MANUAL DE INSTRUCCIONES BÁSICAS UCM PROYECTOS COLABORATIVOS CONVOCATORIAS 2015 INSTRUCCIONES BÁSICAS PARA PROYECTOS COLABORATIVOS...

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1 MANUAL DE INSTRUCCIONES BÁSICAS UCM PROYECTOS COLABORATIVOS CONVOCATORIAS Qué es un proyecto colaborativo? Qué financia un proyecto colaborativo? Cómo inicio mi solicitud? Qué documentación necesito aportar para formalizar la solicitud? Qué debo hacer si me conceden el proyecto? Qué hago si necesito alterar la distribución presupuestaria de mis anualidades? Qué hago si necesito prorrogar un proyecto o una de sus anualidades? Cómo puedo cargar gastos a mi proyecto colaborativo? Cómo justifico mi proyecto? Qué puedo hacer si no sé con quién contactar o tengo alguna duda?... 7 Página 1 de 7

2 (Actualizado 22/01/2015) Este breve documento pretende dar instrucciones básicas para trabajar con proyectos colaborativos. Sólo es una orientación. Las personas interesadas en participar en convocatorias de proyectos colaborativos deben contactar previamente con la OTRI- UCM con una antelación mínima de 7 días laborales previos la fecha en que finalice el plazo de presentación de solicitudes. La dirección de contacto es: OTRI-UCM Proyectos Colaborativos. c/. Donoso Cortés 65, 1º - izda Madrid Tel: Fax.: Correo electrónico: En este documento encontrará las cuestiones básicas referidas a las convocatorias que se publiquen en Si se produjeran cambios en la normativa, se incluirán las modificaciones necesarias en la página web de la OTRI-UCM: ATENCIÓN ESTE DOCUMENTO CONTIENE LOS ENLACES NECESARIOS PARA CUMPLIR CON LOS TRÁMITES EN CADA UNO DE LOS EPÍGRAFES. POR FAVOR, UTILÍCELOS. Página 2 de 7

3 1.- Qué es un proyecto colaborativo? Un proyecto colaborativo es un proyecto de investigación aplicada, llevado a cabo por un consorcio de entidades de diversa naturaleza, cuya actividad persigue la obtención de un producto innovador y comercializable en el plazo más corto posible. Normalmente son proyectos financiados con fondos públicos y con unas normas de ejecución específicas. Estas normas son distintas de las que se aplican a la financiación de la investigación básica no orientada. Las convocatorias que financian este tipo de proyecto son normalmente INNPACTO y Retos-Colaboración. 2.- Qué financia un proyecto colaborativo? Los proyectos colaborativos no financian la actividad investigadora de un equipo de investigación de forma directa. El presupuesto colaborativo financia los medios necesarios para llevar a cabo las tareas de investigación que se recogen en la memoria científica y que estén expresamente presupuestados en la solicitud. Por tanto, el presupuesto colaborativo exigirá justificar tanto los gastos efectuados como los medios empleados para llevar a cabo la investigación. Las personas que quieran participar en un proyecto colaborativo deben presupuestar, en su caso: a) El número de horas de personal propio UCM y su precio, b) El número de horas de personal contratado externo que resulten necesarias para llevar a cabo el proyecto y su precio, c) El número de horas de dedicación al proyecto del equipamiento científico que se desee adquirir. d) El cálculo del precio de amortización del equipamiento científico que se desee adquirir, a razón de un tope de 1/8 sobre el precio real de mercado, excluido IVA, por cada anualidad completa que transcurra desde el día de la compra hasta el final del período de ejecución del proyecto. En algunas ocasiones, se puede presupuestar material inventariable por su coste total de adquisición, siempre y cuando el material adquirido se dedique íntegramente al proyecto y su vida útil se agote o bien antes o bien en la fecha en la que finalice el periodo de ejecución del proyecto. Las personas que quieran participar en un proyecto colaborativo deben presupuestar, siempre: a) Los costes indirectos de acuerdo con el método de cálculo que especifique la convocatoria a la que se solicita información. Por favor, cuando elabore su presupuesto, no olvide: Página 3 de 7

4 - Identificar los medios personales y materiales que la UCM deba poner a disposición del proyecto. - Facilitar el nombre completo del personal UCM que va a participar en el proyecto con el NIF completo. - Presupuestar el precio/hora por cada una de las categorías de personal que se declare en el proyecto, tanto propio como contratado externo. - En el caso de presupuestar subcontratación, necesario formalizar un contrato por escrito y asegurarse de, o bien disponer de tres ofertas de suministro / asistencia para aquello que queramos contratar, o bien prever la obtención de un certificado de exclusividad de la empresa con quien se desee contratar. - En el caso de viajes y dietas, recuerde que sólo son financiables aquellos gastos expresamente declarados en memoria e incluidos en la solicitud que estén directamente relacionados con el desarrollo científico del proyecto. Quedan, por tanto excluidos los gastos de formación de doctorandos, personal no declarado en el proyecto o viajes no previstos en memoria o no adscritos a algún paquete de trabajo. 3.- Cómo inicio mi solicitud? Para solicitar un proyecto colaborativo, por favor, póngase en contacto cuanto antes con la OTRI-UCM. Necesitará tener a mano la siguiente información: - Convocatoria, indicando, en su caso, programa y subprograma. - Nombre completo de la entidad que coordine el proyecto. - Datos de contacto de la persona de contacto en la entidad coordinadora. - Datos completos del investigador principal UCM responsable de la solicitud - Título del proyecto. Por favor, incluya el acrónimo. - Hoja de cálculo de solicitud electrónica con los datos de su presupuesto (la OTRI-UCM proporciona una hoja por cada convocatoria). Dirija esta información a la dirección de correo arriba indicada añadiendo toda la información y documentación de la que Vd. disponga. 4.- Qué documentación necesito aportar para formalizar la solicitud? La documentación mínima imprescindible que hay que aportar, en formato electrónico principalmente, es la siguiente: - Memoria técnica completa. La memoria debe especificar claramente en qué paquetes de trabajo participa la UCM y con qué medios personales y materiales se va a abordar el trabajo. - Acuerdo de colaboración completo en su versión definitiva. La UCM estará acreditada debidamente con datos actualizados. Página 4 de 7

5 - Borrador de solicitud UCM, incluyendo la solicitud electrónica debidamente cumplimentada. 5.- Qué debo hacer si me conceden el proyecto? Si el proyecto en el que Vd. participa obtiene financiación, se enviará la notificación al coordinador del consorcio. Por favor, contacte regularmente con su coordinador para saber si el proyecto se concede finalmente. En caso afirmativo, solicítele el fichero electrónico que contenga la concesión. Este documento puede ser: a) Una propuesta de resolución provisional. Envíe a la OTRI-UCM un correo electrónico con el fichero *.pdf de la propuesta de resolución provisional. Incluya si acepta o no la resolución. Incluya igualmente las alegaciones que quiera Vd. presentar. La OTRI-UCM le puede solicitar aclaración sobre cómo tiene Vd. previsto abordar el trabajo con la financiación provisional. b) Una aceptación de resolución provisional y una propuesta de resolución definitiva. Envíe a la OTRI-UCM un correo electrónico con el fichero *.pdf de la aceptación de resolución provisional y de la propuesta de resolución definitiva. c) Una orden de concesión de ayuda firmada por el Ministro/a competente, o por la autoridad que corresponda en su nombre. Envíe a la OTRI-UCM un correo electrónico con el fichero *.pdf de la orden de concesión de la ayuda. La concesión del proyecto se acredita únicamente con la orden de concesión de ayuda recogida en el punto c). Una vez tenga Vd. la concesión provisional en su poder, por favor, póngase en contacto con la OTRI-UCM para planificar los gastos antes de aceptar la subvención definitivamente. 6.- Qué hago si necesito alterar la distribución presupuestaria de las anualidades del proyecto? Si necesita alterar la distribución de las partidas del presupuesto, debe Vd. solicitarlo por escrito, previa autorización de la OTRI-UCM, ante el Ministerio competente por medio de la entidad coordinadora. Se pueden conceder cambios entre partidas con carácter general siempre que: a) La cantidad total concedida de su presupuesto por anualidad no varíe b) La cantidad total de horas de personal (propio y contratado) no se reduzca; la partida de costes indirectos no puede sufrir modificaciones c) La anualidad a la que se refiere el presupuesto que se quiere modificar no haya finalizado d) La variación en el presupuesto se corresponda con una reestructuración del cronograma de tareas que aparece en la memoria técnica. Página 5 de 7

6 Una vez concedidas las modificaciones solicitadas por parte del Ministerio, envíe un correo electrónico a la OTRI-UCM con la versión de ese documento. La redistribución de partidas en INNPACTO se ha de solicitar cuatro meses antes de que finalice el periodo de ejecución correspondiente. 7.- Qué hago si necesito prorrogar un proyecto o una de sus anualidades? Proceda como en el punto 6 y mande un correo electrónico a OTRI-UCM con la versión del documento que quiera Vd. presentar. Recuerde que no es lo mismo periodo de ejecución que periodo de justificación. El periodo de ejecución es el espacio de tiempo durante el cual se pueden llevar a cabo las tareas de investigación y, en consecuencia, incurrir en los gastos previstos en la solicitud y en la memoria científica. El periodo de justificación es el que sigue al periodo de ejecución y sirve para efectuar los últimos pagos y elaborar las justificaciones de gastos del proyecto. Este último es de extensión variable. Por favor, recuerde reseñar en su escrito de prórroga un periodo de justificación de al menos un mes, a contar desde la finalización del periodo de ejecución para el que Vd. solicita la prórroga. Las prórrogas en INNPACTO deben solicitarse un mes antes de que finalice el período de ejecución que se quiera prorrogar. 8.- Cómo puedo cargar gastos a mi proyecto colaborativo? Puede Vd. cargar únicamente aquellos gastos que se correspondan con los datos declarados en la solicitud y en la memoria de investigación, siempre y cuando estén dentro del periodo de ejecución y dentro de los límites que establece la orden de concesión de la ayuda. Son justificantes de gasto: a) Facturas emitidas en período de ejecución b) Contratos, junto con las tres ofertas de servicios o de adquisición de bienes y certificados de exclusividad, en subcontratación c) Billetes de transporte de personal que trabaje oficialmente en el proyecto, incluyendo, en su caso, tickets de gasolina, tarjetas de embarque, etc. d) Cualquier otro que por indicación de la Unidad de Gestión Económica de la FG-UCM se le solicite. Para mayor información sobre ejecución y justificación de gastos o pagos con carácter general, por favor, póngase en contacto por escrito con la Unidad de Gestión Económica de la FG-UCM. Para mayor información sobre ejecución y justificación de gastos de personal, por favor póngase en contacto por escrito con la Unidad de Gestión de Personal de la FG-UCM. Página 6 de 7

7 9.- Cómo justifico mi proyecto? Recuerde que un proyecto colaborativo financia medios personales y materiales y, por tanto, deberá Vd. aportar documentación específica para justificar su proyecto. Esta documentación será de carácter económico e irá acompañada de los documentos que justifiquen el uso de medios personales y materiales en el proyecto (contratos, certificados de uso de inventariable, hojas de dedicación horaria, etc.). Como la ejecución de cada uno de los proyectos es diferente y determina la justificación, es absolutamente necesario que se ponga Vd. en contacto por escrito con la Unidad de Gestión Económica de la FG-UCM. Por favor, recuerde contactar con antelación suficiente Qué puedo hacer si no sé con quién contactar o tengo alguna duda? No dude en contactar con nosotros en caso de duda. Es mucho mejor consultar que actuar a ciegas. Con carácter general, cualquier duda puede dirigirse preferentemente por escrito a la OTRI-UCM. Atenderemos su solicitud directamente, o bien trasladaremos su consulta a la unidad que le pueda asesorar en la cuestión concreta que Vd. plantee. Si su consulta está relacionada con ejecución, gastos o justificación, también puede dirigirse directamente a la Unidad de Gestión Económica de la FG-UCM. Página 7 de 7

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