2. ALCANCE Aplica a todos los procesos involucrados de laboratorios Diagnomol para la elaboración de las facturas.

Transcripción

1 1. OBJETIVO Establecer los lineamientos y controles para la elaboración, distribución, entrega oportuna y cobro de las facturas emitidas por concepto de servicios que realiza Laboratorios Diagnomol S.A. de C.V., a sus clientes. Establecer los criterios para las pruebas de cortesía y responsables de la autorización para su proceso. 2. ALCANCE Aplica a todos los procesos involucrados de laboratorios Diagnomol para la elaboración de las facturas. 3. RESPONSABILIDADES. - Alta Dirección: aprobar este procedimiento, así como, verificar que se cumpla lo descrito en el presente documento. - Gerente Administrativo: Organizar, preparar y dar seguimiento a la distribución, entrega oportuna y cobro de las facturas emitidas y, resolver la problemática que se presente con o ante los clientes. - Representante de la dirección: revisar que la información generada por este procedimiento es adecuada y útil para los procesos del laboratorio y el buen funcionamiento del SGC. - Ejecutivo Administrativo: cuantifica, captura, comprueba y revisa la información para la elaboración y soportes de facturación mensual; recepción y separación de muestras deberá informar acerca de las cancelaciones o modificaciones para la elaboración de la factura correspondiente. - Gerentes de área: actualizar los reportes de resultados en la LIS y verificar los pendientes de facturar, autorizar y mantener el registro de las cortesías, validar la revisión de facturas de proveedores. 4. DEFINICIONES. Factura: Es un documento administrativo que refleja toda la información de una operación que registra la transacción comercial de compra y venta. Contra recibo: documento que se expide al momento de recibir una factura para el trámite de pago. 5. PROCEDIMIENTO 5.1 Elaboración de las facturas: Para la elaboracion de las facturas es necesario contar con la siguiente informacion: CONFIDENCIAL: Autorizado sólo para uso interno. Pág 1 de 5

2 Datos fiscales del cliente Catalogo de estudios Listas de precios Descuentos autorizados Condiciones de credito Directorio de clientes para envio o notificaciones Listas de puebas autorizadas Soporte o solicitud de estudios Las solicitudes del cliente donde se especifica el tipo de examenes solicitados son entregadas al departamento de facturacion. 1. Se genera un reporte del sistema MODULAB para el cotejo de la informacion de las solicitudes. 2. Se procede a la descarga de dichas solicitudes en una hoja de excel F-AD-01/2.0, (Formato Excel); que contiene numero de cliente, clave de la prueba, nombre de la prueba, fecha de recepcion y precio para el cliente final. 3. Una vez descargada la informacion se procede a la elaboracion fiscal de la factura en sistema SAP, se genera archivo PDF y XML para envio al cliente. 4. Se envian archivos electronicos al cliente con su respectivo soporte, 5. Se conserva en archivo electronico toda la facturacion con su respectivo soporte de manera mensual. La facturacion con soportes impresa (F-AD-03/2.0) es entregada al departamento de credito y cobranza para su entrega fisica en el domicilio del cliente en caso de asi requerirlo. Las cortesias deberan venir previamente autorizadas por la direccion general o gerencia administrativa, unicas autoridades para firmar cortesias. 5.2 Credito y Cobranza 1. Se entrega fisicamente la facturacion con soportes al departamento de credito y cobranza para su resguardo y seguimiento de pago. 2. Se efectuan llamadas para seguimiento de pago por credito y cobranza. 3. Se notifica al departamento de credito y cobranza de los pagos localizados por la administracion para su aplicación en sistema SAP. CONFIDENCIAL: Autorizado sólo para uso interno. Pág 2 de 5

3 5.3 Formas de pago Las pruebas que son procesadas en Laboratorios Diagnomol, S.A de C.V., a nuestros clientes son pagadas de cualquiera de estas formas: - Depósito del cliente. - Transferencia electrónica. (de cuenta a cuenta). - Efectivo. - Cheque. (entrega fisica o depósito en cuenta) En cualquiera de estos casos se tendrá que elaborar una factura cubriendo todos los requisitos fiscales. a) El formato de factura está prediseñado para su impresión oficial de la siguiente manera electrónica: - Número de factura. - RFC del cliente. - Fecha de elaboración. - Nombre y clave de cliente. - Dirección fiscal completa del cliente. - Condiciones de pago (días). - Unidad médica de procedencia y mes de facturación. - Número de pruebas. - Nombre de las pruebas. - Precio unitario. - Importe. - Descuento, (si aplica). - IVA. - Total. - Sello digital SHCP. CONFIDENCIAL: Autorizado sólo para uso interno. Pág 3 de 5

4 6. DIAGRAMA DE FLUJO RECEPCIÓN Y REVISIÓN DE LAS SOLICITUDES DESCARGA EN EXCEL (FR-FAC-01) Y FACTURACIÓN EN SAP ENVIO DE ARCHIVOS ELECTRÓNICOS Y ENTREGA FÍSICA DEPARTAMENTO CREDITO Y COBRANZA 7. DOCUMENTOS RELACIONADOS -Formato Excel (F-AD-01) -Reporte de facturación (F-AD-03) -Catalogo de estúdios vigente. 8. DOCUMENTOS ANEXOS. Ninguno 9. BIBLIOGRAFÍA. No aplica 10. MODIFICACIONES. Versión Fecha Propósito de la Revisión Realizado por nov-2015 Revisión actualización del procedimiento Lic. Cinthia Obispo Bouchan, Rodrigo García CONFIDENCIAL: Autorizado sólo para uso interno. Pág 4 de 5

5 marzo de 2017 Revision actualization del procedimiento Mendoza. Rodrigo García Mendoza. CONFIDENCIAL: Autorizado sólo para uso interno. Pág 5 de 5