Modelos de documentos para declaración de costes

Transcripción

1 Modelos de documentos para declaración de costes Jornadas de Apoyo Proyectos de Transferencia de Innovación Convocatoria 2013 Madrid, 22 de octubre de 2013

2 INDICE Referente normativo. Documentos justificativos de los costes. Consideraciones generales. Gastos de Personal. Gastos de viajes. Gastos de estancia y manutención. Gastos de equipamiento. Gastos de subcontratación. Recomendaciones/Orientaciones para la gestión financiera de los proyectos.

3 REFERENTE NORMATIVO Guía del PAP (Programa de Aprendizaje Permanente) 2013: Disposiciones Generales. Disposiciones Financieras. Convocatoria. Contrato de subvención. Project Handbook. Estos documentos están disponibles en la página web:

4 CONSIDERACIONES GENERALES (I) Requisitos de elegibilidad de los gastos: Estar conectados con el proyecto (relevantes y directamente ligados a la ejecución del proyecto). Necesarios para la ejecución del proyecto. Razonables y justificados. Generados durante la vida del proyecto. Identificables y verificables. Gastos no elegibles (consultar Guía PAP). IVA: - Elegible tan sólo si el solicitante puede demostrar que es incapaz de recuperarlo. - Justificación: documento emitido por la AEAT o por organismo competente equivalente del país del socio.

5 CONSIDERACIONES GENERALES (II) Documentos justificativos de los gastos: En general, Factura, ticket, recibo o documento equivalente, siempre de acuerdo con el ordenamiento tributario y contable del país donde esté emitido. Facturas: Requisito particular para los proyectos En el concepto, se ha de mencionar de forma expresa el nombre y número del proyecto al que va destinado el bien o servicio adquirido. Tipo de cambio: detallar el tipo utilizado en la operación. Traducción de todos los documentos (facturas, contratos, ) al idioma de trabajo del consorcio.

6 GASTOS DE PERSONAL Los importes diarios declarados deben basarse en importes de gastos de personal reales, que no pueden exceder el importe máximo establecido en la Tabla 5a de la Guía del PAP Todo excedente será considerado como no elegible. El solicitante especificará las categorías del personal y el número de días durante los cuales se ha trabajado en el proyecto, que ha de ser proporcionado a su naturaleza y al plan de trabajo. Documentación justificativa: Hojas de dedicación horaria al proyecto: Timesheets. Hojas de declaración de costes de personal: Staff Costs Statement

7 Introducir el número y acrónimo del proyecto Utilizar una hoja de declaración de costes para cada empleado, aunque desempeñe varias categorías Rellenar datos (fecha de inicio/ fin del período trabajado para el proyecto en cada categoría Profesional. El número de días se calcula automáticamente al cumplimentar las timesheets.

8 TIMESHEETS 2013 Los datos en celdas grises aparecen automáticamente. Incluir breve descripción de las tareas desarrolladas y nº de horas de la jornada laboral. Rellenar en la celda correspondiente el nº de horas dedicadas al proyecto para esta categoría profesional. 2013

9 TIMESHEETS El nº total de días dedicados al proyecto en cada año se calcula automáticamente en función de las horas detalladas en las celdas anteriores. Tanto la Hoja de declaración de costes de personal (Staff Costs Statement) como las Timesheets han de ir firmadas por el empleado y el representante legal.

10 GASTOS DE MANUTENCIÓN Y ESTANCIA (I) Sufragan el alojamiento, la comida y los demás gastos de viaje locales en el lugar de destino en el extranjero. Han de corresponder a desplazamientos de empleados que figuren entre el personal del proyecto. Actividades específicas e identificables relacionadas con el proyecto. Desplazamiento a otro país participante en el PAP. Puede ser un gasto real (facturas, recibos) o una asignación diaria. En cualquier caso, podrá solicitar una prueba de asistencia y del alojamiento nocturno para justificar los gastos declarados.

11 GASTOS DE MANUTENCIÓN Y ESTANCIA (II) Un día completo normalmente incluye el alojamiento (si no, reducción prorrata). Imputación de días por reunión transnacional: máximo hasta un día más de la duración de la reunión, cuando implica desplazamiento a otro país. Justificantes: facturas, recibos, documento interno (modelo OAPEE), actas de asistencia a reuniones, El importe de la dieta diaria declarada no superará nunca el máximo establecido en la Tabla 5b de la Guía del PAP Todo excedente será considerado como no elegible.

12 GASTOS DE VIAJES Han de corresponder a desplazamientos de empleados que figuren entre el personal del proyecto. Actividades relacionadas con el proyecto, específicas e identificables. El reembolso se basa en gastos reales. Utilización del medio de transporte más barato posible (si no, se ha de explicar con todo detalle por qué). Se conservarán los correspondientes justificantes billetes de avión, tren, factura de alquiler de coche, declaración por uso de vehículo particular.

13 DECLARACIÓN DE COSTES DE VIAJES Y ESTANCIA (I) 2013 Introducir número y acrónimo del proyecto, denominación del socio, nombre del empleado que realiza el viaje. Cumplimentar el objeto del viaje, paquetes de trabajo relacionados, breve descripción de las actividades realizadas, fechas de inicio y fin del viaje. Ciudades y países de origen/destino del viaje. Detallar tipos de transporte utilizados (tren, avión, autobús, vehículo alquiler, ) y su coste correspondiente.

14 DECLARACIÓN DE COSTES DE VIAJES Y ESTANCIA (II) Caso de utilizar vehículo propio para viajes, cumplimentar los datos solicitados en la tabla. No olviden incluir en la declaración de costes la firma del representante legal y del empleado que se desplaza. Caso de que la entidad opte por imputar una asignación diaria, se ha de cumplimentar el subapartado a), detallando nº de días y tarifa diaria. Si opta por imputar costes reales, se han de cumplimentar los datos requeridos en subapartado b): costes de alojamiento, comidas y gastos de viajes locales en el país de destino.

15 GASTOS DE EQUIPAMIENTO (I) Se considerará elegible la compra, alquiler o leasing de equipos (nuevos o de segunda mano) relacionados con actividades del proyecto. Sólo cuando la compra específica sea necesaria para lograr los objetivos del proyecto o acción. Han de explicarse siempre con claridad y justificarse uno por uno. Sólo se podrá imputar al proyecto la depreciación de los equipos durante la vida del proyecto. Depreciación de acuerdo con las normas impositivas y de contabilidad aplicables al beneficiario / socio que incurra en el gasto.

16 GASTOS DE EQUIPAMIENTO (II) Los gastos de equipamiento relacionados con la administración del proyecto (ordenadores, portátiles, etc.), así como el adquirido antes del comienzo de éste, se imputarán como costes indirectos. Los costes directos por equipamiento no podrán superar el 10% de los gastos directos elegibles del proyecto.

17 GASTOS DE EQUIPAMIENTO

18 GASTOS DE SUBCONTRATACIÓN (I) Aquéllos ocasionados por contratos de compra para llevar a cabo trabajos específicos y limitados para el proyecto, cuando los adjudica un socio a un organismo, organización o individuo externos. Ejemplos: trabajos como la traducción, interpretación, impresión, etc. Nunca para la dirección y coordinación del proyecto. Se hará a través de una oferta (o licitación) de adjudicación. El solicitante adjudicará el contrato a la oferta que le resulte más económica, cumpliendo los principios de transparencia y tratamiento igualitario, y evitando todo conflicto de intereses.

19 GASTOS DE SUBCONTRATACIÓN (II) Reglas sobre licitaciones: 1. Pagos de 1000 Factura 2. Contratos entre y Una única oferta 3. Entre y Al menos tres ofertas 4. Más de Se aplican las reglas nacionales Los costes de subcontratación nunca superarán el 30% de los costes directos totales del proyecto

20 GASTOS DE SUBCONTRATACIÓN up to Indicar, en su caso, el tipo de cambio utilizado. Only one offer three offers to Marcar los documentos generados, en función del importe de los servicios subcontratados. Los documentos han de ser traducidos al idioma del consorcio!

21 DOCUMENTOS DE CARÁCTER FINANCIERO A ENVIAR A LA AGENCIA NACIONAL INFORME INTERMEDIO: Copia de las transferencias bancarias a los socios. Documentos justificativos de los gastos de subcontratación (facturas, licitaciones, contratos, etc.). Tablas financieras Excel de declaración de costes. INFORME FINAL: Copia de las transferencias bancarias a los socios. Gastos de personal: Staff Costs Statements y Timesheets. Certificado de no poder recuperar el IVA, en su caso. Documentos justificativos de los gastos de subcontratación (facturas, licitaciones, contratos, etc.). Tablas financieras Excel de declaración de costes. Todo ello sin perjuicio de que el departamento de Evaluación y Control les puede solicitar documentación adicional (nóminas, justificantes de viajes, ) en el marco de Auditorías o Revisiones Documentales.

22 RECOMENDACIONES Solicitar periódicamente a los socios la declaración de gastos y presentación de los correspondientes justificantes. Utilizar las plantillas facilitadas por el OAPEE para la declaración de los gastos. Utilizar, en la medida de lo posible, herramientas o recursos tecnológicos para la organización y gestión de documentos: Intranets, plataformas online para compartir documentos, Ordenar y clasificar adecuadamente la documentación y justificantes remitidos a la AN con los informes intermedios/ finales.

23 MUCHAS GRACIAS POR SU ATENCIÓN