El cuadro de mando contiene indicadores e informes que deben actualizarse a partir de la información de su sistema informático.

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1 Barcelona: IRIs View Carga de la información desde Access y Excel El cuadro de mando contiene indicadores e informes que deben actualizarse a partir de la información de su sistema informático. Se trata de las facturas, devoluciones, compras, reclamaciones, movimientos contables que forman parte de la actividad de la empresa. Si IRIs View está instalado de forma local, el cuadro de mando se conecta directamente a las bases de datos de la empresa. En caso de trabajar con el servicio Web deberá cargar los datos de su empresa desde una base de datos Access o un libro Excel para que de esta forma se puedan calcular los indicadores de la empresa, informes y tablas dinámicas. Pág. 1

2 Carga de la información Desde el menú administrativo de IRIs View se accede a la función Carga información que presenta el siguiente formulario En donde seleccionará el fichero Access o Excel de su ordenador para cargar el contenido en la base de datos de IRIs View. Desde este formulario puede descargar el fichero IRIsViewBBDD.zip que contiene ficheros ejemplo o plantillas con datos ficticios correspondientes para facilitar el proceso de evaluación y como ejemplo de cuál debe ser el formato de los datos a introducir. Pág. 2

3 Base de datos Access / Hojas Excel La captura de los datos de la empresa se hará desde Access o Excel. En principio Access es más adecuado al tratarse de una base de datos pero Excel está más extendido y es más conocido. En cualquier caso entregamos una plantilla en cada uno de los formatos que deberá adaptar a sus necesidades. Encontrará tablas u hojas para introducir información correspondiente a áreas estándar de la empresa como son las facturas, movimientos contables o pedidos. En este ejemplo ve una tabla Access que contiene los registros de las facturas de la empresa. También podrá añadir otras tablas u hojas para incorporar información relacionada a su negocio. Recuerde que el proceso de carga puede tardar mucho tiempo en caso de disponer de muchos registros. En este caso recomendamos comprimir el fichero o bien adquirir la versión On-Site. Pág. 3

4 Áreas e indicadores estándar IRIs View incluye un paquete de indicadores estándar que corresponde a áreas habituales de una empresa: facturación, contabilidad, compras, reclamaciones Para facilitar el cálculo de estos indicadores encontrará tablas Access u hojas Excel que puede rellenar con los datos de su empresa. Si se hace así el cálculo de los indicadores estándar será inmediato. En este ejemplo estas son las facturas de la empresa. Pág. 4

5 Cada una de estas tablas estándar contienen la información básica de la operación transaccional y que sirve para calcular los indicadores: Campo identificador Campo con la fecha de la transacción Campos con los valores (importes, unidades, coste ) Campos de análisis: empresa, vendedor, cliente, centro de costes, producto... Añada la información de su empresa en estas tablas sin modificar el formato. Tablas específicas En caso de trabajar con indicadores que corresponden a otras áreas de la empresa o bien que no sean las que hemos considerado estándar deberá crear las tablas Access u hojas Excel que correspondan para cargar los registros de dicha área. Por ejemplo aquí se han añadido hojas con información de gastos de repostajes, entradas en taller, multas relacionados con la gestión de coches de alquiler y que nos permitirán disponer de indicadores de gestión de los gastos de los vehículos. Pág. 5

6 Medidas manuales En numerosas ocasiones su sistema informático no tendrá la información necesaria para calcular los indicadores. En este caso deberá introducir las medidas ya calculadas en una tabla u hoja llamada Medidas manuales. Esto puede ser por varios motivos: No tiene un sistema informático. Numerosas empresas no disponen de programa de gestión y apuntan sus operaciones en libretas u hojas Excel. Los indicadores son cualitativos y tampoco están soportados por su sistema informático, por ejemplo el resultado de encuestas de satisfacción. Se trata de objetivos que se introducen de forma manual en hojas Excel. En la tabla u hoja Medidas Manuales deberá introducir en cada registro una medida de un indicador para una dimensión de análisis concreta: Cuadro Indicador Periodicidad Tipo Año Dim1..8 V1..V55 El nombre del cuadro de mando El nombre del indicador en el cuadro A, T, M o S según se trate de una medida anual, trimestral, mensual o semanal R si se trata de un valor real y P para presupuestos. De hecho podría tener varios códigos para presupuestos revisados, optimistas Año de la medida Dimensiones de análisis de la medida Valores para cada año, trimestre, mes y semana Vea este ejemplo: Nota: las medidas de un indicador se introducen para un cuadro en concreto debido a que el mismo indicador puede aparecer en varios cuadros que tengan dimensiones de análisis diferentes. Tanto el nombre del cuadro como el del indicador debe coincidir completamente con el utilizado al desarrollar el cuadro de mando. Pág. 6

7 Medidas directas Finalmente también existe la posibilidad de que los indicadores se calculen totalmente de forma local y se entreguen las medidas ya calculadas. En este caso las tablas se llamarán _DatosMedidasAnyoXXXXXX, _DatosMedidasTrimestreXXXXX, _DatosMedidasMesXXXX y _DatosMedidasSemanaXXXX Siendo XXXX el código del cuadro de mando. Utilice las tablas y hojas de ejemplo que se entrega en las plantillas. En caso de entregar así las medidas será necesario conocer el código de la empresa, del cuadro de mando y de los indicadores. Por lo tanto se trata de un método que debe ser realizado por personal especializado. Pág. 7

8 Configuración de tablas De forma opcional puede incluir información que determinará la forma en que los datos serán cargados. Esta información se encuentra en la tabla u hoja Tablas. Estos son los campos que puede configurar: Hoja Tipo Carga Nombre de la hoja/tabla con los datos a cargar. Completa: borra todos los datos de la tabla antes de cargar Pág. 8

9 Trabajando con Excel Mientras que Access es una base de datos de verdad y ya está preparada para verificar automáticamente el formato de los registros que se introduce, no pasa lo mismo con Excel en donde se puede escribir cualquier cosa en cualquier celda. Las reglas básicas al completar la información en las hojas Excel son las siguientes: Cada columna corresponde a un campo Respete el tipo de datos que corresponde a cada columna La primera fila corresponde a los nombre de cada campo No debe dejar columnas ni filas en blanco Al trabajar con Excel se añade la complejidad de controlar si hay columnas aparentemente vacías pero que Excel considera con datos y también la de asegurar que los campos fecha son realmente de tipo fecha. Trabajando con Access Access incluye herramientas de programación que permiten conectarse a los diferentes sistemas informáticos y de esta forma automatizar la carga de la información. Si lo desea podemos desarrollar estos programas como parte del proceso de implantación de IRIs View. Resolución de incidencias Al copiar los datos de la empresa en un fichero Access o Excel se deberán solucionar problemas que se encuentren actualmente en las bases de datos de la empresa. Estos problemas pueden ser incoherencias de datos, formatos diferentes, fallos en la integridad referencial y todo esto es motivado por la falta de programa de gestión, trabajar con varios orígenes de la información, procesos de migración Por lo tanto se deberán establecer mecanismos más o menos automatizados para su resolución. Comprimiendo los ficheros Teniendo en cuenta que tanto tablas Access como hojas Excel pueden contener decenas de miles de registros, le recomendamos que los comprima en formato ZIP antes de cargarlos a IRIs View para facilitar el proceso de Unload. Pág. 9

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