTACIÓN PRESENTADA: En todas las nóminas, facturas y Documentos de la Seguridad Social TC1 y/o TC2 debe figurar el sello de imputación debidamente cumplimentado. En el proceso de verificación y control se comprobará que el cálculo de imputación es correcto y que el criterio/porcentaje aplicado es coherente con los criterios de reparto expuestos por la entidad beneficiaria. Página 9 de 18

10 En la verificación se comprobará que en el expediente, en caso de que el director realice esta labor dentro de su jornada laboral completa, que figura un certificado del representante legal de la entidad en el que se especifique qué dedicación tiene el director al proyecto. Comprobar que el personal de está validados por el SEPECAM/pertinencia del personal de apoyo/ Director/ nº de alumnos. (Esta comprobación se realizará en base al Informe de Validación del expediente que el SEPECAM facilita a NOVOTEC. Las entidades no deberán aportar documentación alguna en el expediente inicial para esta comprobación. Se ha considerado incluir este punto en las instrucciones para ponerlo simplemente en conocimiento de los beneficiarios). Los documentos de la Seguridad Social aportados por la entidad deben corresponderse con los meses de las nóminas imputadas. Dichos documentos serán los documentos justificativos necesarios para aceptar los costes de Seguridad Social imputados por la entidad con cargo a dicho personal. Asimismo, en el proceso de verificación y control se comprobará que los trabajadores por cuenta ajena figuran en el Documento de la Seguridad Social TC2. En ningún caso será subvencionable el coste de Seguridad Social de los trabajadores por cuenta propia, sin embargo para acreditar su condición de trabajadores autónomos deberán presentar los documentos TC1/15. Además de documentar el gasto y el pago de los costes salariales, es necesario que la documentación aportada por el beneficiario permita seguir la pista de auditoría en cada uno de los pagos realizados. Es decir, las facturas deben contener toda la información necesaria para conocer la naturaleza del gasto, el proveedor, etc. Asimismo, los justificantes de pago deben identificar claramente el concepto o conceptos a los que hacen referencia. En materia de pagos debe existir trazabilidad entre las nóminas/facturas y los documentos de pago: En el concepto del justificante deben figurar las nóminas o facturas que se han pagado con cargo a dicho justificante. Asimismo, se comprobará el nombre del ordenante y el beneficiario del pago, la fecha, etc. Página 10 de 18

11 En caso de los pagos mediante remesas, la documentación aportada deberá incluir además de la nómina y el justificante de pago los documentos necesarios para conocer que el pago de la nómina del trabajador se incluye en el montante total que figura en el justificante de pago (Ejemplo: relación de trabajadores y sus salarios sellada por el banco en la que se detalla quienes se han pagado con cargo a dicho justificante, orden de transferencia desglosada por trabajadores, etc.) 3.3 GASTOS PRODUCIDOS EN CASO DE MOVILIDAD DEL TECNÓLOGO Factura/s(*) (tickets, billetes) Documento/s de pago CONSIDERACIONES SOBRE LOS CRITERIOS DE VERIFICACIÓN Y REQUISITOS DE LA DOCUMENTACIÓN PRESENTADA: En el proceso de verificación y control se comprobará que cada uno de los gastos imputados está soportado por una o varias facturas y sus correspondientes justificantes de pago. De igual modo se comprobará que las facturas aportadas presentan un sello de imputación debidamente cumplimentado. En el control realizado se comprobará que el cálculo de imputación es correcto y que el criterio/porcentaje aplicado es coherente con los criterios de reparto expuestos por la entidad beneficiaria. Asimismo, se verificará que se trata de un gasto elegible según los criterios marcados por la normativa de aplicación. La factura de desplazamientos cuando se hayan utilizado vehículos particulares especificará la fecha, las localidades de origen y destino, los kilómetros y cuantía. Asimismo, si los desplazamientos se realizan en un medio de transporte en el que se expiden billetes individuales a cada viajero (tren, autobús, etc.) deben presentarse el total de los billetes imputados para dar el gasto como correctamente justificado. Se financiará manutención, alojamiento y desayuno. Página 11 de 18

12 Además de documentar el gasto y el pago de los costes de viajes formativos, es necesario que la documentación aportada por el beneficiario permita seguir la pista de auditoría en cada uno de los pagos realizados. Es decir, las facturas deben contener toda la información necesaria para conocer la naturaleza del gasto, el proveedor, etc. Asimismo, los justificantes de pago deben identificar claramente el concepto o conceptos a los que hacen referencia. En materia de pagos debe existir trazabilidad entre las facturas y los documentos de pago: En el concepto del justificante deben figurar el número de factura o en su defecto su objeto y el número de curso. Asimismo, se comprobará el nombre del ordenante y el beneficiario del pago, la fecha, etc. 3.4 GASTOS DE MATRICULACIÓN EN ACTIVIDADES FORMATIVAS Copia cotejada de la matrícula o inscripción. Documento/s de pago CONSIDERACIONES SOBRE LOS CRITERIOS DE VERIFICACIÓN Y REQUISITOS DE LA DOCUMENTACIÓN PRESENTADA: En el proceso de verificación y control se comprobará que cada uno de los gastos imputados está soportado por la documentación anteriormente mencionada. De igual modo se comprobará que la documentación aportada presenta un sello de imputación debidamente cumplimentado. En el control realizado se comprobará que el cálculo de imputación es correcto y que el criterio/porcentaje aplicado es coherente con los criterios de reparto expuestos por la entidad beneficiaria. Asimismo, se verificará que se trata de un gasto elegible según los criterios marcados por la normativa de aplicación. Además de documentar el gasto y el pago de los costes de matriculación en actividades formativas, es necesario que la documentación aportada por el beneficiario permita seguir la pista de auditoría en cada uno de los pagos realizados. Los justificantes de pago deben identificar claramente el concepto o conceptos a los que hacen referencia. Página 12 de 18

13 En materia de pagos debe existir trazabilidad entre las facturas y los documentos de pago: En el concepto del justificante deben figurar el número de factura o en su defecto su objeto y el número de curso. Asimismo, se comprobará el nombre del ordenante y el beneficiario del pago, la fecha, etc. Página 13 de 18

14 3.5 GASTOS DE SEGUROS Póliza del seguro Documento de pago de la misma CONSIDERACIONES SOBRE LOS CRITERIOS DE VERIFICACIÓN Y REQUISITOS DE LA DOCUMENTACIÓN PRESENTADA: En el proceso de verificación y control se comprobará que cada uno de los gastos imputados está soportado por una o varias facturas y sus correspondientes justificantes de pago. Asimismo se comprobará que las facturas aportadas presentan un sello de imputación debidamente cumplimentado. En el control realizado se verificará que el cálculo de imputación es correcto y que el criterio/porcentaje aplicado es coherente con los criterios de reparto expuestos por la entidad beneficiaria. Asimismo, se verificará que se trata de un gasto elegible según los criterios marcados por la normativa de aplicación. La Póliza del seguro debe contener toda la información necesaria para identificar que la póliza pertenece al proyecto y cumple con todos los requisitos establecidos en la Orden. Además de documentar el gasto y el pago de los costes de seguro, es necesario que la documentación aportada por el beneficiario permita seguir la pista de auditoría en cada uno de los pagos realizados. Es decir, las facturas deben contener toda la información necesaria para conocer la naturaleza del gasto, el proveedor, etc. Asimismo, los justificantes de pago deben identificar claramente el concepto o conceptos a los que hacen referencia. En materia de pagos debe existir trazabilidad entre las facturas y los documentos de pago: En el concepto del justificante deben figurar en número de factura o en su defecto su objeto y el número de curso. Asimismo, se comprobará el nombre del ordenante y el beneficiario del pago, la fecha, etc. Página 14 de 18

15 3.6 GASTOS DE MEDIOS Y MATERIALES DIDÁCTICOS Factura/s(*) Documento/s de pago CONSIDERACIONES SOBRE LOS CRITERIOS DE VERIFICACIÓN Y REQUISITOS DE LA DOCUMENTACIÓN PRESENTADA: En el proceso de verificación y control se comprobará que cada uno de los gastos imputados está soportado por una o varias facturas y sus correspondientes justificantes de pago. Asimismo se comprobará que las facturas aportadas presentan un sello de imputación debidamente cumplimentado. En el control realizado se verificará que el cálculo de imputación es correcto y que el criterio/porcentaje aplicado es coherente con los criterios de reparto expuestos por la entidad beneficiaria. Asimismo, se verificará que se trata de un gasto elegible según los criterios marcados por la normativa de aplicación. Los gastos incluidos en este epígrafe comprenderán manuales, libros de texto, herramientas, materiales de un solo uso, fungibles y consumibles dentro del ejercicio, vestuario, medios de protección personal. Además de documentar el gasto y el pago de los costes de medios y materiales didácticos, es necesario que la documentación aportada por el beneficiario permita seguir la pista de auditoría en cada uno de los pagos realizados. Es decir, las facturas deben contener toda la información necesaria para conocer la naturaleza del gasto, el proveedor, etc. Asimismo, los justificantes de pago deben identificar claramente el concepto o conceptos a los que hacen referencia. En materia de pagos debe existir trazabilidad entre las facturas y los documentos de pago: En el concepto del justificante deben figurar en número de factura o en su defecto su objeto y el número de curso. Asimismo, se comprobará el nombre del ordenante y el beneficiario del pago, la fecha, etc. Página 15 de 18

16 (*) Las facturas deberán expedirse de acuerdo con lo dispuesto en el Real Decreto 2402/1985, de 18 de diciembre. Asimismo, en la página web del SEPECAM figura un documento sobre la obligación de facturar en el que se establecen todos los requisitos formales que debe contener una factura. En dicho documento pueden consultarse los documentos de valor probatorio equivalente. Página 16 de 18

17 4 JUSTIFICACIÓN DE LOS PAGOS Los pagos podrán justificarse a través de diferentes documentos, sin embargo cada uno de ellos debe cumplir los siguientes requisitos: PAGOS BANCARIOS Transferencia bancaria: si la forma de pago es una transferencia bancaria esta se justificará mediante copia del resguardo del cargo de la misma, debiendo figurar en el concepto de la transferencia el número de factura, o en su defecto, el concepto abonado. Cheque (Copia del cheque + Recibí+ Extracto que acredita el cargo): Si la forma de pago es un cheque, éste deberá ir acompañado de la siguiente documentación: o Recibí firmado y sellado por el proveedor en el que se especifique número de factura pagada, número y fecha del cheque y NIF y nombre de la persona receptora del cobro. o Copia del extracto bancario del cargo en cuenta correspondiente a la operación justificada. Pagaré (Copia del pagaré + Recibí+ Extracto que acredita el cargo): Si la forma de pago es un pagaré, éste deberá ir acompañado de la siguiente documentación: o Recibí firmado y sellado por el proveedor en el que se especifique número de factura pagada, número y fecha del cheque y NIF y nombre de la persona receptora del cobro. o Copia del extracto bancario del cargo en cuenta correspondiente a la operación justificada. La fecha del vencimiento del pagaré debe ser anterior a la fecha del cumplimiento de las condiciones establecidas en la resolución y/o de las condiciones establecidas en la Orden en materia de justificación y debe haber sido efectivamente pagado. Página 17 de 18

18 PAGOS EN EFECTIVO Sólo son válidos en importes inferiores a 600 y siempre que no superen los por expediente. El documento justificativo para gastos de esta naturaleza consistirá en un recibí, firmado y sellado por el proveedor en el que debe especificarse: o Factura a la que corresponde el pago y su fecha o Junto a la firma debe aparecer el NIF y el nombre de la persona receptora del cobro. o El sello del proveedor debe contener como mínimo el nombre y el CIF del mismo. En ningún caso se entenderá como sello del proveedor los estampillados con la palabra pagado. Con carácter general recordar que es necesario que la documentación aportada por el beneficiario permita seguir la pista de auditoría en cada uno de los pagos realizados. Es decir, las facturas deben contener toda la información necesaria para conocer la naturaleza del gasto, el proveedor, etc. Asimismo, los justificantes de pago deben identificar claramente el concepto o conceptos a los que hacen referencia. En materia de pagos debe existir trazabilidad entre las facturas y los documentos de pago: En el concepto del justificante deben figurar en número de factura o en su defecto su objeto y el número de curso. Asimismo, se comprobará el nombre del ordenante y el beneficiario del pago, la fecha, etc. EFECTO MERCANTIL Si la forma de pago consiste en un efecto mercantil garantizado por una entidad financiera o compañía de seguros, se justificará mediante copia compulsada del documento y la acreditación del pago del efecto por la entidad que lo hubiera realizado. Página 18 de 18

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