Modelos de documentos para declaración de costes

Transcripción

1 Modelos de documentos para declaración de costes Jornadas de Apoyo Proyectos de Transferencia de Innovación 2011 Madrid, 18 de octubre de 2011

2 INDICE Referente normativo. Consideraciones generales elegibilidad de los gastos. Modelos documentos justificativos - Costes directos. Gastos de Personal. Gastos de viajes. Gastos de estancia y manutención. Gastos de equipamiento. Gastos de subcontratación.

3 REFERENTE NORMATIVO Guía del PAP (Programa de Aprendizaje Permanente) 2011: Disposiciones Generales. Disposiciones Financieras. Convocatoria nacional de propuestas de las acciones descentralizadas. Contrato de subvención. Project Handbook. Estos documentos están disponibles en la página web:

4 CONSIDERACIONES GENERALES (I) Requisitos de elegibilidad de los gastos: Estar conectados con el proyecto (relevantes y directamente ligados a la ejecución del proyecto). Necesarios para la ejecución del proyecto. Razonables y justificados. Generados durante la vida del proyecto. Identificables y verificables. Gastos no elegibles (consultar Guía PAP). IVA: - Elegible tan sólo si el solicitante puede demostrar que es incapaz de recuperarlo. -Justificación: documento emitido por la AEAT o por organismo competente equivalente del país del socio.

5 CONSIDERACIONES GENERALES (II) Documentos justificativos de los gastos: En general, Factura, ticket, recibo o documento equivalente, siempre de acuerdo con el ordenamiento tributario y contable del país donde esté emitido. Facturas: Requisito particular para los proyectos En el concepto, se ha de mencionar de forma expresa el nombre y número del proyecto al que va destinado el bien o servicio adquirido. Modelos de justificación de gastos facilitados por la Agencia Nacional: Timesheets, Hojas de declaración de costes de personal, Declaración de gastos de viaje y estancia, Costes de equipamiento, Costes de subcontratación.

6 CONSIDERACIONES GENERALES (III) Recomendaciones / Orientaciones para la gestión financiera del proyecto: Solicitar periódicamente a los socios la declaración de gastos y presentación de los correspondientes justificantes. Utilizar las plantillas facilitadas por el OAPEE para la declaración de los gastos. Utilizar, en la medida de lo posible, herramientas o recursos tecnológicos para la organización y gestión de documentos: Intranets, plataformas online para compartir documentos, Ordenar y clasificar adecuadamente los justificantes remitidos a la AN con los informes intermedios/ finales.

7 GASTOS DE PERSONAL Los importes diarios declarados deben basarse en importes de gastos de personal reales, que no pueden exceder el importe máximo establecido en la Tabla 5a de la Guía del PAP Todo excedente será considerado como no elegible. El solicitante especificará las categorías del personal y el número de días durante los cuales se ha trabajado en el proyecto, que ha de ser proporcionado a su naturaleza y al plan de trabajo. Documentación justificativa: Hojas de dedicación horaria al proyecto: Timesheets. Hojas de declaración de costes de personal: Staff Costs Statement.

8 TIMESHEETS Organismo Autónomo Programas Educativos Europeos

9 STAFF COSTS STATEMENT Organismo Autónomo Programas Educativos Europeos

10 GASTOS DE MANUTENCIÓN Y ESTANCIA (I) ELEGIBLES SIEMPRE QUE: Correspondan a desplazamientos de personas que figuren en el personal del proyecto. Actividades específicas e identificables relacionadas con el proyecto. Desplazamiento a otro país participante en el PAP. Puede ser un gasto real (facturas, recibos) o una asignación diaria. En cualquier caso, se solicitará una prueba de asistencia y del alojamiento nocturno para justificar los gastos declarados. Sufragan el alojamiento, comida y demás gastos de viaje locales en el lugar de destino en el extranjero.

11 GASTOS DE MANUTENCIÓN Y ESTANCIA (II) Un día completo normalmente incluye el alojamiento (si no, reducción prorrata). Imputación de días por reunión transnacional: máximo hasta un día más de la duración de la reunión, cuando implica desplazamiento a otro país. Justificantes: facturas, recibos, documento interno (modelo OAPEE), actas de asistencia a reuniones, El importe de la dieta diaria declarada no superará nunca el máximo establecido en la Tabla 5b de la Guía del PAP Todo excedente será considerado como no elegible.

12 GASTOS DE VIAJES ELEGIBLES SIEMPRE QUE: Correspondan a desplazamientos de personas que figuren en el personal del proyecto. Actividades relacionadas con el proyecto, específicas e identificables. El reembolso se basa en gastos reales. Utilización del medio de transporte más barato posible (si no, se ha de explicar con todo detalle por qué). Se conservarán los correspondientes justificantes billetes de avión, tren, factura de alquiler de coche, declaración por uso de vehículo particular.

13 GASTOS DE VIAJES Y ESTANCIA Organismo Autónomo Programas Educativos Europeos

14 GASTOS DE VIAJES Y ESTANCIA Organismo Autónomo Programas Educativos Europeos

15 GASTOS DE EQUIPAMIENTO (I) Se considerará elegible la compra, alquiler o leasing de equipos (nuevos o de segunda mano) relacionados con actividades del proyecto. Sólo cuando la compra específica sea necesaria para lograr los objetivos del proyecto o acción. Han de explicarse siempre con claridad y justificarse uno por uno. Sólo se podrá imputar al proyecto la depreciación de los equipos durante la vida del proyecto. Depreciación de acuerdo con las normas impositivas y de contabilidad aplicables al beneficiario / consorcio asociado que incurra en el gasto.

16 GASTOS DE EQUIPAMIENTO (II) Los gastos de equipamiento relacionados con la administración del proyecto (ordenadores, portátiles, etc.), así como el adquirido antes del comienzo de éste, se imputarán como costes indirectos. Los costes directos por equipamiento no podrán superar el 10% de los gastos directos elegibles del proyecto.

17 GASTOS DE EQUIPAMIENTO Organismo Autónomo Programas Educativos Europeos

18 GASTOS DE SUBCONTRATACIÓN (I) Aquéllos ocasionados por contratos de compra para llevar a cabo trabajos específicos y limitados para el proyecto, cuando los adjudica un socio a un organismo, organización o individuo externos. Ejemplos: trabajos como la traducción, interpretación, impresión, etc. Nunca para la dirección y coordinación del proyecto. Se hará a través de una oferta (o licitación) de adjudicación. El solicitante adjudicará el contrato a la oferta que le resulte más económica, cumpliendo los principios de transparencia y tratamiento igualitario, y evitando todo conflicto de intereses.

19 GASTOS DE SUBCONTRATACIÓN (II) Reglas sobre licitaciones: 1. Contrato < Factura 2. Entre y Al menos tres ofertas 3. Entre y Al menos cinco ofertas 4. Más de Se aplican las reglas nacionales Los costes de subcontratación nunca superarán el 30% de los costes directos totales del proyecto

20 GASTOS DE SUBCONTRATACIÓN Organismo Autónomo Programas Educativos Europeos

21 MUCHAS GRACIAS POR SU ATENCIÓN Francisco Sánchez Asesor Técnico Docente