RESOLUCIÓN NÚMERO REGLAMENTO DE FONDOS ROTATIVOS INTERNOS DEL REGISTRO DE INFORMACION CATASTRAL DE GUATEMALA.

Transcripción

1 RESOLUCIÓN NÚMERO REGLAMENTO DE FONDOS ROTATIVOS INTERNOS DEL REGISTRO DE INFORMACION CATASTRAL DE GUATEMALA. Guatemala, 17 de noviembre de El Consejo Directivo del Registro de Información Catastral de Guatemala, CONSIDERANDO: Que la literal g) del artículo 13 del Decreto del Congreso de la República, Ley del Registro de Información Catastral, establece que es atribución del Consejo Directivo aprobar los reglamentos internos, a propuesta de la Dirección Ejecutiva Nacional. CONSIDERANDO: Que es atribución del Consejo Directivo velar para que los procedimientos técnicos, administrativos y financieros del RIC, coadyuven a transparentar la ejecución de adquisiciones de bienes y servicios, con base a los renglones presupuestarios autorizados, como un modelo de eficiencia que garantice su buen funcionamiento. CONSIDERANDO: Que en la actualidad el Registro de Información Catastral de Guatemala debe atender una serie de gastos menores y urgentes que por su naturaleza y monto requieren ser pagados en forma inmediata, cuya agilización se dificulta con los procedimientos normales, lo que hace necesaria la creación de Fondos Rotativos Internos.

2 POR TANTO: Con base en lo considerado y en uso de las atribuciones que le confiere las literales a y e) del artículo 16 del Decreto número , Ley del Registro de Información Catastral, artículo 4 del Decreto número , Ley Orgánica del Presupuesto y las Normas Generales de Control Interno de la Contraloría General de Cuentas. RESUELVE: Aprobar el siguiente: REGLAMENTO DE FONDOS ROTATIVOS INTERNOS DEL REGISTRO DE INFORMACION CATASTRAL DE GUATEMALA. Artículo 1. Objeto. El objeto del presente reglamento, es normar la autorización, asignación y utilización de fondos rotativos internos en las unidades ejecutoras del Registro de Información Catastral de Guatemala. Artículo 2. Fondo Rotativo Interno. Los fondos rotativos internos del RIC, son un monto de dinero, que asigna la Dirección Ejecutiva Nacional a través de la Gerencia Administrativa y Financiera a las unidades ejecutoras del Registro de Información Catastral de Guatemala, previo análisis de las solicitudes efectuadas, para cubrir gastos urgentes de funcionamiento de poca cuantía. En la primera quincena del mes de diciembre de cada año la Dirección Ejecutiva Nacional a propuesta de la Gerencia Administrativa Financiera, autorizará la creación de los fondos rotativos internos para el siguiente ejercicio fiscal. Corresponde a la Dirección Ejecutiva Nacional, la autorización de las modificaciones de los montos de los fondos rotativos internos.

3 Artículo 3. Criterios para la fijación de montos. Para la fijación de los montos de los fondos rotativos se atenderá la proporcionalidad de la asignación presupuestaria y la disponibilidad financiera programada para cada unidad ejecutora. En todo caso, los montos de los fondos rotativos internos no sobrepasaran la cantidad de treinta mil quetzales (Q ). Artículo 4. Manejo de los Fondos Rotativos Internos. Los fondos rotativos internos serán administrados bajo la responsabilidad solidaria del Jefe de la unidad ejecutora correspondiente y de una persona designada directamente para el manejo del fondo, quienes garantizarán la administración de los fondos con las fianzas de fidelidad respectivas y deberán responder sobre el manejo del fondo asignado ante los entes fiscalizadores. La persona encargada del manejo del fondo, será designada por el Jefe de la Unidad Ejecutora que corresponda, con la anuencia de la Dirección Ejecutiva Nacional. La devolución del fondo rotativo interno puede ser requerido, en cualquier momento, por la Dirección Ejecutiva Nacional o por la Gerencia Administrativa Financiera, cuando cualquiera de estas lo estime procedente. Artículo 5. Fiscalización. El manejo de los fondos rotativos internos, está sujeto a la fiscalización de la Auditoria Interna, Contraloría General de Cuentas y de las auditorías externas que ordene la Dirección Ejecutiva Nacional o el Consejo Directivo. La Dirección Ejecutiva Nacional, por intermedio de la Gerencia Administrativa Financiera, presentará cuatrimestralmente un informe financiero sobre la ejecución de recursos por medio de fondos rotativos y bimensualmente informes financieros ejecutivos de seguimiento de la ejecución.

4 Artículo 6. Modificación. Las modificaciones de los montos de los fondos rotativos internos, deberán ser autorizadas por la Dirección Ejecutiva Nacional a propuesta de la Gerencia Administrativa Financiera. Artículo 7. Procedimiento para la constitución del Fondo Rotativo Interno: Para la constitución del Fondo Rotativo Interno se procederá de la manera siguiente: 1) Los Jefes de las Unidades Ejecutoras del RIC, para el manejo de los Fondos Rotativos Internos, deberán requerir a la Gerencia Administrativa Financiera la autorización para la constitución del Fondo Rotativo. 2) La Dirección Ejecutiva Nacional si lo considera procedente, emitirá el Acuerdo de Dirección correspondiente, incluyendo la designación del Banco del Sistema en que se manejará dicho fondo rotativo. 3) Los delegados administrativos del fondo rotativo, con la certificación del Acuerdo de Dirección, gestionarán la apertura de una cuenta de depósitos monetarios en el Banco respectivo y a nombre de: Fondo Rotativo Interno RIC, agregándole el o los nombres de los municipios o departamentos en que esté situada la oficina, o bien nombre de la oficina que lo solicita. 4) Los delegados administrativos del fondo rotativo deberán habilitar ante la Contraloría General de Cuentas un libro de hojas móviles para llevar el registro y control del fondo rotativo, siendo responsabilidad de dicha persona mantenerlo actualizado en todos sus movimientos. Artículo 8. Administración y control de la cuenta bancaria del Fondo Rotativo Interno. Para la administración de los fondos rotativos, los delegados administrativos del manejo del Fondo Rotativo, deberán observar las siguientes normas: 1) La administración de la cuenta de depósitos monetarios será en forma mancomunada, por lo que se debe registrar la firma del Jefe de la Unidad Ejecutora y del delegado administrativo del manejo del fondo rotativo interno. 2) Con base en el estado de cuenta bancaria mensual, los delegados administrativos

5 del manejo del fondo rotativo deberán elaborar la conciliación bancaria dentro de los primeros ocho días hábiles del mes siguiente. 3) Archivar en forma cronológica una copia de las liquidaciones del fondo rotativo, estados de cuenta, cheques pagados devueltos por el banco, notas de debito y crédito, cheques anulados, copias de depósitos y cualquier otro documento que sirva de sustento para la comprobación de los gastos. Este archivo podrá ser electrónico. 4) Los intereses generados por dichas cuentas bancarias deberán de depositarse por el delegado administrativo semestralmente a la cuenta del Fondo Común del RIC, para formar parte de los fondos privativos de la institución. Artículo 9. Pagos a través del Fondo Rotativo Interno. Los pagos efectuados por medio del fondo rotativo interno se podrán realizar en efectivo hasta por un monto de mil quetzales (Q.1,000.00) y por medio de cheque girado a nombre del proveedor hasta por un monto de seis mil quetzales (Q.6,000.00). Bajo la responsabilidad de la Gerencia Administrativa y Financiera y con la autorización de la Dirección Ejecutiva Nacional, se podrá autorizar erogaciones urgentes hasta por un monto de Treinta mil quetzales (Q.30,000.00), en una sola compra, a una misma persona individual o jurídica, conforme lo establecido en la Ley de Contrataciones del Estado. Artículo 10. Cargos por rechazo de cheques. Cuando un cheque girado con cargo a la cuenta del Fondo Rotativo Interno, resultare rechazado por firma o firmas incorrectas o por insuficiencia de fondos, los delegados administrativos asumirán mancomunadamente la responsabilidad por el reintegro de los gastos que se ocasionen. Dicho reintegro, debe efectuarse dentro de los primeros quince días de mes siguiente, al débito efectuado por el banco.

6 Artículo 11. Pagos en efectivo. El retiro de fondos de la cuenta del Fondo Rotativo para pagos en efectivo menores de mil quetzales (Q ), debe de realizarse a través de cheque a nombre del delegado administrativo. Artículo 12. Gastos que pueden ser atendidos por el Fondo Rotativo Interno. Con cargo al fondo rotativo interno únicamente podrán efectuarse gastos programados en el presupuesto de ingresos y egresos, correspondientes a los siguientes grupos de gasto: Grupo1 Servicios no personales. Grupo 2 Materiales y suministros. Grupo 3 Propiedad, Planta, Equipo e Intangibles. Previo a efectuar una compra, el delegado administrativo del Fondo Rotativo Interno consultará la ejecución presupuestaria para establecer que se cuenta con la partida presupuestaria y el saldo disponible en el presupuesto de gastos de la unidad a que pertenece. Artículo 13. Prohibiciones. 1) Los funcionarios y empleados que administren los fondos rotativos internos tienen prohibido efectuar compras al crédito. 2) Depositar y administrar los fondos designados, en cuentas bancarias ajenas a la cuenta autorizada para el manejo de fondos rotativos. 3) Efectuar préstamos personales o anticipos de sueldo, con dinero del fondo rotativo interno. 4) Cambiar cheques personales con el fondo rotativo interno. 5) Efectuar gastos sin contar con renglón presupuestario. 6) Manejar tarjetas de débito o de crédito con cargo a la cuenta del fondo rotativo. 7) Efectuar gastos ajenos a los contemplados en el Artículo 12 del presente reglamento. 8) Efectuar compras fraccionadas. Los delegados administrativos de los Fondos Rotativos Internos serán responsables de los pagos

7 realizados en contravención al presente reglamento y como consecuencia responderán por el reembolsando de dichos montos. Artículo 14. Vales con cargo al fondo rotativo interno. Los vales con cargo al fondo rotativo interno, son documentos de carácter temporal que pueden otorgarse por el personal que requiera la compra de bienes, suministros y servicios, al delegado administrativo del manejo del fondo rotativo interno. Para el manejo de los vales deberán observarse las siguientes normas: 1) El personal que solicite una compra deberá presentar ante el delegado administrativo del Fondo Rotativo Interno una Solicitud de Compra de Bienes, Suministros y Servicios debidamente autorizada. 2) La persona que solicite los fondos está obligada a liquidar el vale dentro de los cinco días hábiles siguientes de haber recibido el efectivo, con la presentación de los documentos de respaldo debidamente cancelados. 3) El delegado administrativo del Fondo Rotativo Interno no debe proporcionar efectivo a un funcionario o empleado que tenga un vale pendiente de liquidar. 4) El interesado solicitará la devolución del vale al momento de entregar al delegado administrativo del Fondo Rotativo Interno la factura correspondiente. Artículo 15. Control de Formularios de Vales. Los formularios mencionados en el artículo anterior deben ser impresos por el RIC o bajo su responsabilidad, con numeración correlativa autorizada por la Contraloría General de Cuentas. Para fines del procedimiento interno, la Gerencia Administrativa Financiera tendrá el registro y la custodia de los formularios y ésta los distribuirá bajo conocimiento a las distintas dependencias del RIC, asimismo será la responsable de tener la existencia necesaria.

8 Artículo 16. Documentos para liquidar el Fondo Rotativo Interno. Para efectuar la liquidación del fondo rotativo interno se debe cumplir con las siguientes normas: 1) La factura correspondiente a la compra y el formulario de Solicitud de Compra de Bienes, Suministros y Servicios, deben de estar autorizados por el delegado administrativo del manejo del fondo rotativo interno. 2) Constancia de Ingreso a Almacén y a Inventario Cuando fuere procedente. 3) El formulario que relacione los gastos y resumen del fondo rotativo interno debidamente completado y firmado por los delegados administrativos del Fondo Rotativo Interno, en que se listen las facturas y agrupe a nivel de renglón presupuestario. Artículo 17. Facturas. Al hacer efectivo el pago de bienes, suministros y servicios, con cargo a un fondo rotativo, debe exigirse al proveedor una factura autorizada por la Superintendencia de Administración Tributaria -SAT-, que deberá reunir los requisitos siguientes: 1) Estar a nombre del Registro de Información Catastral, que podrá abreviarse RIC, Nit ) La factura debe estar debidamente detallada; por lo que no se aceptarán para su reembolso facturas que solo indiquen por ejemplo, Por consumo o Por su compra. 3) La factura debe indicar el régimen de pago del impuesto sobre la renta del proveedor. 4) Si se practicó al proveedor la retención del Impuesto Sobre la Renta, se debe adjuntar a la liquidación del fondo rotativo interno, una copia de la retención efectuada y realizar el pago respectivo en la Superintendencia de Administración Tributaria SAT-, o en cualquier Banco del Sistema en las fechas determinadas por la Ley del Impuesto Sobre la Renta. 5) El delegado administrativo del Fondo Rotativo Interno estampará a la factura un sello que indique Pagado con el Fondo Rotativo Interno, y anotará el número del cheque. 6) Las facturas no deben tener tachones, borrones o correcciones. 7) Si la factura es cambiaria se debe adjuntar el recibo de

9 caja en caso ésta lo indique. 8) Cuando se realicen pagos por mantenimiento o reparación de vehículos, así como combustibles y lubricantes, deberá anotarse el número de placas del vehículo correspondiente y el kilometraje respectivo. 9) Cuando sean facturas por compra de alimentos, para el desarrollo de eventos o reuniones, deberá adjuntarse el listado de participantes, indicando el motivo de la reunión o evento y firmado por los mismos. Artículo 18. Procedimientos. La Dirección Ejecutiva Nacional deberá emitir los instrumentos que contengan los procedimientos administrativos que deberán observarse en el manejo de fondos rotativos internos. Artículo 19. Reposición de los Fondos Rotativos Internos. El delegado administrativo del Fondo Rotativo Interno solicitará las reposiciones del fondo a la Gerencia Administrativa Financiera en el mes posterior a su desembolso, o cuando se haya ejecutado al menos el 50% del monto asignado, lo que ocurra primero, para mantener así disponibilidad oportuna de fondos. Articulo 20. Liquidación Final del Fondo Rotativo Interno. Los fondos rotativos internos deberán ser totalmente liquidados antes del 20 de diciembre de cada ejercicio fiscal, para lo cual se deberá presentar la liquidación de los gastos en el formulario correspondiente y la boleta del depósito bancario con la restitución de los fondos no utilizados, a la cuenta del Fondo Común del RIC. Artículo 21. Formularios. Únicamente, podrán emplearse formularios autorizados para su uso dentro del Sistema de Administración Financiera. Artículo 22. Sanciones. La inobservancia de las disposiciones del presente reglamento implica la imposición de las siguientes sanciones: a) Amonestación verbal, cuando la infracción sea por primera vez. b) Amonestación escrita, cuando

10 el trabajador, ya haya sido amonestado verbalmente. c) Rescisión del contrato, cuando el trabajador, haya recibido dos o más amonestaciones escritas. Artículo 23. Aspectos no considerados. Cualquier situación no prevista en el presente reglamento, será resuelta por la Dirección Ejecutiva Nacional, salvo los casos que ameriten reglamentación que serán resueltos por el Consejo Directivo. Articulo 24. Vigencia. El presente reglamento empieza a regir ocho días después de su aprobación por parte del Consejo Directivo. NOTIFÍQUESE