Alcaldía de La Peña Confianza, Honestidad y Transparencia

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1 DECRETO No. 010 (Enero 20 de 2014) "POR MEDIO DEL CUAL SE CONSTITUYE Y REGLAMENTA LA CAJA MENOR DEL MUNICIPIO DE LA PEÑA PARA LA VIGENCIA FISCAL 2014" El Alcalde Municipal de La Peña, en uso de sus atribuciones Constitucionales y Legales, y C ONSIDERANDO Que dentro de la autonomía administrativa y financiera que le otorga la Ley 489 de 1998 a las entidades territoriales, les corresponde directamente establecer si ameritan constituir y reglamentar cajas menores para el manejo de algunos de sus recursos. Que se hace necesario crear la caja menor para atender los gastos generales que tengan el carácter de urgentes e imprescindibles, previstos en el presupuesto y para hacer más ágiles y funcionales los pagos de cuantía mínima. DECRETA ARTÍCULO PRIMERO: Crear el fondo de Caja Menor para sufragar gastos de menor cuantía, de la Alcaldía Municipal y todas sus dependencias. ARTÍCULO SEGUNDO: La cuantía máxima mensual de la caja menor será de Tres millones de pesos m/cte. ($ ) ARTÍCULO TERCERO. Los desembolsos individuales que se produzcan, no podrán exceder del diez por ciento (10%) del valor total autorizado por la Caja menor. ARTÍCULO CUARTO. No se podrá efectuar ninguna erogación que exceda el 100 /0 del valor de la caja menor y su reembolso se deberá solicitarse una vez se haya utilizado el 70% de su monto fijo. ARTÍCULO QUINTO. El dinero que se entregue para la constitución de la caja menor debe ser utilizado para sufragar gastos identificados y definidos en los siguientes conceptos del Presupuesto de Gastos Generales, que tengan el carácter de urgentes, imprescindibles, inaplazables, necesarios y que por su cuantía ameriten su pago por medio de la caja menor. ARTÍCULO DESCRIPCIÓN Materiales y Suministros Comunicación y transporte Otros gastos adquisición de bienes Mantenimiento y reparaciones ARTÍCULO SEXTO. Para la constitución y reembolso de la Caja Menor, se deberá contar con el respectivo certificado de disponibilidad presupuestal previo, el cual debe expedirse por el monto correspondiente a la suma del valor de la apertura o el valor del reembolso que se pretendan realizar. alcaldiaalapena-cundinamarca.gov.co

2 ARTÍCULO SEPTIMO. Para los reembolsos respectivos, los cuales tienen situación de fondos y para el cierre de la caja menor el cual no tiene situación de fondos, se debe expedir el respectivo registro presupuestal, afectando el certificado de disponibilidad emitido para constituir la respectiva caja menor. ARTÍCULO OCTAVO. No se podrán realizar con fondos de la caja menor las siguientes operaciones: Adquirir elementos cuya existencia esté comprobada en los Bienes muebles en bodega. Fraccionar compras de un mismo elemento o artículo. Realizar desembolsos con destino a dependencias distintas de la administración municipal. Efectuar cualquier pago por concepto de contratos, que de conformidad con la Ley 80 de 1993, la ley 1150 de 2007 y sus decretos reglamentarios deban constar por escrito. Reconocer y pagar gastos por concepto de servicios personales y las contribuciones que establece la ley sobre nómina, cesantías y pensiones. Cambiar cheques o efectuar préstamos. ARTÍCULO NOVENO. Deléguese el manejo y control de la Caja Menor en el funcionario de la Secretaría de Gobierno. ARTÍCULO DECIMO. Se procederá a la apertura de los libros en donde se contabilicen diariamente las operaciones que afecten la Caja Menor indicando: fecha, imputación presupuestal del gasto, concepto y valor, según los comprobantes que respalden cada operación. ARTÍCULO DECIMO PRIMERO. Cada vez que se realiza un pago con cargo a la Caja Menor, el titular debe registrar: El rubro presupuestal al que corresponde imputarlo y la correspondiente cuenta contable. Su monto bruto. Las deducciones practicadas --concepto y monto--. El monto líquido pagado. La fecha del pago. El documento de identidad o el NIT del beneficiario y Los demás datos que se consideren necesarios. ARTÍCULO DECIMO SEGUNDO. Los responsables de las cajas menores, deben efectuar los descuentos y retenciones (retefuente, reteiva, etc), a que hubiere lugar. ARTÍCULO DECIMO TERCERO. En la legalización de los gastos para efectos del reembolso, se exigirá el cumplimiento de los requisitos que a continuación se indican: Que los gastos se refieran al objeto y funciones de la entidad y se ejecuten estrictamente, conforme al fin para el cual fueron programadas las apropiaciones de los rubros presupuestales. alcaldialapena-cundinamarca.gov.co

3 Alcaldía de la Peña -~t- 31 'le 5,11 Que los gastos estén agrupados por rubros presupuestales, bien sea en el comprobante de pago o en la relación anexa, y que correspondan a los autorizados en la resolución de constitución. Que los documentos presentados sean los originales, tengan el nombre o razón social, el número del documento de identidad o NIT, el objeto, la cuantía y se encuentren firmados por los acreedores en el caso que lo ameriten. Que la fecha del comprobante del gasto corresponda a la vigencia fiscal que se está legalizando. Que el gasto se haya efectuado después de haberse constituido o reembolsado la Caja Menor La legalización definitiva de la Caja Menor, constituida durante la vigencia fiscal, se hará antes del 30 de diciembre, de cada año. En la fecha respectiva se deberá reintegrar el saldo sobrante y el respectivo cuentadante responderá por el incumplimiento de su legalización oportuna y del manejo del dinero que se encuentre a su cargo, sin perjuicio de las demás acciones legales a que hubiese lugar. ARTÍCULO DECIMO CUARTO. Cuando se cambie en forma definitiva el responsable de la Caja Menor, deberá hacerse una legalización efectuando el reembolso total de los gastos realizados con corte a la fecha. PARÁGRAFO. Cuando el responsable de la Caja Menor se encuentre en vacaciones, licencia o comisión, el funcionario competente, podrá mediante resolución, encargar a otro funcionario debidamente afianzado, para el manejo de la misma, mientras subsista la situación, para lo cual sólo se requiere de la entrega de los fondos y documentos mediante arqueo, al recibo y a la entrega de la misma, lo que deberá constar en el libro respectivo. ARTÍCULO DECIMO QUINTO. El responsable de las Caja Menor deberá adoptar los controles internos que garanticen el adecuado uso y manejo de los recursos, independientemente de las evaluaciones y verificaciones que compete adelantar a las entidades competentes. ARTÍCULO DECIMO SEXTO. El presente Decreto rige a partir de la fecha de su expedición y deroga los decretos y las resoluciones que le sean contrarios. COMUNIQUESE, PUBLIQUESE Y CUMPLASE. Dado en La Peña Cundinamarca a los diez (10) días del Mes de enero del año Dos Mil catorce (2014). /, -I7, /77 E0 CA 41ENAS G CIA cal uni al Elaboro: Secretaria de Hacienda VoBo: Asesor Jurídico alcaldiaalapeno-cundinamarca.gov.co

4 "slet- Alcaldía de La Pena CONSTANCIA DE PUBLICACION CONSTANCIA DE FIJACION:EL SUSCRITO SECRETARIO DE GOBIERNO DEL MUNICIPIO DE LA PEÑA CUNDINAMARCA CERTIFICA QUE EL DECRETO No. 010 DE ENERO 20 DE 2014 "POR MEDIO DEL CUAL SE CONSTITUYE Y REGLAMENTA LA CAJA MENOR DEL MUNICIPIO DE LA PEÑA PARA LA VIGENCIA FISCAL 2014" EMANADO DEL DESPACHO DE LA ALCALDÍA DEL MUNICIPIO DE LA PEÑA CUNDINAMARCA, SE FIJA HOY VEINTE (20) DE ENERO DE DOS MIL CATORCE (2014) A LAS 8:00 A.M. EN UN LUGAR VISIBLE DE LA ALCALDÍA MUNICIPAL POR EL TERMINO DE DIEZ (10) DÍAS HÁBILES. BELTRAN e Gobierno Carrera 3 No Teléfono alcaldiaelapena-amdinamarca.gov.co

5 DESFIJACIÓN DE PUBLICACION CONSTANCIA DE DESFIJACION: EL SUSCRITO SECRETARIO DE GOBIERNO DEL MUNICIPIO DE LA PEÑA CUNDINAMARCA CERTIFICA QUE EL DECRETO No. 010 DE ENERO 20 DE 2014 "POR MEDIO DEL CUAL SE CONSTITUYE Y REGLAMENTA LA CAJA MENOR DEL MUNICIPIO DE LA PEÑA PARA LA VIGENCIA FISCAL 2014" EMANADO DEL DESPACHO DE LA ALCALDÍA DEL MUNICIPIO DE LA PEÑA CUNDINAMARCA, SE DESFIJA HOY TREINTA (30) DE ENERO DE DOS MIL CATORCE (2014) A LAS 05:30 P.M. LTRAN Gobierno Carrera 3 No Teléfono a Icaldiaalapena-cunclinamarca.gov.co

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