RECTORÍA RESOLUCIÓN RECTORAL Marzo 10 de 1993

Transcripción

1 Documentos Jurídicos Normas Jurídicas Universitarias RECTORÍA RESOLUCIÓN RECTORAL 3535 Marzo 10 de 1993 Por medio de la cual se reglamenta el manejo de cajas auxiliares, cajas menores, fondos rotatorios y avances o anticipos EL RECTOR DE LA UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA, en ejercicio de sus facultades regales y estatutarias y CONSIDERANDO a. Que, como consecuencia constitucional de la eliminación del control previo que antes ejercía la Contraloría General de Antioquia, compete a la Universidad la reglamentación de las cajas auxiliares, cajas menores, fondos rotatorios y avances o anticipos.. b. Que es obligación de la Universidad impartir las normas pertinentes que permitan velar por la administración de los recursos financieros posibilitando a la vez el cumplimiento rápido, eficaz y seguro de las tareas universitarias. RESUELVE Artículo 1. Cuando las funciones de percepción de ingresos y el pago de gastos y obligaciones deban realizarse en determinados sitios distintos a la Tesorería General de la Universidad podrán constituirse cajas auxiliares, cajas menores y fondos rotatorios.. La recepción de las rentas y el pago de gastos deberán cumplirse con las condiciones especiales que se indican en la presente Resolución.

2 Articulo 2. Delegase en el Director Administrativo la reglamentación correspondiente a la constitución y funcionamiento de las cajas auxiliares, cajas menores, y fondos rotatorios. Para cumplir esta delegación se basará en criterios de sana administración de los recursos financieros de la Institución y en lo preceptuado en la presente providencia. CAJAS AUXILIARES Articulo 3. Las cajas auxiliares se podrán constituir en aquellas dependencias de la Universidad donde se presten con regularidad servicios o se vendan productos y, en consecuencia, deba facilitársele al usuario la cancelación del precio en el sitio respectivo. Igualmente podrán autorizarse cajas auxiliares en dependencias universitarias localizadas fuera de la ciudad de Medellín. Artículo 4. El responsable de la respectiva caja auxiliar deberá consignar el día hábil siguiente, en la Tesorería General de la Universidad o directamente en la cuenta corriente de la Universidad que decida el Director Administrativo, la totalidad de los recaudos efectuados el día hábil anterior, salvo fuerza mayor comprobada. Podrá el Director Administrativo excepcionar de esta periodicidad cuando se trate de cajas auxiliares que funcionen fuera de Medellín. Artículo 5. Por razones de seguridad, el Director Administrativo podrá establecer que ciertos pagos a favor de la Universidad puedan efectuarse directamente en una cuenta corriente de la Entidad que funcione en un establecimiento bancario o en una corporación de ahorro y vivienda. Articulo 6. Con los dineros recaudados en las cajas auxiliares no podrá efectuarse ningún pago. Artículo 7. A quien se responsabilice del manejo de una caja auxiliar no podrá asignársele una caja menor o fondo rotatorio, salvo autorización expresa y fundamentada del Director Administrativo.

3 CAJAS MENORES Y FONDOS ROTATORIOS Articulo 8. Las cajas menores y los fondos rotatorios implican la separación de efectivo con el fin de efectuar pagos por gastos de menor cuantía, en el primer caso o una cuantía relativamente importante, pero cuya especificidad y carácter regular aconsejan atenderlos en forma inmediata y descentralizada en el último evento.. Artículo 9. Las cajas menores podrán ser autorizadas en aquellas dependencias donde ocurran con cierta frecuencia gastos de menor cuantía. Artículo 10. Los fondos rotatorios se autorizarán en las dependencias que requieran servicios o compren insumos fungibles y no fungibles en desarrollo de proyectos de investigación, asesoría, extensión o prácticas curriculares que exigen la incorporación de dichos elementos.. Artículo 11. En la norma de constitución de una caja menor o un fondo rotatorio el Director Administrativo indicará el objeto del gasto en el cual puede ser invertido el dinero separado. Sin embargo, con estas sumas no podrán ser cancelados salarios y prestaciones sociales; monitores y auxiliares administrativos; transferencias entre programas; servicios médicos. Tampoco se permitirá cambiar cheques o efectuar préstamos.. Artículo 12. E1 valor de cada artículo adquirido o servicio pagado (a cada beneficiario del pago) no podrá exceder el 10% o el 25% de la suma total separada si se trata de una caja menor o fondo rotatorio, respectivamente. Artículo 13. (Modificado. Resolución Rectoral 3800 de junio 4 de l993), Art. 1. No será permitido el fraccionamiento de los pagos de las cajas menores, fondos rotatorios y avances o anticipos. Se entiende por fraccionamiento el pago a un mismo beneficiario, por un mismo artículo o servicio en un término inferior a dos meses o al período de legalización, tomando siempre el menor de ambos lapsos, y cuya cuantía sobrepase el valor establecido como tope máximo de desembolso. Se excepciona de la limitación aquí establecida la compra de víveres, cárnicos, frutas y demás productos perecederos los cuales, por su naturaleza y restricciones de almacenamiento, no resulta conveniente cambiar de proveedor. Así mismo, algunos servicios como transporte, correos, comunicaciones, servicios públicos, etc., y los ejecutados por órdenes de servicio en que se pacten pagos periódicos..

4 Artículo 14. El fondo rotatorio obliga a la apertura de una cuenta corriente a nombre de la Universidad en un banco definido por el Director Administrativo. El girador será el responsable del fondo y, en lo posible, el decano o el director de la unidad académica o administrativa. Todos los pagos del fondo rotatorio se efectuarán mediante cheque.. La caja menor cancelará en moneda corriente las obligaciones. Sin embargo, bajo ciertas condiciones de seguridad, el Director Administrativo podrá autorizar en la resolución de reglamentación al empleo de cheques para el pago de las obligaciones.. Artículo 15. La Tesorería General de la Universidad prescribirá los comprobantes, documentos y libros de contabilidad con los cuales los responsables de las cajas menores y fondos rotatorios deberán registrar las operaciones de pago y legalizar o restituir las cajas o los fondos. Articulo 16. El Director Administrativo fijará el monto de cada caja y fondo rotatorio. Esta suma podrá ser restituida por la Tesorería General de la Universidad mediante la presentación y verificación de los documentos respectivos para su legalización ante la Oficina de Presupuesto. La restitución puede solicitarse cuando la suma de gastos haya alcanzado al menos el 80% del monto total asignado a la respectiva caja o fondo rotatorio. De todas maneras, antes de la finalización de la respectiva vigencia fiscal, las cajas menores y fondos rotatorios deben ser legalizados devolviendo la suma no gastada, salvo autorización motivada del Director Administrativo. Articulo 17. Las compras de artículos realizadas con cajas menores, fondos rotatorios y avances o anticipos estarán sujetas a las normas pertinentes de control fiscal de inventarios sobre bienes de consumo y devolutivos. AVANCES Ó ANTICIPOS Artículo 18. Se entiende por avance o anticipo la suma de dinero entregada a un funcionario de la Universidad para canceler gastos cuyo pago deba efectuarse fuera de Medellín. También se concederán avances para viáticos, gastos de desplazamiento, gastos de vehículo en salidas oficiales, pago de conferencistas, publicaciones en la Gaceta Departamental o el Diario Oficial, trámites ante las entidades públicas (INTRA, Aduana, etc.), trámites bancarios, gastos de relaciones públicas, cursos de capacitación.

5 Parágrafo. Se delega en el Director Administrativo la autorización de los avances o anticipos. En ausencia temporal de éste la delegación recaerá en el Vicerrector General o en el Jefe del Departamento Financiero... Articulo 19. Podrán concederse avances o anticipos a personas naturales o jurídicas que sean encargadas de efectuar trámites de nacionalización de mercancías ante la Aduana, para lo cual deberán constituir fianza por la totalidad de los avances concedidos para el efecto.. Articulo 20. El Director Administrativo podrá autorizar avances en dinero para cancelar ciertas compras o servicios requeridos por la Institución cuando en la dependencia no exista fondo rotatorio o la obligación deba ser satisfecha (por exigencias del proveedor) de estricto contado. Así mismo, cuando las condiciones de compra ofrezcan ventajas financieras especiales por la cancelación contraentrega.. Artículo 21. Por razones de seguridad el funcionario responsable del anticipo podrá depositar el valor del mismo en su cuenta bancaria y cubrir los gastos mediante giro de cheques.. Articulo 22. El avance o anticipo debe ser legalizado ante la Oficina de Presupuesto a más tardar 30 dias calendario después de la fecha del respectivo comprobante de Tesoreria, o al quinto dia hábil siguiente a la terminación del objeto para el cual haya sido concedido. De todas maneras, al cierre de cada vigencia fiscal todos los anticipos deben ser debidamente legalizados. (Modificado. Resolución Rectoral 3800 de junio 4 de l993). Además de las condiciones de legalización estipuladas en esta norma a ningún funcionario podrán autorizársele más de tres anticipos en forma simultánea. El Director Administrativo podrá excepcionar de estas condiciones por razones especiales del cumplimiento de la misión universitaria.. Artículo 23. Para recibir un anticipo no se requiere fianza de manejo porque la suma entregada estaría respaldada por los salarios y prestaciones sociales del funcionario que reciba el dinero y para lo cual firmará este compromiso ante el Tesorero General de la Universidad. El Departamento Financiero velará por que el respaldo del anticipo sea suficiente. Artículo 24. En caso de avance para viáticos en desplazamiento de varios funcionarios, el anticipo total podrá entregarse en cabeza de uno solo de los

6 comisionados. Artículo 25. Cuando los gastos de desplazamiento, viáticos, etc. deban realizarlos personas no vinculadas a la Universidad (contratistas, invitados, estudiantes, etc.) el anticipo será entregado a un empleado de la Institución con el cumplimiento de los requisitos aquí definidos. DISPOSICIONES GENERALES Artículo 26. Las cajas auxiliares únicamente podrán percibir los ingresos expresados en su autorización. Las cajas menores y fondos rotatorios y avances o anticipos sólo podrán pagar las obligaciones previamente autorizadas. Artículo 27. De las cajas auxiliares, cajas menores y fondos rotatorios, sólo podrá responsabilizarse a personal vinculado laboralmente a la Universidad y debidamente afianzado con las respectivas pólizas de manejo. Artículo 28. Los responsables de cajas auxiliares, cajas menores y fondos rotatorios aunque administrativamente dependan del decano, director o jefe de la dependencia respectiva, el cumplimiento de las funciones y las normas de control interno observadas deberán estar en concordancia con lo preceptuado por la Tesorería General de la Universidad y demás normas impartidas por las oficinas que intervienen en su manejo. Artículo 29. Los empleados responsables de cajas auxiliares, cajas menores, fondos rotatorios y avances o anticipos que incurran en malos manejos se harán acreedores a las sanciones previstas en las normas universitarias sin perjuicio de las acciones penales y fiscales a las que hubiere lugar. Artículo 30. La presente resolución rige a partir de su aprobación. RAFAEL AUBAD LÓPEZ Rector. ANA LUCÍA HERRERA GÓMEZ Secretaria General.