MANUAL DE JUSTIFICACIÓN ECONÓMICA

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1 MANUAL DE JUSTIFICACIÓN ECONÓMICA

2 1. INTRODUCCCIÓN CONSIDERACIONES GENERALES CONTABILIDAD SEPARADA CONTROL DE CONCURRENCIA DE SUBVENCIONES EXPLICACIÓN DE LOS CRITERIOS DE IMPUTACIÓN GASTOS SUPERIORES A , O A PARTIR DEL 2 DE DICIEMBRE DE ELEGIBILIDAD DEL I.V.A GASTOS SALARIALES DEL PERSONAL GASTOS DERIVADOS DE LA SUBCONTRATACIÓN DE UNA EMPRESA GASTOS DE AMORTIZACIÓN GASTOS DE PUBLICIDAD GASTOS DE ALQUILER GASTOS DE SEGURO GASTOS DE DESPLAZAMIENTOS: VIAJES FORMATIVOS OTROS GASTOS: SUMINISTRO, MATERIALES JUSTIFICACIÓN DEL PAGO EFECTIVO DE LOS GASTOS PAGOS BANCARIOS PAGOS EN EFECTIVO PISTA DE AUDITORÍA PERIODO SUBVENCIONABLE Y PLAZO DE PAGO PERIODO SUBVENCIONABLE PLAZO DE PAGO

3 1. INTRODUCCCIÓN Este manual tiene por objeto facilitar a las entidades beneficiarias la justificación de ayudas que le han sido concedidas por el Servicio Público de Empleo de Castilla-La Mancha. Con el fin de mejorar el proceso de justificación de las subvenciones concedidas, a continuación se presentan algunas consideraciones sobre la documentación justificativa y los criterios de control y verificación de los expedientes. El contenido de estas instrucciones en ningún caso sustituye a la normativa aplicable - tanto autonómica, nacional como comunitaria- donde se encuentran detallados todos los requisitos y normas que serán de OBLIGADO CUMPLIMIENTO para la percepción de la ayuda. La misión de este documento es únicamente la de orientar a las entidades en el proceso de justificación dando a conocer los aspectos más relevantes en el control financiero de los expedientes. El principal objetivo del control financiero de las ayudas es determinar que todos los gastos imputados a la subvención son elegibles y se encuentran efectivamente pagados. Los expedientes económicos presentados por las entidades beneficiarias deben contener toda la documentación necesaria para verificar que la subvención concedida se ha invertido en gastos que de manera indubitada responden a la naturaleza de la subvención, se encuentran dentro de los valores de mercado y que están efectivamente pagados, todo ello dentro de los plazos establecidos en la normativa. 3

4 2. CONSIDERACIONES GENERALES 2.1. CONTABILIDAD SEPARADA Todas las entidades beneficiarias de una subvención cofinanciada por Fondos Europeos deben acreditar que lleva contabilidad separada o código contable adecuado para los gastos objeto de subvención. Esta obligación se deriva del art. 60 del Reglamento (CE) Nº 1083/2006, regula la Funciones de la Autoridad de gestión, entre las cuales se encuentra el punto d) donde se recoge lo siguiente: Se asegurará de que los beneficiarios y otros organismos participantes en la ejecución de las operaciones mantienen un sistema de contabilidad separado o un código contable adecuado en relación con todas las transacciones relacionadas con la operación, sin perjuicio de las normas de contabilidad nacional. De acuerdo con lo establecido en dicho apartado, la obligación de llevar a cabo la contabilidad separada se realizará teniendo en cuenta las normas de contabilidad nacional. A tal efecto, indicar que las personas físicas como tal no tienen la obligación de llevar a cabo una Contabilidad, no siendo por tanto exigible la obligación de contabilidad separada. El fin de la contabilidad separada es garantizar que los gastos objeto de subvención están claramente identificados en la contabilidad de la entidad. En ningún caso, el término contabilidad separada exige llevar dos contabilidades distintas a una entidad. Cómo puedo llevar contabilidad separada? Existen en el mercado programas contables en los que existe la posibilidad de codificar cualquier asiento contable con un código contable específico. El mismo código nos permite utilizarlo tanto en los asientos relacionados con gastos como con ingresos, incluso nos permite imputar el porcentaje de un gasto, sería el caso de costes que no se imputan 100% a la subvención. Esta opción nos da incluso la posibilidad de establecer una cuenta de Pérdidas y ganancias enfrentando los gastos y los ingresos asociados a ese proyecto. En este caso la misma, nunca podría ser positiva. Siempre arrojaría saldo cero o negativo. (P ej. Se podría codificar todos los ingresos y todos los gastos, así como los pagos relacionados con una determinada operación con el código FSE ) 4

5 En el caso en el que se trabajase con otro tipo de programa contable que no ofreciese dicha posibilidad, sería tan sencillo como trabajar a nivel de subcuentas codificando todas aquellas subcuentas tanto de gastos como de ingresos individualizándolas respecto al resto, mediante subclasificaciones. Por ejemplo se podría crear una primera clasificación, definiendo aquellas ayudas recibidas por Fondo Social Europeo, y dentro de la misma establecer una subclasificación, indicando o detallando el proyecto o la operación en concreto. En definitiva se podrían ir haciendo todas las subclasificaciones que se consideren necesarias. En el caso en el que se trabajase con otro tipo de programa contable que no ofreciese dicha posibilidad, sería tan sencillo como trabajar a nivel de subcuentas codificando todas aquellas subcuentas tanto de gastos como de ingresos individualizándolas respecto al resto, mediante subclasificaciones. Por ejemplo se podría crear una primera clasificación, definiendo aquellas ayudas recibidas por Fondo Social Europeo, y dentro de la misma establecer una subclasificación, indicando o detallando el proyecto o la operación en concreto. En definitiva se podrían ir haciendo todas las subclasificaciones que se consideren necesarias.p ej. Un proyecto de Albacete. Ingreso por subvenciones Hª Pª deudora por subvenciones concedidas recibidas del Fondo Social Europeo Subvenciones, donaciones y legados a la Explotación recibidos del Fondo Social Europeo Subvenciones, donaciones y legados a la Explotación recibidos del Fondo Social Europeo para el proyectomil/2011/02/0005. El asiento, del reconocimiento de la subvención sería. ( ) Hª Pª deudora por subvenciones concedidas recibidas del Fondo Social Europeo a ( )Subvenciones, donaciones y legados a la Explotación recibidos del Fondo Social Europeo para el curso MIL/2011/02/0005 5

6 El asiento de cobro de la misma sería: ( ) Bancos e instituciones de crédito Caja Castilla la Mancha a ( ) Hª Pª deudora por subvenciones Concedidas recibidas del Fondo Social Europeo Gastos de personal En el caso de tener que imputar una cuenta de gastos únicamente en un % (costes indirectos) en el mismo asiento se podría desglosar la partida de gastos en dos subcuentas, identificando una de ellas con la parte que está cofinanciada por Fondo Social Europeo. Por ejemplo en el caso de imputar únicamente un porcentaje de la nómina gastos de personal gastos de personal cofinanciados por Fondo Social Europeo gastos de personal expedientemil/2011/02/0005cofinanciado por Fondo Social Europeo Remuneraciones pendientes de pago de nóminas cofinanciadas por el FSE expedientemil/2011/02/0005. P. ej. Imputación de un 18% de la nómina del auxiliar correspondiente a una nómina de 1000 euros. 180 ( ) 820 ( ) a ( )Remuneraciones pendientes de pago nóminas cofinanciadas por FSE expedientemil/2011/02/0005 El tratamiento en el resto de gastos imputables al proyecto sería el mismo pero utilizando las cuentas correspondientes. 6

7 Pago de la misma: ( ) Remuneraciones pendientes de pago a ( ) Caja Castilla la Mancha. En el caso de que el Beneficiario fuese una Entidad Local (como es el caso de Escuelas Taller, Talleres de Especialización Profesional, etc), la operativa sería la misma, pero utilizando las cuentas que marque el Plan General de Contabilidad Pública que les sea aplicable, atendiendo a las Instrucciones o normas específicas para Entidades Locales. Qué debo presentar en mis expedientes de justificación para acreditar que llevo contabilidad separada o código contable adecuado para los gastos imputados? En caso de que la entidad esté exenta de la obligación de contabilidad debe presentar un certificado que acredite dicha exención. Para el resto de entidades, en el expediente debe figurar un extracto de la contabilidad de la entidad que permita verificar cómo se han contabilizado los gastos imputados en la contabilidad de la entidad. Los documentos contables aportados en el expediente deben permitir: o Cuentas o subcuentas en los que se han contabilizado los gastos imputados o Fechas o Números de asientos contables. Si las entidades lo considerasen necesario, los documentos contables pueden ir acompañados de una breve explicación sobre la sistemática de contabilización de los gastos. 7

8 2.2. CONTROL DE CONCURRENCIA DE SUBVENCIONES En el artículo 30 de la Ley 38/2003 de la Ley General de Subvenciones se establece que Reglamentariamente, se establecerá un sistema de validación y estampillado de justificantes de gastos que permita el control de la concurrencia de subvenciones. Para dar cumplimiento a la normativa de aplicación el Servicio de Conciliación y Programas Mixtos ha diseñado un modelo de sello de imputación. Sobre todos los documentos originales justificativos del gasto debe aparecer el sello que hace referencia a la cofinanciación del Fondo Social Europeo. En este sello debe figurar el número o números de los expedientes a los que se imputa, el porcentaje de imputación y la cantidad imputada. El sello también deberá incluir el número de documento contable que servirá de referencia al contabilizar éste y la fecha del justificante de pago con el que ha sido pagado. El sello de imputación debe figurar en todos los documentos justificativos de gasto originales independientemente de la línea de subvención (ET, CO, UPD, TE, TEPRO, ME, MIL, PI, Isabel Torres, etc.). Un modelo sugerido es el siguiente: Asimismo, se recomienda a las entidades especificar en las facturas al propio Taller de Empleo/Escuela/Proyecto con su número de expediente y denominación completa. 8

9 2.3. EXPLICACIÓN DE LOS CRITERIOS DE IMPUTACIÓN La Explicación de criterios de reparto es un documento que debe acompañar a todos los expedientes justificativosen los que se incluyan gastos compartidos, es decir, no imputados al 100% al proyecto. Las funciones principales de dicho documento son: Establecer en base a qué criterios o variables se reparten los gastos imputados a la subvención. Permitir la verificación y control de los porcentajes imputados. Criterios en base a los cuales se realiza el reparto La entidad beneficiaria podrá elegir en base a qué criterios o variables realiza el reparto de los gastos imputados al expediente, siempre y cuando éstos sean coherente y guarden relación con las variables que pueden incidir directamente en el proyecto (número de horas, número de proyectos de la entidad, superficie de las instalaciones etc.). Los criterios o variables pueden variar en función de la naturaleza de los diferentes gastos (docencia, luz, teléfono, seguros, medios y materiales ). En ese caso deberán especificarse todos los criterios considerados en el porcentaje de imputación de gastos. Verificación y control de los porcentajes imputados La entidad no sólo debe especificar en base a qué criterios o variables ha realizado el reparto sino que deberá especificar los cálculos realizados para obtener el porcentaje de imputación. La explicación aportada por la entidad debe reflejar claramente el cálculo realizado para la determinación de costes unitarios y otros parámetros utilizados para la imputación de costes. Por ejemplo, no bastaría presentar un escrito en el que se aclare que el criterio escogido por la entidad es el número de expedientes, la entidad debe decir el número de expedientes en base a los cuales está realizando el reparto: 3, por lo que se imputa el 33,3% a cada curso; 2, por lo que se imputa el 50% a cada curso. Es decir, la entidad debe facilitar todos los datos que permitan verificar cómo se ha llegado al porcentaje o cantidad imputada. 9

10 2.4. GASTOS SUPERIORES A , O A PARTIR DEL 2 DE DICIEMBRE DE 2011 En el apartado 3 del artículo 31 de la Ley General de Subvenciones se establece que cuando el importe subvencionable supere la cuantía de en el supuesto de suministro de bienes de equipo o prestación de servicios por empresas de consultoría o asistencia técnica, el beneficiario deberá solicitar como mínimo tres ofertas de diferentes proveedores, con carácter previo a la contracción del compromiso para la prestación del servicio o la entrega del bien, salvo que por las especiales características de los gastos subvencionables, no exista en el mercado suficiente número de entidades que lo suministren o presten, o salvo que el gasto se hubiese realizado con anterioridad a la solicitud de la subvención. Por esta razón, siempre que un gasto de estas características supere los , en el expediente de justificación deben aparecer las ofertas solicitadas a tres proveedores. Tal y como se recoge en la normativa citada anteriormente, la entidad debe escoger la oferta económicamente más ventajosa. Si la elección se realiza de acuerdo a otros criterios diferentes a eficiencia y economía, la entidad debe justificar su elección mediante una memoria que detalle los criterios utilizados en dicha elección. A partir del 2 de diciembre de 2011, el importe pasa de ser a Por qué se modifica este importe? Con fecha 2 de junio de 2011 salió publicada en el BOE, la Ley 14/2011 de la Ciencia, la Tecnología y la Innovación que modifica el apartado 3 del artículo 31 de la Ley General de Subvenciones: Cuando el importe del gasto subvencionable supere las cuantías establecidas en la Ley 30/2007, de 30 de octubre, de Contratos del Sector público para el contrato menor, el beneficiario deberá solicitar como mínimo tres ofertas de diferentes proveedores, con carácter previo a la contracción del compromiso para la obra, la prestación del servicio o la entrega del bien, salvo que por sus especiales características no exista en el mercado suficiente número de entidades que los realicen, presten o suministren, o salvo que el gasto se hubiere realizado con anterioridad a la subvención. La elección entre las ofertas presentadas, que deberán aportarse en la justificación, o, en su caso, en la solicitud de subvención, se realizará conforme a criterios de eficiencia y economía, debiendo justificarse expresamente en una memoria la elección cuando no recaiga en la propuesta económica más ventajosa. 10

11 En la Ley de Contratos del Sector público se establece que para todos los contratos menores, a excepción del de obras, el importe máximo será de IMPORTANTE: Las entidades beneficiarias que son Administraciones Locales además de estar sujetas a la Ley de Contratos del Sector Público, como beneficiarias de las ayudas están sometidas a la Ley General de Subvenciones, por lo que deberán disponer de tres ofertas para gastos de suministro de bienes de equipo y de prestación de servicios que superen los hasta el 2 de diciembre de 2011, fecha en la que se equiparan los importes en ambas normas ELEGIBILIDAD DEL I.V.A El I.V.A es subvencionable para una entidad siempre y cuando sea un gasto para la misma. Se pueden plantear las siguientes situaciones: Para entidades sin ánimo de lucro, administraciones públicas y otras de carácter social. Estas entidades casi siempre (siempre, en el caso de las AAPP) están exentas del impuesto, por lo que pueden imputarlo como gasto al 100% al no poder deducírselo en sus declaraciones. En caso de las entidades sin ánimo de lucro y similares, generalmente existe un documento emitido por la Agencia Tributaria en el que se recoge la exención y es lo único que una entidad necesitaría para probar la elegibilidad del IVA como gasto. Para entidades con actividades exentas de IVA. Si una entidad desarrolla únicamente actividades exentas de IVA y así lo acredita su Certificado de Hacienda en el que figuran las actividades en las que la entidad está dada de alta, la entidad estará por tanto exenta del IVA y podrá imputarlo como gasto, sin necesidad de aportar más documentación que dicho certificado. Hay que recordar que aunque una entidad esté exenta del pago del I.A.E, igualmente deberá estar dada de alta en las actividades que desempeñe, por lo que el Certificado debe presentarse siempre. Para entidades con otras actividades económicas. Si una entidad tiene otras actividades económicas además de las exentas, existen dos posibilidades: o Prorrateo del IVA: En el modelo 390 de resumen anual del IVA aparecerán listadas las diversas actividades económicas que desempeña la entidad. Al final del documento, generalmente en la página 6, aparecerá un porcentaje acompañando a la actividad exenta que se referirá al volumen de operaciones con derecho a deducción. Es decir, ese porcentaje será la proporción de IVA de cada factura que no es un 11

12 gasto elegible. Por tanto, con el modelo 390 se podrá justificar la imputación del IVA correspondiente (solo el IVA elegible). En este caso, puede suceder que la empresa esté dada de alta en un epígrafe no exento, pero que no haya facturado ese año por ese epígrafe. En ese caso, el IVA será totalmente elegible y no aparecerá ninguna prorrata (el modelo 390 no tendrá página 6). o Sectores diferenciados: En otras ocasiones, puede haber entidades que estén sujetas a sectores diferenciados, por lo que la declaración del IVA es independiente para cada actividad económica. En el modelo 390 aparecerá en la página 6 un porcentaje del 0% para las actividades exentas y un 100% para las sujetas. Los gastos que sean exclusivos de la actividad exenta serán 100% elegibles, y aquellos que sean comunes se imputarán proporcionalmente (prorrateados). Para entidades sin actividades económicas exentas. En este caso, el IVA no es elegible. Estas entidades recuperan el IVA soportado deduciéndolo por completo en sus declaraciones trimestrales y por tanto no se puede recuperar de nuevo con la subvención. 12

13 GASTOS DE PERSONAL 2.6. GASTOS SALARIALES DEL PERSONAL En el expediente deben constar los siguientes documentos: Contratos del personal. Nóminas del personal. TC1 y TC2 de los meses imputados a la subvención. El Modelo TC1 debe estar mecanizado o sellado por la entidad bancaria y puede ser sustituido por el Recibo de Liquidación de Cotizaciones, también sellado o mecanizado por el banco, o por el recibo bancario que acredita el pago de la Seguridad Social por cada uno de los meses imputados. Modelo 110/111 y 190 Para probar el pago efectivo de las nóminas imputadas, la entidad debe aportar: Transferencia bancaria: Debe identificarse el destinatario, el importe y la fecha de la misma. Es importante tener en cuenta que no es válida la Orden de Pago, se requiere el justificante bancario o, en su caso, un certificado bancario en el que se recojan los apartados mencionados anteriormente, firmado y sellado por la entidad financiera en cuestión. REMESAS: En caso de que los justificantes de pago estén por el total de los trabajadores, deberá presentarse el desglose por trabajador (Ver documento 1). La entidad puede presentar: o Certificado bancario que acredite que en la remesa bancaria presentada se incluyen los pagos de los trabajadores imputados: El certificado debe detallar el número de remesa, su fecha, los nombres de los trabajadores, la nómina pagada y su importe. o Documentos del sistema contable que permitan verificar que los pagos de dichos trabajadores se incluyen en la remesa. Para ello es necesario poder identificar que el importe total de los documentos del sistema contable es el importe que figura en la remesa. La entidad puede omitir los nombres de los trabajadores no imputados a la subvención si así lo desea, pero debe permitir visualizar el total de los importes que suman el importe total de la remesa. 13

14 También sería posible aportar por parte de la entidad documentos contables donde se puede identificar al trabajador e importe de la nómina imputada junto con el número de remesa, de modo que fuese posible identificar que el pago de dichas nóminas está incluido en la remesa bancaria. En ningún caso los cuadros explicativos elaborados por la entidad beneficiaria se estimaran como un documento del sistema contable. Los documentos que deben presentar las entidades deben pertenecer a su sistema contable. o Algunas entidades bancarias pueden facilitar a las entidades el recibo bancario de las transferencias individualizadas realizadas a cada trabajador. Estos documentos servirían para acreditar el pago de las nóminas. Pago mediante cheque nominativo o pagaré: La entidad debe aportar copia del talón nominativo (cheque/pagaré) y copia del extracto bancario que acredita el cargo. Gastos derivados de indemnizaciones En ningún caso se subvencionarán las indemnizaciones por fallecimiento, traslados, suspensiones, despidos, ceses o finalizaciones de contrato. Gastos de Seguridad Social a cargo de la empresa Para probar el pago efectivo de los gastos de Seguridad Social, la entidad debe aportar: Documentos TC1 y TC2 en los que aparezca el sello de compensación (sello de pago efectivo, no de registro o de recepción salvo examen) o el pago efectivo de la entidad financiera correspondiente. El TC2 podrá no contener el sello de compensación siempre que venga acompañado de un recibo bancario o de un TC1 o Recibo de Liquidación de Cotizaciones que contengan el sello de compensación. Cuando los pagos a la Tesorería General de la Seguridad Social se realicen por el Sistema RED (Remisión Electrónica de Documentos), el pago se justificará de la siguiente manera: 14

15 Si el pago se realiza por domiciliación bancaria, mediante el adeudo realizado en la cuenta bancaria. Si el pago se efectúa a través de una entidad financiera, mediante el Recibo de Liquidación de Cotizaciones sellado o validado mecánicamente por la entidad financiera. Si el pago se realiza a través de otros canales, se justificará mediante el Recibo de Liquidación de Cotizaciones y el justificante bancario de pago. Cuando existan bonificaciones, las mismas deberán ser descontadas a las imputaciones de Seguridad Social, puesto que no puede cofinanciarse la parte de la cuota que ya ha sido bonificada. Costes de los trabajadores de baja Cuando un trabajador cause baja laboral durante la ejecución del proyecto subvencionado, tanto si es por enfermedad o accidente común, como por enfermedad o accidente profesional o por maternidad o paternidad, no resultan elegibles para el Fondo Social Europeo. Asimismo, la Comisión Europea promueve a través de su cofinanciación Políticas Activas de Empleo y en el caso de baja por enfermedad o accidente común o profesional o maternidad o paternidad, estamos hablando de prestaciones, las cuales no se incluyen dentro de las líneas de promoción de la misma. Si bien el Fondo Social Europeo no considera elegibles los costes derivados de trabajadores de baja, la Consejería de Empleo y Economía subvencionará exclusivamente aquella parte del coste que la empresa está obligada a asumir de acuerdo a la normativa nacional en materia de Seguridad Social: Enfermedad Común o Accidente No Laboral Los tres primeros días no los paga ni la empresa ni la Seguridad Social por lo que la Consejería de Empleo y Economía no subvencionará ningún gasto derivado de estos tres días. Del 4º al 15º día, ambos inclusive, la empresa debe asumir el pago al trabajador del 60% de su base de cotización. La Consejería de Empleo y Economía subvencionará exclusivamente el 60% de la base de cotización, si la entidad decide completar el salario del trabajador hasta el 100%, será la propia entidad la que asuma el coste adicional. 15

16 Del 16º al 20º día, ambos inclusive, es la Seguridad Social quien asume el coste del trabajador (60% de la base de cotización) mediante pago delegado a la empresa, es decir, la empresa ingresa el salario en la cuenta del trabajador, pero la Seguridad Social se lo descuenta a la empresa de la cuota que debe pagar. La Consejería de Empleo y Economía no subvencionará importe alguno pues el coste para la entidad en este periodo es cero. Si la entidad decide completar el salario del trabajador hasta el 100%, será la propia entidad la que asuma el coste. A partir del 20º día es la Seguridad Social la que continúa asumiendo el coste del trabajador (75% de la base de cotización en este caso) mediante pago delegado a la empresa, es decir, la empresa ingresa el salario en la cuenta del trabajador, pero la Seguridad Social se lo descuenta a la empresa de la cuota que debe pagar. La Consejería de Economía y Empleo no subvencionará importe alguno pues el coste para la entidad en este periodo es cero. Si la entidad decide completar el salario del trabajador hasta el 100%, será la propia entidad la que asuma el coste. Maternidad La Consejería de Empleo y Economía no subvencionará ningún importe derivado de las bajas por maternidad del personal imputado ya que es la Seguridad Social asume el 100% del coste de la base reguladora de la trabajadora. En este caso no hay pago delegado, la Seguridad Social paga directamente a la trabajadora. Accidente Laboral o Enfermedad Profesional Es la Seguridad Social la que asume el coste del trabajador (75% de la base de cotización en este caso) mediante pago delegado a la empresa, es decir, la empresa ingresa el salario en la cuenta del trabajador, pero la Seguridad Social se lo descuenta a la empresa de la cuota que la entidad debe pagarle mensualmente. La Consejería de Empleo y Economía no subvencionará importe alguno pues el coste para la entidad en este periodo es cero. Si la entidad decide completar el salario del trabajador hasta el 100%, será la propia entidad la que asuma el coste. 16

17 Gastos de IRPF Para probar el pago efectivo de los gastos de IRPF, la entidad debe aportar: Modelo de retenciones e ingresos a cuenta IRPF del periodo en el que se desarrolla el proyecto. Este documento es trimestral. Deben figurar todos los trimestres que engloba el proyecto. En el caso del modelo 111 es un documento mensual. Deben figurar todos los meses que engloba el proyecto. Modelo 190 de resumen de retenciones. Si el volumen de trabajadores no permite remitir la totalidad del documento, la entidad debe remitir al menos aquellas páginas en las que figuren los trabajadores (alumnos, docentes, director y técnicos) imputados a la subvención. En relación a dichos documentos... MODELO 190La aportación de este documento debe permitir identificar a los trabajadores imputados. La entidad podrá optar por cualquiera de las siguientes opciones: Modelo 190 completo (pueden ocultarse los datos de las personas que no se hayan imputado a la subvención. Portada del Modelo 190 acompañado de aquellas páginas en las que figuren las trabajadoras y trabajadores imputados a la subvención. Certificados individualizados de con la información fiscal (retenciones practicadas anualmente) de los trabajadores imputados a la subvención. MODELO 110La aportación de estos documentos debe permitir verificar que la entidad ha realizado los pagos del IRPF en todos aquellos trimestres relativos al periodo o periodos en los que se hayan imputado gastos de personal al Módulo. La entidad podrá optar por cualquiera de las siguientes opciones: Modelo/s 110 mecanizado/s o sellado/s por el banco. Recibos bancarios que acrediten el pago del IRPF. Modelo 110 (NRC) donde figuran los datos del ingreso realizado. 17

18 2.7. GASTOS DERIVADOS DE LA SUBCONTRATACIÓN DE UNA EMPRESA En el expediente deben constar los siguientes documentos: Contrato con la empresa subcontratada. Factura de la empresa. Justificante de pago de dicha factura. En aquellos casos en los que las bases reguladoras de las ayudas así lo permitan, la entidad podrá subcontratar una empresa para parte de las actividades subvencionadas Puedo subcontratar a una empresa para impartir la docencia en una Escuela Taller, Taller de Especialización Profesional, Taller de Empleo, Casa de Oficios, etc.? Tanto para las líneas de subvención de Escuelas Taller/Talleres de Empleo/TEPRO/Casas de Oficios como para cualquier otra en las que se pueden imputar gastos de personal, la entidad debe verificar en las bases reguladoras de las ayudas: Cuál es el concepto subvencionable. Qué se especifica en materia de subcontratación. Qué requisitos se solicitan al personal (mecanismos de selección, cv, etc.) Siempre que el concepto subvencionable sea gastos salariales no estará permitido imputar gastos derivados de la subcontratación de una empresa, puesto que lo que se puede justificar son los salarios de los trabajadores, no serán subvencionables los costes derivados de la contratación de un tercero para la prestación de un servicio. En el caso de las Ecuelas Taller, Talleres de Empleo, Talleres de Especialización Profesional y Casas de Oficios son subvencionables exclusivamente los gastos salariales. Como coste salarial se en entiende el importe total que le va a suponer a una empresa tener un trabajador contratado laboralmente, y en él está incluido tanto el salario bruto como los costes sociales a cargo de la empresa. Si la entidad contrata a una empresa los costes imputados no serán salariales puesto que los costes no derivan de la contratación de un trabajador sino de la prestación del servicio que realiza la empresa. Puedo contratar a un trabajador autónomo para impartir la docencia o dirigiruna Escuela Taller, Taller de Especialización Profesional, Taller de Empleo, Casa de Oficios, etc.? No. 18

19 Tanto en estas líneas de ayudas como en cualquiera de las líneas de subvención sólo podrán imputarse gastos de trabajadores autónomos si las bases reguladoras de la ayuda lo permiten. En las Escuelas Taller, Talleres de Empleo, Talleres de Especialización Profesional y Casas de Oficios, si la entidad imputa los gastos derivados de un trabajador autónomo participante en el proyecto y que guarda relación indubitada con el objeto de la subvención, debe hacerlo en el Módulo B. En el expediente de justificación deben figurar los siguientes documentos: Contrato mercantil. Factura o facturas del trabajador. Justificante de pago bancario de dicha/s factura/s. 19

20 3. GASTOS DE AMORTIZACIÓN Siempre que las bases reguladoras de la ayuda así lo establezcan, las entidades beneficiarias podrán imputar gastos de amortización. Se considerarán elementos amortizables todos los recogidos en las tablas de Hacienda (Real Decreto 1777/2004, de 30 de julio, por el que se aprueba el Reglamento del Impuesto sobre Sociedades). En el expediente deben constar los siguientes documentos justificativos: Facturas de compra de los elementos. Justificante de pago de dichas facturas. Sobre las facturas o en un documento a parte debe figurar el porcentaje de amortización aplicado. Pequeña herramienta Los útiles y herramientas son elementos amortizables según las tablas de Hacienda por lo que no podrá imputarse su adquisición a la subvención. Asimismo, su vida útil en condiciones normales es superior a la duración del periodo subvencionado. Es posible que debido a la utilidad o coste de adquisición, las entidades beneficiarias hayan determinado en sus normas de contabilidad que no considerarán algunas herramientas como elementos amortizables. En estos casos las entidades deberán acreditar sus criterios mediante alguno de los siguientes documentos: Procedimientos escritos donde se detallen las normas de contabilidad aplicadas en esta materia o Normas de contabilidad pública que respalden los criterios adoptados. En caso de que la entidad no cuente con un procedimiento escrito aprobado y vigente en la fecha de realización del expediente, la entidad podrá acreditar que no considera las herramientas como elementos amortizables mediante copia del mayor de su contabilidad, adjuntando al menos tres ejemplos en los que pueda verificarse que las herramientas no forman parte del inmovilizado de la entidad. Asimismo, se acompañarán las copias de un escrito en el que se detalle bajo qué criterios no se consideran amortizables las herramientas en la contabilidad de la entidad (importe, vida útil del elemento, etc.). Anexo propuesto en el presente con todos los datos correctamente cumplimentados (ver página 22). 20

21 Empresas de reducida dimensión Para bienes por un valor inferior a 601, desde 2005, se puede amortizar el 100% en un año siempre y cuando la entidad beneficiaria sea una empresa de reducida dimensión. Una empresa de reducida dimensión es aquella cuyo importe neto de la cifra de negocio habida en el período impositivo anterior sea inferior a De todos modos, conviene recordar a las entidades beneficiarias que puedan acogerse a esta fórmula que si el 100% corresponde a un año, a seis meses corresponderá el 50% y 3 meses le corresponderá el 25%. 21

22 ANEXO DE CRITERIOS DE AMORTIZACIÓN PARA LA PEQUEÑA HERRAMIENTA D..., en representación de la entidad beneficiaria..., con CIF... Certifico que la pequeña herramienta no forma parte del inmovilizado de dicha entidad por lo que se ha imputado el 100% del coste de adquisición de dichos elementos al proyecto objeto de subvención. Por parte de la entidad promotora, la pequeña herramienta no se considera elegible de acuerdo a los siguientes criterios: Normas de contabilidad de contabilidad pública que respalden los criterios adoptados: (Detallar la normativa aplicada). Importe del elemento. La entidad promotora no considera amortizables aquellos elementos cuyo coste de adquisición no supere los 600. Vida útil del elemento. La entidad promotora considera que la vida útil del elemento es inferior a un año debido a la utilización de dicha herramienta en el proyecto objeto de subvención. Otros: ,... de... de

23 4. GASTOS DE PUBLICIDAD Siempre que las bases reguladoras de la ayuda así lo establezcan, las entidades beneficiarias podrán imputar gastos derivados de acciones publicitarias desarrolladas en el marco del proyecto subvencionado. En el expediente deben constar los siguientes documentos justificativos: Facturas. Justificante de pago de dichas facturas. Copia del soporte publicitario que permita comprobar que se ha hecho mención a la Consejería de Empleo y Economía, FSE y SPEE (si procede) en las acciones publicitarias desarrolladas. 5. GASTOS DE ALQUILER Siempre que las bases reguladoras de la ayuda así lo establezcan, las entidades beneficiarias podrán imputar gastos derivados del alquiler de maquinaria, equipos, instalaciones, etc. En el expediente deben constar los siguientes documentos justificativos: Contrato de alquiler. Factura o facturas de las cuotas de alquiler. Justificante de pago de dichas facturas. Al igual que el resto de gastos, la imputación de los mismos se hará de manera proporcional. Cuando se imputen cuotas de alquiler mensuales y el proyecto inicie o finalice sin coincidir con el inicio y final del mes, no se podrán imputar las cuotas mensuales íntegras. Gastos de alquiler de instalaciones Siempre que se presenten facturas de alquiler de instalaciones debe figurar en la misma la retención de IRPF correspondiente (19%). 23

24 6. GASTOS DE SEGURO Siempre que las bases reguladoras de la ayuda así lo establezcan, las entidades beneficiarias podrán imputar gastos derivados los seguros de los participantes. En el expediente deben constar los siguientes documentos justificativos: Copia de la póliza del seguro. Recibo bancario. La copia de la póliza del seguro debe detallar el periodo de cobertura el número o nombre de los asegurados e identificar el nº de expediente o título del proyecto. 7. GASTOS DE DESPLAZAMIENTOS: VIAJES FORMATIVOS Siempre que las bases reguladoras de la ayuda así lo establezcan, las entidades beneficiarias podrán imputar gastos de desplazamientos. En el expediente deben constar los siguientes documentos justificativos: Facturas (billetes de tren/autobús, tickets, etc. si procede) Justificantes de pago. La factura de justificación de los desplazamientos de los viajes formativos deberá especificar el origen y el destino del viaje, el número de expediente, la fecha de la visita y/o cualquier otro dato que permita identificar que se trata de un viaje formativo relacionado con el objeto de la subvención. Asimismo, si los desplazamientos se realizan en un medio de transporte en el que se expiden billetes individuales a cada viajero (tren, autobús, etc.) deben presentarse el total de los billetes imputados para dar el gasto como correctamente justificado. En el caso de los TEP se admitirá la justificación en este epígrafe de la compensación de los gastos de desplazamiento de los alumnos para asistir a los mismos. Los alumnos deberán presentar tickets o facturas de los gastos realizados en dichos desplazamientos. Dichos tickets o billetes serán aportados por la entidad beneficiaria en el expediente de justificación junto con el justificante bancariode haber pagado dichos gastos al alumno. 24

25 Desplazamientos del personal Cuando las bases reguladoras permitan la imputación de gastos de desplazamiento del personal. La entidad deberá tener en cuenta las siguientes indicaciones: Si se paga al trabajador gastos de kilometraje o dietas en la nómina, en el expediente debe figurar copia de dicha nómina acompañada del justificante de pago bancario que acredite el pago de la misma. Asimismo, debe anexarse una explicación firmada y sellada por el responsable legal de la entidad en la que se especifiquen las cuantías unitarias por kilómetro y dieta según convenio, así como los motivos de los desplazamientos, origen, destino y relación con el proyecto objeto de subvención. Si se paga al trabajador gastos de Kilometraje o dietas mediante una nota o recibo, en el expediente debe figurar dicha nota con las cuantías unitarias por kilómetro y dieta según convenio, así como los motivos de los desplazamientos, origen, destino y relación con el proyecto objeto de subvención. Junto a dicha nota/recibo debe figurar el justificante de pago al trabajador de los gastos imputados. Si el trabajador dispone de ticket de gasolina, billetes de tren etc. debe aportar copia de los mismos para que el beneficiario de la subvención adjunte al expediente de justificación dichos documentos así como el justificante de pago bancario de haber pagado al trabajador dichos gastos. 25

26 8. OTROS GASTOS: SUMINISTRO, MATERIALES... Las bases reguladoras de las ayudas pueden prever la imputación de gastos por medios y materiales didácticos o gastos de suministros como luz, agua, teléfono, internet, etc. Serán subvencionables todos los gastos de esta naturaleza que la Orden de subvención detalle. Con carácter general, En el expediente deben constar los siguientes documentos justificativos: Facturas acreditativas del gasto. Justificantes de pago bancarios. Gastos de medios y materiales Para la imputación de gastos de medios y materiales debe tenerse en cuenta lo siguiente: Los medios y materiales deben haber sido utilizados durante el periodo subvencionable del expediente objeto de subvención (fase, proyecto...). En el caso de ET/TE/TEP/CO durante la propia fase. Para verificar este extremo se comprobará la fecha de la factura. En caso de que el proveedor facture con posterioridad, la entidad debe conservar y presentar, junto con la factura y el justificante de pago, los albaranes de entrega que permitan comprobar que los materiales han sido suministrados durante la fase. En aquellas facturas donde no se detallen los conceptos facturados se solicitará detalle de los mismos en una relación adjunta a la factura firmada y sellada por el proveedor. Siempre que los conceptos de la factura no sean autoexplicativos (por ejemplo pieza E2 ), la entidad deberá aportar una explicación que permita identificar que los conceptos facturados son subvencionables de acuerdo a la normativa de aplicación y puede verificarse su relación con el objeto de la subvención. 26

27 Gastos de suministro Para la imputación de gastos de suministro como luz, agua, combustibles, etc. debe tenerse en cuenta lo siguiente: Solo serán subvencionables los gastos de agua, luz, teléfono, etc. de instalaciones en las que se desarrolle el proyecto y siempre que las bases reguladoras contemplen este tipo de gastos como subvencionables. Para la imputación de gastos, las entidades deben tener en cuenta el periodo facturable, no la fecha de la factura. Ya que serán subvencionables exclusivamente los gastos que han tenido lugar durante el periodo subvencionable (fase, trimestre, etc.) En el caso de los gastos de combustible siempre deben ir acompañados de una explicación del responsable legal de la entidad que especifique el uso de dicho combustible (calefacción, maquinaria, etc). 27

28 9. JUSTIFICACIÓN DEL PAGO EFECTIVO DE LOS GASTOS Los pagos podrán justificarse a través de diferentes documentos, sin embargo cada uno de ellos debe cumplir los siguientes requisitos: 9.1. PAGOS BANCARIOS Transferencia bancaria: si la forma de pago es una transferencia bancaria esta se justificará mediante copia del resguardo del cargo de la misma, debiendo figurar en el concepto de la transferencia el número de factura, o en su defecto, el concepto abonado. Cheque nominativo (Copia del cheque + Recibí+ Extracto que acredita el cargo): Si la forma de pago es un cheque, éste deberá ir acompañado de la siguiente documentación: Recibí firmado y sellado por el proveedor en el que se especifique número de factura pagada, número y fecha del cheque y NIF y nombre de la persona receptora del cobro. Copia del extracto bancario del cargo en cuenta correspondiente a la operación justificada. Pagaré (Copia del pagaré + Recibí+ Extracto que acredita el cargo): Si la forma de pago es un pagaré, éste deberá ir acompañado de la siguiente documentación: Recibí firmado y sellado por el proveedor en el que se especifique número de factura pagada, número y fecha del cheque y NIF y nombre de la persona receptora del cobro. Copia del extracto bancario del cargo en cuenta correspondiente a la operación justificada. La fecha del vencimiento del pagaré debe ser anterior a la fecha del cumplimiento de las condiciones establecidas en la resolución y/o de las condiciones establecidas en la Orden en materia de justificación y debe haber sido efectivamente pagado. Tanto en el caso del cheque nominativo como del pagaré, a efectos de fecha de pago, se estimará la fecha de cargo en cuenta del extracto bancario. En ningún caso se estimará como fecha de pago efectivo la entrega del cheque al proveedor PAGOS EN EFECTIVO Sólo son válidos en importes inferiores a 600 y siempre que no superen los por expediente. 28

29 El documento justificativo para gastos de esta naturaleza consistirá en un recibí, firmado y sellado por el proveedor en el que debe especificarse: Factura a la que corresponde el pago y su fecha. Junto a la firma del proveedor en dicho recibí debe aparecer el NIF y el nombre legible de la persona receptora del cobro. El sello del proveedor debe contener como mínimo el nombre y el CIF del mismo. En ningún caso se entenderá como sello del proveedor los estampillados con la palabra pagado PISTA DE AUDITORÍA Con carácter general, es necesario que la documentación aportada por el beneficiario permita seguir la pista de auditoría en cada uno de los pagos realizados. Es decir, los justificantes de pago deben identificar claramente el concepto o conceptos a los que hacen referencia. En materia de justificación de pagos, la documentación aportada en el expediente de justificación debe permitir reconstruir la pista de auditoría entre las facturas y los documentos de pago: En el concepto del justificante deben figurar en número de factura o en su defecto su objeto y el número de curso o, en su caso, el concepto nómina xxxxxxx (siendo xxxxxxx el nombre del mes de la nómina). Asimismo, en todos los justificantes bancarios deberá identificarse: El nombre del ordenante. El beneficiario del pago. La fecha de la operación. La entidad bancaria en la que se realiza la operación (papel timbrado, logotipos, documentos oficiales...): El documento aportado debe permitir verificar que se trata de un documento bancario. Pagos realizados previamente por un trabajador Si un trabajador de una entidad realiza un pago previamente, la entidad beneficiaria debe abonarlo al trabajador con posterioridad si desea imputar dicho gasto. Para garantizar la pista de auditoría en estos casos, la entidad beneficiaria debe aportar la siguiente documentación: Factura del gasto que se desea imputar. Justificante de dicha factura por parte del trabajador. Justificante de pago de la entidad beneficiaria al trabajador. 29

30 Pagos en los que consta un beneficiario distinto al del beneficiario/proveedor En caso de que en un documento de pago bancario identifique a un beneficiario distinto al trabajador de una nómina o al proveedor de una factura, la entidad debe aportar un certificado bancario que acredite que el trabajador/proveedor es cotitular de la cuenta que figura en dicho movimiento bancario. Es decir, la entidad debería presentar: Nómina o factura. Justificante de pago bancario de dicha nómina o factura. Certificado bancario que acredite que el trabajador/proveedor es cotitular de la cuenta. Si con la documentación aportada en el expediente de justificación, se puede comprobar que el número de cuenta que figura en el justificante bancario es el del trabajador/proveedor, no sería necesario dicho certificado bancario. 30

31 10. PERIODO SUBVENCIONABLE Y PLAZO DE PAGO En las bases reguladoras de cada una de las ayudas se establecerá tanto el periodo subvencionable como el plazo de justificación de las ayudas, que marcará la fecha límite de pago de los gastos imputados PERIODO SUBVENCIONABLE De acuerdo al punto 1 del artículo 31 de la Ley General de Subvenciones se consideran gastos subvencionables, a los efectos previstos en esta ley, aquellos que de manera indubitada responden a la naturaleza de la actividad subvencionada, y se realicen en el plazo establecido por las diferentes bases reguladoras de las subvenciones. Según las diferentes órdenes de subvención se establecen los siguientes periodos subvencionables: Escuelas Taller/Talleres de Empleo/Talleres de Especialización Profesional /Casas de Oficios y Unidades de Promoción y Desarrollo Serán subvencionables los gastos en los que la entidad haya incurrido durante la fase objeto de justificación, desde el inicio hasta la finalización de la misma. Módulos de Integración Laboral (MIL) Serán subvencionables los gastos en los que la entidad haya incurrido desde el día siguiente a la presentación de la solicitud del proyecto hasta 1 mes después de la finalización de la acción. Isabel Torres Serán subvencionables el 60% de los gastos derivados de la contratación de las tecnólogas y tecnólogos del proyecto siempre y cuando la cuantía de la ayuda no supere los por mes, más una cuantía igual en concepto de paga extra por cada 6 meses, desde el inicio del contrato hasta la finalización del mismo. 31

32 10.2. PLAZO DE PAGO Para que los gastos imputados se admitan como correctamente justificados deben estar efectivamente pagados en la forma y plazo que la normativa de aplicación exige. De acuerdo al punto 2 del artículo 31 de la Ley General de Subvenciones Salvo disposición expresa en contrario en las bases reguladoras de las subvenciones, se considerará gasto realizado el que ha sido efectivamente pagado con anterioridad a la finalización del periodo de justificación determinado por la normativa reguladora de la subvención. Por lo que tal y como se expone, las entidades Según las diferentes órdenes de subvención se establecen los siguientes periodos subvencionables: Escuelas Taller/Talleres de Empleo/Talleres de Especialización Profesional /Casas de Oficios y Unidades de Promoción y Desarrollo Plazo de justificación: 1 mes tras la finalización de la fase, por lo que los gastos imputados deberán estar pagados hasta un mes después de la finalización de la fase. Módulos de Integración Laboral (MIL) Plazo de justificación: 1 mes tras la finalización del proyecto. Isabel Torres Plazo de justificación: Aunque las bases reguladoras prevén las justificaciones trimestrales (a trimestre vencido) se establece como plazo de justificación final 2 meses tras la finalización de la acción. Respecto al plazo de pago las entidades beneficiarias deben recordar que: En el caso de los cheques y pagarés, se estimará como fecha de pago la del extracto bancario que acredita el cargo, no la fecha de firma del talón o la fecha de entrega al proveedor del mismo. En caso de que un trabajador de la entidad beneficiaria o uno de los socios de la misma, hayan realizado un pago de uno de los gastos imputados, la entidad debe pagarlo al trabajador con anterioridad a la finalización del plazo de justificación. En caso de que no sea así, aunque el trabajador lo haya pagado en plazo, se estimará siempre la fecha de pago de la entidad beneficiaria. 32